農業科研單位檔案管理的幾點建議

石峰

（遼寧省沙地治理與利用研究所，遼寧阜新 123000）

0 引言

檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄[1]。檔案工作的好壞關系著一個單位的長遠發展和廣大職工的切身利益。當前，習近平主席對檔案工作非常重視，國家檔案局對各相關單位的檔案管理要求也越來越嚴格，這就需要各單位高度重視檔案工作，檔案從業人員要端正工作態度、加強業務學習，更好地為檔案工作服務。

伴隨著科學技術的發展，農業科研單位每年產生大量檔案，將這些檔案收集、分類、整理，使它們能更好地服務于農業科學發展、鄉村振興及農民增產增收，是每個農業科研單位的責任和義務。如何利用科研單位的自身優勢，通過現代化的手段，保存并發揚優秀的科研成果和生產技術，是農業科研單位面臨的迫切問題。

1 農業檔案的重要意義

1.1 國家新修訂檔案法

我國歷來重視檔案的管理工作，1987年9月5日第六界全國人大常務會第二十二次會議通過了《中華人民共和國檔案法》，2020年6月20日，第十三屆全國人大常務會第十九次會議通過了新修訂的《中華人民共和國檔案法》，習近平主席簽署主席令公布，2021年1月1日起正式施行。新修訂的《中華人民共和國檔案法》，為新時代的檔案管理工作提供了法律依據，明確了檔案和檔案管理工作在國家治理體系現代化中的基礎地位。

1.2 農業科研工作離不開檔案

農業科研院所是農業科學研究的主要部門，在農業生產的整個過程中產生了很多有價值的檔案，將這些檔案收集、整理、保存，可以作為指導農業生產的依據。農業科研生產的特點，決定了農業檔案管理必須及時、規范，才能最大限度發揮農業檔案在農業發展上的重要作用。如果檔案收集不及時不完成，會使很多重要的實驗設計方案、原始記錄等遺失，從而造成課題驗收、成果鑒定困難，進而影響科研團隊的科研能力的傳承、后續項目爭取，減弱科研單位的科研實力。

2 農業檔案管理存在的問題

2.1 領導對檔案管理工作重視不夠

檔案工作是農業科研單位工作的一個重要組成部分，是推動農業科研單位科研水平發展、提高管理水平的必要條件[2]，應該受到重視。但在現實生活中，農業科研單位的工作重心是科學研究，對于不太緊迫的檔案工作，常常會排在日程的后面。有的單位只有專門的檔案室，沒有相應的專職檔案管理人員，只是檔案交上來了，按照上級的要求派幾個人整理一下，不專業，歸檔工作不及時不完整。從事檔案工作的人員在職稱聘任、升職加薪上困難，影響工作積極性。

2.2 檔案管理人員自身素質有待加強

農業科研工作是一項長期的復雜的技術性工作，產生的各類型檔案也繁雜且數量眾多，主要有文書檔案、科技檔案、財務檔案、實物檔案、聲像檔案等。各單位從事檔案工作的技術人員，很少是檔案相關專業畢業的，大多數是農業類專業畢業生，專業知識相對缺乏。很多人是兼職從事檔案工作，平時有繁重的科研任務或行政事務，只有抽出時間從事檔案工作，很難有時間系統地學習有關的知識，業務能力欠缺。

2.3 事業單位改革后，合并的農業科研單位檔案工作需要整合

從2018年開始，我國機關事業單位開始改革，很多機關事業單位被撤銷合并。以遼寧省農業科學院為例，遼寧省政府將原來隸屬于遼寧省林業廳、遼寧省農委、遼寧省科技廳、遼寧省海洋漁業廳的十余家農業類科研單位劃歸到遼寧省農業科學院。合并之后，遼寧省農業科學院不僅編制、人員、科研基地和固定資產、科研實力等增加，檔案的數量也大幅增長。如何將原先隸屬于不同管理單位的檔案整合到一起，使檔案不至于遺失，是一項非常重要的工作。

2.4 檔案管理水平比較落后，數字化程度低

進入21世紀以來，消息技術迅速發展，為了進一步促進紙質檔案數字化工作向科學化、規范化的方向發展，國家檔案局發布中華人民共和國檔案行業標準DA/T 31—2017 紙質檔案數字化規范[3]，并且要求廣大檔案管理單位大規模地開展檔案數字化工作。但由于檔案數字化工作需要大量的人力物力財力，目前很多單位都進展緩慢，數字化程度低。

2.5 檔案的利用率偏低

檔案收集整理的最終目的是利用，是為了更好地立足于農業科研的未來發展，服務于社會。以前的農業科研單位的檔案管理人員工作思路就是單純地收集檔案以及對檔案的管理，對檔案利用的實際效用卻非常地輕視。很多單位長期以來的檔案管理工作方式就是先收集檔案，然后在檔案室中對檔案進行整理、分類、編寫目錄、組卷以及裝盒等。本單位人員只是簡單的查閱或借閱自己需要的檔案，沒能和所在市的檔案局合作，沒開展對外開放業務。

3 農業科研單位檔案管理工作建議

3.1 農業科研單位要加強對檔案工作的指導

科研創新的前提是借鑒和汲取前人或他人的發展成果，而查看檔案是最直接最便利的途徑。農業科研單位的領導者應該提高政治站位，深刻理解習近平主席有關檔案問題的講話精神，把檔案工作當成是關系到單位未來發展的大事。設立專門的機構負責檔案的管理，指定相關人員負責檔案的收集整理工作，加大對檔案工作的投入力度，在資金上給予支持。宣傳《檔案法》的相關知識，組織檔案專業培訓，使每一位科技工作者都意識到檔案工作的重要意義，與自身利益切實相關。

3.2 加強檔案從業人員政治修養和業務能力提升

當前，很多農業科研單位存在著科研任務繁重、人手缺乏、辦公經費不足的問題，檔案工作面臨著不少的考驗。檔案人員只有不斷端正思想、努力學習進取、開拓創新，才能推動檔案事業有更好的發展。為了能夠更好地管理利用農業檔案，對農業科研發展進行有效的服務，檔案管理人員應該具備比較高的思想政治素質和業務能力。一是檔案工作人員要有事業心和責任感，對檔案管理工作高度熱愛，有全心全意為人民服務的思想。堅持按照國家檔案局和上級主管單位的要求，遵守農業檔案管理的各種規章制度，做好檔案室的日常管理工作。二是從業人員除了要具有一定的檔案專業知識和管理工作經驗，還應該掌握一定的農業技術知識和電腦操作技術。所以檔案管理人員平時要下功夫多學習，拓寬自己的知識領域，積累檔案管理工作經驗。始終保持著滿腔的工作熱情，有愛心有耐心地為廣大科技人員服務[4]。

3.3 科學規劃，保證合并后的農業科研單位檔案不遺失

根據遼寧省事業單位機構改革的要求，遼寧省農業科學院認真執行遼寧省委、省政府的工作部署，科學規劃包括檔案工作在內的各項工作。以我在的遼寧省沙地治理與利用研究所為例，我們單位是由原來隸屬于遼寧省農業科學院的遼寧省風沙地改良利用研究所和隸屬于遼寧省林業廳的遼寧省固沙造林研究所合并而成。盡管在阜新市區有兩座辦公樓，但單位領導還是決定將所有檔案統一存放、統一管理。我們首先將兩個單位的原有的檔案管理人員合署辦公，成立一個新檔案室，掛靠科技管理科，由主管科研的副所長管理。然后將位于中華路辦公樓的檔案室面積擴大，在里面加裝了密集架；將存放在八一路的所有檔案柜和檔案全部搬到新檔案室。在搬運過程中做好登記，防止檔案遺失。

3.4 加強檔案數字化建設

隨著時間的流逝，檔案數量越來越多，一些年代久遠的檔案面臨損壞的危險，一方面要對損壞檔案進行修復工作，另一方面要對重要的檔案進行數字化工作。農業科研單位應該投入專項資金，為檔案室配備電腦、掃描儀等專業工具，購買專門的檔案管理軟件，組織檔案管理人員進行操作培訓，使他們能夠身心愉快地投入到工作中去。檔案管理人員要有時間緊迫感，努力學習基礎知識和操作技術，按照上級主管部門要求，把重要的文書檔案、基建檔案、科研成果、項目合同等進行數字化工作，既有利于檔案的保存，也方便科技工作者查找利用。

3.5 實現綜合檔案室建設

農業科研單位要想真正發揮農業科研檔案在促進農業科學技術研究、服務鄉村振興中的作用，檔案管理部門就必須建立一個高標準的綜合檔案室，運用高科技手段，以信息技術為載體，向廣大基層科研工作者傳播農業科技成果、生產技術以及市場供求信息，促進農業經濟增長、農民增收[5]。

建立綜合檔案室，需要具備以下幾個條件：

1）要有固定的辦公場所，使檔案能集中存放；配備硬件設施，如檔案密集架、空調、電腦、掃描儀、防磁柜、遮光窗簾、滅火器、監控系統等。

2）要有組織機構和管理制度，有專門的管理機構和管理人員，建立檔案管理制度。

3）要進行檔案數字化工作，有電子目錄和檔案掃描件。有條件的單位，還可以開設網站，將一些無需保密的檔案放到網上，供大家無償瀏覽。

4）有條件的單位，可以設立展覽館，將一些有價值的實物檔案放到展室，作為對外宣傳的窗口，擴大影響力和知名度。