淺議醫院檔案管理的信息化建設

蓋 靜

(煙臺市煙臺山醫院/門診部 山東 煙臺 264001)

引言：傳統的檔案管理工作方式難以滿足現代醫院的經營管理需求，因此，醫院應該對其進行科學改進，要做到與時俱進，將信息技術引入其中，借此對檔案管理進行信息化建設，實現對檔案資料的信息化管理，提高該工作的質量與效率。不過，在開展檔案管理信息化建設工作時，醫院還需要對該過程中存在的問題進行了解，全面掌握影響檔案管理信息化建設的相關因素，有針對性制定出合理有效的管控方案，促使信息化建設工作能夠順利開展，使得檔案管理的實際效用得到充分發揮。

1 醫院檔案管理信息化建設的重要作用

1.1 有利于提高檔案管理的效率

醫院在開展檔案管理工作時，利用信息管理技術手段，能夠在較大程度上提升檔案管理的工作效率。對于信息化管理技術手段而言，其本身具有高效性、實用性以及真實性等特點，在檔案管理工作中能夠發揮出積極作用。其自身的高效性特點具體體現在，檔案管理工作流程的簡化方面，這樣不既能夠使檔案管理變得更加方便快捷，還能夠使得檔案管理便于管控。另外，在對醫院檔案進行信息化管理時，能夠借助信息系統實現對檔案信息的收集、整理以及歸檔，避免人工式管理流程的繁雜，而且利用該系統還能夠實現對檔案信息的快速查詢，這樣能夠在較大程度上提高檔案管理的效率，改善了傳統檔案管理工作中的不足，也保障了檔案管理工作的質量[1]。

1.2 有助于檔案信息的共享

在對醫院檔案進行信息化的管理時，可以借助信息化的檔案管理系統，實現對檔案信息的共享，為醫院各部門的運行管理提供了充足的信息支持。在這一管理模式中，檔案管理人員也能夠及時接收各項資料信息，并且也能夠在進行紙質檔案交接的過程中，有效避免檔案信息錯亂、遺漏等問題的出現。另外，檔案管理人員還可以通過檔案信息化管理平臺，獲取相應的反饋，并針對具體的反饋問題，制定出科學合理的解決措施，減少檔案信息化管理中的問題，保障檔案信息化管理的有效性。此外，有關醫務工作者也可以借助信息管理系統，查閱其自身工作所需的檔案資料，通過這一共享功能，對大量的檔案資料進行分析研究，以此開展相關課題研究，為醫療事業的發展做出更大的貢獻[2]。

1.3 能夠保障檔案資料質量

在以往的醫院檔案管理工作中，通常都是使用紙質化的管理模式，紙質的檔案資料很容易受到損壞，一旦出現破損、受潮等情況，就會對相關資料信息的完整性造成不良影響，而且紙質資料上的信息也易修改，難以保障檔案資料信息的真實性。若是采用信息技術手段對醫院檔案進行管理，則能夠在較大程度上保障檔案資料的真實性與完整性。將紙質化的檔案資料轉化為電子信息，能夠節省更多的空間，電子檔案也很難受到破壞，有利于提高檔案資料的完整性。并且連接網絡的檔案管理系統，能夠保留網絡記憶，不易被修改，避免檔案資料失真，可以為醫院的參考提供可靠的信息，大大提高了檔案管理工作的質量[3]。

2 醫院檔案管理信息化建設中存在的問題

2.1 檔案管理信息化建設重視度較低

醫院檔案管理工作具有系統性特點，且該工作內容也涉及到醫院各部門，其中包含大量的方案、文件等重要資料，整個檔案管理工作過程也是動態化，可以說，該工作量比較大，該工作在醫院的經營管理工作中能夠產生重要作用，因此，開展檔案管理的信息化建設工作，不僅能夠提高檔案管理工作水平，也有利于促進醫院的長遠發展。但是，就實際情況來看，有些醫院內部的領導對于檔案管理的信息化建設工作缺乏較高的重視度，主要是因為他們沒有認識到檔案信息化管理的重視性，也因此，對于檔案管理信息化建設工作的關注度并不高，這就影響到相關工作人員的態度，從而出現檔案管理信息化建設工作落實不到位的情況，最終影響到該工作的順利推進。另外，部分醫院內部的檔案管理部門以及相關檔案管理人員，對于檔案管理工作的觀念還停留在文件整理這一層面上，認為檔案管理工作就是收集、整理文件，將其放入文件柜之中即可，這種思想觀念則會對檔案管理的信息化建設工作產生不良影響，落后的管理思想也會阻礙信息化建設工程的推進。此外，還有些醫院在開展檔案管理信息化建設工作時，沒有投入充足的資金，導致一些信息化設備沒有準備齊全，這也是造成檔案管理信息化建設工作無法順利開展的重要原因[4]。

2.2 檔案管理機制缺乏完善性

醫院若想開展有效的檔案管理信息化建設工作，借此實現信息化的檔案管理模式，則需要先對原有的檔案管理機制進行科學完善，使其能夠滿足信息化檔案管理的實際工作需求，規范檔案信息化管理工作。不過，部分醫院在對檔案管理進行信息化建設時，并沒有對檔案管理機制予以完善，導致傳統的檔案管理機制無法實現對檔案管理的規范與指導。還有些醫院雖然意識到檔案管理機制的重要性，并且也對其進行了改進與完善，但是由于沒有考慮到信息化檔案管理的實際情況，就使得制定出來的檔案管理機制無法產生預期效果，比如，存在責任分工不明確、規范條例不細致等問題，致使檔案管理機制產生不少漏洞，這也會影響檔案信息化管理工作的順利開展[5]。

2.3 檔案管理隊伍的專業性有待提升

當前，我國社會已經邁進了信息化時代，信息技術在各行業中也得到了廣泛的應用，醫院檔案管理進行信息化建設，也是順應了社會時代的發展趨勢，并且有效的檔案管理信息化建設，也在較大程度上提高了檔案管理的水平。但是，信息網絡技術本身也存在一定的安全問題，醫院在使用信息系統時，應該加強對系統安全的防護力度，降低檔案管理的安全風險。而且醫院檔案信息化管理工作的開展，也需要專業的檔案管理人員，這樣也能夠保障信息化檔案管理工作的質量與效率。不過，就實際情況來看，部分醫院內部的檔案管理人員缺乏較高的專業性，其自身的信息技術水平相對較低，在對信息系統進行操作時，會因為自身的工作能力，出現操作失誤的情況，致使錄入的信息存在問題，影響到檔案信息的準確性與完善性。且一些檔案管理人員還缺乏信息安全防范意識，在檔案信息化管理工作中，對于系統的安全性缺少關注，以至于一些安全隱患得不到及時的發現與解決，最終影響到檔案信息化管理的有效性[6]。

3 醫院檔案管理信息化建設的有效措施

3.1 提高對檔案管理信息化建設的重視度

醫院若想提高檔案管理信息化建設的質量與效率，則需要對該工作的具體內容予以全面了解，同時為還要認識到該工作的重要性，提高對這一工作的關注度，加強對檔案管理信息化建設的重視，對信息化建設過程進行全面監管，這樣也能夠對檔案管理人員的工作態度產生有利影響，使其在檔案管理信息化建設工作中端正自己的態度，認真對待這項工作，積極參與其中，進一步推動檔案管理的信息化建設進程。另外，有些醫院還應該及時轉變自身的檔案管理理念，要求檔案管理部門以及檔案管理人員要認識到當前的檔案管理觀念，使其對于檔案管理的認識不僅僅停留在文件收集與整理這一層面上，使其樹立先進的檔案管理工作，進而接受信息化的檔案管理模式，加大對檔案管理的信息化建設，促進檔案管理的發展。此外，醫院在提高對檔案管理信息化建設工作重視的同時，還應該加大相應的投資力度，提供充足的資金，采購信息化建設工作所需的各項軟硬件，為檔案管理信息化建設提供可靠的設備載體，使得檔案管理信息化建設進程能夠得到有效推進[7]。

3.2 合理完善檔案管理機制

醫院在對檔案管理進行信息化建設時，需要結合實際情況，對原有的檔案管理機制進行合理完善，使其能夠與信息化的檔案管理工作相匹配，促使信息化檔案管理工作能夠順利開展，并將信息化建設的實際效用充分發揮出來。基于此，醫院應該針對檔案管理的信息化建設工作，建立責任管理機制，明確整個檔案管理部門的具體工作內容，同時還要對其進行細化，將其劃分到檔案管理部門個人，確認每一個人的工作任務及責任，要求每位檔案管理人員落實好自身的工作任務，若是發現問題，則要追求有關負責人的責任。檔案管理信息化建設也需要其他部門的參與，因此，醫院對于其他部門的信息化建設工作任務及責任也要予以明確，劃分好各項工作職責，以防在產生問題追究責任時，出現相互推諉的情況，能夠提高工作效率[8]。

另外，醫院還應該結合信息化的檔案管理工作內容，制定出完善的規章條例，規范檔案資料的收集、歸檔、錄入時間等，規定檔案信息錄入格式、錄入標準等，對于各項信息設備的操作也要進行規范，這樣則能夠保障檔案信息的完整性，并且還能夠提高信息化檔案管理的質量，減少操作失誤的情況。此外，醫院要建立考核與獎懲機制，針對實際的檔案管理信息化建設工作情況，設定合適的考核指標與內容，結合考核結果，對檔案管理人員實行相應的獎懲措施，借此提高檔案管理人員的工作積極性。

3.3 構建完善安全的信息管理系統

在進行檔案管理的信息化建設工作時，醫院應該利用信息技術，構建出完善的信息管理系統，借此實現對檔案資料的信息化管理。在建立信息管理系統時，需要劃分模塊，確保每一模塊對應一個部門，這樣則能夠實現對檔案信息的分類，同時也便于檔案資料的查詢。另外，還可以分設多個子系統，每一個子系統與醫院內部的一個部門相連接，由各個部門隨時上傳相應的檔案信息資料，這樣也能夠節省檔案收集時間，提高檔案管理效率，同時也便于信息核實，避免出現不真實的檔案信息資料。此外，醫院還應該安排專業的檔案管理人員，定期對信息管理系統進行維護與檢查，而且還要加大對信息管理系統的安全防護力度，可以通過在計算機中安裝殺毒軟件、建立防火墻等方式，提高計算機系統的安全性。針對信息管理系統，可以采用密鑰登錄、身份驗證等方式，嚴禁檔案管理人員將密碼說給他人，借此保障信息管理系統的安全性，避免檔案信息出現泄露問題[9]。

3.4 建立一支專業的檔案管理隊伍

檔案管理信息化建設工作的順利開展，還需要專業性比較高的檔案管理隊伍的支持，因此，醫院在開展信息化檔案管理工作時，要加強對檔案管理隊伍的重視，了解檔案管理人員的專業水平及工作能力，針對具體情況，開展合理有效的教育培訓活動，借此提高檔案管理人員自身的專業能力。在開展教育培訓活動時，應該將信息技術操作技能、理論知識等融入其中，同時也要將當前先進的檔案管理技術手段添加其中，對檔案管理人員進行講解，也可以與實踐相結合，這樣則能夠使得檔案管理人員既能夠掌握相應的理論知識，也能夠對其進行靈活應用，還要注意提高檔案管理人員的信息安全防護意識，使其能夠在檔案信息化管理中規范工作。

4 總結

開展有效的醫院檔案管理信息化建設工作，有利于減少以往檔案管理工作中的各種問題，使得檔案查詢、記錄等工作效率變得更高，在較大程度上減少了檔案管理者的工作量。因此，醫院應該提高對檔案管理信息化建設的重視程度，并且要結合具體需求，采用合適的措施，推進檔案管理的信息化建設。