醫(yī)院總務(wù)信息系統(tǒng)智能化的現(xiàn)狀及發(fā)展

［摘 要］醫(yī)院總務(wù)部門是全院各部門平穩(wěn)運行的基礎(chǔ)，提升總務(wù)的管理水平，提高總務(wù)的服務(wù)品質(zhì)，夯實總務(wù)的保障能力是醫(yī)院提升綜合競爭力的重要舉措。要實現(xiàn)上述目標(biāo)，總務(wù)管理必然要向精細化管理方向推進。隨著傳感器、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)分析、人工智能等技術(shù)的快速發(fā)展，信息化系統(tǒng)為總務(wù)管理的精細化、總務(wù)工作的智能化提供了解決方案。而總務(wù)信息系統(tǒng)的智能化是信息化中后期的重點，本文就醫(yī)院總務(wù)信息系統(tǒng)智能化的發(fā)展做了討論。

［關(guān)鍵詞］醫(yī)院總務(wù)；信息化；智能化；管理

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2023.01.027

［中圖分類號］TP315；R197.3 ［文獻標(biāo)識碼］A ［文章編號］1673-0194（2023）01-0104-04

0" " " 引 言

醫(yī)院后勤信息化管理，是一種將現(xiàn)代先進信息技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院后勤工作全過程的管理模式。一方面，可以促使醫(yī)院后勤管理相關(guān)工作朝著規(guī)范化和標(biāo)準化方向發(fā)展；另一方面，可以極大地提高醫(yī)院后勤管理的工作效率，大幅度降低管理成本。基于上述優(yōu)勢，諸多醫(yī)院已經(jīng)開始了醫(yī)院后勤信息化建設(shè)，并且已經(jīng)取得了一定的成效［1］。但醫(yī)院后勤信息系統(tǒng)的智能化尚處在起步階段，國內(nèi)學(xué)術(shù)界尚未提出較為具體的智能化的應(yīng)用框架或模型［2］。

1" " "醫(yī)院總務(wù)管理信息化發(fā)展現(xiàn)狀

馬中文［3］等對國內(nèi)158所醫(yī)院的后勤信息化建設(shè)應(yīng)用狀況進行調(diào)查，調(diào)查結(jié)果顯示，當(dāng)前我國醫(yī)院后勤信息化應(yīng)用普及情況較低，且存在較大的差異性。業(yè)務(wù)應(yīng)用內(nèi)容中最高為基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施管理，最低為房屋及空間管理。

在醫(yī)院總務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)工作中，一方面，完全定制的信息系統(tǒng)成本高；另一方面，醫(yī)院總務(wù)信息系統(tǒng)使用者非信息系統(tǒng)相關(guān)專業(yè)人士，總務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)還是以供應(yīng)商提供的方案為主。而供應(yīng)商非實際使用者，信息系統(tǒng)是否好用，是否適配某醫(yī)院，他們并不了解。信息系統(tǒng)建成后，前期有供應(yīng)商駐點幫助，離開了廠家工程師，信息系統(tǒng)用得不多，后期質(zhì)保期一過，信息系統(tǒng)也就不用了。不從自身管理需求出發(fā)，盲目跟風(fēng)式的信息系統(tǒng)建設(shè)造成了目前系統(tǒng)不好用、不實用、不想用的尷尬局面。圍繞“安全、質(zhì)量、服務(wù)、節(jié)約”主體，深刻剖析影響后勤工作效率，質(zhì)量以及滿意度因素的基礎(chǔ)上，認真聽取臨床科室的建議，積極引進新技術(shù)、新設(shè)備及新的管理手段、切實提升后勤服務(wù)管理水平才是信息系統(tǒng)建設(shè)的核心［4］。

由于我院總務(wù)信息化建設(shè)需求的提出時段不同，加之受資金預(yù)算的限制，以及供應(yīng)商技術(shù)的局限性等因素影響，總務(wù)信息系統(tǒng)呈現(xiàn)小而多的現(xiàn)狀。目前醫(yī)院總務(wù)信息系統(tǒng)包括水電能源計量系統(tǒng)、氧氣計量系統(tǒng)、VRV空調(diào)集中控制系統(tǒng)、樓宇自控系統(tǒng)、后勤報修管理系統(tǒng)、物資管理系統(tǒng)、辦公流程管理系統(tǒng)、食堂訂餐系統(tǒng)等。這些系統(tǒng)獨立運行，各司其職，雖能滿足班組日常工作需要，但對于總務(wù)部門的管理者并不友好，要了解相應(yīng)的情況需要打開相應(yīng)的軟件，沒有數(shù)據(jù)上的連通，也沒有對數(shù)據(jù)背后的規(guī)律和意義的整合、挖掘。這是醫(yī)院總務(wù)信息化發(fā)展的初期階段，即完成簡單的統(tǒng)計匯總工作，距離智能化還存在很大差距。

1.1" "能耗計量系統(tǒng)

我院目前有水電能源計量及臨床氧氣計量系統(tǒng)，主要作用為每月出具各科室計量報表，供財務(wù)科成本核算用。信息系統(tǒng)的主要功能為采集計量表數(shù)據(jù)，統(tǒng)計數(shù)據(jù)等基礎(chǔ)的信息處理功能。對數(shù)據(jù)挖掘不深，數(shù)據(jù)的可視化效果較差，對管理者的決策支持有限。醫(yī)院管理者希望能夠了解到當(dāng)前或某一階段的能耗是否正常，能耗的增長或減少的原因，醫(yī)院內(nèi)是否存在跑冒漏滴的情況，制定的節(jié)能KPI完成情況，以及各科室的節(jié)能空間等。

1.2" "設(shè)備管理系統(tǒng)

我院的設(shè)備管理信息系統(tǒng)有VRV空調(diào)集中控制系統(tǒng)、樓宇自控系統(tǒng)、物資管理系統(tǒng)等，控制系統(tǒng)注重對設(shè)備的可監(jiān)可控，物資管理系統(tǒng)則注重設(shè)備臺賬管理。各系統(tǒng)之間沒有數(shù)據(jù)信息的流通，查看設(shè)備現(xiàn)狀進入控制系統(tǒng)，查看歷史維修成本進入物資管理系統(tǒng)，查看歷史維修記錄進入報修管理系統(tǒng)。想要全面了解一個設(shè)備的全生命周期狀況需要在多個信息系統(tǒng)中收集相關(guān)信息。作為管理者既要實時掌握設(shè)備運行狀況，又要在設(shè)備出狀況時，及時作出反應(yīng)和指導(dǎo)。這就對設(shè)備管理系統(tǒng)的智能化提出了更高的要求。

1.3" "人員管理系統(tǒng)

涉及人員管理的信息系統(tǒng)為報修管理系統(tǒng)，接收來自臨床的工單、派單、維修結(jié)束確認。通過系統(tǒng)可了解到待派單量，已派單待維修量，正在維修的工單量。可統(tǒng)計各班組月度工單數(shù)，年度工作量。但實際在人員管理中，將工單數(shù)作為工作量進行考核不合理，就像計算總價少了單價就計算不出一樣。對于不同的工單沒有指導(dǎo)工時，一個維修工單拆分成多個維修工單，看似工單數(shù)量多，但實際工作量不多。醫(yī)院總務(wù)的績效考核缺乏靈活性，沒有政策支持的績效考核也很難實現(xiàn)。

2" " "醫(yī)院總務(wù)管理信息化系統(tǒng)智能化探討

醫(yī)院的后勤信息化建設(shè)，必須以提高服務(wù)水平為目標(biāo)，當(dāng)前一些醫(yī)院后勤信息化建設(shè)存在效仿跟風(fēng)現(xiàn)象，產(chǎn)生的效果卻不盡如人意，由于信息化建設(shè)本身需要大量投入，在資金不足的情況下盲目投入，這種信息化建設(shè)完全沒必要，還浪費了大量的人力、物力、財力。因此，醫(yī)院后勤信息化在建設(shè)過程中不能盲目跟隨潮流，不能只是面子工程，要以提高管理水平和服務(wù)水平為目標(biāo)［5］。現(xiàn)有的總務(wù)系統(tǒng)只是從自動抄表、統(tǒng)計等計算機容易替代人工的方面著手，降低人工成本，提升人員效率。但對運行數(shù)據(jù)的深入挖掘不夠，對總務(wù)決策的支持不夠，系統(tǒng)化智能化程度不夠。

醫(yī)院總務(wù)管理的目標(biāo)是高穩(wěn)定性、高品質(zhì)、低成本，管理內(nèi)容分為人、財、物、信息的管理，提升人員效率，降低綜合支出，實現(xiàn)物盡其用，信息通暢。每一個方面都有改善的空間，每一個細節(jié)都有研究的必要。總務(wù)管理信息化的發(fā)展方向?qū)⑹歉到y(tǒng)化、更智能化。

利用信息化的方式對總務(wù)物資進行精細化統(tǒng)計和管理，作為提供數(shù)據(jù)信息終端為總務(wù)管理制訂方案提供數(shù)據(jù)支持。更重要的是隱含在物資及保障能力的層面下，通過實時地感知與深入地分析運營狀態(tài)，獲取隱藏在數(shù)據(jù)表面下不易察覺的信息，供管理人員及維修人員參考，輔助其決策。甚至在強人工智能條件下，直接生成維修方案并執(zhí)行。在這種條件下，智能化信息系統(tǒng)將直接融入總務(wù)管理中［6］。

2.1" " "能源監(jiān)測系統(tǒng)智能化

水電能源計量系統(tǒng)雖能夠自動編制報表，但對于醫(yī)院內(nèi)是否有漏損，漏損區(qū)域在哪里無法準確判斷，目前用電異常報警等系統(tǒng)不具備這些功能，而這些功能的實現(xiàn)需要更多的傳感器，需要對歷史數(shù)據(jù)的深入挖掘，需要制定相應(yīng)的報警策略。這就要求系統(tǒng)功能從簡單的統(tǒng)計匯總向智能化管理發(fā)展。醫(yī)院總務(wù)的班組人員學(xué)歷普遍不高，對數(shù)據(jù)的處理、分析能力有限，能利用的數(shù)理統(tǒng)計、數(shù)據(jù)分析工具也有限。通過智能化的總務(wù)信息化系統(tǒng)，完成較為復(fù)雜的統(tǒng)計分析，輸出一個簡單易懂的報警信息，既可以提升原有工人的工作能力，又可以降低后續(xù)工人招聘的學(xué)歷需求，從而控制或者減少人工成本支出。信息化系統(tǒng)全天候預(yù)警能夠?qū)ぷ髦械膯栴}早發(fā)現(xiàn)早處理，減少醫(yī)院能源損失。我院曾有一處室外供水管道漏水，因埋在地下深處未能及時發(fā)現(xiàn)，造成了大量水資源的浪費和局部的水土流失。因此，從節(jié)約能源的角度來說，能源監(jiān)測系統(tǒng)智能化具有重大現(xiàn)實意義，可及時排查院內(nèi)跑漏滴冒情況，提升能源的利用效率。利用信息系統(tǒng)的智能化優(yōu)化用電資源，例如，做好三相平衡，無功補償，配電柜用電配置，對電流大但實際線路截面小的供電線路進行更換，對配電柜負載進行均衡，延長使用壽命，進一步提升用電安全。

2.2" "設(shè)備管理智能化

設(shè)備管理系統(tǒng)應(yīng)該不僅僅是對設(shè)備的狀態(tài)監(jiān)測和對設(shè)備的遠程控制，也應(yīng)該包含設(shè)備臺賬的維護，維保維修記錄的存檔，巡查記錄的管理，是對設(shè)備的全生命周期管理。通過綜合分析維保維修記錄，歷史運行數(shù)據(jù)，改進原有維保計劃，將固定期限維保方案移除，既不要“過度維保”，導(dǎo)致人力物力的浪費；也不要“維保不足”，失去預(yù)防性維修的意義。通過設(shè)備管理智能化系統(tǒng)，提供精細化、個性化的維保方案，提升設(shè)備的利用率，提高設(shè)備的可靠性，減少因故障造成的緊急停機情況。設(shè)備的智能化管理利用更豐富的實時狀態(tài)監(jiān)測數(shù)據(jù)，歷史運行數(shù)據(jù)，歷史維修記錄等，通過人工智能（專家系統(tǒng)）、大數(shù)據(jù)、機器學(xué)習(xí)等技術(shù)建立故障模型，運用智能算法對故障進行預(yù)警，對維修提出建議。提升故障排查效率，加快維修進度，降低故障檢修難度，員工通過簡單的培訓(xùn)就能處理大部分故障，降低對經(jīng)驗工的需求，有希望進一步降低人力成本。降低緊急情況的發(fā)生率，減少故障風(fēng)險造成的損失，減少對臨床的影響，提升后勤保障能力，一旦發(fā)生緊急故障停電停氣等都會對醫(yī)院造成嚴重后果。從風(fēng)險控制的角度，利用信息系統(tǒng)的智能化，將風(fēng)險可能造成的大損失降低為小損失，將風(fēng)險發(fā)生的概率進一步降低。例如，電機軸承的機械損壞是一個長時間的過程，但往往發(fā)現(xiàn)電機故障或者電機燒毀時已經(jīng)是嚴重后果。通過總務(wù)信息系統(tǒng)智能化，監(jiān)測電機振動，及時預(yù)警軸承磨損，完善電機保養(yǎng)，智能預(yù)警更換軸承時間，可避免造成大的損失，降低維修成本，減少維修時間，將設(shè)備故障風(fēng)險對臨床的影響降到最低。

2.3" "物資管理智能化

物資管理的智能化是通過信息化系統(tǒng)，對物資數(shù)量、物資采購需求進行智能化管理。總務(wù)物資需求存在季節(jié)性、間斷性需求等特點，例如，夏天對帳篷、風(fēng)扇、空調(diào)等的需求會急速增加，某一批燈壽命到期時會有數(shù)量較多的燈需要更換，這就對庫存管理提出了新要求。智能化不是簡單對物資數(shù)量不到某一閾值進行預(yù)警，而是綜合季節(jié)因素、物資消耗速度因素、物資采購周期因素等多種因素，建立綜合計算模型，提出采購建議，完成物資智能化管理。

2.4" "人員管理智能化

后勤人員管理智能化是通過信息化系統(tǒng)，科學(xué)配置人員，合理安排工作，實時反饋工作狀態(tài)，定期整理工作績效，調(diào)動員工的主觀能動性，改變原有的吃“大鍋飯”“干好干壞都一樣”的觀念。在總務(wù)工作中，面對水管爆管、惡劣天氣需要緊急調(diào)動人員處理，可利用人員管理的信息化系統(tǒng)，實時了解每位職工的工作狀態(tài)，對于人力調(diào)動做到實時掌握。對技術(shù)工人的智能管理，包括上崗證、特種作業(yè)證等的期限管理，員工技術(shù)評價，專長總結(jié)庫。在故障維修時，總務(wù)信息系統(tǒng)通過員工管理數(shù)據(jù)庫推送最適合的技術(shù)工人。通過智能化系統(tǒng)，實現(xiàn)多維度、多方面的績效考核辦法，不僅考核工單的數(shù)量，還包括臨床的評價，工單的難易程度及總耗時，維修的經(jīng)濟性，返修率等，提升總務(wù)部門的整體保障能力和工作效率。

2.5" "信息管理的智能化

將醫(yī)院總務(wù)所有信息化系統(tǒng)集成為一個大系統(tǒng)，既不科學(xué)，也不經(jīng)濟。將現(xiàn)有過于分散的信息系統(tǒng)進行整理集中，集中后的系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)信息進行標(biāo)準化流通。減少不必要的重復(fù)輸入，避免多個系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)修改遺漏。信息數(shù)據(jù)整合的智能化，為總務(wù)管理者提供了決策依據(jù)。我院現(xiàn)有的氧氣流量計量系統(tǒng)能夠?qū)崟r顯示各樓層用氧流量，但無法判斷管路是否有漏。如果能夠調(diào)用財務(wù)數(shù)據(jù)中的吸氧收入，利用數(shù)理統(tǒng)計方法，建立起實際收入與理論用氧量之間的關(guān)系模型，當(dāng)理論用氧量明顯小于實際用氧量時，那么就可以做出氧氣管道漏氣預(yù)警，早排查，早發(fā)現(xiàn)，早處理，降低醫(yī)院損失。

3" " "總 結(jié)

醫(yī)院總務(wù)信息系統(tǒng)的智能化不同于現(xiàn)有的信息系統(tǒng)，現(xiàn)有的信息系統(tǒng)以某一單項的閾值控制作為報警條件，超過或低于設(shè)定閾值就報警，智能化的信息系統(tǒng)是收集更豐富的數(shù)據(jù)，包括實時數(shù)據(jù)及歷史數(shù)據(jù)，設(shè)備運行數(shù)據(jù)及環(huán)境數(shù)據(jù)，利用人工智能、機器學(xué)習(xí)等技術(shù)，建立故障模型，通過智能算法發(fā)出預(yù)警信息，提出維修建議和節(jié)能方案等。醫(yī)院總務(wù)信息系統(tǒng)智能化不是一蹴而就的，不是購買了某個供應(yīng)商的系統(tǒng)就能完成的，擁有一套智能化的信息系統(tǒng)不等于醫(yī)院總務(wù)管理智能化。醫(yī)院總務(wù)信息系統(tǒng)的智能化是對總務(wù)管理制度、流程規(guī)范、業(yè)務(wù)處理等核心內(nèi)容的加強與提升，不是為了智能化而智能化。

人工智能（專家系統(tǒng)）需要大量的數(shù)據(jù)樣本并不斷地進行模型訓(xùn)練，現(xiàn)階段的信息系統(tǒng)會收集一部分數(shù)據(jù)，而每一個新故障或新問題的出現(xiàn)對數(shù)據(jù)樣本會有新的需求，需增加傳感器或提高采集頻率。因此，總務(wù)信息系統(tǒng)的智能化是一個漫長的過程，而在此過程中也會遇到諸多困難。例如，總務(wù)部門在醫(yī)院內(nèi)不如臨床科室受重視，信息系統(tǒng)的提升優(yōu)化相關(guān)經(jīng)費會受到限制；總務(wù)信息系統(tǒng)的智能化不是一個立竿見影，能立馬帶來收入或降低支出的手段，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層對此重視程度不高。再有就是缺乏相應(yīng)的人才去打磨反饋智能化系統(tǒng)，供應(yīng)商不會一直駐扎在醫(yī)院，總務(wù)信息系統(tǒng)的使用者需要發(fā)現(xiàn)需要優(yōu)化的內(nèi)容，反饋優(yōu)化建議，從而完善智能化系統(tǒng)。最終的目的是實現(xiàn)更高的總務(wù)服務(wù)保障水平，提升醫(yī)院的綜合競爭力。

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