高校檔案工作新媒體應(yīng)用的優(yōu)勢(shì)、問(wèn)題及對(duì)策

首都師范大學(xué) 盛瓊潔

一、引言

2021年，中辦國(guó)辦印發(fā)《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出，“人民生活水平顯著提高，對(duì)檔案信息、檔案文化的需求日益增長(zhǎng)，迫切要求加快檔案開放、擴(kuò)大檔案利用、提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)。新一代信息技術(shù)廣泛應(yīng)用，檔案工作環(huán)境、對(duì)象、內(nèi)容發(fā)生巨大變化，迫切要求創(chuàng)新檔案工作理念、方法、模式，加快全面數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級(jí)。[1]”《國(guó)家檔案局關(guān)于印發(fā)＜2021年全國(guó)檔案宣傳工作要點(diǎn)＞的通知》要求，“創(chuàng)新檔案宣傳形式，用好現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)，注重運(yùn)用新媒體，抓好內(nèi)容建設(shè)，增強(qiáng)檔案宣傳工作的傳播力、引導(dǎo)力、影響力、公信力。加強(qiáng)與宣傳、網(wǎng)信、出版等部門和主流媒體的合作，拓寬宣傳渠道。開展檔案部門跨區(qū)域資源共享和宣傳協(xié)作。”中央有關(guān)文件已經(jīng)深刻分析了新時(shí)代檔案工作面臨的形勢(shì)與挑戰(zhàn)，明確指出了運(yùn)用新媒體技術(shù)加強(qiáng)改進(jìn)檔案工作的開展方向。

檔案工作是高校重要的基礎(chǔ)性工作，高校檔案機(jī)構(gòu)不僅承擔(dān)征集、整理、保管學(xué)校各類檔案的職能，近年來(lái)越來(lái)越強(qiáng)調(diào)檔案的開放和利用、宣傳和教育作用，已逐步成為高校重要的對(duì)外窗口之一。新媒體環(huán)境下，對(duì)高校檔案機(jī)構(gòu)而言提供了前所未有的發(fā)展機(jī)遇，也將面對(duì)突破傳統(tǒng)工作模式、創(chuàng)新檔案管理利用的挑戰(zhàn)。實(shí)踐中，國(guó)內(nèi)外高校紛紛就利用新媒體手段改進(jìn)檔案工作，進(jìn)行了探索。本文嘗試通過(guò)梳理新媒體應(yīng)用于高校檔案工作的情況，分析新媒體在高校檔案工作應(yīng)用中存在的優(yōu)勢(shì)和普遍問(wèn)題，就如何充分借勢(shì)新媒體發(fā)展浪潮推動(dòng)高校檔案事業(yè)發(fā)展提出對(duì)策建議，為高校檔案工作創(chuàng)新提供參考。

二、新媒體應(yīng)用于高校檔案工作的優(yōu)勢(shì)分析

（一）促進(jìn)了檔案信息收集

新媒體時(shí)代，輿論生態(tài)、媒體格局、傳播方式發(fā)生深刻變化，傳統(tǒng)媒體不再是壟斷信息傳播的主體，每個(gè)人都可以成為信息傳播的發(fā)起者和參與者。在新的信息傳播模式中，網(wǎng)絡(luò)用戶從不同視角、通過(guò)多種形式展示自己所看到情況，特別是具有專業(yè)知識(shí)的高校教師和思想開放的大學(xué)生積極參與其中，貢獻(xiàn)了大量的高質(zhì)量信息。這些信息記錄了事件始末，和檔案資源有著同等價(jià)值。這對(duì)豐富高校檔案資源有著重要意義，也給高校檔案信息收集帶來(lái)新的思路。其中最主要的，新媒體的應(yīng)用可以大大便利檔案信息的收集。比如，與原先線下收集檔案信息相比，通過(guò)新媒體技術(shù)可以多渠道、多角度、多種形式，更加快捷地收集文本、圖片、音頻、視頻等多媒體檔案信息。又比如，與原先以高校檔案機(jī)構(gòu)為主體收集檔案信息相比，利用新媒體平臺(tái)的傳播力、影響力，向媒體用戶征集有價(jià)值的檔案資料，可以廣泛動(dòng)員師生和校友主動(dòng)提供手中珍藏的反映學(xué)校發(fā)展歷程的影像資料、實(shí)物展品等檔案資料，充分發(fā)掘民間檔案納入館藏。

（二）提高了檔案宣傳效果

新媒體時(shí)代除傳統(tǒng)的文字、圖片類信息外，短視頻、直播等形式逐步成為大眾接受資訊的主流手段。同時(shí)，新媒體大大豐富了用戶和信息的互動(dòng)形式，用戶通過(guò)點(diǎn)贊、轉(zhuǎn)發(fā)、評(píng)論等方式成為信息傳播的重要節(jié)點(diǎn)，促進(jìn)了信息的二次傳播。這給檔案宣傳工作帶來(lái)了創(chuàng)新機(jī)會(huì)。原先高校檔案部門一直給人的印象是刻板封閉的，檔案就是保存在庫(kù)房中排架上的一個(gè)個(gè)卷宗，是塵封的歷史，毫無(wú)生氣可言。新媒體的應(yīng)用，在高校檔案部門和學(xué)校師生、社會(huì)公眾之間搭建了一座橋梁，通過(guò)全新的多媒體形式展示檔案信息，以更生動(dòng)更接地氣的形式宣傳檔案知識(shí)、展示業(yè)務(wù)工作，大大提高了檔案宣傳的趣味性、互動(dòng)性、可達(dá)性，有效增強(qiáng)了師生對(duì)檔案工作的了解和認(rèn)可，也使高校檔案機(jī)構(gòu)的地位作用得到重視。另一方面，高校檔案機(jī)構(gòu)利用新媒體，通過(guò)檔案資料，向社會(huì)展示學(xué)校學(xué)科建設(shè)、人才培養(yǎng)、校園文化、校史校貌，特別是通過(guò)師生、校友間的二次傳播，有效發(fā)揮了高校對(duì)外展示的重要窗口作用，大大提高了高校的社會(huì)影響力，在“雙一流”建設(shè)目標(biāo)下有力服務(wù)高校發(fā)展中心工作。

（三）增強(qiáng)了檔案服務(wù)體驗(yàn)

習(xí)近平總書記在2018年全國(guó)網(wǎng)絡(luò)安全和信息化工作會(huì)議上強(qiáng)調(diào)，“要加快推進(jìn)電子政務(wù)，構(gòu)建全流程一體化在線服務(wù)平臺(tái)，更好解決企業(yè)和群眾反映強(qiáng)烈的辦事難、辦事慢、辦事繁的問(wèn)題。[2]”新媒體時(shí)代，“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”從賦權(quán)和增能兩方面推動(dòng)政府治理變革，一方面賦予民眾更加充分地表達(dá)權(quán)利，解決了信息不對(duì)稱和參與渠道不通暢的問(wèn)題；另一方面借助現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，切實(shí)改進(jìn)政府服務(wù)流程和效率，提高了政府服務(wù)的能力水平。對(duì)高校檔案館而言，新媒體應(yīng)用轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的檔案查詢利用模式，將被動(dòng)服務(wù)變?yōu)橐杂脩粜枨鬄橹行模鲃?dòng)開展檔案服務(wù)。通過(guò)新媒體工具，創(chuàng)新檔案利用方式，開展遠(yuǎn)程檔案查詢服務(wù)，優(yōu)化服務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上“受理、辦理、反饋”的線上服務(wù)和實(shí)體窗口線下服務(wù)相結(jié)合，變“師生跑腿”為“數(shù)據(jù)跑路”，有效化解高校檔案“辦事難、辦事慢、辦事繁”問(wèn)題。借助新媒體的社交功能，搭建溝通平臺(tái)，吸引師生校友交流討論，參與到檔案管理和利用中來(lái)，檔案館從中得到一手意見(jiàn)建議，有效提升檔案服務(wù)水平。

三、高校檔案工作新媒體應(yīng)用的基本狀況和問(wèn)題分析

（一）高校檔案館應(yīng)用新媒體平臺(tái)的基本狀況

在檔案領(lǐng)域，基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的新媒體迅速普及，促使檔案工作發(fā)生了革命性的變化。在此背景下，越來(lái)越多的高校檔案館認(rèn)識(shí)到新媒體應(yīng)用在豐富檔案資源建設(shè)、擴(kuò)大檔案文化傳播力、提升檔案利用服務(wù)方面的優(yōu)勢(shì)，更加關(guān)注新媒體應(yīng)用并付諸實(shí)踐。據(jù)統(tǒng)計(jì)，2017年2月，在新浪微博搜索有25所高校開通官方微博；在微信中搜索有23所高校運(yùn)營(yíng)官方微信公眾號(hào)[3]。時(shí)隔四年，2021年12月，在微信中已有140多所高校檔案館開通官方微信公眾號(hào)，可以看出，高校檔案館在新媒體創(chuàng)新檔案工作進(jìn)行了很大的拓展。當(dāng)前高校檔案館官方常用的媒體類型有官方網(wǎng)站、微信、微博、視頻網(wǎng)站、移動(dòng)資訊平臺(tái)。高校檔案館普遍創(chuàng)建了官方主頁(yè)，通過(guò)網(wǎng)站發(fā)布信息，宣傳檔案工作。上百家高校創(chuàng)建了檔案館微信公眾號(hào)，通過(guò)公眾號(hào)開設(shè)檔案專欄、推送檔案故事、開通查檔預(yù)約服務(wù)。20余所高校檔案館在新浪微博擁有檔案館官方微博或在學(xué)校官方微博里擁有相關(guān)話題。還有一些檔案實(shí)踐工作領(lǐng)先的高校檔案館在嗶哩嗶哩等年輕人文化社區(qū)開通直播間，有的與本校文博機(jī)構(gòu)開通頭條新聞賬號(hào)，如中國(guó)人民大學(xué)在嗶哩嗶哩上開通“RUC博物館”直播間。與國(guó)內(nèi)高校不同，發(fā)達(dá)國(guó)家高校檔案館新媒體應(yīng)用開發(fā)較早，由于管理方式的不同，發(fā)達(dá)國(guó)家高校在功能定位、內(nèi)容建設(shè)和形式呈現(xiàn)上略有差異，在社交媒體運(yùn)用、信息資源整合、新技術(shù)應(yīng)用、用戶服務(wù)功能上更加多樣化和系統(tǒng)化，值得國(guó)內(nèi)高校檔案館借鑒學(xué)習(xí)。

（二）高校檔案館新媒體應(yīng)用存在的問(wèn)題

1.高校對(duì)檔案發(fā)展的新媒體應(yīng)用重視程度不夠

縱觀各高校檔案館在官方網(wǎng)站、微信公眾號(hào)、微博等新媒體平臺(tái)的應(yīng)用情況，不難發(fā)現(xiàn)普遍存在更新慢、信息量少、關(guān)注度低等問(wèn)題。歸根到底，就是檔案館在高校的職能地位沒(méi)有得到應(yīng)有的重視，高校和高校檔案館在新媒體應(yīng)用的關(guān)注程度不足。這些年隨著檔案事業(yè)的發(fā)展，高校檔案部門紛紛由原來(lái)從學(xué)校黨政辦公室下的檔案室獨(dú)立為二級(jí)單位，成立綜合檔案館，但檔案館人員編制設(shè)置較少，網(wǎng)站和公眾號(hào)維護(hù)多數(shù)是檔案工作人員或檔案館學(xué)生助理兼職負(fù)責(zé)。由于重視程度不高導(dǎo)致的缺乏頂層設(shè)計(jì)、媒體運(yùn)營(yíng)經(jīng)費(fèi)不足等長(zhǎng)久以來(lái)的問(wèn)題都嚴(yán)重制約檔案工作在新媒體應(yīng)用方面的拓展。

2.新媒體用戶的局限性是檔案行業(yè)與新媒體結(jié)合的突出矛盾

用戶局限問(wèn)題是指新媒體的應(yīng)用群體的主力軍是年輕人，年輕人能夠熟練運(yùn)用新媒體工具在電腦端或手機(jī)端進(jìn)行學(xué)習(xí)、社交，而年長(zhǎng)的人對(duì)新媒體的適應(yīng)需要更長(zhǎng)的學(xué)習(xí)時(shí)間。當(dāng)代大學(xué)生出生在網(wǎng)絡(luò)與新媒體技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代，他們思維活躍、善于運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)資源、觀點(diǎn)鮮明，新媒體已經(jīng)成為大學(xué)生學(xué)習(xí)知識(shí)、獲取信息、交流思想和休閑娛樂(lè)的重要平臺(tái)。而高校教師隊(duì)伍，學(xué)習(xí)能力強(qiáng)、有豐富的專業(yè)知識(shí)，善于接受新事物，在新媒體平臺(tái)上查閱文獻(xiàn)、開設(shè)視頻號(hào)授課游刃有余。這為高校檔案館新媒體平臺(tái)建設(shè)打下良好的用戶基礎(chǔ)。相比之下，年長(zhǎng)的老師和校友更青睞傳統(tǒng)的現(xiàn)場(chǎng)查詢利用方式。而恰恰是年長(zhǎng)的老師和校友經(jīng)歷了學(xué)校的建設(shè)發(fā)展，是學(xué)校歷史的見(jiàn)證人，是歷史檔案征集的重要對(duì)象。用戶局限的問(wèn)題是檔案行業(yè)在新媒體應(yīng)用中不可避免的難題。

3.新媒體類型單一，內(nèi)容流于形式

近年來(lái)國(guó)內(nèi)新媒體快速發(fā)展，從最初的門戶網(wǎng)站，到后來(lái)的微信、微博、頭條號(hào)，和新興的抖音、快手等短視頻平臺(tái)，這些媒體平臺(tái)各有特點(diǎn)，是高校重要的宣傳陣地。反觀高校檔案館在新媒體平臺(tái)的表現(xiàn)較高校官方宣傳工作顯得單一滯后。檔案館選擇的媒體平臺(tái)主要是微博、微信、官方網(wǎng)站等傳統(tǒng)媒體平臺(tái)，幾乎鮮有涉足短視頻平臺(tái)，造成用戶影響范圍窄，傳播力不強(qiáng)。發(fā)布的內(nèi)容主要是檔案文化傳播，檔案工作宣傳，檔案服務(wù)流程以及開閉館的通知通告等，缺乏新意。推送形式以圖文結(jié)合的新聞為主，缺乏音頻視頻等點(diǎn)擊率高吸引力強(qiáng)的內(nèi)容。平臺(tái)內(nèi)容更新頻率低，信息回復(fù)周期長(zhǎng)，服務(wù)不到位。一些高校檔案館僅停留在設(shè)立使用了媒體平臺(tái)，沒(méi)有真正發(fā)揮新媒體平臺(tái)的社交傳播作用。

四、新媒體環(huán)境下高校檔案管理建設(shè)的對(duì)策創(chuàng)新

（1）重視新媒體應(yīng)用，轉(zhuǎn)變管理思維。新媒體的出現(xiàn)對(duì)傳統(tǒng)的高校檔案管理模式帶來(lái)了巨大的沖擊，高校檔案工作者應(yīng)順應(yīng)新媒體發(fā)展趨勢(shì)，轉(zhuǎn)變固有思想，積極推進(jìn)檔案新媒體應(yīng)用變革。從頂層設(shè)計(jì)上支持檔案工作開展新媒體應(yīng)用，將新媒體傳播納入高校整體發(fā)展規(guī)劃和檔案館年度工作計(jì)劃，對(duì)高校檔案新媒體傳播提出明確要求。設(shè)置專門的新媒體科室和人員，負(fù)責(zé)新媒體平臺(tái)的運(yùn)營(yíng)維護(hù)和信息發(fā)布。將新媒體傳播納入高校檔負(fù)責(zé)人和工作人員工作職責(zé)，并作為檔案業(yè)務(wù)考核評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。樹立開放包容的新媒體思維，打破與學(xué)校關(guān)鍵職能部門和相關(guān)院系的信息壁壘，建立密切聯(lián)系和協(xié)作關(guān)系。發(fā)揮檔案館宣傳素材豐富的優(yōu)勢(shì)，借勢(shì)其他部門成熟的新媒體管理經(jīng)驗(yàn)，發(fā)揮相關(guān)院系的專業(yè)技術(shù)特長(zhǎng)，共享資源，推進(jìn)檔案宣傳和新媒體應(yīng)用。例如南京大學(xué)檔案館在中國(guó)共產(chǎn)黨成立100周年之際，與新聞傳播學(xué)院聯(lián)合出品的微視頻“茍利國(guó)家生死以，豈因禍福避趨之——物理學(xué)家程開甲院士的精神底色”，入圍100部全國(guó)慶祝建黨100周年檔案系統(tǒng)微視頻展播作品①。

（2）內(nèi)容建設(shè)是根本，深入挖掘特色檔案資源。當(dāng)下新媒體傳播日新月異，海量信息目不暇接，比得是誰(shuí)能牢牢吸引用戶。檔案領(lǐng)域?qū)Χ鄶?shù)新媒體用戶來(lái)說(shuō)是陌生的枯燥的，難以引起用戶興趣，這是檔案宣傳教育的傳統(tǒng)難題。如何吸引師生眼球，需要發(fā)揮豐富的檔案資源優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)檔案資源整理和編研。在宣傳檔案政策、法律法規(guī)和常識(shí)的同時(shí)，以身邊的檔案工作新成果、高校發(fā)展中感人事跡及“雙一流”建設(shè)過(guò)程等為素材，運(yùn)用新媒體技術(shù)制作內(nèi)容和觀賞效果俱佳的檔案宣傳精品，使更多的館藏資源和檔案信息通過(guò)新媒體進(jìn)行傳播，面向公眾開放。關(guān)注熱點(diǎn)新聞，善于將熱點(diǎn)與檔案資源結(jié)合，打造師生喜聞樂(lè)見(jiàn)的檔案新聞，獲得更多師生的關(guān)注和認(rèn)可。邀請(qǐng)檔案專業(yè)學(xué)者開展新媒體課堂，傳授檔案知識(shí)。檔案館老師運(yùn)用檔案工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)將學(xué)生在升學(xué)、留學(xué)、就業(yè)過(guò)程中常見(jiàn)的檔案問(wèn)題，整理制作成實(shí)用的推文與學(xué)生分享。例如中國(guó)人民大學(xué)檔案館微信公眾號(hào)會(huì)在重要時(shí)間節(jié)點(diǎn)推送“關(guān)于近期人事檔案有關(guān)問(wèn)題的說(shuō)明”“2021屆畢業(yè)生人事檔案轉(zhuǎn)遞須知來(lái)啦”“特殊時(shí)期出國(guó)（境）用檔案證明材料辦理須知”，幫助學(xué)生順利完成檔案轉(zhuǎn)遞和利用。

（3）新技術(shù)是支撐，充分發(fā)揮新媒體功能。善于學(xué)習(xí)和利用新技術(shù)，將陳列在庫(kù)館里的檔案材料轉(zhuǎn)化為生動(dòng)、形象的視覺(jué)元素，讓檔案信息活起來(lái)，是高校檔案工作新媒體應(yīng)用的關(guān)鍵。比如借助影音素材、三維動(dòng)畫技術(shù)等手段使學(xué)校發(fā)展重大事件變得一目了然。借助三維地圖與CG技術(shù)將校園建設(shè)變遷加以視頻化全景展現(xiàn)使人更加印象深刻。國(guó)外高校檔案網(wǎng)站使用先進(jìn)的檢索技術(shù)為多樣化的服務(wù)提供技術(shù)支撐。如哈佛大學(xué)除了具有站內(nèi)檢索、站外檢索和全文檢索外，還開通了可視信息通道檢索系統(tǒng)和在線檔案檢索信息系統(tǒng)。麻省理工學(xué)院、牛津大學(xué)的檢索結(jié)果還具有交互性，如全文檢索有PDF和HTML等打開方式，放大、縮小、下載、打印[3]。根據(jù)新媒體平臺(tái)各自的特點(diǎn)，選擇最適合的媒體，才能達(dá)到檔案宣傳的最佳效果。比如短視頻平臺(tái)在虛擬在場(chǎng)和雙向互動(dòng)方面具有顯著優(yōu)勢(shì)，微信公眾號(hào)平臺(tái)則在立體傳播與深度解讀方面表現(xiàn)亮眼，而微博則在輿論引導(dǎo)與裂變傳播方面發(fā)揮著不可替代的作用[4]。

（4）以用戶需求為導(dǎo)向，打造開放的高校檔案新媒體平臺(tái)。用戶的反饋是媒體傳播效果的重要信息來(lái)源，這要求在構(gòu)建高校檔案新媒體平臺(tái)過(guò)程中充分實(shí)現(xiàn)與用戶的互動(dòng)，把“為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)”的重任與新媒體應(yīng)用結(jié)合起來(lái)，以開放的平臺(tái)吸引廣大的用戶參與檔案信息的生產(chǎn)、傳播、利用，強(qiáng)化高校檔案館和師生校友的溝通。通過(guò)新媒體新技術(shù)應(yīng)用，把新媒體平臺(tái)打造成高校檔案館和用戶的連接樞紐。高校檔案館既要在用戶互動(dòng)的過(guò)程中收集和挖掘有價(jià)值的信息，以豐富檔案資源庫(kù)，要善于接納用戶的意見(jiàn)，及時(shí)調(diào)整新媒體平臺(tái)管理策略，吸引更多的師生校友在高校檔案館新媒體平臺(tái)上參與并發(fā)表見(jiàn)解，為高校檔案工作與新媒體融合發(fā)展創(chuàng)造良性生態(tài)環(huán)境。

五、結(jié)語(yǔ)

新媒體是青年學(xué)生獲取信息、自我表達(dá)的一種重要手段，在這樣的大環(huán)境下，如何充分運(yùn)用新媒體讓檔案工作活起來(lái)，加強(qiáng)檔案文化的宣傳，優(yōu)化檔案服務(wù)，需要高校和高校檔案館順勢(shì)而為，深刻把握新媒體的特點(diǎn)，切實(shí)推動(dòng)檔案工作與新媒體新技術(shù)融合，增強(qiáng)高校檔案工作時(shí)代感和吸引力。與此同時(shí)，應(yīng)當(dāng)注意的是高校檔案館開展新媒體應(yīng)用要堅(jiān)持實(shí)事求是，根據(jù)客觀條件，實(shí)踐工作中應(yīng)充分考慮是否有能力運(yùn)營(yíng)維護(hù)，是否有足夠人員、人才、經(jīng)費(fèi)等配套保障，是否有真正實(shí)際需要開通新媒體平臺(tái)。

注釋

①摘自南京大學(xué)檔案館公眾號(hào).