基建檔案紙質檔案與電子檔案并行管理

崔秀云

(甘肅省氣象局 ，甘肅蘭州 730020)

0 引言

科技的腳步發展逐漸加快,而電子信息化建設科技也應用于了全行各業當中,特別是檔案管理方面得到了電子技術的推進,基建檔案才完成了傳統紙張和電子文檔的融合,而各自的管理功能也得到了實現才能夠做到并行管理,也給基建提供了更為理想的信息管理基礎。盡管當前的中國仍然處于數字化時代當中,大部分的電子文檔仍然要有紙質文檔補充,在并行管理下可以進行互補,是重要的管理與應用模式。

1 紙質檔案與電子檔案并行的重要意義

1.1 紙質檔案管理特點

在信息技術社會發展當中,電子產品文檔和紙張文檔相互之間都有著各種不同的優點并需要互相配合,因此相對于電子文檔而言,紙張文檔既有著固定的屬性特點,也擁有著相應的載體依附性[1]。文檔對人們整個社會生活來說也進行了記載,它包含著文檔在原生信息內容方面的價值,它也是文檔本身的物化表現形式,中國紙質檔案的發展史也相當久遠,其承載著信息與歷史的變遷。結合檔案的實質而言,是一個社會現象,因為以前檔案的形成和傳承都是以紙質的形態出現,它也就構成了檔案信息和載體統一,屬于社會重要的一種信息資源。由于紙質文檔具有信息與載體之間相互依賴的特性,其也能夠對數據的原始性進行記載,從而體現了信息內容的真實性。紙質檔案具備原生信息上的特色,其和其自身載體形成了紙質檔案獨有的憑證作用。結合產生的歷史過程與后果來看,紙質文檔是在使用電子檔案時進行了直接轉化產生的,它對歷史情況做出了全面客觀的記載,并具有使人信服的原始歷史憑證效果。它與文檔信息系統互為基礎,對信息進行記錄,基于一定的要求之下對實物材料做出完成的實物材料,同時把形成的材料逐一錄入在文檔里面并加以標注,比如指定的文書或者具有法律效果的簽名印章,這都反映出了文檔在原始形成時痕跡,而紙質文檔的原始憑證作用是電子文檔沒有方法替代的。采用手工的模式對紙質文檔進行管理相對于電子文檔而言,在對于承載信息的處理上并不具有明顯優越性,不過由于它所固有的原始特性遠比電子文檔更為出色。例如將內容與載體信息集中在一起,而紙張和附著的材質更具有穩定性,使得人們能夠有理由地相信紙質文檔還是能夠反映出人類的歷史活動。當沒有辦法針對電子文檔所具有的長久性與證據性質加以判斷的時候,就必須結合檔案工作人員職業精神的視角來分析,而不可以簡單地把傳統檔案管理模式給拋棄。

1.2 電子檔案具備的特性

當前基建電子檔案管理工作大多是采用光盤載體來完成并報送系統的,而光盤歸檔工作主要是靠的是對計算機設備的讀取以及管理,然后再經由這種模式上傳到人力資源管理軟件中。[2]在這種處理過程中,必須把基建文檔資源和機讀模式等作為重要物質對象,通過微機來對歸檔文獻信息加以搜集和整理,并經過各個階段的機械加工,使之能夠轉換成微機軟件形態的二次文獻信息。而電子文檔所涉及的內容一般是電子公文和電子圖表等,因此相對于紙質文檔來說,電子文檔的特點就更加突出。

(1)電子檔案管理可以更加的快捷與準確,其可以通過文字和圖片收集的方式對于信息內容進行表達,并且能夠做到一次性錄入,重復性使用,可以更方便文字的查找和利用。

(2)電子文檔具備著信息共享性,其可以利用計算機管理軟件模式,在同一個時間段之中可以供管理人員與用戶來進行共同閱讀與使用,不會受到時空限制。

(3)采取光盤來進行存儲,光盤存儲的密度多要比紙質檔案理想。

1.3 兩種模式檔案管理的特點

根據紙質檔案與電子檔案不同的特性,再加上當前國家在電子基建檔案上的實際管理狀況,在未來的一段時間之內,電子檔案還不能夠將傳統紙質檔案模式完全替代,但紙質檔案正在向電子文檔方向逐步發展,屬于必然的趨勢。紙質檔案管理還存在著一些的局限,比如隨著時間推移紙質檔案會有一定的印跡現象,同時還會收到環境溫度和空氣質量的影響,此外,也可能會出現紙質檔案的流失情況,從而需要重新把電子文檔導入到檔案管理里面。目前,基建電子文檔信息大多是利用互聯網或者光盤等方式進行傳輸和存儲的,因為這樣才能夠對同一即將領域中不同的檔案資料與數字資源或者圖片等信息有所保留,在通過手機或者篩選系統的過程中都會轉變成通過計算機軟件對二次文獻信息加以鑒別[3]。在一個方面也就是在時間利用率上的特點,在基建檔案中和其他領域文檔也有著不同,在很多情形下都要針對文本、音頻和圖片等內容加以錄入,而因為傳統的紙質模式無法實現這些功能,于是電子文檔也就應運而生,利用多次錄入和傳遞就可以進行電子文檔的補充與使用。但在另一方面,也是由于信息資源共享的特點,基建領域中在電子文檔上能夠不區分時間和空間的,通過多個使用者來進行資訊的共享閱讀和利用,并且降低了等待的時長。

2 檔案管理電子檔案管理應注意的問題

紙質文檔相對而言具有更高的穩定性,但電子文檔整體的載體穩定性并不理想,易于損毀,所以歸檔工作十分重要。為了可以更好的防止出現數據損失的狀況,需要制作出幾個不同的檔案進行備份保存,這樣提升了工作量也加大了光盤存儲的數量。而作為電子檔案的指導機關,與有關主管部門都必須對于電子歸檔信息管理工作加以統籌,對于實施歸檔的地方收錄了屬于電子歸檔信息的集合點,也必須有指導機關來對于合格性加以檢驗,并進行電子檔案的歸檔和管理工作。檔案指導部門也必須做好建立個人電子檔案系統的思想引導工作,同時從源頭上對于電子文檔質量做好監管。電子檔案有著時效性,與此同時需要對使用效率加強重視,相比于其他領域的檔案來說,大部分情況下還是要依靠聲音與圖像來進行記錄的,因為應用傳統紙質檔案會受到局限,也不容易對于信息進行整合,所以采取電子檔案記錄與整合的時候就有了良好的契機,電子檔案管理模式可以實現多次的記錄與輸出,還可以保證電子檔案信息的管理上更加完善,為后續的發展以及信息的利用提供更加便利的條件。

2.1 做好電子檔案上的制作,加強工作人員管理

任何管理工作的成功開展,都離不開人員的支撐和協助。而管理人員專業素質及其綜合素養,也直接關系到管理工作的效果及其品質[4]。不過,就部分基層建設檔案保存與管理工作情況來看,部分管理人員的素養也亟需提高。由于電子文檔大多都是采用他人意見制作的,其保存與檢索處理工作都是要根據他人意圖完成,因此檔案管理工作工作人員往往沒有實戰的機會,而且由于新信息存儲技術的應用,也導致電子文檔保存與管理工作的形式也出現了變化,管理者們很容易適應不了管理與工作模式的轉變。大數據背景下的基礎工程檔案管理工作,對管理者提出了比較嚴格的技術能力要求,員工不但要了解相關大數據管理技術的基本知識,還必須掌握一定的計算機處理技能。不過,很多的工程檔案管理員工在大數據管理技能運用上,也面臨著掌握欠缺的現狀,所以針對參加電子檔案制作與管理工作人員都要做好培訓。因為電子歸檔和紙質文檔是不可以相互替代的,所以在完善電子歸檔流程的管理體系的時候,必須進行全程的審核,必須全面進行策劃和建設,進行各個環節的職能規范和分類,構建起相應的歸檔管理體系。而在基建檔案管理的時候,也就必須和未來的新型文檔載體技術加以融合,特別是在目前的紙質文檔與電子檔案技術共同發展并相互依存的階段,就必須進行更加嚴格的質量考核和標準化管理,避免出現負面事故。對于基建檔案管理來說,需要每年做好檔案管理人員的培訓,豐富電子檔案管理培訓的內容,使基層檔案員可以有豐富的知識水平。

2.2 完善電子檔案過程的管理制度

利用電子檔案的便捷之處比較多,但是由于各種用戶與形式存在差異,所以會為電子檔案管理造成隱患。需要做好電子檔案的管理,并且進行開發利用,健全電子檔案管理制度。電子檔案在歸檔的內容和范圍上,相對于紙質內容而言都存在著相當大的不同,因此必須進行準確無誤的規定,在存檔的時候要求政府相關的技術指導部門針對電子文檔內容進行全面、仔細的抽查,而針對不符合規定的內容,要明確具體的方法。開展建設檔案管理工作的時候,采用最新技術的方法更有利于相關工作的進展,也有助于富裕了建設中檔案管理工作的生機和活力,與此同時也給建設檔案管理工作提供了新的發展思路。隨著當前國家基礎工程進展的速度越來越快,在對于電子檔案管理水平上也將大大提高,成為一個全新的載體檔案,需要對傳統紙質模式加以替代,不過由于這個趨勢同時又會受各種原因的影響和限制,特別是對于電子檔案還不能充分地對自身弊端加以解決,尤其是在進行紙質檔案管理的時候還不能充分滿足現代化模式,還需要經過一段時間的發展與當前發展態勢相互適宜,在這種過程當中,關于電子檔案的管理協調和處理與適合紙質檔案呈現互相關系和協同發展的關系。

2.3 做好電子檔案管理制度的個性和創新

因為基建檔案保存工作的時候,主要是為了確保建設過程中以及在施工后的幾十年來都能夠處理好突發狀況,并且防止發生沖突,以及在很久以后才能進行有據可查,而針對在實際的工作流程中不管是電子文檔或者紙質檔案,都需要滿足服務到位。在這個情形下也需要做到取長補短、揚長避短,在開展實際建設檔案管理的時候,就應該滿足并與時代同步,再根據中國傳統的紙質文檔實行電子管理系統,針對簽字與會簽等都要具備實物證明,在將其制成電子檔案之后,就需要依照標準分類來做好紙質檔案的歸類管理,這樣也能夠對不同檔案的缺點進行彌補,對于基建檔案做好雙重保障。針對二種建檔的工作模式進行了優化,以確保國家基建檔案管理工作人員能夠把國家檔案資源優勢充分發揮起來,同時結合現實情況來進一步豐富檔案管理形式,對考評制度進行了落實,加強兩種模式的并行管理,防止發生突出問題,另外,在對于檔案管理的時候,要通過專業培訓不斷的提升專業上的知識與技能,做好檔案管理人員的行為規范,提升檔案管理人員的管理意識,充分將管理優勢發揮出來,使檔案管理效果更加理想。

3 結語

綜上所述，目前信息資源與技術都得到了迅猛發展，信息化的產業占據全球不同領域之中的比例也越來越大，與此同時，其也對于中國經濟發展起到推動作用。在基建檔案管理過程中，需要做好滿足管理方式的先進與完善理念，做好電子檔案與紙質檔案的并行研究，并且結合實際情況來制定出配套的制度，這樣可以更加科學有利的實現基建的發展。