探討信息化條件下基層審計檔案管理與利用

鄆城縣審計局 程念兵

審計檔案對于社會經(jīng)濟發(fā)展具有記錄、參考以及分析的作用，通過審計檔案可以體現(xiàn)各部門經(jīng)濟運行狀況，并據(jù)此進行改善調(diào)整，從而不斷增強其社會服務屬性。同時，隨著時代的發(fā)展，基層審計機關利用大數(shù)據(jù)等信息手段進行檔案管理與利用已然常態(tài)化。通過信息技術提高檔案管理效率與利用程度，對于促進社會經(jīng)濟穩(wěn)定發(fā)展具有重要意義，因而我們應著重關注并完善基層審計檔案工作的信息化與科學化管理水平。

一、信息化條件下基層審計檔案的基本特征

審計檔案包括被審計事項調(diào)查取證的資料以及相關證明，這使得其數(shù)量龐大。同時由于工作性質(zhì)原因，審計檔案與各部門工作檔案也會有所交集，這也使得審計檔案同時兼具多樣性與復雜性的特點。各種各樣的龐雜的審計資料給管理帶來了難度，同時對基層審計管理人員的能力也提出了更高的要求。隨著信息化的不斷發(fā)展，目前審計檔案主要呈現(xiàn)三種形態(tài)：

（一）紙質(zhì)檔案與電子檔案并存

在以往傳統(tǒng)的審計工作中，大部分審計檔案都是以紙質(zhì)形態(tài)存在的，審計工作人員通過手抄或者繪制的方式將審計相關資料進行整理與保存，以便日后調(diào)查取證與分析等等。隨著計算機技術的普及以及信息技術的發(fā)展，人們開始將審計檔案以電子形式儲存并進行查閱，例如影像、電子文檔。電子形式使得審計檔案的查閱與管理更加便捷，同時也極大簡化了繁瑣的審計檔案整理與管理流程，使得審計工作的效率得到明顯提升。但由于先前的審計檔案依然具有重要價值，且數(shù)量較為龐大，于是便形成了紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的局面。存儲形式的雙重性對審計工作人員的能力也提出了更高的要求，審計工作者必須熟知紙質(zhì)與電子檔案兩種管理方法，同時還能夠?qū)ζ溥M行綜合利用，因而客觀上加大了基層審計檔案管理與利用的難度。

（二）經(jīng)濟數(shù)據(jù)檔案與工作檔案共有

經(jīng)濟數(shù)據(jù)檔案與審計機構的監(jiān)督職能密切相關。審計機構通過經(jīng)濟數(shù)據(jù)對地方財政預算以及執(zhí)行活動進行分析與監(jiān)督，通過經(jīng)濟數(shù)據(jù)分析目前管理活動的效果以及合理程度，最后對其進行總結與記錄，起到了監(jiān)督與提醒的作用。而在經(jīng)濟數(shù)據(jù)檔案的收錄與管理過程中，由于國家治理以及為地方服務等，審計機構也會相應地產(chǎn)生工作檔案。工作檔案與經(jīng)濟數(shù)據(jù)檔案具有密不可分的聯(lián)系。從長遠角度來看，二者已然是相輔相成、密不可分的關系。工作檔案是經(jīng)濟數(shù)據(jù)檔案信息的主要來源，而經(jīng)濟數(shù)據(jù)則反映工作具體成效如何等等。因而審計機構應該做到工作檔案與經(jīng)濟數(shù)據(jù)檔案并重，并通過嚴格、縝密的經(jīng)濟數(shù)據(jù)調(diào)查與記錄如實反映工作狀況，以更好地指導各地方部門的經(jīng)濟活動與管理工作。

（三）審計工作檔案與部門檔案融合

由于審計檔案取證需要通過各部門自身的檔案，因而審計工作檔案與部門檔案具有較為緊密的聯(lián)系。審計機構通過查詢地方部門檔案重要部分，對其主要經(jīng)濟活動進行監(jiān)督并出具審計意見或者審計報告書，最終形成審計檔案。在該過程中，出具的審計意見等審計部門也需要納入到自身的檔案管理之中。由此一來審計工作檔案與部門檔案便形成了高度融合、高度統(tǒng)一的局面。二者的融合使得審計檔案的信息更加全面、多樣，同時也極大提高了審計檔案的可利用性，也更有助于其發(fā)揮引導與監(jiān)督職能，從而更好地促進地方行政單位社會服務屬性的強化。

二、信息化條件下基層審計檔案管理的現(xiàn)狀

（一）審計檔案管理發(fā)生質(zhì)的變化

傳統(tǒng)的審計檔案管理一般是紙質(zhì)檔案。在該時期檔案的內(nèi)容比較簡單，只需要按照法定程序以及在檔案管理標準要求范圍之內(nèi)進行檔案的立卷歸卷工作即可，該種方式已經(jīng)能夠滿足日常管理需求。但隨著時代的不斷發(fā)展，經(jīng)濟愈發(fā)多樣化，管理方式也愈發(fā)先進，計算機、信息技術等手段極大改變了審計檔案管理的形式，同時審計理論的創(chuàng)新與發(fā)展也使得審計工作的業(yè)務量與種類得到了極大擴展，紙質(zhì)與電子檔案并存的局面對于審計檔案管理也提出了更高的要求，這使得審計檔案管理發(fā)生了質(zhì)的變化，逐漸朝著信息化、科學化、綜合化的方向邁進。

（二）電子檔案的技術應用要求高

信息化技術的發(fā)展極大改變了世界的樣貌，通過信息化手段能夠更加快速、便捷地進行信息收集與信息管理，因而信息化是基層審計檔案管理的必然趨勢。隨著行業(yè)的發(fā)展以及相關設備與技術的引入，一方面審計工作人員需要通過計算機系統(tǒng)進行信息取證、信息管理以及信息傳輸，另一方面審計檔案管理人員也需要對接收到的信息進行分類、篩選與整理，龐大的工作量離不開先進信息技術的支持，這使得計算機操控能力成為現(xiàn)代審計相關人員的必備技能。倘若缺乏一定的計算機常識，那么顯然難以勝任審計檔案管理工作。因而當前審計檔案管理人員必須具備信息化意識與基本的計算機軟件操作與應用能力。

（三）審計檔案服務社會的期望大

審計服務對于經(jīng)濟社會發(fā)展具有重要推動作用，要想充分發(fā)揮其推動作用，則必須要打造服務型審計系統(tǒng)，這包括服務型審計以及服務型審計檔案。通過有針對性地收集與管理審計檔案，使得審計檔案能夠針對社會群體的基本服務進行完善與補充，并公開化審計檔案，增強其群眾信服力，可以極大發(fā)揮政府的服務職能，最終推動經(jīng)濟社會的發(fā)展與穩(wěn)定。而從目前狀況來看，審計檔案還遠遠不能達到此種水平，一方面是公開度不夠，另一方面則是檔案內(nèi)容與社會服務以及社會需求脫軌嚴重，服務型轉(zhuǎn)型仍然任重道遠。

（四）管理能力與管理需求有差距

先進、復雜的檔案管理工作對于檔案管理者的管理能力與管理素質(zhì)提出了更高的要求，然而目前大多數(shù)基層檔案管理者基本是兼職或者非專業(yè)水平，缺乏必要的職業(yè)意識以及未經(jīng)受嚴格的專業(yè)訓練，這使得其管理能力難以滿足現(xiàn)代檔案管理工作需求，從而也對審計檔案的信息化發(fā)展造成了一定阻礙。

三、信息化條件下基層審計檔案管理與利用的原則

無論是傳統(tǒng)還是信息化條件下的基層審計檔案管理，安全性一直都是最重要的原則，失去了安全性的審計檔案無疑是將重要信息置于不法分子眼前，從而對社會發(fā)展造成不利影響。因而信息化條件下的檔案管理工作依然要高度重視并堅持安全性原則，主要應從三個方面進行：

（一）審計檔案內(nèi)容

審計工作人員以及審計檔案管理者在從事審計相關工作時，必然會接觸并了解到相關審計工作以及審計工作信息，這便使得信息有了泄露的風險。同時審計干部既要負責審計監(jiān)督，又要負責審計傳達，屬于雙重涉密。但由于工作性質(zhì)的緣故，該種風險不能夠避免，只能降低，因而法律對相關內(nèi)容有專門規(guī)定。為了提高審計檔案的安全性，各部門負責人也需要對相關審計人員做好思想工作，應要求相關人員嚴格遵守保密規(guī)定，切不可泄露重要信息，應通過風險培訓以及加強檔案管理培訓等手段提高審計相關人員專業(yè)素質(zhì)，并選拔較為熱愛審計行業(yè)的人員來負責檔案管理。此外，隨著服務型審計檔案以及服務型政府的轉(zhuǎn)型，審計檔案也需要更多的公布與公開，這其中也涉及到了泄露的風險，如何在大眾滿意的同時也保守關鍵信息，并在法律準許范圍之內(nèi)，也是審計機構需要重點思考的問題。

（二）信息設備操作環(huán)節(jié)

信息技術的發(fā)展使得審計檔案管理工作的效率有了顯著提升，但凡事有利就有弊，信息設備本身也存在信息泄露的風險。為了提高審計檔案信息的安全性，需要在信息設備層面做好安全管理。例如在硬件層面，選擇更加穩(wěn)定、安全系數(shù)更高的設備相關的審計工作中，或者提高操作人員計算機操作水平，增強其安全防范意識，并通過相關規(guī)定約束管理人員行為，以確保審計檔案的安全性。

（三）制度執(zhí)行環(huán)節(jié)

制度對于審計檔案管理具有制約和約束的作用，為了提高審計檔案的安全性，一方面應嚴格遵循相關法律制度，例如保密法、檔案法、審計法等等，通過法律的力量將風險降低至可控范圍以內(nèi)。其次也應該結合本單位實際情況，結合審計工作實際進行恰當?shù)闹贫仍O立與管理，通過明確責任主體、做好職責劃分，落實好懲罰機制以及嚴格的執(zhí)行與監(jiān)督制度等來確保審計檔案的安全性。

四、信息化條件下加強基層審計檔案管理與利用的具體工作

（一）強化檔案利用的針對性

1.堅持檔案配合實施審計監(jiān)督

審計機構通過調(diào)查、取證的方式監(jiān)督并推動基層行政事業(yè)單位經(jīng)濟活動、預算執(zhí)行以及領導干部經(jīng)濟責任執(zhí)行狀況。在該過程中，既需要相關部門財務人員積極配合，如實反映經(jīng)濟活動相關信息，又需要相關部門檔案管理人員協(xié)調(diào)合作，通過部門檔案提供重要決策依據(jù)。整體流程中，基層行政事業(yè)單位的配合程度決定著審計檔案內(nèi)容合理性與真實性，因而在信息化條件下，基層行政單位堅持配合審計監(jiān)督尤為重要，特別是部門檔案的配合程度，對于審計檔案的立卷歸檔等都具有重要影響。此外，審計機構對各部門開展審計工作一般都是有計劃的組織性調(diào)查，各部門應予以重視，在恰當時機提前做好準備，并如實提供客觀的部門檔案，以便于審計機構提高審查效率與審查意見合理性，同時也要及時將有關審計意見等資料納入自身部門檔案中。這樣做有助于實現(xiàn)部門檔案與審計檔案的高度統(tǒng)一，能夠大大增強審計檔案的社會服務屬性，從而不斷推動社會經(jīng)濟的穩(wěn)定發(fā)展。

2.協(xié)調(diào)助力部門嚴格執(zhí)行預算

預算執(zhí)行是各部門預算計劃實施與控制的過程，該過程反映一個部門經(jīng)濟活動運行狀況以及預算活動成效，同時也是審計機構重點調(diào)查的項目之一。當前，隨著改革和制度體系的不斷完善，預算執(zhí)行已經(jīng)愈發(fā)重要，其不僅關乎部門的業(yè)績狀況，同時也關乎各部門社會服務的效益，是能否推動社會經(jīng)濟快速發(fā)展的重要判斷指標。因而審計機構在進行檔案管理與檔案內(nèi)容收錄過程中，要重點關注所調(diào)查部門的經(jīng)濟數(shù)據(jù)以及預算執(zhí)行狀況，應通過大數(shù)據(jù)等信息手段獲取信息并據(jù)此進行嚴格檢查與經(jīng)濟分析，通過審計意見幫助部門經(jīng)濟活動以及預算執(zhí)行完善與改革，以更好地促進其績效與服務效益的提升。此外，各部門檔案管理工作者也要注重對自身經(jīng)濟數(shù)據(jù)的利用與分析，應結合審計機構出具審計意見作出對于部門預算執(zhí)行以及資金績效的改進與調(diào)整建議，利用數(shù)據(jù)優(yōu)勢以及互聯(lián)網(wǎng)技術優(yōu)勢，通過橫向?qū)Ρ取⒖v向?qū)Ρ日页鲎陨聿蛔悴⒓右愿倪M，借此不斷提升部門單位經(jīng)濟活動與預算活動的合理性，以實現(xiàn)審計檔案的工作目標。

3.推動部門利用檔案科學決策

當前，隨著經(jīng)濟社會快速發(fā)展，各地方政府部門都在積極搞經(jīng)濟建設與服務創(chuàng)新，在該過程中，如何作出科學的決策是一個難題。審計檔案是一個部門以前年度經(jīng)濟活動與經(jīng)濟決策運行的如實反映，正所謂以史為鑒，可以知興替，部門檔案管理者應通過大數(shù)據(jù)等先進技術對部門過去經(jīng)濟運行狀況以及服務工作進行指標分析并進行綜合、全面性總結，通過出具意見的形式為部門的經(jīng)濟決策與未來發(fā)展方向提供理論依據(jù)。此外，各部門自身也要注重檔案管理與經(jīng)濟決策的聯(lián)系，將決策與檔案相協(xié)調(diào)常態(tài)化、規(guī)范化，通過數(shù)據(jù)決策、數(shù)據(jù)歸檔將部門經(jīng)濟活動資料進行整理并保管，不僅有助于提高自身檔案管理效率，同時也更有助于審計機關發(fā)揮審計職能，相互促進，從而不斷促進部門的整體發(fā)展。

（二）信息化條件下加強基層審計機關審計檔案管理的建議

1.改進完善審計檔案管理制度

審計檔案的信息化必然會導致審計檔案管理愈發(fā)復雜，在該種趨勢下，應通過優(yōu)化審計檔案管理制度來提升審計檔案的效用以及合理性。首先，明確責任主體，劃清責任范圍，應落實好責任機制，誰管理誰負責，對于所有審計檔案管理相關業(yè)務作出明確要求，審計組長負責指派人員相關工作，并對審計工作底稿、取證材料等作出明確要求，嚴格進行歸卷工作，定期歸檔，以保證制度的穩(wěn)定性。其次，應提高對審計檔案的重視度，加強審計檔案保管與維護，加大資金投入，完善審計檔案相關設施和辦公條件，設立審計檔案管理專款，并對保管場所的溫濕度作出明確要求。此外應通過更為先進的硬件提升信息化審計檔案的安全性與便捷性，通過制度完善與約束不斷增加信息化技術的應用，不斷增強社會服務屬性。

2.建設人才隊伍

審計檔案人員專業(yè)性不足也是制約審計檔案管理發(fā)展的重要因素，對此，應加強人才培養(yǎng)不斷提升審計檔案管理工作的效率與合理性。首先，對于審計檔案管理人員應專人專崗，注重職業(yè)性，切不可出現(xiàn)兼職甚至臨時用工的狀況。其次，應該加強審計檔案管理人員培訓，增強其服務意識與信息化意識，著重提高審計工作人員的計算機操作水平與專業(yè)素養(yǎng)，在審計檔案專業(yè)知識以及信息化存儲相關操作等方面嚴格要求，以確保審計人員的管理水平。最后，應建立并落實獎懲制度。良好的人員管理制度有助于留住人才，并不斷激勵人才，從而形成良性循環(huán)。審計機構也要注重人員管理制度對于自身檔案管理工作的促進作用，應通過嚴格的考核篩選人才，并通過賞罰分明的管理體系不斷提升自身管理人員的綜合水平。

3.提升檔案質(zhì)量，增強價值意識

盡管所有的檔案都有其價值所在，但要有所區(qū)別，應該進一步完善檔案保管準入制度，按照類別來對檔案進行價值區(qū)分，以確保檔案管理的簡便性與合理性，不斷提升檔案質(zhì)量。此外，信息化條件下不少檔案信息被轉(zhuǎn)化為電子信息儲存保管，在該種情況下應格外重視電子檔案的質(zhì)量管理，應根據(jù)電子公文歸檔管理辦法進行相關處理，并針對電子檔案保值增值問題，通過部門職責劃分以及單位自身具體狀況進行處理，應通過統(tǒng)一格式、明確存儲年限以及落實監(jiān)管制度來提升電子公文的質(zhì)量，不斷推動信息化技術在審計檔案管理工作中的應用。

五、結束語

綜上所述，隨著經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展，審計檔案也越來越重要。在信息化條件下，要想提升基層審計檔案管理與利用的效率與水平，就需要多方共同努力。各部門加強檔案利用，協(xié)調(diào)配合審計工作，審計機構注重加強檔案管理信息化工作與質(zhì)量控制，加強自身服務意識，如此才能促使審計檔案管理更加高效，不斷推動社會經(jīng)濟穩(wěn)定與發(fā)展