醫院招投標采購管理中合同風險管理研究

于 琴

(山東省東營市中醫院,經營管理科 山東 東營 257055)

0 引言

任何招投標項目中都存在合同風險，醫院招投標采購項目也不例外，因此醫院必須做好采購項目管理工作，合同風險管理是該項工作的重點內容，醫院要予以關注。從這一角度出發，醫院相關管理人員要清楚的意識到自身采購管理項目的特殊性，分析合同中可能存在的風險，再予以針對性的管理。但現實情況中，部分醫院的合同風險管理工作不到位，導致醫院依舊需要承擔較高的風險，也間接影響了醫療工作的質量與發展，故為了改變現狀，做好合同風險管理，有必要展開相關研究。

1 醫院招投標采購管理的常見合同風險分類

根據以往經驗，醫院招投標采購管理的常見合同風險為：一是供應商資質的風險，即醫院采購的資源多為醫療資源，諸如設備、藥物、醫用化學品等，這些資源的質量要求非常嚴格，故為了保障資源質量達標，醫院需要尋求有資質的供應商。但現實情況中，一些醫院在招投標采購中并未對供應商的資質等進行審驗與核實，容易與資質不足的供應商簽訂合同，而后容易爆發醫療資源不達標，甚至是供應商不按約定履行責任、越權代理等風險事件，對醫院經濟以及醫療工作安全性等都有重大影響；二是合同洽談風險，即招投標階段醫院與供應商達成了口頭合作意愿后，就要進入合同洽談階段，該階段需要雙方協商確立合同中雙方責任歸屬等，目的是保障合同符合雙方利益標準，不可對對方利益造成不合理侵犯[9]。但合同洽談中醫院可能會因為一些因素影響，無意間遭遇對方施加的侵犯，諸如在重大問題上作出讓步，又或者本方洽談人員與對方達成秘密協議，謀求不法利益等，所以合同洽談中存在多種風險；三是合同內容風險，即合同簽訂后雙方需要根據合同內容展開相關工作，因此如果合同內容存在問題，就會帶來一定的風險，而其中相當一部分風險都對醫院有威脅，如合同內容條款不全、表述有爭議等，這些風險會導致醫院無法在之后向對方追責，所有損失或影響都需要自己承受；四是權限風險，即合同需要雙方簽訂才能生效，但部分情況下醫院方簽訂合同的人不具備簽訂權限，屬于越權或未授權簽訂，這會導致醫院方對合同具體內容不知情，容易出錯，無意間承受風險，又或者對方使用了無效印章簽訂合同，導致合同無效，容易爆發違約風險；五是履約風險，即供貨方可能會在意愿不知情的情況下違約，諸如拖延交貨期限、下調貨物質量等，這些情況都可能導致意愿利益受損；六是合同保存風險，即合同簽訂后沒有制作副本，或未能妥善保存原文件，使得合同遺失或泄密。除以上六大類型風險以外，在實際情況中可能還存在其他風險，此處不多加贅述，但六大風險足以說明合同風險類型多、情況復雜，故風險管理具有一定難度，因此醫院必須要重視對招投標及采購管理中的合同風險管理，最大限度地保證自己的經濟利益[2]。

2 合同風險管理的現狀問題

2.1 風險認知不足

充分認識常見合同風險是醫院做好采購合同風險管理的必要前提，但根據常見合同風險分類可知，醫院招投標采購管理的常見合同風險類型很多，專管人員需要經過系統性的學習，且具備豐富的經驗才能形成充分認識，而許多醫院的專管人員在這一方面有一定缺陷，存在風險認知不足的問題。風險認知不足代表專管人員的合同管理能力差，難以識別風險，或者忽略某種風險，而任意現象都可能導致風險爆發，使醫院經濟利益受損，甚至會陷入事務糾紛當中，例如某醫院專管人員就存在風險認知不足的問題，管理中缺乏應有認知，導致在一次合同簽訂中沒有審查供應商的資質，導致合同簽訂后供應商提供的貨物存在質量上的缺陷，且使得醫院盲目相信合同，沒有再次對貨物質量進行審查，雖未造成醫療事故，但也確實降低了醫療工作質量，醫院不得不重新尋找供貨商，承受了大筆經濟損失[3]。

2.2 合同文本不統一

許多醫院因為缺乏合同風險管理經驗，對于合同中的一些事宜不夠重視，所以會出現許多風險問題，而合同文本不統一就是比較常見，會導致風險爆發的問題之一。所謂合同文本不統一，是指醫院自身沒有統一的合同文本用于參考，導致合同簽訂時需要對方提供合同文本，而對方有可能會在合同文本上“做小動作”，一時不察就可能導致合同風險爆發，例如某醫院就使用了供應商提供的合同文本，而供應商在文本上進行了修改，刪除了一條很重要，但卻比較容易被忽略的條款，使得醫院遭受經濟損失。除此以外，合同文本不統一與所有合同風險都有關聯，如因為合同文本不統一，所以醫院有可能會陷入合同糾紛，且往往在糾紛中都處于劣勢，說明該問題比較嚴重，醫院必須引起重視[4]。

2.3 管理制度不完善

醫院作為合同風險管理方，理應具備采購合同風險預防機制，該機制就是由各種相關管理制度組成的，因此當管理制度存在問題，合同風險預防機制就難以起到有效作用，甚至出現無法預防的現象，這時如果爆發風險可能導致醫院來不及反應，且或多或少都會造成一些影響，說明醫院理應保障管理制度完善。但現實來看，不少醫院的采購合同管理制度并不完善，主要有以下具體表現：第一，制度條款的內容并不準確，因此在管理中容易出現紕漏，預防效果不好，例如某醫院合同管理制度中的一個管理條款內容就不夠準確，忽略了監管責任歸屬，導致內部工作人員不知有誰履行監管責任，最終形成紕漏，加劇了風險爆發概率；第二，制度條款不完整，部分需管理事宜未被覆蓋，容易失控，同樣不利于合同風險預防，例如在合同風險管理制度中遺漏了印章管理責任歸屬條款，使得印章在內部流動，容易發生越權簽訂合同的現象[5]。由此可以看出，任何管理制度不完善的現象對醫院合同風險預防能力都有嚴重影響，故醫院應當予以關注。

2.4 合同保存方式傳統

根據風險描述，醫院必須妥善保存合同原文件以及副本文件，否則就容易發生合同遺失、泄密等風險，而現代醫院雖然重視合同保存工作，但選擇的保存方式比較傳統，即使用紙質檔案保存模式進行保存與管理，這種保存方式存在天然的劣勢，即紙質合同本身就具有易損、易丟失、易泄密的特點，不利于長期保存，加之合同經常需要拿出使用，紙質合同遺失、泄密等問題更容易發生。與此同時，即使醫院創建了副本文件，可以在原文件出錯之后予以彌補，但不代表合同保存萬無一失，現實情況中依舊有可能出現原文件與副本文件同時出現問題的現象，例如某醫院就創建了副本文件，日常情況中主要使用原文件，副本文件只在原文件出現問題后啟用，但某次因為現實因素影響，原文件丟失，所以醫院想要啟用副本文件，而副本文件在長時間的存放下出現了字跡模糊、表面結垢的現象，故副本文件失去效用。從這里可以看出，醫院要做好采購合同風險管理，理應擺脫傳統的合同保存方式[6]。

3 合同風險管理策略與注意事項

3.1 策略

針對醫院合同風險管理的四大問題，下文將提出對應的管理策略，以供參考。

3.1.1提高人員入職標準，展開相關培訓

醫院應當意識到合同風險管理是一項專業性要求較高的工作，理應由專業人員負責管理，故醫院如果發現當前管理人員存在合同風險認知不足，或者是其他的專業性問題，就應當對其進行人事調動，同時提高人員入職標準，至少要保障入職人員接受過系統性的學習(若入職人員即接受過系統性學習，也有豐富的管理經驗自然最好，但此類人才比較稀少，醫院不必強求)，然后在與原崗位工作人員協作進行合同風險管理，這能幫助新入職人員更快熟悉工作環境、要求，而原工作崗位工作人員的經驗也能給新入職人員提供幫助。除此以外，考慮到醫院采購合同與其他行業采購合同的差異，建議醫院給相關管理人員進行培訓，要求幫助他們盡快了解醫療物品的質量指標以及標準，這樣才能更好的發揮他們專業特長，幫助醫院做好合同風險管理[7]。

3.1.2明確風險管理要求，設計統一合同文本

從醫院角度出發，為了避免自身遭遇合同風險影響，醫院必須擁有自己的統一合同文本，故醫院如果當前沒有統一文本，就需要重新設計。同時，合同文本除了要求統一以外，還要確保合理，因此醫院在設計統一合同文本時，要充分考慮合同風險管理的要求，這樣才能保障合同內容事無巨細、面面俱到[8]。在統一合同文本的基礎上，醫院可以在采購招投標階段提供自己的文本，由對方審驗、確認無誤之后填寫具體內容，即填寫貨物數量、交付周期、具體金額等，這樣就能避免許多合同風險。

3.1.3深入分析管理制度缺陷，針對性補全

醫院合同風險管理制度的缺陷表現分類并不多，但實際內容非常細致，形式十分多樣，因此不同醫院合同風險管理制度的具體缺陷存在差異，要確保完善必須先展開分析，了解具體缺陷，再針對性的補全即可。這一基礎上，本文主要以“合同風險監督管理制度缺陷”為例展開分析，即假設醫院的合同風險管理制度中沒有明確指出監管責任歸屬，那么就必須在制度中添加對應的內容，并且要對相關人員進行培訓，調動其責任重心，確保其有能力履行管理責任，最大限度的避免風險爆發。

3.1.4啟用電子檔案保存模式

傳統紙質檔案保存模式目前應當淘汰，醫院可以用電子檔案保存模式取而代之，即電子檔案保存模式中紙質合同文件的內容可以轉為數據格式，各種格式的文件內容不存在損壞可能，同時只要合理使用加密、備案等基本功能，可以避免文件因設備因素影響而丟失、泄露的現象發生，說明電子檔案能夠很好避免風險發生。電子檔案還能借助網絡進行傳輸，不像紙質檔案一樣需要相關人員親力親為的取用，說明采用電子檔案，合同相關事宜會變得更加方便[9]。值得注意的是，雖然電子檔案相比于紙質檔案更具優勢，但一些醫院的合同風險專管人員已經習慣了紙質檔案模式，缺乏電子檔案管理意識，且概念比較模糊，管理工作中可能會發生忘記備份、忘記加密的問題，面對這些情況醫院一方面要強調備份、加密的重要性，并且可以借助當前相關軟件實施自動備份、自動加密。

3.2 注意事項

合同風險管理中有許多事項是需要醫院注意的，其中最主要的事項就是監管方法，即管理制度中明確了合同風險管理監督責任歸屬，自然對應責任人要展開監管工作，但如果責任人所使用的監管方法有誤，就可能導致監管力度低下，因此建議醫院引入先進監管方法，諸如痕跡化監督、全過程監督、相互監督等，要求監管人員學習相關理論，并逐漸將方法代入到監管工作中，由此提高監管力度[10]。

4 結語

綜上，醫院采購項目中存在許多合同風險，各類風險對醫院的經濟效益有嚴重影響，甚至可能導致意愿陷入法律糾紛，因此醫院必須加強自身合同風險管理能力，避免合同風險爆發。從這一角度出發，醫院首先要了解具體的合同風險，其次要明確自身問題，最后采用策略來解決問題。問題解決后，醫院合同風險管理能力增強，能夠將各類風險的爆發概率降至最低，從根本上進行預防與控制，通過這種方式醫院采購項目可以順利完成，醫療工作也能夠得到保障。