探析教學秘書在高校教學管理工作中的作用

楊俊萍

（九州職業技術學院 醫療與健康學院，江蘇徐州 221116）

高校的目標是教書育人，為社會培養高素質、復合型人才。高校的一切管理活動從本質上看，均是為教育教學而服務，教學管理工作水平對教學效果、教學效率、教學進程均具有直接影響，從而影響高校的整體實力。所以，在各大高校的管理工作中，教學管理工作均是極為重要的內容。目前，各大高校的管理模式呈現開放性特點，即根據學校的實際情況靈活調整管理模式，更好地適應社會發展需求。在高校管理結構中，教學秘書是核心，對教學管理發揮著重要作用。鑒于此，本文對教學秘書在高校教學管理工作中的作用進行探析，對高校提升教學管理水平具有重要的現實意義。

1 教學秘書在高校教學管理中的工作內容

教學秘書既是教育管理者，也是服務者，其工作內容即為師生提供服務、為教學提供服務。具體而言，其一，日常教學運行管理與服務。教學管理是確保高校基層教學活動順利、有序開展的重要前提，不僅任務繁重、內容復雜，且涉及面廣，對教學工作具有較大影響。教學秘書要結合高校的人才培養方案以及各個專業的特征，為教學工作的順利開展提供保障，包括課程表的制定、教師調課、核算教學工作量、學生學分管理、畢業資格審核等[1]。此外，教學規章制度及通知也需要教學秘書及時傳達，確保指令通知到位。其二，教學檔案管理。教學檔案指的是日常教學建設、教學改革、教學管理中形成的教學資料與文件，教學秘書負責對這些檔案進行收集、整理、歸檔，為教學活動的順利開展、教學質量的提升提供可靠的信息資源，教學秘書要確保這些檔案資源的完整性。其三，教學服務工作。教學秘書具有較強的服務屬性，作為領導的助手，其要明確自身角色，協助、輔助領導將各項教學管理工作落實到基層，并執行領導指派的各項工作任務，致力于確保教學活動的順利開展[2]。教學秘書的服務對象為全體師生，需幫助師生與院校領導解決教學活動展開中遇到的一系列問題，并協調好各方關系，與各方保持密切溝通。

2 教學秘書在高校教學管理中的作用

2.1 溝通協調作用

在高校的教學管理工作中，教學秘書需要與教務處、院校領導和各個部門保持密切聯系，特別是與師生之間的聯系，所以教學秘書在高校教學管理中具有重要的溝通協調作用。具體而言，第一，教學秘書要與各個教學單位、教學對象保持密切聯系，向雙方及時傳達有關教學活動的各方面信息，確保教學活動的順利開展。第二，秘書要在日常工作中與教務處、教研部門、教材部門保持密切聯系，及時將各部門下發的教學任務準確地傳達給院校領導與師生，同時通知相關部門上報教學任務執行情況、反饋信息等[3]。第三，教學秘書要與師生保持密切聯系，及時傳達停課、調課通知，同時協助教師向學生傳遞學習資料，協助學生向教師反饋教學意見。需要注意的是，在溝通協調過程中，教學秘書要明確自身定位，做到“參與但不干預、到位但不越位”，維護好院校的形象與聲譽。

2.2 監督管理作用

在高校教學管理中，教學秘書負責在院校領導與教務處的指導下，對基層教學活動進行合理安排與有序監督，確保每個學期的教學任務均能夠有序、高效地開展。在高校院系專業人才的培養上，需要教學秘書科學編排課表，并合理安排各類考試，同時對考試中學生的各類違規情況的文件進行合理處理[4]。此外，教學秘書還要管理好各類教學文檔，包括學籍管理、成績管理、學生檔案管理等，包括學生的退學信息與文件，同時以年度為單位，記錄好高校的科研成果，建立科研檔案。總之，教學秘書在高校教學管理中具有重要的監督管理職責。

2.3 提高教學質量

提高教學質量，是高校教學管理工作的最終訴求，可以說高校的一切管理工作均是圍繞提高教學質量而開展，教學秘書自然也具有提高教學質量的職能。作為高校教學管理的重要參與人員，教學秘書要積極了解教學的具體情況，主動、積極協助院系領導展開教學質量檢查工作，并重視教學管理反饋信息的處理；分析學生日常測驗與期中、期末考試成績，通過定期組織師生研討會，了解教學任務完成情況；定期開展各階段教學工作的教學質量評價、學生學習效果驗收工作，并將評價結果進行反饋[5]。總之，在高校教學管理工作中，教學秘書讓教學工作與日常教學管理實現了有機融合，以不斷提高教學質量。

3 高校教學秘書面臨的工作困境

3.1 承擔著較大的工作壓力

由于日常工作量較大、工作煩瑣，而且關于教學的每一項工作都非常重要，需要具體落實，因此高校教學秘書一般承擔著較大的工作壓力。而且，由于重視程度不高、薪酬待遇較低等客觀因素，高校教學秘書隊伍的人數較少，這就意味著教學秘書要超負荷工作，進一步加重了教學秘書的工作壓力[6]。與此同時，在日常工作中，教學秘書要負責師生之間、各級領導之間的協調溝通，隨時應對突發狀況，所以教學秘書在日常工作中需要高度集中精力，承擔著較大的工作壓力。

3.2 自我提升難度較大

由于高校教學管理工作非常繁雜，且具有特殊性、時效性，教學秘書要耗費大量時間來處理日常事務性工作，難以抽出時間進行自我學習、自我提升，更沒有精力對教學工作進行總結、完善，加之部分高校在教學秘書管理上，未能為其提供有利的科研環境，導致教學秘書缺少參與培訓與科研的機會，難以獲得有利于自身全面發展的成長機會與平臺[7]。

3.3 職業認同感較低

職業認同感直接影響著崗位員工的工作積極性與工作態度，對于教學秘書這一崗位而言，職業認同感更加重要。教學秘書工作辛苦，每日面臨高強度、高負荷的工作，且晉升渠道較為狹窄，影響了教學秘書對本職工作的認同與熱愛。所以，教學秘書的職業認同感較低，也是目前高校教學秘書面臨的工作困境之一。

4 高校教學管理工作中教學秘書隊伍建設的對策

4.1 轉變思想觀念

受到傳統教學管理思想的影響，部分高校對教學秘書的認知還不夠清晰，尚未認識到教學秘書工作的重要性，不利于高校教學管理工作的順利開展。為此，要轉變思想觀念，提高對教學秘書工作的重視程度。一方面，校方要轉變觀念，正確認識到教學秘書工作對教學管理的重要性，轉變傳統思想觀念，為教學秘書工作的開展提供全方位的大力支持，提高教學秘書工作效率與工作質量。另一方面，教學秘書自身也要轉變思想，同時明確自身承擔的育人職責，以及自己崗位工作內容對教學管理的重要性、對高校人才培養的重要性，從而提高崗位責任感、崗位榮譽感，形成育人使命感。與此同時，教學秘書在日常工作中也要樹立正確的工作態度，養成奉獻意識，實現自身價值。

4.2 提高專業素養

隨著教育改革的不斷深入，各種新型教育管理理念層出不窮，對高校教學管理也提出了新的要求，作為高校教育管理工作的重要參與者，教學秘書必須不斷提高自身專業素養。一方面，高校在打造教學秘書隊伍時，盡可能不聘用兼職、兼任人員，而要聘用專業人員，通過公開招聘、人才舉薦等方式，引入專業的教學秘書，并不斷提高待遇水平及其社會地位，以吸引優秀人才，提高教學秘書隊伍的整體素質。另一方面，教學秘書自身要注重自我提升，及時接受、學習最新的教學管理理論，兼顧教育管理與行政管理，掌握教學規律，結合實際工作需求將所學理論應用其中，做到理論與實踐兼顧。同時，教學秘書要積極、主動參與高校組織的培訓，或者自主學習相關理論，不斷提高自身專業素質。

4.3 建立健全相關管理制度

為充分發揮出教學秘書之于教學管理的重要作用，各大高校要建立健全相關管理制度，從而提高工作效率與工作質量。首先，高校要制定教學秘書工作明細，以文件形式規定教學秘書的工作內容、崗位職責等；其次，要建立合理的薪酬待遇制度以及聘用制度，并為其提供繼續學習、深造的機會；最后，制定考核管理制度，以及與之相適配的獎懲制度，做到獎罰分明。此外，高校還要建立健全教學秘書相關的保障機制，為教學秘書的自身權益提供全方位保障，以激發其工作熱情，減輕其工作壓力，提升其工作積極性[8-10]。

4.4 優化教學秘書的工作方式

正確的工作方式是高效率、高質量完成工作內容的必要前提。所以，高校教學秘書必須要在實踐工作中不斷完善自身工作方式，形成有效率、質量高的工作方式。一方面，教學秘書要在實踐工作中注重經驗的積累與工作技巧的學習，在日常溝通過程中注意觀察，掌握最佳的溝通技巧；在處理教學活動時，提前做好準備，統籌全局管理，事后做好總結、評價。

5 結語

在教育改革新形勢下，高校教學管理工作內容更加繁雜，工作量更大，這也意味著教學秘書的工作壓力更重。面對新的挑戰與機遇，教學秘書要積極轉變思想觀念、提高自身專業素養、創新完善工作方式，以不斷提高工作效率、工作質量。高校也要改變對教學秘書重要性的認知，并建立健全相關管理制度，為教學秘書創造良好的工作環境、晉升平臺、薪酬待遇制度等，以此來進一步提高教學秘書的工作積極性，為教學管理工作的順利開展提供重要保障。總而言之，隨著教育改革的不斷深入，教學秘書的重要性愈發凸顯，各大高校應正確對待教學秘書這一崗位，充分發揮出教學秘書的崗位職能，從而全方位提高教學管理工作效果。