數字化背景下企業檔案創新管理研究

［摘 要］在數字化技術的加持下，企業檔案管理迎來創新機遇期，因此企業迫切需要尋求創新路徑，打破傳統檔案管理的局限性，提升檔案管理效能。管理創新是綜合性、長期性的工作，企業需找準各大要素功能定位，積極探索檔案創新管理的策略，逐步完善檔案管理體系。基于此，文章結合數字化背景下的企業檔案創新管理特征，深入分析企業檔案創新管理相關要素，并從多個維度提出企業檔案管理創新路徑，以供參考。

［關鍵詞］檔案管理；數字化技術；創新管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.02.059

［中圖分類號］G271；F272 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2023）02-0-03

0" " "引 言

在當前社會發展階段，檔案創新管理有著重要的現實意義，尤其是在數字化背景下，企業檔案部門要重視檔案創新管理。創新驅動發展，對企業檔案管理工作同樣適用。檔案作為企業發展的重要資源，正在經歷重要轉型期，如檔案形態電子化、檔案管理數據化、檔案透明信息化，這些變化極大沖擊著傳統檔案管理模式，迫切需要企業創新檔案管理方式、觀念及制度，探索適應數字化背景的檔案管理體系，下面將就此展開詳述。

1" " "數字化背景下企業檔案創新管理特征

創新是管理的一大要素，在數字化背景下，檔案創新管理呈現出新的特征，無論是創新方式、創新環境還是創新條件，均表現出與以往不同時期檔案管理的差異。企業只有對此做到準確解讀，才能找準當下檔案創新管理路線，推動檔案管理數字化轉型［1］。企業檔案創新管理具體特征如下：首先，在創新環境方面，當前數字化技術迅猛發展，突破了環節管理的局限性，為檔案管理流程重構提供了技術條件，而且創新活動也不再是單一化或簡單化的技術迭代與修復，更加趨向于管理創新上的協同與集合，這也使得檔案管理創新環境更加復雜。其次，在創新條件方面，檔案管理人員可對其進行相應的解讀，以物聯網、大數據為支撐，分析企業檔案管理工作，利用數字化技術開展工作，拓展檔案適用場景，以此來探索合適的檔案創新管理路徑。對于企業檔案人員來說，只有主動適應數字化轉型要求，突破傳統檔案管理創新思維，并具備一定數字技術應用能力，才能具備創新管理條件。最后，在創新方式方面，企業在以往檔案創新管理中，大多采取的是單一創新路徑，而在數字化發展趨勢下，創新管理路徑更加多元化。企業對創新模式進行系統性變革，形成了多要素、多方面的創新方式，而且還能突出重點路徑。企業要高度強調數字化轉型的重要性，重視檔案管理創新與數字化技術應用。總而言之，新時期企業檔案管理影響因素多，要想取得創新管理成效，就要全方位推進，進而取得預期創新管理效果。

2" " "企業檔案創新管理相關要素

在新的發展階段，企業在數字化技術加持下發展迅速。而隨著業務規模的擴大，企業檔案數據量急劇增長，使得檔案系統升級、檔案安全存管、線上線下數據融合等問題更為突出，需加快實施檔案管理數字化轉型［2］。為盡快突破檔案創新管理的困境，企業要對檔案創新管理相關要素有充分的認識，并完善檔案管理體系。企業檔案創新管理相關要素具體涉及以下幾點：一是技術要素，不僅是檔案管理現代化的重要驅動力，也是檔案創新管理的重要手段；二是觀念要素，檔案人員只有轉變觀念，形成全新的檔案管理理念，才能為檔案管理創新指明方向；三是制度因素，檔案創新管理不能脫離制度制約，只有取得制度優勢，企業才能提高檔案管理效能；四是管理因素，作為檔案管理的核心，是創新管理的主要突破口。各元素相互依賴、相互制約，“技術”是創新管理的主要驅動力，“觀念”指引檔案管理創新方向，“管理”是創新實現基本要求，“制度”是管理實施的重要支撐，企業需從整體角度加以對待。

3" " "數字化背景下企業檔案管理創新路徑

要想提高檔案創新管理成效，企業需積極構建檔案管理創新體系。企業在檔案管理創新過程中仍有不少制約因素存在，如創新觀念、企業背景、技術手段、人才儲備、制度流程等，給檔案管理創新帶來挑戰。因此，企業需從多維度去搭建創新體系，主要涉及技術、制度、管理及觀念等，深入挖掘不同維度下的創新路徑，最終形成適應企業發展的檔案管理創新體系，具體創新路徑如下。

3.1" "樹立綠色管理的觀念

對企業檔案管理而言，要想完善管理體系，首先要從觀念創新做起，要突出數字化時代特征，充分體現檔案管理要求。而綠色管理創新理念的提出，更是在數字化背景下，對五大發展理念的深刻解讀，企業檔案創新管理可從中獲取靈感，主張檔案管理的集約化，主動適應數字化轉型趨勢，借助新興技術手段，深度挖掘檔案利用價值［3］。綠色檔案管理觀念的提出，符合新時代社會價值追求，相較于傳統檔案管理理念，其更加注重檔案綜合效益的提升，突出企業檔案管理的社會、環境、經濟效益。為更好地實施綠色管理，企業應當從多方面入手，落實檔案綠色管理理念，具體內容如下。

一是建立檔案數據庫，保障數字檔案收集環保化。企業首先需解決檔案收集問題，要貫徹落實綠色管理要求，改變傳統檔案收集的途徑，拓寬檔案收集渠道，切實完善檔案收集工作制度。在檔案收集手段上，可利用數字化、網絡化優勢，借助在線、智能手段，實現企業檔案自動收集；在檔案收集途徑上，也可利用先進技術，如大數據技術等，解決檔案收集途徑費時耗能的問題；在檔案收集監控評估上，需要從綠色理念出發，將環保、高效作為檔案收集目標，并對其實施高效管控。經實踐證明，在數字檔案收集轉化過程中，企業通過合理運用綠色理念，不僅可使檔案收集更加高效，而且可緩解海量數字檔案壓力，還能消除信息污染泛濫的隱患，使收集過程更加高效環保。

二是提高檔案保管能效。在數字化背景下，作為檔案管理的重要環節，檔案保管的環境及方式也有所變化，企業要充分體現檔案綠色管理理念。數字化背景下檔案保管所展現的優勢主要在于檔案形態的信息化轉變，這也是綠色保管的基本特征。相較于常規紙質檔案，企業檔案的數字化存儲，不僅解決了存儲空間占用大的難題，更具有管理提效、成本節約的優勢，能減少檔案對自然紙質資源的依賴。同時，數字檔案的普及與發展，不僅能保障檔案長期存儲能力，還能突出數字檔案遷移、備份便利性等優勢，極大提高了企業檔案保管整體能效。此外，在檔案保管環境方面，應融入綠色、環保、生態要素，以更為嚴格的要求，推動檔案保管環境建設。

三是強化檔案資源開發與共享。如何以更環保、更節約的方式實現企業檔案資源的合理開發，成為企業檔案創新管理的重要課題。因此，企業要著重解決常見的“高碳”問題，彌補傳統檔案低效利用的弊端，實現檔案資源綜合利用效益提升。為推動檔案資源高效開發利用，企業需搭建檔案管理信息化平臺，并賦予其基本的高效、低碳等屬性，從而挖掘企業檔案資源可用價值，又能在信息技術加持下，實現企業檔案資源整合、共享。企業通過將檔案資源向特定人群開放，并不斷豐富平臺功能，如在線查閱、檢索等，可有效破解傳統檔案利用的困局［4］。

3.2" "重視人才驅動的管理創新

檔案管理創新的主體是人，只有創新檔案人員管理機制，檔案管理創新體系的基礎才能更加牢固。之所以要重視人員管理創新，主要是因為企業檔案創新管理成果的落地實施，最終要依靠檔案人員實現，尤其是在數字化轉型過程中，檔案管理技術、理念的創新，離不開眾多檔案人員的努力。而現實情況是，多數企業檔案管理模式落后，也不重視檔案人員的培養和能力提升，這樣不能為檔案創新管理提供助力，甚至阻礙檔案管理數字化進程。當前，絕對管控模式不再適用，檔案管理工作要與時代接軌。因此，企業要主動應對數字化轉型挑戰，落實檔案人員培訓賦能策略，既要賦“技”能，更要賦“心”能，全方位提升檔案人員綜合素養，從而更好地滿足數字化時代檔案創新管理要求。

重視員工賦能工作，首先要賦“技”能，結合數字化檔案管理要求，利用技能培訓方式，使檔案人員適應新的工作場景［5］。檔案管理信息化趨勢明顯，檔案人員需要找準崗位定位，企業也需提供技術培訓支持，目的是使其掌握數字化技術應用能力，以滿足當前檔案管理需求。正因如此，企業要主動作為，開發數字化檔案管理培訓課程，結合檔案部門運作及發展需要，針對性地開展員工賦能培訓。在檔案數字化培訓中，要突出其實踐性特點，將數字化技術與檔案管理相融合，幫助檔案人員打開思維，同時也可開設在線培訓課程。檔案管理培訓對象涉及范圍較廣，常見的有射頻識別技術（Radio Frequency Identification，RFID）、辦公自動化（Office Automation，OA）系統、檔案管理系統等的應用［6］。檔案人員只有打牢技術基礎，并逐步向復合型人才轉變，才能深入開展檔案創新管理工作。其次，要注重賦“心”能。激發檔案人員內在的創新動力，也是培訓賦能的重要目的。企業通過培訓賦予檔案人員自主感，可使技能培訓事半功倍。檔案創新管理的實施，需發揮檔案人員的主觀能動性，其中關鍵是要通過培訓使檔案人員實現意識轉型，消除檔案創新管理的意識阻礙。基于此，企業要突破傳統培訓機制的局限性，既要豐富檔案培訓內容，又要創新檔案管理培訓方式，如開展知識講座、打造交流平臺等，避免培訓方式過于單一。在培訓賦能的過程中，要著重強化檔案人員管理創新意識，并挖掘數字檔案前沿內容，使檔案人員掌握先進技術、觀念，增強其檔案創新管理的綜合實力。

3.3" "加強檔案管理技術創新

在檔案創新管理諸多要素中，檔案管理技術創新是關鍵所在，也是創新體系的重要支撐。面對數字化發展趨勢，技術創新成為現代檔案管理創新的重要驅動力，受到眾多企業的廣泛關注。也正是由于數字化技術滲透，企業檔案管理工作受到極大沖擊，使得技術發展與傳統管理模式產生沖突，檔案管理傳統模式劣勢凸顯。總的來說，技術已成為企業檔案管理新的創新驅動引擎［7］，尤其是數字化領域的前沿技術，主要有物聯網、區塊鏈等。此外，隨著檔案載體的多樣化，技術創新重點也有所偏移，更加傾向于數字化檔案方向。基于此，企業要重視技術創新，將先進的數字化技術應用到檔案管理中，推動檔案管理數字化轉型。

3.4" "推動一體化流程創新

在數字化背景下，檔案形態電子化、檔案管理數據化、檔案信息透明化，已成為企業檔案管理的基本特征，正因如此，常規檔案管理流程不再適用，流程作為檔案創新管理的要素，已成為重要的改革方向。隨著檔案資料信息數字化趨勢的日益明顯，檔案管理業務流程發生轉變，各類業務向著“線上”轉移，“平臺”成為企業檔案管理的新場所［8］。傳統檔案管理流程較為簡單，通常是以串行式為主，而數字化時期的流程創新，主要偏向于一體化流程。數字信息技術的引入，逐步改變著企業檔案管理工作，甚至是檔案管理的整個流程。在數字化轉型之前，紙質檔案管理流程相對固定，不同崗位及業務節點也相對獨立，串行式檔案管理流程基本成熟，相應制度體系也相對完善。但該模式也存有弊端，檔案管理過程割裂，前后環節銜接要求高，串行式流程協調性差，往往很難保證管理效率，甚至出現某環節堵塞的情況，嚴重影響檔案管理質量。

在數字化轉型過程中，創新一體化流程就是要實現企業各系統的整合，使檔案人員及時獲取檔案信息，其他人員方便利用檔案資源。檔案人員可充分利用系統整合優勢，科學重組整個檔案管理流程，有效彌補傳統流程的不足。一體化流程模式下，檔案與文件是主要管理對象，對其實施全生命周期連續性管理，并依托系統采取前端控制，實現檔案管理的高效連續。固有串行式流程的改變，代表著檔案管理推陳出新，主動適應數字化發展趨勢，積極構建數字檔案新的管理流程。隨著一體化流程的應用，檔案業務無須考慮環節前后順序，而是通過多種邏輯結構，如閉環、輻射等，實現任意節點的介入與管理，各類檔案業務可并行處理，極大提升企業檔案管理效率，各節點業務可一對多發送，有效增強檔案管理合作程度。檔案一體化流程的創新應用，可借助各類數字化手段，實現企業檔案集成化管理，對整體運作效率提升作用顯著。

4" " "結 語

在新的發展時期，企業檔案創新管理成為必然要求，而創新契合數字化轉型需要。企業要切實做好綠色管理理念宣貫、創新人才賦能培訓方式、加強檔案管理技術創新、推動一體化流程建設，逐步完善檔案管理創新體系，加快企業檔案管理數字化轉型進程，進而獲取更高的檔案管理成效。此外，企業也要認識到，檔案管理創新是長期性的工作，仍需給予更多的關注。

主要參考文獻

［1］鄭瑋.大數據背景下如何有效創新檔案管理模式和提升服務能力［J］.辦公室業務，2020（19）：92-93.

［2］張琳.企業檔案管理創新與管理服務模式改進措施［J］.陜西檔案，2021（5）：56-58.

［3］蓋鳳.新時代信息數據化背景下企業檔案管理創新思考研究［J］.商訊，2021（11）：91-92.

［4］蔡盈芳.企業檔案工作的創新與發展［J］.檔案學通訊，2021（1）：16-20.

［5］楊荷.關于現代企業檔案管理創新的思考［J］.科技與創新，2016（13）：59.

［6］劉歡.數字化時代檔案管理技術創新發展措施分析［J］.辦公室業務，2019（17）：94.

［7］陳慧，羅慧玉，王曉曉，等.數字化轉型背景下企業檔案創新管理探究［J］.知識管理論壇，2020（3）：147-158.

［8］楊青.數字化轉型下企業檔案管理創新研究［J］.黑龍江檔案，2021（1）：140-141.