企業構建財務共享服務中心的優化策略

文/陳紅艷（寧波怡人玩具有限公司）

一、引言

近年來在國家利好政策的扶持下，全國經濟發展勢頭迅猛，很多企業也開始嘗試走入新的經濟業態，并且逐漸在全國各地成立了分公司、子公司，拓展了市場份額、企業的業務規模得到了擴大。這一變化使得各分支機構的分散程度日益加劇，也對企業的財務管理提出了更要的要求。如：企業如何在各分公司之間實現資金的有效分配和周轉？如何才能使財務信息在各分支機構進行科學的傳遞與共享？如何才能縮減企業的財務人員實現人力資源成本的降低？如何才能對各分支機構的運營狀況做到整體監控？這些都是企業在進行擴張后必須正視的問題。財務共享服務中心的構建很好地解決了這些問題，在先進的現代信息技術、網絡技術的支持下，企業徹底打破了時間和空間上的限制，財務軟件不斷升級、公司的組織架構得到完善，通過對企業業務流程、組織結構的再造與完善，將過去存在的重復率較高、分散的業務都集中到財務共享服務中心，進行規模化處理。通過財務共享服務中心企業能夠對各分支機構的財務狀況做到及時掌控，從整體上提升了集團的掌控力、統籌協調能力。

二、相關概念闡述

（一）財務共享服務中心概述

在現代信息技術的支持下，企業可以充分借助現代信息技術帶來的優勢，將處于不同地區的子公司、分公司的財務業務進行統一歸集，在歸集到同一地點后由一種新型的組織形式進行統一處理，這就是財務共享服務中心。構建財務共享服務平臺可以將企業內外部客戶的所有信息、企業的財務數據等集中在一起，在統一整理和歸集后進行數據分析，這一轉變使得企業的資源得到了優化整合，重組了企業內部業務，使集團企業的整體數據向著標準化、規范化、科學化管理的方向邁進，企業內部的各項數據更是實現了實時共享。當企業管理者進行決策時，財務共享服務中心能夠為其提供更有效、更準確、更科學、質量更高的數據信息，企業的管理者也能夠更加直觀地、迅速地對整體經營狀況做一個全面了解。財務共享服務中心的搭建減輕了財務人員的工作負擔，提升了運營效率，達到了降本增效的目的。

（二）財務共享服務中心的優勢

在傳統的財務管理模式下，企業的會計核算、盤點對賬、工資統計與發放、資金結算等都是由財務人員完成，很多業務是一些較為簡單、機械性、重復性較高的工作，企業的財務部門在這些工作上花費了大量的時間和精力，財務人員的個人價值并未得到最大限度的發揮。在構建財務共享服務中心后，財務人員可以從這些簡單的、重復性的工作中解脫出來，財務部門也不用在日常交易處理中花費大量的時間和精力，而是可以將更多的時間和精力轉移到企業的經營管理、業務支撐、參與經營決策等方面。企業的財務人員可以充分利用自身的專業優勢，為企業創造出更多的價值，幫助企業完成對全面預算的預測與分析，制定戰略發展規劃，科學地完成企業的經營決策和投融資業務。由此可見，構建財務共享服務中心全面整合了企業內部不同分支機構的各項資源和業務，數據實現了有效的共享。另外，財務共享服務中心的構建還能夠為企業的管理、組織結構等提供強大的數據支持。

（三）財務共享服務運營的新模式

作為一種新興的財務管理模式，目前學術界和理論界關于財務共享服務中心運營模式并未作出明確的定義。就目前的研究現狀來看，財務共享服務的運營模式可以分為物理集中模式和虛擬式財務共享模式這兩種。

1.物理集中的財務共享中心

這也是目前一種主流的共享服務模式，它的構建從根本上突破了部門與地區之間的局限性，將集團內部散落于各地的、分別隸屬于不同部門的財務力量整合在一起，在某一空間范圍中進行集中，從而構筑起共享服務中心的主要結構。最后通過集約化的共享實施機構、流程的合理化、統一的核算標準、快速運行的共享平臺共同搭建起共享服務中心。財務共享服務中心的搭建主要是用于幫助企業實現作業的標準化、流程的合規化、財務數字化，財務數字化的同時實現降本增效的目的。

2.虛擬式財務共享中心

虛擬式財務共享中心主要是充分借助標準的、規范化的業財流程，科學的、統一的、規范的合算格式，快速而便捷的財務共享平臺，并且在先進的人工智能與互聯網技術的支撐下，將處于不同地點的財務鏈接在一起的一種新型的財務共享服務模式。在虛擬的財務共享中心實施過程中，集團財務總部主要扮演著統籌管理的角色，進行統一的協調與溝通，而下屬的各財務共享分支機構主要是聽從財務總部的指揮與安排。

三、企業財務共享服務中心構建中存在的問題

（一）缺乏完善的業務流程

企業在構建財務共享服務中心時必然會經過前期的調研，并且進一步規范了原有的業務流程，實現了流程再造。但是近年來隨著大數據技術、人工智能、移動互聯網、云平臺、互聯網等新興現代技術的不斷發展，很多企業現行的業務流程已經無法滿足時代發展提出的要求，隱含其中的問題也逐漸暴露出來。例如：A在互聯網技術的幫助下聯合各大銀行推出了聯名商務卡，并且專門在本單位的系統中開發了費用報銷流程模塊，可以讓員工在相關的平臺訂購機票、酒店住宿，員工并不需要提前墊支差旅費用。對于該企業的員工而言本是一件極為有利的轉變，但是平臺中酒店的范圍與覆蓋量缺乏全面性，有的員工出差地中的酒店并未囊括在平臺中。系統的出差開支中并不包含員工在出差過程中所消耗的餐費、辦公用品等支出，而這些需要員工先墊付，可見平臺的使用效果不盡如人意。另外，再加之系統設置過于剛性，只要員工的申報超過了系統預設的預算金額就會被自動駁回，但是在實際中受不可控因素的影響，很多時候出差費用大于預算。出現這種問題時只能找到相關負責人對系統進行調整后再申請報銷。員工的出差費用關系到自身利益，報銷申請退回率的不斷增加不僅影響了財務人員的業務處理效率，更打擊員工的工作積極性。因此，A公司的報銷審批流程必須盡快完善。

（二）信息系統亟待提升

隨著現代信息技術的飛速發展，在企業內部構建有效的、合理的、科學的信息系統能夠全面提升財務共享服務中心的運行效率。然而目前在財務共享服務中心信息系統的構建上還缺乏完善性。例如：A公司財務共享服務中心構建的時間并不長，大數據時代海量的數據信息對公司的信息系統帶來了巨大的存儲壓力，一些模塊與整個系統之間缺乏關聯度、缺乏整合性，數據接口也并未實現無縫鏈接，由于缺乏完善的信息系統導致該公司的財務共享服務中心并未最大限度地發揮協同效應。再例如：A公司的許多系統中有的是企業外購的，有的是企業自主研發的，但是由于缺乏研發人員對系統的整合、磨合，出現了合并報表錯誤、系統界面不匹配等現象。更新與維護系統要花費大量的資金成本，然而A公司目前在這方面的資金投入極為有限，已經無法適應企業日益擴大的規模。

（三）財務人員業務能力、綜合素養有待提升

財務共享服務中心的構建對企業財務管理人員提出了更高的要求，但是目前從整體上看，有的單位財務人員在業務能力和綜合素養方面還有待提升。例如：A公司在創建了財務共享服務中心后裁減了一些財務人員，減少了公司的基礎核算人員，對于剩余的工作人員要求其在業務和綜合素養方面必須盡快提升。但是A公司目前一些基礎財務人員的綜合素養亟待提升、業務能力明顯不足，無法應對當前的工作，對全新的業務操作規范和處理模式還不熟悉、不適應。A公司雖然全面培訓了財務人員，但是財務人員不能在短時間內快速地使這些新知識、新流程做到融會貫通，工作效率降低。A公司的經營規模不斷擴大，實現了業才融合，這一轉變要求財務人員必須盡快轉型，多學習新知識、新技能、新理論，實現自我綜合能力的提升。在未來的發展中，A公司要想全面推行智能化財務管理模式、數字化運營模式，就必須加大專業型、綜合型人才的培養力度，這些專業人才將作為公司后續發展的重要支持力量。另外，對數據的挖掘也是大數據時代對財務人員提出的要求，但是目前很多企業的管理層并沒有從思想上真正認識到復合型人才在財務共享服務中心構建中的重要性。

（四）對風險的管控不到位

在大數據環境下，企業的財務共享服務中心每天都要接收、處理、分析海量的數據，但是目前很多企業對風險的管控并不到位。例如：A公司借助大智移云物的優勢，在集團內部全面推進數字化經營模式，并且著力在企業內部打造線上線下一體化的新模式，A公司將大量的數據存儲在云端，面對海量的財務信息，一旦系統遇到信息泄露、病毒入侵等現象時一定會危及企業的信息安全。目前很多黑客的技術水平也是日新月異，A公司存儲了大量信息的云端如果被黑客攻擊，將會給公司帶來內部核心資料被篡改、被竊取等重要風險。由此可見，確保信息系統數據的安全性顯得尤為重要。

四、優化企業財務共享服務中心的有效建議

（一）實現業務流程的再造

完善的、科學的、標準化的業務流程能夠實現成本的降低、激發廣大員工的工作積極性、提升業務處理效率。因此，在信息時代，企業應結合時代的特征、企業的業務流程，制定出真正適合企業發展的業務流程。例如：A公司針對在財務共享服務中心費用報銷流程中存在的問題進行了完善，使系統中可以提前墊支費用的餐廳和酒店的數量增加，使員工出差費用的報銷流程更加便利；對于特殊事項特別增加了特殊報銷功能；對于高于預算金額的費用系統將進行自動篩選，然后由財務人員進行審核，最后與報銷人員進行確認；對于在報銷過程中員工上傳的單據結合事項的緊急程度分別進行了有效區分，緊急處理的單據可以不按照時間的順序優先進行審批處理；在系統中設置了催單功能，這一功能的設置大大縮短了業務的處理時間。由此可見，財務共享服務中心業務流程的完善并非一朝一夕之事，需要經歷一個長期的實踐過程，隨著企業經營規模的拓展、時代的進步，企業開發了不同的業務模式，這就要求企業必須結合各種環境的變化盡快完善業務流程，為財務共享服務中心的順利實施奠定基礎。

（二）對信息系統進行全面整合

在大智移物云時代，各種先進的信息技術為企業信息系統的全面整合提供了便利。例如：A公司應定期維護和檢查信息系統的安全性，對各個系統不斷地進行調試和完善，以此來增加系統之間的流暢性和緊密性，使數據在系統之間的傳輸更加準確、及時、迅速，使各系統之間的協同效應得到最大限度的發揮；A企業應加大對信息系統部門的資金投入力度，綜合考慮市場變化、企業發展狀況等多方面的因素，不斷升級與優化系統，實現新舊系統的有效整合、兼容，在確保信息系統流暢使用的同時幫助企業完整地儲存海量的信息數據。另外，各企業還應充分借助新興技術來提升企業的大數據分析能力。例如：A企業應結合自身的實際狀況建立完善的大數據信息分析技術，這些大數據分析工具，一方面能夠整合并提煉出財務信息中的關鍵數據，另一方面還能對非財務信息進行科學的分析，通過對歷史資料的全面評估為企業的管理者提供更為全面的、正確的、科學的決策數據；A公司可以充分借助大數據技術的優勢實時統計和分析銷售業績，科學而詳細地分析與總結身處不同地域人們的購買習慣；實時追蹤、動態化分析不同產品的銷售及盤虧情況。因此，各企業應充分借助大數據的分析功能盡快提升企業的綜合分析能力，并以此為基礎實現信息系統的進一步完善與優化。

（三）提升財務人員業務能力、綜合素養

面對企業在財務人員綜合管理方面存在的問題應積極應對挑戰，加強培訓力度、優化人才引進機制。例如：A公司應加大對財務共享服務中心財務人員的培訓力度，組織財務人員定期進行有針對性的學習，讓不同崗位的財務人員能夠快速熟悉本崗位的工作職責，并盡快提升財務人員的綜合素養和業務能力；A公司對于剛入職的財務人員應將培訓的重點集中在對共享中心的業務流程、操作規范等方面的基礎培訓，后續可以對這些員工加入業務處理能力、職業道德修養、服務意識等方面的培訓；對于已經入職3至5年的財務人員，應將培訓的重點集中在業務流程再造、運營管理等方面，以此來提高他們的領導力、團隊建設力以及創造力。

（四）加大對風險的管控力度

為了盡量避免財務人員在業務操作中出現的風險，要從內部著手盡快完善內部控制制度，強化財務人員的風險意識和內控意識。例如：企業應從內部著手，對業務流程進行不斷的調整與完善，使操作系統的靈敏度盡快提升，從而避免發生員工操作風險；加強上下級監督審查與管理的力度，要求員工樹立全新的數據管理意識，在發現問題后能夠第一時間予以糾正；在員工中加大風險意識的宣傳力度，培養員工的風險意識，可以定期組織員工完成業務風險培訓，幫助每名員工梳理在各項操作中的關鍵風險控制點，以此來降低在業務過程中的出錯概率；在財務共享服務中心配備專業的人員進行日常的技術維護和安全保障。

五、結語

綜上所述，在大數據時代企業構建財務共享服務中心迎來了全新的挑戰，企業原有的業務流程、組織結構、信息系統等已經無法滿足新時期提出的要求。因此，在新型現代信息技術的支持下，各企業應優化傳統的財務共享服務中心，使財務共享服務中心的系統更高效、更便捷，使數據分析能力更強，從而為企業的管理者在進行決策時提供更多的數據支持。