淺議醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)

蓋 靜

(煙臺市煙臺山醫(yī)院/門診部 山東 煙臺 264001)

引言：傳統(tǒng)的檔案管理工作方式難以滿足現(xiàn)代醫(yī)院的經(jīng)營管理需求，因此，醫(yī)院應(yīng)該對其進行科學(xué)改進，要做到與時俱進，將信息技術(shù)引入其中，借此對檔案管理進行信息化建設(shè)，實現(xiàn)對檔案資料的信息化管理，提高該工作的質(zhì)量與效率。不過，在開展檔案管理信息化建設(shè)工作時，醫(yī)院還需要對該過程中存在的問題進行了解，全面掌握影響檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)因素，有針對性制定出合理有效的管控方案，促使信息化建設(shè)工作能夠順利開展，使得檔案管理的實際效用得到充分發(fā)揮。

1 醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的重要作用

1.1 有利于提高檔案管理的效率

醫(yī)院在開展檔案管理工作時，利用信息管理技術(shù)手段，能夠在較大程度上提升檔案管理的工作效率。對于信息化管理技術(shù)手段而言，其本身具有高效性、實用性以及真實性等特點，在檔案管理工作中能夠發(fā)揮出積極作用。其自身的高效性特點具體體現(xiàn)在，檔案管理工作流程的簡化方面，這樣不既能夠使檔案管理變得更加方便快捷，還能夠使得檔案管理便于管控。另外，在對醫(yī)院檔案進行信息化管理時，能夠借助信息系統(tǒng)實現(xiàn)對檔案信息的收集、整理以及歸檔，避免人工式管理流程的繁雜，而且利用該系統(tǒng)還能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案信息的快速查詢，這樣能夠在較大程度上提高檔案管理的效率，改善了傳統(tǒng)檔案管理工作中的不足，也保障了檔案管理工作的質(zhì)量[1]。

1.2 有助于檔案信息的共享

在對醫(yī)院檔案進行信息化的管理時，可以借助信息化的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對檔案信息的共享，為醫(yī)院各部門的運行管理提供了充足的信息支持。在這一管理模式中，檔案管理人員也能夠及時接收各項資料信息，并且也能夠在進行紙質(zhì)檔案交接的過程中，有效避免檔案信息錯亂、遺漏等問題的出現(xiàn)。另外，檔案管理人員還可以通過檔案信息化管理平臺，獲取相應(yīng)的反饋，并針對具體的反饋問題，制定出科學(xué)合理的解決措施，減少檔案信息化管理中的問題，保障檔案信息化管理的有效性。此外，有關(guān)醫(yī)務(wù)工作者也可以借助信息管理系統(tǒng)，查閱其自身工作所需的檔案資料，通過這一共享功能，對大量的檔案資料進行分析研究，以此開展相關(guān)課題研究，為醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展做出更大的貢獻[2]。

1.3 能夠保障檔案資料質(zhì)量

在以往的醫(yī)院檔案管理工作中，通常都是使用紙質(zhì)化的管理模式，紙質(zhì)的檔案資料很容易受到損壞，一旦出現(xiàn)破損、受潮等情況，就會對相關(guān)資料信息的完整性造成不良影響，而且紙質(zhì)資料上的信息也易修改，難以保障檔案資料信息的真實性。若是采用信息技術(shù)手段對醫(yī)院檔案進行管理，則能夠在較大程度上保障檔案資料的真實性與完整性。將紙質(zhì)化的檔案資料轉(zhuǎn)化為電子信息，能夠節(jié)省更多的空間，電子檔案也很難受到破壞，有利于提高檔案資料的完整性。并且連接網(wǎng)絡(luò)的檔案管理系統(tǒng)，能夠保留網(wǎng)絡(luò)記憶，不易被修改，避免檔案資料失真，可以為醫(yī)院的參考提供可靠的信息，大大提高了檔案管理工作的質(zhì)量[3]。

2 醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

2.1 檔案管理信息化建設(shè)重視度較低

醫(yī)院檔案管理工作具有系統(tǒng)性特點，且該工作內(nèi)容也涉及到醫(yī)院各部門，其中包含大量的方案、文件等重要資料，整個檔案管理工作過程也是動態(tài)化，可以說，該工作量比較大，該工作在醫(yī)院的經(jīng)營管理工作中能夠產(chǎn)生重要作用，因此，開展檔案管理的信息化建設(shè)工作，不僅能夠提高檔案管理工作水平，也有利于促進醫(yī)院的長遠發(fā)展。但是，就實際情況來看，有些醫(yī)院內(nèi)部的領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理的信息化建設(shè)工作缺乏較高的重視度，主要是因為他們沒有認(rèn)識到檔案信息化管理的重視性，也因此，對于檔案管理信息化建設(shè)工作的關(guān)注度并不高，這就影響到相關(guān)工作人員的態(tài)度，從而出現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)工作落實不到位的情況，最終影響到該工作的順利推進。另外，部分醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理部門以及相關(guān)檔案管理人員，對于檔案管理工作的觀念還停留在文件整理這一層面上，認(rèn)為檔案管理工作就是收集、整理文件，將其放入文件柜之中即可，這種思想觀念則會對檔案管理的信息化建設(shè)工作產(chǎn)生不良影響，落后的管理思想也會阻礙信息化建設(shè)工程的推進。此外，還有些醫(yī)院在開展檔案管理信息化建設(shè)工作時，沒有投入充足的資金，導(dǎo)致一些信息化設(shè)備沒有準(zhǔn)備齊全，這也是造成檔案管理信息化建設(shè)工作無法順利開展的重要原因[4]。

2.2 檔案管理機制缺乏完善性

醫(yī)院若想開展有效的檔案管理信息化建設(shè)工作，借此實現(xiàn)信息化的檔案管理模式，則需要先對原有的檔案管理機制進行科學(xué)完善，使其能夠滿足信息化檔案管理的實際工作需求，規(guī)范檔案信息化管理工作。不過，部分醫(yī)院在對檔案管理進行信息化建設(shè)時，并沒有對檔案管理機制予以完善，導(dǎo)致傳統(tǒng)的檔案管理機制無法實現(xiàn)對檔案管理的規(guī)范與指導(dǎo)。還有些醫(yī)院雖然意識到檔案管理機制的重要性，并且也對其進行了改進與完善，但是由于沒有考慮到信息化檔案管理的實際情況，就使得制定出來的檔案管理機制無法產(chǎn)生預(yù)期效果，比如，存在責(zé)任分工不明確、規(guī)范條例不細致等問題，致使檔案管理機制產(chǎn)生不少漏洞，這也會影響檔案信息化管理工作的順利開展[5]。

2.3 檔案管理隊伍的專業(yè)性有待提升

當(dāng)前，我國社會已經(jīng)邁進了信息化時代，信息技術(shù)在各行業(yè)中也得到了廣泛的應(yīng)用，醫(yī)院檔案管理進行信息化建設(shè)，也是順應(yīng)了社會時代的發(fā)展趨勢，并且有效的檔案管理信息化建設(shè)，也在較大程度上提高了檔案管理的水平。但是，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)本身也存在一定的安全問題，醫(yī)院在使用信息系統(tǒng)時，應(yīng)該加強對系統(tǒng)安全的防護力度，降低檔案管理的安全風(fēng)險。而且醫(yī)院檔案信息化管理工作的開展，也需要專業(yè)的檔案管理人員，這樣也能夠保障信息化檔案管理工作的質(zhì)量與效率。不過，就實際情況來看，部分醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理人員缺乏較高的專業(yè)性，其自身的信息技術(shù)水平相對較低，在對信息系統(tǒng)進行操作時，會因為自身的工作能力，出現(xiàn)操作失誤的情況，致使錄入的信息存在問題，影響到檔案信息的準(zhǔn)確性與完善性。且一些檔案管理人員還缺乏信息安全防范意識，在檔案信息化管理工作中，對于系統(tǒng)的安全性缺少關(guān)注，以至于一些安全隱患得不到及時的發(fā)現(xiàn)與解決，最終影響到檔案信息化管理的有效性[6]。

3 醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的有效措施

3.1 提高對檔案管理信息化建設(shè)的重視度

醫(yī)院若想提高檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量與效率，則需要對該工作的具體內(nèi)容予以全面了解，同時為還要認(rèn)識到該工作的重要性，提高對這一工作的關(guān)注度，加強對檔案管理信息化建設(shè)的重視，對信息化建設(shè)過程進行全面監(jiān)管，這樣也能夠?qū)n案管理人員的工作態(tài)度產(chǎn)生有利影響，使其在檔案管理信息化建設(shè)工作中端正自己的態(tài)度，認(rèn)真對待這項工作，積極參與其中，進一步推動檔案管理的信息化建設(shè)進程。另外，有些醫(yī)院還應(yīng)該及時轉(zhuǎn)變自身的檔案管理理念，要求檔案管理部門以及檔案管理人員要認(rèn)識到當(dāng)前的檔案管理觀念，使其對于檔案管理的認(rèn)識不僅僅停留在文件收集與整理這一層面上，使其樹立先進的檔案管理工作，進而接受信息化的檔案管理模式，加大對檔案管理的信息化建設(shè)，促進檔案管理的發(fā)展。此外，醫(yī)院在提高對檔案管理信息化建設(shè)工作重視的同時，還應(yīng)該加大相應(yīng)的投資力度，提供充足的資金，采購信息化建設(shè)工作所需的各項軟硬件，為檔案管理信息化建設(shè)提供可靠的設(shè)備載體，使得檔案管理信息化建設(shè)進程能夠得到有效推進[7]。

3.2 合理完善檔案管理機制

醫(yī)院在對檔案管理進行信息化建設(shè)時，需要結(jié)合實際情況，對原有的檔案管理機制進行合理完善，使其能夠與信息化的檔案管理工作相匹配，促使信息化檔案管理工作能夠順利開展，并將信息化建設(shè)的實際效用充分發(fā)揮出來。基于此，醫(yī)院應(yīng)該針對檔案管理的信息化建設(shè)工作，建立責(zé)任管理機制，明確整個檔案管理部門的具體工作內(nèi)容，同時還要對其進行細化，將其劃分到檔案管理部門個人，確認(rèn)每一個人的工作任務(wù)及責(zé)任，要求每位檔案管理人員落實好自身的工作任務(wù)，若是發(fā)現(xiàn)問題，則要追求有關(guān)負責(zé)人的責(zé)任。檔案管理信息化建設(shè)也需要其他部門的參與，因此，醫(yī)院對于其他部門的信息化建設(shè)工作任務(wù)及責(zé)任也要予以明確，劃分好各項工作職責(zé)，以防在產(chǎn)生問題追究責(zé)任時，出現(xiàn)相互推諉的情況，能夠提高工作效率[8]。

另外，醫(yī)院還應(yīng)該結(jié)合信息化的檔案管理工作內(nèi)容，制定出完善的規(guī)章條例，規(guī)范檔案資料的收集、歸檔、錄入時間等，規(guī)定檔案信息錄入格式、錄入標(biāo)準(zhǔn)等，對于各項信息設(shè)備的操作也要進行規(guī)范，這樣則能夠保障檔案信息的完整性，并且還能夠提高信息化檔案管理的質(zhì)量，減少操作失誤的情況。此外，醫(yī)院要建立考核與獎懲機制，針對實際的檔案管理信息化建設(shè)工作情況，設(shè)定合適的考核指標(biāo)與內(nèi)容，結(jié)合考核結(jié)果，對檔案管理人員實行相應(yīng)的獎懲措施，借此提高檔案管理人員的工作積極性。

3.3 構(gòu)建完善安全的信息管理系統(tǒng)

在進行檔案管理的信息化建設(shè)工作時，醫(yī)院應(yīng)該利用信息技術(shù)，構(gòu)建出完善的信息管理系統(tǒng)，借此實現(xiàn)對檔案資料的信息化管理。在建立信息管理系統(tǒng)時，需要劃分模塊，確保每一模塊對應(yīng)一個部門，這樣則能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案信息的分類，同時也便于檔案資料的查詢。另外，還可以分設(shè)多個子系統(tǒng)，每一個子系統(tǒng)與醫(yī)院內(nèi)部的一個部門相連接，由各個部門隨時上傳相應(yīng)的檔案信息資料，這樣也能夠節(jié)省檔案收集時間，提高檔案管理效率，同時也便于信息核實，避免出現(xiàn)不真實的檔案信息資料。此外，醫(yī)院還應(yīng)該安排專業(yè)的檔案管理人員，定期對信息管理系統(tǒng)進行維護與檢查，而且還要加大對信息管理系統(tǒng)的安全防護力度，可以通過在計算機中安裝殺毒軟件、建立防火墻等方式，提高計算機系統(tǒng)的安全性。針對信息管理系統(tǒng)，可以采用密鑰登錄、身份驗證等方式，嚴(yán)禁檔案管理人員將密碼說給他人，借此保障信息管理系統(tǒng)的安全性，避免檔案信息出現(xiàn)泄露問題[9]。

3.4 建立一支專業(yè)的檔案管理隊伍

檔案管理信息化建設(shè)工作的順利開展，還需要專業(yè)性比較高的檔案管理隊伍的支持，因此，醫(yī)院在開展信息化檔案管理工作時，要加強對檔案管理隊伍的重視，了解檔案管理人員的專業(yè)水平及工作能力，針對具體情況，開展合理有效的教育培訓(xùn)活動，借此提高檔案管理人員自身的專業(yè)能力。在開展教育培訓(xùn)活動時，應(yīng)該將信息技術(shù)操作技能、理論知識等融入其中，同時也要將當(dāng)前先進的檔案管理技術(shù)手段添加其中，對檔案管理人員進行講解，也可以與實踐相結(jié)合，這樣則能夠使得檔案管理人員既能夠掌握相應(yīng)的理論知識，也能夠?qū)ζ溥M行靈活應(yīng)用，還要注意提高檔案管理人員的信息安全防護意識，使其能夠在檔案信息化管理中規(guī)范工作。

4 總結(jié)

開展有效的醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)工作，有利于減少以往檔案管理工作中的各種問題，使得檔案查詢、記錄等工作效率變得更高，在較大程度上減少了檔案管理者的工作量。因此，醫(yī)院應(yīng)該提高對檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，并且要結(jié)合具體需求，采用合適的措施，推進檔案管理的信息化建設(shè)。