基建檔案紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理

崔秀云

(甘肅省氣象局 ，甘肅蘭州 730020)

0 引言

科技的腳步發(fā)展逐漸加快,而電子信息化建設(shè)科技也應(yīng)用于了全行各業(yè)當(dāng)中,特別是檔案管理方面得到了電子技術(shù)的推進(jìn),基建檔案才完成了傳統(tǒng)紙張和電子文檔的融合,而各自的管理功能也得到了實現(xiàn)才能夠做到并行管理,也給基建提供了更為理想的信息管理基礎(chǔ)。盡管當(dāng)前的中國仍然處于數(shù)字化時代當(dāng)中,大部分的電子文檔仍然要有紙質(zhì)文檔補(bǔ)充,在并行管理下可以進(jìn)行互補(bǔ),是重要的管理與應(yīng)用模式。

1 紙質(zhì)檔案與電子檔案并行的重要意義

1.1 紙質(zhì)檔案管理特點

在信息技術(shù)社會發(fā)展當(dāng)中,電子產(chǎn)品文檔和紙張文檔相互之間都有著各種不同的優(yōu)點并需要互相配合,因此相對于電子文檔而言,紙張文檔既有著固定的屬性特點,也擁有著相應(yīng)的載體依附性[1]。文檔對人們整個社會生活來說也進(jìn)行了記載,它包含著文檔在原生信息內(nèi)容方面的價值,它也是文檔本身的物化表現(xiàn)形式,中國紙質(zhì)檔案的發(fā)展史也相當(dāng)久遠(yuǎn),其承載著信息與歷史的變遷。結(jié)合檔案的實質(zhì)而言,是一個社會現(xiàn)象,因為以前檔案的形成和傳承都是以紙質(zhì)的形態(tài)出現(xiàn),它也就構(gòu)成了檔案信息和載體統(tǒng)一,屬于社會重要的一種信息資源。由于紙質(zhì)文檔具有信息與載體之間相互依賴的特性,其也能夠?qū)?shù)據(jù)的原始性進(jìn)行記載,從而體現(xiàn)了信息內(nèi)容的真實性。紙質(zhì)檔案具備原生信息上的特色,其和其自身載體形成了紙質(zhì)檔案獨(dú)有的憑證作用。結(jié)合產(chǎn)生的歷史過程與后果來看,紙質(zhì)文檔是在使用電子檔案時進(jìn)行了直接轉(zhuǎn)化產(chǎn)生的,它對歷史情況做出了全面客觀的記載,并具有使人信服的原始?xì)v史憑證效果。它與文檔信息系統(tǒng)互為基礎(chǔ),對信息進(jìn)行記錄,基于一定的要求之下對實物材料做出完成的實物材料,同時把形成的材料逐一錄入在文檔里面并加以標(biāo)注,比如指定的文書或者具有法律效果的簽名印章,這都反映出了文檔在原始形成時痕跡,而紙質(zhì)文檔的原始憑證作用是電子文檔沒有方法替代的。采用手工的模式對紙質(zhì)文檔進(jìn)行管理相對于電子文檔而言,在對于承載信息的處理上并不具有明顯優(yōu)越性,不過由于它所固有的原始特性遠(yuǎn)比電子文檔更為出色。例如將內(nèi)容與載體信息集中在一起,而紙張和附著的材質(zhì)更具有穩(wěn)定性,使得人們能夠有理由地相信紙質(zhì)文檔還是能夠反映出人類的歷史活動。當(dāng)沒有辦法針對電子文檔所具有的長久性與證據(jù)性質(zhì)加以判斷的時候,就必須結(jié)合檔案工作人員職業(yè)精神的視角來分析,而不可以簡單地把傳統(tǒng)檔案管理模式給拋棄。

1.2 電子檔案具備的特性

當(dāng)前基建電子檔案管理工作大多是采用光盤載體來完成并報送系統(tǒng)的,而光盤歸檔工作主要是靠的是對計算機(jī)設(shè)備的讀取以及管理,然后再經(jīng)由這種模式上傳到人力資源管理軟件中。[2]在這種處理過程中,必須把基建文檔資源和機(jī)讀模式等作為重要物質(zhì)對象,通過微機(jī)來對歸檔文獻(xiàn)信息加以搜集和整理,并經(jīng)過各個階段的機(jī)械加工,使之能夠轉(zhuǎn)換成微機(jī)軟件形態(tài)的二次文獻(xiàn)信息。而電子文檔所涉及的內(nèi)容一般是電子公文和電子圖表等,因此相對于紙質(zhì)文檔來說,電子文檔的特點就更加突出。

(1)電子檔案管理可以更加的快捷與準(zhǔn)確,其可以通過文字和圖片收集的方式對于信息內(nèi)容進(jìn)行表達(dá),并且能夠做到一次性錄入,重復(fù)性使用,可以更方便文字的查找和利用。

(2)電子文檔具備著信息共享性,其可以利用計算機(jī)管理軟件模式,在同一個時間段之中可以供管理人員與用戶來進(jìn)行共同閱讀與使用,不會受到時空限制。

(3)采取光盤來進(jìn)行存儲,光盤存儲的密度多要比紙質(zhì)檔案理想。

1.3 兩種模式檔案管理的特點

根據(jù)紙質(zhì)檔案與電子檔案不同的特性,再加上當(dāng)前國家在電子基建檔案上的實際管理狀況,在未來的一段時間之內(nèi),電子檔案還不能夠?qū)鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案模式完全替代,但紙質(zhì)檔案正在向電子文檔方向逐步發(fā)展,屬于必然的趨勢。紙質(zhì)檔案管理還存在著一些的局限,比如隨著時間推移紙質(zhì)檔案會有一定的印跡現(xiàn)象,同時還會收到環(huán)境溫度和空氣質(zhì)量的影響,此外,也可能會出現(xiàn)紙質(zhì)檔案的流失情況,從而需要重新把電子文檔導(dǎo)入到檔案管理里面。目前,基建電子文檔信息大多是利用互聯(lián)網(wǎng)或者光盤等方式進(jìn)行傳輸和存儲的,因為這樣才能夠?qū)ν患磳㈩I(lǐng)域中不同的檔案資料與數(shù)字資源或者圖片等信息有所保留,在通過手機(jī)或者篩選系統(tǒng)的過程中都會轉(zhuǎn)變成通過計算機(jī)軟件對二次文獻(xiàn)信息加以鑒別[3]。在一個方面也就是在時間利用率上的特點,在基建檔案中和其他領(lǐng)域文檔也有著不同,在很多情形下都要針對文本、音頻和圖片等內(nèi)容加以錄入,而因為傳統(tǒng)的紙質(zhì)模式無法實現(xiàn)這些功能,于是電子文檔也就應(yīng)運(yùn)而生,利用多次錄入和傳遞就可以進(jìn)行電子文檔的補(bǔ)充與使用。但在另一方面,也是由于信息資源共享的特點,基建領(lǐng)域中在電子文檔上能夠不區(qū)分時間和空間的,通過多個使用者來進(jìn)行資訊的共享閱讀和利用,并且降低了等待的時長。

2 檔案管理電子檔案管理應(yīng)注意的問題

紙質(zhì)文檔相對而言具有更高的穩(wěn)定性,但電子文檔整體的載體穩(wěn)定性并不理想,易于損毀,所以歸檔工作十分重要。為了可以更好的防止出現(xiàn)數(shù)據(jù)損失的狀況,需要制作出幾個不同的檔案進(jìn)行備份保存,這樣提升了工作量也加大了光盤存儲的數(shù)量。而作為電子檔案的指導(dǎo)機(jī)關(guān),與有關(guān)主管部門都必須對于電子歸檔信息管理工作加以統(tǒng)籌,對于實施歸檔的地方收錄了屬于電子歸檔信息的集合點,也必須有指導(dǎo)機(jī)關(guān)來對于合格性加以檢驗,并進(jìn)行電子檔案的歸檔和管理工作。檔案指導(dǎo)部門也必須做好建立個人電子檔案系統(tǒng)的思想引導(dǎo)工作,同時從源頭上對于電子文檔質(zhì)量做好監(jiān)管。電子檔案有著時效性,與此同時需要對使用效率加強(qiáng)重視,相比于其他領(lǐng)域的檔案來說,大部分情況下還是要依靠聲音與圖像來進(jìn)行記錄的,因為應(yīng)用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案會受到局限,也不容易對于信息進(jìn)行整合,所以采取電子檔案記錄與整合的時候就有了良好的契機(jī),電子檔案管理模式可以實現(xiàn)多次的記錄與輸出,還可以保證電子檔案信息的管理上更加完善,為后續(xù)的發(fā)展以及信息的利用提供更加便利的條件。

2.1 做好電子檔案上的制作,加強(qiáng)工作人員管理

任何管理工作的成功開展,都離不開人員的支撐和協(xié)助。而管理人員專業(yè)素質(zhì)及其綜合素養(yǎng),也直接關(guān)系到管理工作的效果及其品質(zhì)[4]。不過,就部分基層建設(shè)檔案保存與管理工作情況來看,部分管理人員的素養(yǎng)也亟需提高。由于電子文檔大多都是采用他人意見制作的,其保存與檢索處理工作都是要根據(jù)他人意圖完成,因此檔案管理工作工作人員往往沒有實戰(zhàn)的機(jī)會,而且由于新信息存儲技術(shù)的應(yīng)用,也導(dǎo)致電子文檔保存與管理工作的形式也出現(xiàn)了變化,管理者們很容易適應(yīng)不了管理與工作模式的轉(zhuǎn)變。大數(shù)據(jù)背景下的基礎(chǔ)工程檔案管理工作,對管理者提出了比較嚴(yán)格的技術(shù)能力要求,員工不但要了解相關(guān)大數(shù)據(jù)管理技術(shù)的基本知識,還必須掌握一定的計算機(jī)處理技能。不過,很多的工程檔案管理員工在大數(shù)據(jù)管理技能運(yùn)用上,也面臨著掌握欠缺的現(xiàn)狀,所以針對參加電子檔案制作與管理工作人員都要做好培訓(xùn)。因為電子歸檔和紙質(zhì)文檔是不可以相互替代的,所以在完善電子歸檔流程的管理體系的時候,必須進(jìn)行全程的審核,必須全面進(jìn)行策劃和建設(shè),進(jìn)行各個環(huán)節(jié)的職能規(guī)范和分類,構(gòu)建起相應(yīng)的歸檔管理體系。而在基建檔案管理的時候,也就必須和未來的新型文檔載體技術(shù)加以融合,特別是在目前的紙質(zhì)文檔與電子檔案技術(shù)共同發(fā)展并相互依存的階段,就必須進(jìn)行更加嚴(yán)格的質(zhì)量考核和標(biāo)準(zhǔn)化管理,避免出現(xiàn)負(fù)面事故。對于基建檔案管理來說,需要每年做好檔案管理人員的培訓(xùn),豐富電子檔案管理培訓(xùn)的內(nèi)容,使基層檔案員可以有豐富的知識水平。

2.2 完善電子檔案過程的管理制度

利用電子檔案的便捷之處比較多,但是由于各種用戶與形式存在差異,所以會為電子檔案管理造成隱患。需要做好電子檔案的管理,并且進(jìn)行開發(fā)利用,健全電子檔案管理制度。電子檔案在歸檔的內(nèi)容和范圍上,相對于紙質(zhì)內(nèi)容而言都存在著相當(dāng)大的不同,因此必須進(jìn)行準(zhǔn)確無誤的規(guī)定,在存檔的時候要求政府相關(guān)的技術(shù)指導(dǎo)部門針對電子文檔內(nèi)容進(jìn)行全面、仔細(xì)的抽查,而針對不符合規(guī)定的內(nèi)容,要明確具體的方法。開展建設(shè)檔案管理工作的時候,采用最新技術(shù)的方法更有利于相關(guān)工作的進(jìn)展,也有助于富裕了建設(shè)中檔案管理工作的生機(jī)和活力,與此同時也給建設(shè)檔案管理工作提供了新的發(fā)展思路。隨著當(dāng)前國家基礎(chǔ)工程進(jìn)展的速度越來越快,在對于電子檔案管理水平上也將大大提高,成為一個全新的載體檔案,需要對傳統(tǒng)紙質(zhì)模式加以替代,不過由于這個趨勢同時又會受各種原因的影響和限制,特別是對于電子檔案還不能充分地對自身弊端加以解決,尤其是在進(jìn)行紙質(zhì)檔案管理的時候還不能充分滿足現(xiàn)代化模式,還需要經(jīng)過一段時間的發(fā)展與當(dāng)前發(fā)展態(tài)勢相互適宜,在這種過程當(dāng)中,關(guān)于電子檔案的管理協(xié)調(diào)和處理與適合紙質(zhì)檔案呈現(xiàn)互相關(guān)系和協(xié)同發(fā)展的關(guān)系。

2.3 做好電子檔案管理制度的個性和創(chuàng)新

因為基建檔案保存工作的時候,主要是為了確保建設(shè)過程中以及在施工后的幾十年來都能夠處理好突發(fā)狀況,并且防止發(fā)生沖突,以及在很久以后才能進(jìn)行有據(jù)可查,而針對在實際的工作流程中不管是電子文檔或者紙質(zhì)檔案,都需要滿足服務(wù)到位。在這個情形下也需要做到取長補(bǔ)短、揚(yáng)長避短,在開展實際建設(shè)檔案管理的時候,就應(yīng)該滿足并與時代同步,再根據(jù)中國傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔實行電子管理系統(tǒng),針對簽字與會簽等都要具備實物證明,在將其制成電子檔案之后,就需要依照標(biāo)準(zhǔn)分類來做好紙質(zhì)檔案的歸類管理,這樣也能夠?qū)Σ煌瑱n案的缺點進(jìn)行彌補(bǔ),對于基建檔案做好雙重保障。針對二種建檔的工作模式進(jìn)行了優(yōu)化,以確保國家基建檔案管理工作人員能夠把國家檔案資源優(yōu)勢充分發(fā)揮起來,同時結(jié)合現(xiàn)實情況來進(jìn)一步豐富檔案管理形式,對考評制度進(jìn)行了落實,加強(qiáng)兩種模式的并行管理,防止發(fā)生突出問題,另外,在對于檔案管理的時候,要通過專業(yè)培訓(xùn)不斷的提升專業(yè)上的知識與技能,做好檔案管理人員的行為規(guī)范,提升檔案管理人員的管理意識,充分將管理優(yōu)勢發(fā)揮出來,使檔案管理效果更加理想。

3 結(jié)語

綜上所述，目前信息資源與技術(shù)都得到了迅猛發(fā)展，信息化的產(chǎn)業(yè)占據(jù)全球不同領(lǐng)域之中的比例也越來越大，與此同時，其也對于中國經(jīng)濟(jì)發(fā)展起到推動作用。在基建檔案管理過程中，需要做好滿足管理方式的先進(jìn)與完善理念，做好電子檔案與紙質(zhì)檔案的并行研究，并且結(jié)合實際情況來制定出配套的制度，這樣可以更加科學(xué)有利的實現(xiàn)基建的發(fā)展。