高校科研經費流程信息化管理模式探討

［摘 要］科技是第一生產力，落實科研“放管服”政策，激發科研活力，對高校科研管理工作提出了更高的要求。文章從“放管服”政策落實對科研經費管理的要求出發，分析當前高校科研經費管理存在的問題，提出借助信息技術手段，以業務制度化、制度流程化、流程信息化為建設模式，建立高效、規范的科研管理工作機制，激發科研創新活力，提高科研產出效率。

［關鍵詞］業務制度化；制度流程化；流程信息化

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2023.01.016

［中圖分類號］F810.6；F232 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2023）01-0060-04

0" " "引 言

我國正處于經濟社會轉型的關鍵時期，科技創新是改革發展的動力，對于推動整個社會經濟發展具有非常重要的作用。近年來，隨著高等教育事業的蓬勃發展，高校承擔的科研項目大幅增長，2020年高校研究與試驗發展經費支出達1 882.5億元［1］，是我國科研事業發展的重要力量，在國家創新體系中占據重要地位。隨著科研“放管服”政策要求的不斷深入和發展，改革高校科研經費管理模式，平衡處理好“放”與“管”的關系，提高科研經費使用效率，激發科研創新活力，將科研成果轉化為現實生產力，不斷推動我國朝著科技創新國家的戰略目標發展，成為當前高校科研管理的重要任務。

1" " "“放管服”改革對高校科研經費管理的要求

1.1" "簡政放權

規范高校科研經費使用要求，簡化科研經費業務辦理、審批流程，擴大科研人員在經費管理使用上的自主權，為科研人員松綁，激發其創新動力。

1.2" "管放結合

建立完善的科研經費管理制度作為放權的保障，使科研業務有據可依，加強日常監督管理，做好內部風險防控，確保科研經費使用安全，強化項目績效考評。

1.3" "優化服務

借助現代信息技術，采用規范的電子化業務流程，提高科研業務立項、報銷、審批的服務效率，將管控措施融入優質服務中，為科研人員提供高效、便捷的服務，激發科研人員的積極性。

2" " "高校科研經費管理的現狀

2.1" "科研政策變化大，宣傳培訓不到位

2014年以來，我國陸續發布了《關于改進加強中央財政科研項目和資金管理的若干意見》（國發〔2014〕11號）、《關于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》（中辦發〔2016〕50號）、《國務院關于優化科研管理提升科研績效若干措施的通知》（國發〔2018〕25號）等文件。財政部、教育部等職能部門也出臺了一系列的科研相關政策，這些政策相互交叉，令高校經費使用者和經費管理者難以適應。一方面，政策更新太快，容易造成經費使用者和經費管理者對政策理解上的混亂。另一方面，新政策推出后缺乏充足的宣傳和培訓，科研經費使用者對政策缺乏了解，科研經費管理者難以把握好管理的尺度，容易造成雙方矛盾和沖突［2］。

2.2" "科研經費管理內部控制不健全，監管缺位

有的高校科研、財務部門未及時根據科研新政更新單位科研管理制度，且由于各職能部門間缺乏溝通，制定的相關制度不一致，使得科研人員在科研經費撥付、報銷時無所適從［3］。科研經費購置的資產管理不規范，部分科研經費購置的打印機、圖書等以材料入賬，未登記固定資產，對科研形成的專利、著作權、專有技術等無形資產缺乏管理，造成資產流失。

2.3" "信息不對稱，工作效率低

科研項目的管理內容主要包括項目申報、評審、立項、中檢、變更、結項等環節，而經費管理的內容主要包括項目經費到款查詢、統計、入賬、報銷等，貫穿于整個項目管理的全過程。但由于項目管理歸口科研部門，經費管理歸口財務部門，兩者之間存在脫節之處。科研處往往只關注技術層面，更多重視的是項目的申請以及各項獎勵，對于管理過程不夠重視，未能對經費的使用給予制度指引和有效監督。而科研經費具有專業性較強、金額大及種類繁多等特點，科研經費的下撥、使用、調整、結轉結余主要涉及科研、財務、資產、招標采購等部門，財務處因不參與項目運作，只是對經費使用支出情況進行審核，無法從項目本身對資金的籌集和運用全過程進行綜合管理和有效監督。相關部門之間缺乏有效聯動協同管理，對科研經費使用情況的了解存在著信息不對稱，存在時效延遲、進度停滯、流程重復等問題，影響科研工作效率。

2.4" "績效評價體系不科學，流于形式

高校科研項目管理普遍存在“重立項、輕執行，重成果、輕過程”現象，一般采用項目結項進行驗收審計的事后監督方式，大都用論文發表數量、影響因子、期刊等級等可量化的科研成果指標進行考核評價，未考慮不同科研項目的性質，缺乏過程考核，無法預防風險。

3" " "完善高校科研經費管理的措施

3.1" "常規業務制度化，強化過程監管

學校法規處應認真研究學習各項科研方針政策，深刻領會“放管服”政策精神。與科研、財務、資產等各職能部門通力協作，深入基層，開展精細化調研，傾聽廣大科研人員的心聲和訴求，了解科研人員項目執行及費用報銷的難點、痛點，梳理發現本校科研經費管理中的缺陷和不足，統籌兼顧，根據本校科研情況修訂完善管理制度，避免政出多門［4］。做好相關政策制度宣傳培訓，利用微信公眾號等途徑宣講新政策，普及財務常識及各項常規事項處理流程，建立常見問題的知識庫，自動回答科研人員的常見標準問題，統一財務報銷口徑和標準，如明確勞務費、差旅費的支出依據及支付標準，提升服務質量，讓科研人員報銷少走彎路［5］。

在科研經費使用中，加強事前指導、事中監管、事后考核，借助學校內部審計或外部第三方審計等監管部門，在項目的初期、中期、末期開展定期、不定期檢查，針對重大、重點科研項目開展全過程跟蹤審計，對外撥科研經費，發放勞務費、專家咨詢費，儀器設備、物資采購等業務開展專項檢查，建立問責機制，把監督管理作為一個有力的手段貫穿于科研經費管理過程的始終。

3.2" "業務制度流程化，規范使用經費

基于業財融合的管理理念，以科研業務管理為杠桿，梳理科研經費入款、報銷、審計等業務辦理流程，識別控制風險和關鍵控制點，明確各部門崗位職能和權限［6］。根據科研活動的特點和規律，打破部門的界限，按項目管理流程即“立項申請—項目執行—結項驗收”，分階段整合相關業務內容，優化科研經費業務管理，編寫業務流程清單，明確負責部門、業務事項名稱、類別，繪制業務流程表（如表1所示），為科研人員做好指引。

3.2.1" "立項申報

立項申報階段，請相關財務人員全程參與預算編制工作，彌補科研人員財務知識缺乏造成的預算不科學、不合理等問題。

3.2.2" "項目執行

在項目執行過程中，健全項目負責人責任制，放大科研人員的經費支配權，配備科研財務助理，簡化科研經費業務管理流程，精簡報銷事項審批環節，對國內差旅費、交通費嘗試實行包干制，改進科研儀器設備耗材招標、采購管理，可不采用政府集中采購，由學校自行采購和選擇評審專家，提高采購效率。建立限時辦結制度，縮短業務辦理和審批時間，提高審批效率，縮短業務辦理周期。

3.2.3" "結項驗收

項目結項時，由項目管理機構嚴格依據項目申報任務書進行一次性綜合績效評價，合并財務驗收和技術驗收，按照任務書的約定逐項考核結果指標完成情況。績效評價結果應作為項目調整、后續經費支持的重要依據，以及相關科研、管理人員和項目承擔單位、項目管理專業機構業績考核的參考依據。

3.3" "標準流程信息化，提升管理服務效率

以大數據和人工智能為代表的信息技術的快速發展，為科研經費管理模式的改變提供全新思路。信息管理中心應充分利用先進的信息技術和大數據資源，統籌規劃，構建一站式信息化服務平臺和線上辦公系統，梳理科研經費到款查詢、立項、報銷、預算調整、結題、績效考評、審計監督等業務流程，將科研、財務、資產等職能部門及項目負責人的職責權限、內控手段和管理理念嵌入信息化系統中，覆蓋科研項目立項申報、執行、驗收的全過程，為科研人員提供電子化審批報銷服務［7］。業務流、管理流、信息流、財務流相互匹配，實現數據流的暢通共享。

一體化平臺讓科研經費管理從管理為主轉向服務為主，建立業務驅動的科研經費管理模式，引入學校電商直采平臺或學校商旅平臺，通過平臺直接購買學校科研儀器設備、材料、差旅、會議服務等，進行財務交單、核算、審核、支付全流程一站式辦理。打破現有業務和財務間壁壘，并將差旅費、會議費報銷中的住宿費、交通補貼及伙食補助等各項財務管理制度與內控制度嵌入信息平臺，通過技術手段加強事前與事中的監督，智能識別經費使用的合理性、合法性、合規性，如采用國稅紙質發票、電子發票防偽功能防止虛假發票，實行財務報銷連號發票自動預警，防止通過拆分項目、拆分發票等方式規避監管。運用會計憑證電子化、影像化技術手段，形成電子檔案，并關聯財務網上查詢系統，便于查閱下載打印已報銷憑據［8］。運用電子化技術手段實現經濟業務的全程控制，將科研人員從財務報銷、提交各類材料等行政事務中解脫出來，徹底解決科研人員審批報賬難、查賬繁的問題，實現科研經費領域的“放管服”。

3.4" "績效評價科學化，激勵科研創新

根據科研項目的實際情況，進行績效分類評價，建立完善以科研創新力、社會影響力、貢獻度等關鍵指標作為評價標準，定量與定性相結合的績效評價體系，從投入產出視角進行績效管理評價［9］。并出臺高校層面的《科研經費使用監督條例》《科研經費違規處罰處分條例》和《科研誠信管理辦法》等文件，明確底線紅線，確保科研人員樹立風險防控意識，將學術道德作為績效考核的標準，建立科研項目主體誠信檔案。對科研管理中違規違紀的現象要嚴格、嚴肅處理，建立科研黑名單制度，對失信、違規人員在校內通報、警告，限制其以后評定職稱、申報課題；對誠信者進行獎勵，健全與崗位職責、工作業績、實際貢獻緊密聯系的分配激勵機制，增強科研人員的工作責任感。提高科研經費績效評價的全面性、科學性、導向性，營造寬松、規范、積極的科研環境，激發科研人員從事科學研究的積極性和主動性。

4" " "結 語

在“放管服”改革背景下，高校應抓住政策機遇，提升自身的科研管理水平，以業務制度化、制度流程化、流程信息化為建設模式，利用計算機和網絡技術構建信息化系統，把單位內控制度、手段和管理理念嵌入系統，建立既相互銜接又有效制衡的工作機制，實現科研經費的事前、事中、事后全過程管理。為科研人員營造良好的科研環境，提升科研管理服務效率和水平，激發科研活力，推動高校科研事業健康、高質量發展。

主要參考文獻

［1］國家統計局.2020年全國科技經費投入統計公報［Ｚ］.2020.

［2］周芩羽.內控構建視角下高校科研經費財務管理探討［J］.科技經濟市場，2020（5）：40-41.

［3］張亮.高校科研經費內部控制的問題及對策研究［J］.中國管理信息化，2020（24）：48-50.

［4］饒紅玉，向云.“放管服”改革背景下對高校科研經費財務管理問題分析［J］.當代會計，2020（8）：66-67.

［5］趙雪麗.放管服背景下的高校科研財務助理制度研究［J］.中阿科技論壇：中英文，2021（7）：80-82.

［6］李嬌，鄒軼君.基于業務驅動的高校科研經費管理模式探究［J］.教育財會研究，2020（2）：34-40.

［7］楊文靜，謝春紅.高校科研經費全過程管理流程構建——以北京市屬A大學為例［J］.經營與管理，2020（5）：93-96.

［8］劉高遠.新形勢下提升高校科研管理水平的思考［J］. 教育現代化，2020（37）：166-170.

［9］李伯志.“放管服”背景下高校科研經費財務管理研究［J］.中國總會計師，2019（12）：94-95.