統一移動辦公環境下全流程無紙化辦公會議管理系統的設計與應用

［摘" " 要］ 為解決傳統手工籌辦辦公會議存在的效率低下、紙張使用量大等問題，根據辦公會議流程和特點，文章基于統一移動辦公環境，提出全流程無紙化辦公會議管理系統總體架構，設計議題材料申請審批、會議室預訂、會議通知反饋、無紙化會議和會議材料歸檔等子系統的功能，并總結介紹該系統的實際應用成效。

［關鍵詞］ 辦公會議；無紙化會議管理系統；移動辦公

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194. 2023. 03. 048

［中圖分類號］ D630；TP315" " ［文獻標識碼］" A" " " ［文章編號］" 1673 - 0194（2023）03- 0173- 05

０" " " 引" " 言

移動辦公已在政府機關得到廣泛應用，成為政府高效履職的重要手段，許多地方通過構建統一的政務移動辦公平臺，實現省級或全省移動辦公Ａpp的統一，為在統一移動辦公環境下推動辦會無紙化提供良好基礎。辦公會議是單位負責人主持召開，下屬單位及內設機構負責人等參加，集體討論處理單位重要事項的一種會議，是機關事業等單位議事決策的主要行政手段，也是召開頻率較高的會議［１］。為此，充分利用數字技術，利用統一移動辦公環境構建無紙化辦公會議管理系統，可提高辦公會議會務工作效率，減少紙張使用，對于提高行政效能、構建綠色低碳的生產生活方式具有積極意義。

１" " " 辦公會議流程特點及人工辦會方式存在的不足

１．１" "辦公會議流程特點

召開辦公會議通常的流程是，單位內設機構根據工作制度規定，書面提出需要辦公會議研究決策的事項，經內設機構負責人審核簽字后，提交分管領導審定是否需要上辦公會議審議，若需要，分管領導簽字形成辦公會議議題材料，由內設機構提交辦公會議承辦部門匯總。承辦部門匯總各內設機構提交的議題材料，統一提交單位主要領導審閱，根據實際情況，確定辦公會議召開時間。辦公會議時間確定后，由辦公室做好會前各項準備工作，包括預訂會議室，根據議題情況，確定各議題參會人員，通知參會人員，并按照各議題參會人員數量打印議題材料，擺放會議桌簽，按議題參會人員情況，分發會議材料等工作。除公共議題由全體參會人員參加外，其他議題由相關人員參加。會中承辦部門負責做好會議記錄，會后需整理印發會議紀要，并歸檔會議材料。

辦公會議是單位議事決策的主要行政手段，具有如下特點：一是召開頻率高，有的單位幾乎每周都要召開；二是由于議題常涉及單位內部事項的決策，經常會涉及敏感工作信息；三是經常會結合中心組學習會召開，學習內容需要打印大量材料，是用紙量比較大的會議。

１．２" "人工辦會方式存在的不足

在沒有應用信息化技術情況下，靠人工籌辦辦公會議，存在如下不足：一是人工線下紙質方式收集審批會議議題材料，工作效率低下［２］。需要人工跑腿簽批，出現修改的情況就需要多次跑腿，不利于提高辦公行政效能。此外審批過程也存在環節耗時、修改痕跡等無法數字化保存等不足。二是會議組織者與參會人員之間，缺少便捷安全的溝通交流途徑［３］。手工通知開會方式通常采用微信、短信或電話，參會人數多時，電話通知工作量大，微信、短信雖然可以群發通知，但為確定是否送達，收集回執麻煩。無法以“可看不可得”的方式，向參會人員推送敏感議題材料，供參會人員提前審閱。此外，當會議時間、議題、參會人員等發生變更時，溝通更是耗時耗力，辦會壓力巨大。三是大量采用紙質材料，不符合低碳綠色環保理念。在議題征集、審批以及會中審議等環節都需要打印紙質材料，參會人員越多，用紙量越大，不符合資源節約型機關建設要求。

２" " " 全流程無紙化辦公會議管理系統總體架構

目前許多省份都已基本完成信創環境下一體化協同辦公平臺的構建，電子公文基本實現互聯互通，移動辦公Ａpp和公務人員認證等基本實現省級甚至全省的統一，為大范圍推行辦公辦會無紙化提供堅實基礎。根據辦公會議業務流程，針對人工辦會模式存在的問題，全程無紙化辦公會議管理系統總體方案主要由議題材料申請審批子系統、會議室預訂子系統、會議通知反饋子系統、無紙化會議子系統和會議材料歸檔子系統等組成，如圖１所示。其中公文交換系統承擔省級各單位以及各地市的公文交換任務，通過與它對接，實現本系統產生的公文與其他單位電子公文系統的交換，許多省份都已建設并投入使用。

３" " " 子系統功能設計

３．１" "議題材料申請審批子系統

主要功能是提供會議議題申請和審批功能，實現會議議題材料無紙化申請和審批，議題申請審批辦理界面如圖２所示。

議題登記申請。對申請議題信息進行登記，啟動審批流程。登記的信息包括議題名稱、匯報部門、緊急程度、材料開放時間，以及議題內容等。材料開放時間用來指定材料是在會前還是會中開放閱讀。對于敏感議題將只在會中開放閱讀。

流轉審批管理。采用工作流技術，按預設的環節和人員，對申請議題的信息進行流轉審批，最后產生審批意見以及是否上辦公會議等結果信息。

議題庫管理。將通過審批需要上辦公會議審議的議題信息保存到議題庫，為召開辦公會議，提供議題選擇。

３．２" "會議室預訂管理子系統

該子系統實現對單位所有會議室的使用管理，按照“先預訂，后使用”的原則，登記使用會議室。

會議室預訂時段管理。對會議室預訂使用情況進行管理，按照先預訂后使用的方式，只有預訂成功，才能使用會議室。每個會議室分為上午、下午兩個時段進行預定，可以預訂本周或下一周的時間段。

會議室預訂。 選擇未被預定的時間段，登記錄入會議名稱、主持人、申請部門、開始時間及結束時間等信息，即可完成會議室預訂。

３．３" "會議通知反饋子系統

該子系統主要實現發送會議通知、收集統計回執反饋情況、推送會議材料，以及處理會議變更等功能。

確定參會單位和人員。會議經辦人根據會議需要和議題情況，從系統維護的單位和本單位的人員中，選擇參會單位和本單位參會人員。

向參會單位發送通知。系統根據會議時間、議題、會議室地點以及參會單位等信息，按照模板生成參會單位會議通知，文中附有用于反饋參會人員的網址和二維碼，經人工完善確認形成會議通知公文后，發送給參會單位。當參會單位公文系統已通過公文交換系統與本系統實現互聯互通時，則通過線上交換方式，將會議通知公文推送到參會單位公文系統，若未實現電子公文互聯互通，則通過線下發送郵件或打印紙質傳真送達參會單位。參會單位接到通知并確定參會人員后，在ＰＣ端輸入反饋網址或使用移動辦公Ａpp掃二維碼網址，填報反饋參會人員信息。

向參會人員發送通知。系統根據會議時間、議題、會議室地點，以及本單位和外單位參會人員等信息，按照模板生成短信通知和移動辦公Ａpp的推送通知，通過應用消息或短信方式向參會人員發送會議通知，具備群發或單個個性化發送功能，可以重復發送。當發現參會人員未安裝激活移動辦公Ａpp時，系統會在短信通知中提醒下載并激活移動辦公Ａpp。

參會人員反饋信息。參會人員手機收到推送通知后，點擊通知就可彈出移動辦公Ａpp，查看辦理待開會議事宜，查看會議相關信息和材料，辦理參會確認，或請別人代為參加。如果是請別人代開，系統收到反饋后，自動向代開會人員發送會議通知。

查看回執反饋情況。會議經辦人員統計查看參會單位和參會人員的反饋情況，并可以對未反饋的參會人員，進行反饋催辦。

會議變更處理。當發生會議變更時，如時間、地點、會議議題材料等，可以通過系統后臺更新相關信息后，線上向參會人員推送變更通知，第一時間通知參會人員。

３．４" "無紙化會議子系統

該子系統主要為辦公會議現場提供無紙化支撐。功能包括會議材料管理、會議平板管控、大屏展示以及會議平板Ａpp等。

會議材料管理。通過與議題材料申請審批系統對接，獲取議題數據，包括議題基本信息、議題材料等。具備會議材料人工導入功能。為適應平板操作，系統將各類會議文件（ＷＰＳ、ＯＦＤ等格式）統一轉換為ＰＤＦ格式，以便查看時人工手寫、翻屏、同屏等操作的一致性。具備材料權限管理功能，根據會議角色（如主持人、領導、參會人員等）設置文件閱讀權限，實現文件材料精細化管理。

會議平板管控。登記會議室平板設備信息，包括設備識別碼、設備序號、是否允許同屏、是否禁用等信息，登記后的平板才能與服務端連接。對會議平板進行在線監控，如在線狀態、參會狀態、剩余電量等，以便會議管理員及時處置平板異常情況。管理服務器與會議平板間消息交互，收集保存報告人平板Ａpp上文檔展示信息，包括議題、材料、顯示位置等信息，以及報告人的觸控操作信息等，并實時同步發送給其他需同屏的平板Ａpp，從而實現平板展示信息的實時同步更新，無紙化會議子系統平板設備管理界面如圖3所示。

參會平板Ａpp。提供參會人員操作查看會議材料，同時具備向服務端報送平板狀態，接收同屏指令等功能。

（1）顯示會議基本信息。在Ａpp首頁可以查看本次辦公會議的名稱、參會領導名單、議題目錄，以及每個議題匯報單位、參加處室和議題材料列表等信息。

（2）查看和批注會議材料。根據參會人權限，可以選擇查看的議題和材料。設計快速翻頁功能，提供 “上一頁”“下一頁” 翻頁按鈕，以及一鍵跳頁功能，頁碼框中點擊相應的文件頁碼，就可一鍵到達。允許對查看文件進行批注保存，無紙化會議平板Ａpp材料閱讀及批注如圖4所示。

（3）發起或結束同屏。匯報人發起同屏后，會議平板Ａpp開始記錄Ａpp的界面狀態和界面操作指令，并實時保存到服務端，由服務端采用點對點方式將狀態和指令送給跟屏的參會人平板Ａpp上，由平板Ａpp執行相同的操作，實現保持Ａpp界面顯示一致同步。同屏的內容除了界面、文檔外，包括批注操作。

（4）掃碼登錄及簽到。會議平板Ａpp顯示登錄二維碼，參會人員通過移動辦公Ａpp掃碼實現登錄和會議簽到，會議平板Ａpp根據識別到的用戶和其權限，顯示會議相關內容，供參會人查看，無紙化會議平板Ａpp開會主頁如圖5所示。

（5）會議室大屏展示。專用一臺會議平板通過利用轉接設備輸出ＨＤＭＩ信號，接入液晶大屏，供沒有使用平板開會的人員觀看。該專用平板Ａpp始終保持同屏狀態，通過接收執行服務端同屏操作指令，實現與報告人平板內容保持實時同步。

３．５" "會議材料歸檔子系統

該子系統承擔的主要功能是，辦公會議結束后，自動將會議各議題材料保存到歸檔庫，建立目錄關系，同時提供導出會議材料和查詢搜索功能。

４" " " 應用成效

某省在完成一體化協同辦公平臺建設，實現省域范圍電子公文互通，以及移動辦公Ａpp和公務人員認證統一后，開發建設了無紙化辦公會議管理系統，推行辦會無紙化，在多個機關單位應用，已運行近一年，取得很好的應用成效。一是大幅減少申請議題審批跑腿次數。二是極大減少會議準備工作的時間和精力，減輕了承辦人員辦會壓力。特別是在打印裝訂會議材料、通知聯系參會人員等方面。三是實現會議全過程無紙化，倡導綠色環保理念。四是顯著提高會議審議復雜議題的效率。五是系統整體安全可控。由于系統采用先保存屏幕操作指令再重放的方式實現同屏，不是采用屏幕像素拷貝同步方式，對網絡帶寬要求低，無紙化會議系統可部署在云端，避免部署在會議室增加安全管理難度。 ５" " " 結" " 語

推行無紙化辦會是實現無紙化辦公的重要舉措，本文提出基于統一移動辦公環境下辦公會議無紙化實現機理，根據該機理研發的系統已在某省多個單位實踐中取得較好應用成效。由于參會平板間的同屏技術采用的是先保存再重放指令方式，同屏的內容只限于平板Ａpp能打開的文檔，對于用其他應用打開的文檔則無法實現同屏，需要通過無線投屏器方式，投屏到液晶大屏上，如何更好地融合二者的體驗將是后續需要進一步研究的課題。

主要參考文獻

［１］華曉月．關于做好政府會務工作的幾點思考［Ｊ］．秘書之友，２０２１（８）：１９－２０．

［２］孫亞男，李冬梅，劉超．科研院所會務管理系統設計［Ｊ］．中國科技信息，２０１８（１５）：４６－４７，１３．

［３］李鵬飛．基于互聯網技術的云會務平臺的研究與應用［Ｊ］．信息與電腦：理論版，２０２０，３２（８）：１７０－１７２．

［作者簡介］俞希標（１９６７—" "），男，福建閩清人，碩士，高級工程師，主要研究方向：數字政府建設。