論事業單位檔案管理工作中存在的問題與解決措施

膠州市膠東國際機場和臨空經濟區綜合辦公室 葉珊珊

一、基層事業單位檔案管理的特點

（一）秘密性

在檔案管理工作時,這一點不容忽視，在開展相關工作時,要將保密制度實施和執行下去,如果出現泄密,將對單位造成極大影響。

（二）真實性

真實性這一特點也非常重要,可以將事業單位實際情況充分反映出來,在開展各項管理工作時,檔案管理人員要做好資料的整理與鑒別工作,將材料的真實性與權威性體現出來,防止非法行為的出現。

（三）動態性

檔案管理自身的內容、更新與變化比較顯著,大都隨著事業單位的發展而產生變化。因此,在開展事業單位檔案管理工作時,要樹立高度的動態性視角,不斷與時俱進、開拓創新。

二、事業單位檔案管理工作中存在的問題

（一）領導層對檔案管理缺乏重視

許多事業單位的檔案管理部門在當前的社會現實下，往往是一個雞肋性質的部門，這也是因為工作人員對檔案管理缺乏重視，所以導致了事業單位整體服務性的缺失。隨著信息化發展的不斷進步，事業單位工作的內容逐漸趨向于精細化，傳統的檔案管理方式弊端逐漸凸顯。造成這種現狀的一個主要原因，是因為事業單位面臨著轉型的關鍵時期，事業單位的改革與機構的變動性，導致很多檔案管理人員不能夠明確管理檔案工作中的工作重點和工作要點。造成這種現狀的主要一個原因，是因為事業單位缺乏相關專業的檔案管理工作人員。盡管很多事業單位的檔案管理人員雖然擁有較高的學歷，但是很大一部分專業不對口，是從行政部或者人力資源部調任過來的人員，對檔案管理的專業性并不擅長。另一方面，在頻繁的機構改革中，檔案部門面臨著“人為刀俎，我為魚肉”的改革狀態，經常被置于可有可無的地位，很多檔案管理人員在這種情況下出現了頻繁離崗、離職的情況，還有一部分人員覺得檔案管理工作是比較枯燥的，所以不愿意長期從事這一門工作。以上種種以上原因，導致了檔案管理工作的專業性缺失，傳承性也得不到有效的延展。傳統的事業單位針對以上情況，往往會派遣外部專業的人員來處理內部檔案情況，但是外部專業人員由于對內部情況不是很了解，所以也不能做到科學有效地解決問題，所以檔案管理人員專業性的問題依然存在的。

（二）缺乏統一的檔案管理制度

很多事業單位把檔案管理工作視為邊緣化的工作。在實際工作開展中，并沒有制定合理的、科學的檔案管理制度。由于檔案管理制度性的缺失，在實際工作中沒有流程可以依據，沒有制度可以參考。制度規范性的缺失導致工作人員在處理和收集檔案信息的時候，沒有統一的操作模式，這樣久而久之就形成了檔案管理工作的混亂局面。雖然目前大部分企業的檔案管理都運用了計算機來管理檔案，檔案管理的效率也進一步得到了提升，但是很多問題仍然存在，例如在檔案管理標準化方面，就沒有統一的標準、統一的程序、統一的規范和制度，管理手段依然比較落后，這樣就使檔案管理工作效率停滯不前，急需要統一的管理標準來規范工作內容，來規范人員的管理工作，這樣才能促進管理效率提升。

（三）檔案管理人員的素質有待提高

事業單位對于檔案管理人員的配置沒有采用優化的配置方案，經常是啟用一些離退休干部來進行檔案管理。這些離退休干部普遍知識體系比較陳舊，不能適應檔案管理的發展要求。與此同時，在離退休的時候，老同志不能把心思全部放在工作上。想為自己爭取最后一段悠閑的時光，所以工作態度比較散漫，工作動力不足。而且在這些老干部眼中，在經歷了人生最輝煌的大起大落之后，反而認為檔案管理是一種平庸工作。只是單位任命才不得不去從事檔案管理工作，所以在他們眼中，檔案管理是一件可有可無的工作。另外，除了在人員配備上的不合理之外，檔案工作室還會啟用很多臨時工作人員，包括兼職人員或者是其他部門代勞人員，這些人員的背景多樣化，使檔案管理出現出混亂的情況，不能使檔案工作得到系統化、科學化、合理化的管理，容易造成檔案管理的混亂、癱瘓。嚴重的情況還會導致文件丟失、文件損毀等等情況。

（四）傳統檔案管理數字準確性不高

在傳統模式的檔案管理中，需要大量的人工成本，而且在紙質化的檔案管理中，管理效率比較低，管理也很不方便，經常因為人工的失誤或者人工管理的復雜性而帶來檔案管理的一些失誤，不但耗費了大量的資源，而且也得不到很明顯的效果提升。與此同時，很多人事檔案管理者，雖然具備一定的管理經驗與管理能力，但是并沒有進行人事檔案信息化的充分學習，對于信息化的先進手段與處理方法也沒有去及時地掌握。紙質檔案沒有進行及時的電子化存儲，導致人事檔案數量比較繁多，在工作應用中遇到需要及時抽取或查閱的情況，不能夠準確的實時提取和查閱。

（五）缺乏信息化的管理方式

傳統的管理模式缺乏信息化技術的應用，多采用手動管理和紙質管理的方式，管理人員對這些紙質檔案進行手動分類，手動記錄，所以工作人員每天要面臨大量而繁重的檔案工作，這一方面降低了管理效率，另一方面造成了管理失誤率的提高，所以急需要在事業單位的檔案信息化管理過程中有所建樹。單純紙質化的文件管理并不能滿足日益增長的檔案管理需求，所以應該通過信息化的手段，對這些紙質檔案進行錄入、存儲和傳遞，這對于檔案管理技術和檔案管理模式是一次嚴峻的挑戰，但是卻是勢在必行的一種趨勢。

三、事業單位檔案管理工作中的解決措施

（一）提高事業單位對檔案的認識程度

之所以要加強事業單位檔案部門的使用效率，根本上是為了提高檔案部門的重要性，把檔案部門提到企業的戰略發展之中，提到主要的戰略地位之中。雖然檔案管理工作不會創造出直接效益，但是它關系到事業單位的工作形象和工作效率，也關系到事業單位自身的價值體現，所以工作人員應該充分意識到檔案管理工作的重要性，要明確檔案部門不是事業單位發展的瓶頸和累贅，也不是可有可無的部門，而是事業單位發展的動力，能夠為事業單位的發展推住助瀾，能夠記錄事業單位發展的歷程，還能夠對人員進行立檔歸卷。人事檔案的建立能夠為個人的發展奠基，能夠使人員對自己的職業能力和職業素養有一個綜合審視，也能夠使部門領導在對人員的管理、分配上達到有的放矢、有據可依的便利性，所以無論是從集體利益還是個人利益層面，事業單位檔案管理都具有重要的戰略地位，所以要提高認識，不斷優化檔案管理。首先，要加強集約化管理，防止檔案分散、凌亂，使檔案工作呈現系統性和完整性的特征，這樣才能使事業單位的整個發展歷程得到系統化、完整化的呈現。其次，要促使學員的檔案意識提高，進行《檔案法》的普及，及時利用關鍵階段——例如世界讀書日，進行文本閱讀的教育，讓全體人員都對檔案建立和檔案的管理工作重視起來，只有全員形成了綜合而健全的檔案意識，才能促使檔案管理部門戰略地位提高。

（二）建立統一的檔案管理制度

首先，應該從檔案管理制度上不斷地變革，制度始終是事業單位行使工作的重要依據，也是流程化工作、科學化工作規范化工作的重要依據。在內部的管理機構設置過程中，同時需要注意檔案管理部門工作的獨立性，領導層要給予檔案管理部門相應的權利，讓其擁有獨立的資源，獨立的組織設計。另一方面，檔案管理部門要加強在制度執行過程中的監督作用，圍繞著檔案管理為核心，打造一個科學、規范的檔案管理體系。應該在現有基礎上規范檔案的管理流程，從初步資料審查到檔案錄入、檔案存儲、檔案調閱、檔案保密等等流程，提升檔案管理信息化的有效性、標準性。其次要避免管理人員肆意揮霍自己的權利，任意查處人事檔案資料。再者，對于現行的、優化后的檔案管理制度，要進行嚴格監督，嚴格把控，要杜絕部分管理人員違法行為發生，做好工作人員的教育工作，強化管理人員的管理意識、安全意識和信息化意識，能夠讓相關人員嚴格遵守相關的法律法規，能夠積極約束自己的行為，始終做到認真、嚴肅、積極、嚴謹的完成自己的相關工作。

（三）不斷地建設和強化人才隊伍

傳統模式下，在配備相關的管理人員的時候，領導部門沒有選擇比較優秀的和負責任的重要員工來從事這個崗位的工作。如今，這種觀念應該予以改變，在挑選員工的時候，領導應該注意選擇能力出眾、責任感較強的員工來進行檔案管理。根據當前檔案管理工作的現實需求，需要不斷的建設和強化人才隊伍的建設，檔案管理部門需要引入優秀的專業人才，并且配備合理的培訓資源和激勵機制，讓整體的檔案管理人員工作水平、工作技能、工作素養得到進一步的優化和提升。與此同時，為了有效地提高檔案管理人員的檔案管理意識，需要在管理人員的思政建設上給予一定的策略。因為事業單位人事檔案管理工作不僅關系到相關的知識和技能的應用，還關系到管理人員是否有職業道德，管理人員的道德和思想作風是否完善，這樣才能做到檔案資料管理的安全性、保密性，才能為檔案管理的建設工作提供“人腦安全密碼”，并保證這些珍貴的人事資料能夠不外泄、不外賣。在整個檔案管理人才隊伍的建設過程中，對技術能力過硬和道德素養良好的檔案管理人員，要予以嘉獎；對于重點崗位的關鍵技術人員和關鍵管理人員要給予充分的待遇提升，從福利和薪酬方面展開適當的調整。只有人才隊伍經過充分的激勵之后，他們才有動力深化工作節奏、調整工作步伐、優化工作內容。正是因為如此，事業單位的檔案管理部門的領導者，應該著重檔案管理人員的結構性優化，對于將要從事或已經從事檔案管理的工作人員，要予以科學化的培訓管理、正向的激勵和相關的待遇提升。

（四）加強檔案管理數字化和信息化

從初步資料審查到檔案錄入、檔案存儲、檔案調閱、檔案保密等等流程，提升檔案管理數字化的有效性、標準性。數字化是傳統檔案管理向信息化檔案管理邁進的一個基礎性革命。它告別了傳統的紙質文件管理方式，利用計算機進行檔案的錄入，把紙質文檔全部轉換為數字化的文檔，所以在數字化的建設過程中，一定要配備專業的、細心的工作人員，保證檔案錄入工作的正確率。與此同時，要加緊實施信息化建設，使檔案管理過程能夠應用先進的科學技術手段，協助事業單位進行檔案的開發和利用，來促進事業單位運轉效率。在隨時調取、查閱、整編管理檔案工作中，能夠實施高效的信息化管理技術手段，提高事業單位管理效率，使檔案管理能夠更好地為事業單位發展而奠定基礎。

（五）掌握流動性管理方式

事業單位不僅需要注重檔案管理水平的提升,還需要從工作基礎上意識到對人員流動性管理的重要性。在進行人員調動時,需要按照管理制度對人員的工作進行合理的安排,讓每個檔案管理人員能夠明確自身的工作內容。管理人員在離職或退休的時候,需要將自己手上的工作做好交接,保證檔案管理工作的全面性,進而提高事業單位檔案管理工作的高效性。

四、總結

現如今，國有企業和事業單位不斷深化改革的背景下，全面優化檔案館管理工作，不但能夠滿足公眾對于事業單位的檔案服務要求，而且能夠促進事業單位的管理性、政治性以及服務性的本質提升。所以，事業單位應該立足當下，建立長遠的發展目標，以檔案部門為發展背書，不斷開啟事業單位發展的新篇章。