事業單位檔案管理工作的優化路徑分析

中國電子信息產業發展研究院 徐艷梅

互聯網的發展，使得人們的生活、生產方式發生了較大的變化。在信息技術不斷應用的情況下，事業單位的檔案管理工作需要進行優化，轉變當前的管理模式，實現檔案工作的信息化開發，并凸出檔案管理工作在事業單位中所存在的價值。因此，事業單位需要順應時代的發展，針對檔案管理工作進行優化，深度挖掘檔案中的信息價值，為事業單位的發展發揮積極的推動作用。在這一背景下，深入探究事業單位檔案管理存在的問題，并提出積極的解決對策，對于事業單位檔案管理工作的推進產生了重要的價值。因此，本文針對這一問題進行了深入研究。

一、事業單位檔案管理工作優化的重要性

第一，實現資源的合理配置。事業單位檔案中的高價值信息非常多，加強檔案管理工作的優化，可以實現資源的合理配置。在事業單位發展中應用信息技術來實現檔案管理工作發展創新，可以對于當前的資源進行合理的配置。新時期事業單位檔案管理工作也向著數字化、智能化的方向發展[1]。在事業單位檔案管理是可以建立電子化檔案，使得檔案的收集、查閱以及存儲的效率大大提升，實現單位資源有效共享、各部門之間信息溝通效率的提升。

第二，提升工作效率。事業單位檔案管理工作十分復雜，涉及大量的資料、數據文件，需要實現各工作之間的有效銜接，并充分發揮檔案管理工作的價值，但是在傳統工作模式下，檔案管理工作主要是依靠人工來完成，工作質量和工作效率得不到保證，容易引發較多的問題。在新時期信息技術迅速發展的背景下，檔案管理工作的信息量也不斷地增加，引入新的技術可以實現各業務之間的有效銜接，包括檔案的查詢、保存、借閱等。也可以充分發揮檔案的價值，為事業單位的決策提供數據支撐，有效地解決傳統工作中存在的不足。

第三，順應時代的發展。信息技術的發展，使得傳統檔案管理工作的方式發生了較大的變化，僅依靠人工的方式來進行檔案管理已經無法滿足時代的需求。因此，針對事業單位檔案管理工作進行優化，需要順應時代的發展，提升檔案管理的效率。在大數據背景下，事業單位的檔案管理工作受到了人們的重視，需要充分接觸與信息技術來針對當前檔案管理工作的方式進行創新[2]。但是長期以來事業單位在檔案管理工作存在著重視不足、投入不足等多項問題，基于大數據技術來實現檔案管理工作的創新，可以保證事業單位順應時代的發展，滿足新時期事業單位管理的要求。

二、事業單位檔案管理工作存在的問題

第一，管理意識不強。事業單位長久發展以來，檔案管理工作并沒有受到應有的重視，有些事業單位認為檔案管理工作沒有太高的價值，導致這項工作的工作效率低、工作質量低，僅僅是進行信息的收集以及保存，并沒有為單位的人才管理提供更多的數據參考。他們認為檔案管理工作十分單一，并沒有針對檔案中的信息進行深度的價值挖掘，也沒有投入較多的時間及精力進行管理。有些檔案管理部門也認為檔案僅僅是簡單的文件保存，只要不損壞文件就完成了工作，導致檔案管理工作成為一項邊緣工作，無法提升整體的管理水平及效率。

第二，管理制度不完善。當前，我國事業單位的檔案管理工作尚顯籠統，并沒有制定完善的檔案管理制度，尤其是沒有針對檔案管理人員的行為進行約束。在事業單位缺乏正確認知的基礎上，導致事業單位的檔案管理制度得不到有效的落實，嚴重影響了檔案管理工作的效率。一些事業單位在進行制度管理時，也沒有針對自身的實際情況建立有效的管理制度，導致制度也沒有發揮相應的價值，無法滿足新時期檔案管理工作的要求。一些事業單位的檔案管理制度存在較多的漏洞，并沒有針對當前檔案管理模式進行詳細的規定，導致檔案管理工作十分被動，各項流程也缺乏完善的制度保障，在軟件以及硬件的投入方面缺乏制度的支撐。

第三，管理員的專業水平有待提升。一些事業單位負責檔案管理工作的人員缺乏專業的水平，只是進行簡單的檔案收集以及保存。因此，在新時期信息技術不斷發展的背景下，事業單位檔案管理工作現有的專業能力已經無法滿足新時期工作的要求。部分事業單位的檔案管理部門將檔案管理工作等同于資料保存，沒有派出專業的人員，也沒有進行持續的人員培訓，導致檔案管理工作人員的綜合素質得不到提升。

第四，檔案管理的設備較為落后。在信息技術快速發展的背景下，各個行業都開始借助于信息技術來開展管理工作，在事業單位檔案管理中也逐步引入信息技術，并實現信息化檔案管理。但是因沒有充分認識到檔案管理工作的重要性，一些事業單位新興技術的使用范圍較窄，并沒有借助于信息技術來深度挖掘檔案管理工作的價值。一些事業單位的檔案管理工作場所相對狹小，無法滿足信息化設備的應用要求，尤其是在管理人員缺乏信息技術使用經驗及能力的基礎上，仍然借助于人工來進行檔案的登記工作，導致檔案管理的效率相對較低[3]。同時，事業單位對于檔案的應用程度不夠，盡管事業單位的檔案資料內容豐富，但是長時間被擱置，導致檔案的利用率低，其內在價值得不到挖掘。部分事業單位檔案管理工作在資金投入不足的情況下，現代化的設備也無法得到大面積的應用，檔案管理工作數字化進程也受到了限制。盡管一些事業單位開始進行檔案管理系統的更新，在設計中卻沒有與單位的實際工作特點進行有效結合，無法充分發揮檔案管理數字化的價值。在事業單位檔案管理中，信息渠道的單一也是較為嚴重的問題。一些事業單位僅僅進行數字化的錄入，對一些影像信息的利用率不高，也沒有針對檔案管理工作來建立專業的檔案數據資源庫，無法實現信息的集成化管理，導致整體的建設進程較為落后。作為管理人員，在日常工作中必須要注重信息化數據的利用，但是當前對于檔案工作后期的價值挖掘不足，無法為事業單位決策的開展提供資料支撐。

三、事業單位檔案管理工作優化的原則及路徑

（一）事業單位檔案管理工作優化的原則

第一，體現整體化與個性化。針對事業單位檔案管理工作進行優化時，必須要遵循一定的原則。首要的就是兼顧整體化以及個性化。在制定事業單位檔案管理制度時，需要基于檔案管理工作的法律法規，將其作為基礎性的依據，針對整體的制度進行優化。而具體的管理制度則需要結合事業單位的實際情況，保證管理制度符合本單位日常工作的狀況，實現針對性的管理。

第二，確保事業單位管理制度的落實。一些事業單位已經制定了關于檔案管理工作的制度，但是在落實時卻出現了較多的問題。因此，新時期隨著信息技術的應用，檔案管理工作需要得到創新優化，同時也需要注意管理制度的落實，充分發揮檔案管理制度的約束作用。因此，事業單位也需要針對檔案管理制度的落實進行有效的監督，確保制度得到真正落實。

第三，實現工作人員的權責統一。在事業單位的檔案管理中，必須要確保工作人員的權責統一。工作人員工作的積極性，直接影響著檔案管理工作的效果。因此，在充分保障檔案管理工作人員權益的基礎上，明確各個工作人員的日常職責。尤其是在新時期檔案工作量不斷增大的情況下，調動員工的積極性，明確各個員工負責的內容，可以有效地提升其工作的熱情，為檔案管理工作效率的提升提供保障[4]。

（二）事業單位檔案管理工作優化的路徑

第一，加強對檔案管理的重視。在新時期，事業單位必須要充分認識到檔案管理工作的重要性。尤其是在時代發展的背景下，事業單位的檔案管理必須要應對新時期的挑戰，提升檔案管理工作的質量及效率。在事業單位加強檔案管理工作時，必須要加強宣傳，使員工也認識到檔案管理工作對于單位發展所發揮的重要價值。尤其是在信息技術迅速發展的背景下，事業單位必須使員工能夠注意運用信息化技術對檔案管理工作所產生的價值。在提升工作效率的同時，使檔案管理工作能夠為單位的發展提供服務。一方面，事業單位的管理人員需要樹立科學的意識，及時了解當前工作中存在的不足。作為檔案管理部門的負責人，也需要更新自身的理念，加強對檔案管理的宣傳教育，對當前管理工作進行優化，使事業單位的管理人員能夠不斷提升責任感，并在具體工作中按照檔案管理工作的規定開展相關的工作。在事業單位檔案管理進行優化時，也需要加大資金和人員的投入，實現設備的優化，滿足新時期檔案管理工作所需要的硬件及軟件需求。

第二，優化管理制度。在時代發展的背景下，事業單位必須要注意工作制度的調整及優化，尤其是在信息化推進過程中，事業單位承擔著較多的任務，檔案管理工作的重要性也越來越高。因此，事業單位需要充分借鑒先進的管理經驗，結合自身的特點進行管理制度的優化以及調整。事業單位的檔案管理制度需要針對檔案管理的各項流程進行完善，特別是新時期信息技術出現以后，對于檔案管理工作所提出的挑戰。如果存在制度不合理的問題，需要及時地進行優化[5]。只有這樣，才能確保管理制度落到實處。檔案管理工作的流程較為繁瑣，需要涉及檔案的收集、保密以及檔案的日常管理。在針對檔案管理制度進行完善時，需要涉及有些內容保密檔案管理的規范化，并對員工的行為進行約束。如果發現在日常檔案管理中，人為因素所引發的檔案破損、丟失等各項問題，必須要進行嚴格的懲處，確保檔案的安全。而在單位內部進行檔案管理時，也需要有專業的領導小組進行分工，確保檔案的收集及整理的規范化。

第三，提升檔案管理人員的專業水平。事業單位的檔案管理，需要有專業的團隊來進行完成。在新時期檔案管理工作方式進行轉變的情況下，有些人員實力不足，這會對整體的工作效率產生不利的影響，無法充分地落實檔案管理工作的要求。在新時期信息技術變革的情況下，打造專業的團隊是非常必要的。只有提升工作人員的專業水平，才能夠確保檔案管理工作落到實處。尤其是信息化建設，是需要針對工作人員的信息技術水平以及管理理念進行更新，結合員工的實際情況來制定專業化的培訓計劃，使員工的操作能力得到提升。同時，員工的培訓需要實現理論與實踐的相結合，在更新理念的情況下，實現各業務的有效落實。例如，針對檔案信息資料進行錄入時，可以改變傳統的手工填寫模式，借助于信息技術的填寫來保證工作的效率。而在進行檔案管理時，也可以打造專屬數據庫，達到解放人力的目的。在選拔檔案工作人員時，也需要注意提升門檻，針對人員進行選擇、招聘時，需要考慮其專業能力、信息化應用能力，提升整體的素質。檔案管理工作也可以通過內部人員帶動、提升整體的素質，選擇專業水平高的人員帶動其他人員，提升整個團隊的實力。

第四，實現信息化管理平臺的建設。在時代發展的背景下，為了針對當前事業單位檔案管理工作進行優化，必須要加大對于信息技術的應用。檔案管理工作量非常大，無法完全依靠人工來完成相應的工作。因此，在加大資金投入的情況下，針對當前的硬件設備進行優化，實現數字化建設。針對事業單位進行信息平臺打造時，需要結合本單位的實際情況來建立專業的中心服務體系、數字化管理平臺，這是基礎要求，可以為其他工作的開展提供支撐。在進行平臺建設時，必須要注意新時期大數據技術的應用，充分考慮事業單位檔案管理工作的要求來加大平臺的推廣。例如，在網絡技術完善時，需要建立完善的平臺，但是也要注意成本的投入，包括購買硬件設施的成本以及后期維護的成本[6]。而在平臺建設完成之后，需要進行日常工作的教育，使工作人員能夠熟練地操作事業單位檔案管理平臺，確保完成檔案的日常管理工作。只有這樣，才能充分發揮檔案管理的價值，為事業單位各項業務的開展提供數據支撐。

在進行設備完善時，也需要注意結合單位的情況來針對成就的設備進行更新，但是需要注意電子信息檔案的有效保存，選擇一些相對安全的電子產品，實現各單位數據的對接共享。同時，在進行檔案管理時必須要注意檔案的安全性，尤其是信息技術的引入，會對當前檔案管理工作提出較大的挑戰。作為事業單位的管理人員，必須要嚴格遵循檔案管理的日常規范，避免人為因素所引發的信息泄露問題。同時，針對檔案管理平臺，需要提高系統的安全等級，借助于網絡防火墻技術來避免出現信息泄露的問題。同時也需要注意新時期病毒侵入，在軟件和硬件方面來加強保護。通過安全保密技術來實現系統的升級，通過指紋識別、數字簽名等方法，保證事業單位的檔案得到安全管理。

第五，實現各部門之間的高效溝通。事業單位的檔案管理工作，需要與各部門之間進行溝通，保證信息的高效傳遞，尤其是在信息化工作中。確保檔案之間的信息高效傳遞是非常重要的。在進行檔案優化時，必須要借助于信息技術來進行改革創新，提升各部門之間的溝通效率，并注重檔案的及時收集以及存儲，確保檔案工作與業務工作之間進行有效結合。而各部門之間在進行信息傳遞時，也需要注意通過網絡平臺來提升效率，通過相應的軟硬件來建立檔案管理的專業平臺。在技術人員開發的基礎上，注重平臺的后期維護。在認真落實檔案管理工作制度時，可以充分考慮各部門的管理要求以及檔案管理工作任務，確保檔案管理工作落到實處，并注重信息的記錄與后期的管理。在各部門充分交流以及溝通的情況下，解決當前檔案管理中存在的不足并出臺完善的措施，使檔案管理工作能夠得到真正優化，并輔助事業單位業務工作順利開展。

四、結語

當前，事業單位檔案管理工作處于重要的轉型時期，必須要根據事業單位發展的要求，借助于信息技術針對當前的管理理念進行優化，實現檔案管理工作的升級。在事業單位發展中對于信息的要求會越來越高，作為檔案管理人員，必須要更新自身的管理理念，提升自身的管理水平，針對本單位的檔案管理工作進行收集，才能夠滿足新時期事業單位發展的要求，并解決傳統工作中存在的不足，確保檔案管理工作充分發揮其價值。