醫院人事檔案信息在人力資源管理中的作用探析

王 璐

一、前言

醫院人事檔案信息中包括員工的學歷和工作經歷等信息，人力資源部門可以在人事檔案信息的基礎上，對員工的潛力全面挖掘，使其在工作中發揮自身的價值。同時可以使人員配置的合理性得到確保，從而使人員利用率明顯提升。因此，要對人事檔案信息在人力資源管理中的作用深入研究。

二、醫院人事檔案管理和人力資源管理簡述

（一）內容

員工在不同階段活動之中，會使不同的結果產物得以形成，這指的就是醫院人事檔案。其涵蓋的內容相對寬泛，不僅能夠對員工的教育水平以及工作經歷等全面反映，還可以對員工的職業素養以及道德品質等有效體現。總體來講，醫院人事檔案信息中需要包括的內容有：第一，相關教育經歷以及對應的學歷學位證書等。第二，聘用、調動以及辭職等方面的材料。同時還需要包含表彰獎勵或違法違紀資料等。第三，入團入黨和相關的政審材料等。第四，家庭和社會關系以及自身的健康檢查報告等。人事部門需要對上述信息內容進行一系列的處理，如審核、歸檔等，以此來使個人材料得以形成。這份個人材料能夠 詳細的記錄員工的歷史痕跡，也可以真實反映員工的當前狀態[1]。

將醫院中的人力資源當成主要對象，對所屬人員開展相關的培訓、考核、崗位配置等活動總和稱之為醫院人力資源管理。對現代醫院制度建設來講，醫院人力資源管理的重要性相對突出。醫院管理本質在于人的合理化管理，所以醫院人力資源管理中要對人的開發加強重視程度，并將相關的思想政治建設融入其中，以此來正向的引導員工的思想以及行為，從而使員工工作的主觀能動性顯著提高。

（二）兩者關系

全面分析人事檔案管理和人力資源管理方面的內容可知，兩者存在相輔相成的關系。總體來講，在對人力資源管理活動全面開展時，所產生的聚合結果就是人事檔案。人事檔案在醫院人才篩選、甄別等過程中發揮作用。當對醫療和科研活動的全面開展時，可以在醫院人事檔案信息的基礎上，使人才匹配工作快速完成，從而使相關的團隊建設工作順利完成。另外，人力資源管理活動中會產生相應的信息，在醫院檔案管理需求和標準的前提下，將相關信息歸納到員工人事檔案之中，從而使員工檔案材料得到不斷的完善和更新[2]。簡言之，人事檔案管理和人力資源管理兩者能夠相互促進和完善，并可以在人的潛力開發方面起到一定的促進性作用，以此來使醫院的競爭力得到明顯加強，從而為醫院的穩定發展提供保障。

三、醫院人事檔案信息管理面臨的機遇和挑戰

（一）挑戰

當前，社會對醫院管理工作提出全新的要求，尤其是人事檔案信息管理工作，需要向更加精細化方向轉變。將信息化技術引入其中，可以使人事檔案信息管理工作的科學有效性得到提高。對信息化人事檔案管理工作全面開展，可以使該項工作的質量明顯加強。但醫院的傳統管理工作理念并未全部摒棄，從而使相關工作受到一定的挑戰。另外，由于管理工作開展形式未完全轉化，這樣就導致相關管理效率明顯不足，從而使人事檔案管理工作的開展受到限制[3]。

（二）機遇

醫院對人事檔案管理形式進行一定的調整，但相關管理要素未得到全面協調，從而使管理受到一定的影響。另外，管理技術發生一定的變化，為醫院管理工作提供一定的機遇。在對人事檔案信息管理有效轉變時，需要對相關工作方式轉型速度明顯加快，并使人事檔案管理的協調性明顯提升，從而為人事檔案管理質量的提升奠定基礎。

四、醫院人事檔案信息在人力資源管理中的作用

（一）幫助醫院合理化配置人力資源

當合理化應用醫院人事檔案信息，可以使醫院人力資源配置得到明顯的提升雖然我國的醫療環境得到一定的改善，但是醫院還是具有較大的競爭壓力。醫院想要健康穩定的發展，需要人事檔案管理工作的全面輔助。在人事檔案工作的基礎上，能夠充分體現員工的性格特點和專業水平等。同時能夠有效激發員工的主動性，從而使員工能夠更好的開展相關工作[4]。除此之外，醫院需要在員工的基礎上，來對相關的人事檔案管理制度全面構建，這樣可以為人力資源管理工作的順利開展提供助力，進而使人力資源配置的合理性得到保障。

（二）提高員工培訓計劃的針對性

醫院整體實力和員工自身技能的提升存在密切關聯性，每年醫院都會對相關的知識培訓和專業講座等不定期召開，并讓員工積極參與其中，這樣可以使全新的知識或技術等有效了解和掌握，從而為員工自身專業水平的提升奠定基礎保障。另外，也可以讓員工去外其他醫院進行交流學習，以此來對自身的眼界不斷拓展，從而使提升員工專業性的目標得以實現。但需注意的是，員工都是獨立的個體，這使得一定的差異會出現在員工之間。當對每個員工的實際水平全面掌握之后，才可以使培訓資源浪費現象得到杜絕，以此來使培訓的質量和作用得到全面提升。想要達到這樣的效果，醫院在開展相關培訓活動之前，要對人事檔案信息全面分析研究，這樣能夠對員工的經歷以及工作表現等全面掌握。同時參考員工發表的學術論文等，來對員工的成長以及職業發展規律等有效掌握，以此來使制定的員工培訓和發展計劃具有明顯針對性和有效性，從而使員工的專業化程度明顯加強，進而為醫院整體醫療水平的提供重要支撐。

（三）優化醫院員工職稱評定

醫院對人員進行全面管理時，職稱評定是不可忽略的部分之一。在工作性質的基礎上來劃分醫院員工體系，大概可以分成醫、藥、護、行政等崗位。由于工作性質存在明顯差異性，使得各個崗位員工之間也存在明顯不同。在職稱評定的過程中，想要使科學界定得以實現，需要全面把握醫院員工的信息。在人事檔案的輔助下，人力資源管理人員能夠對員工信息及時掌握。同時通過全面分析人事檔案的方式，來對員工的業績以及獎懲狀況進行科學評價，從而為后續職稱評定提供重要參考依據。因此，醫院在開展相關職稱評定工作時，要對人事檔案管理科學評估，以此來使職稱評定缺乏公平性問題得到有效避免[5]。

（四）促進人力資源的合理開發

人事檔案信息的作用可以在人力資源開發和管理等方面充分體現。對人力資源合理化開發，可以為醫院的合理運轉和穩定發展奠定基礎保障，也可以使醫院內部結構的合理性明顯提升。想要對醫院內部人力資源全面開發，人力資源管理部門要全面參考人事檔案信息，從而使人力資源合理化開發的目的得以實現。簡言之，人事檔案信息可以對員工的個人信息全面反映，人力資源部門在對人才進行全面開發時，需要讓人事檔案信息發揮出輔助性和支撐性作用，這樣能夠從多方面多角度來完成價值和能力評估工作，從而使信息缺失或個人情感因素等問題導致的人才被忽視問題得到有效避免。

（五）強化醫院綜合實力

醫院人才數據庫中包含大量的信息，不僅有各個員工的專業技能水平信息，還包含每個員工的工作績效信息，這樣可以為醫院管理人員提供依據和支撐，以此來使人才配置的合理性得到確保，從而使醫院的工作效率明顯提高。除此之外，人事檔案管理工作的順利開展需要各個部門之間有效配合，在這樣的方式下，使各個部門之間能夠協同作業，以此來使醫院的凝聚力得到加 強[6]。與此同時，所有員工都全身心投入自身的工作，并在醫院的健康發展中共享自身力量，使得醫院的綜合實力得到強化，進而為醫院的持續穩定發展提供可能。

（六）為選拔人才提供依據

醫院在對人才選拔工作全面開展時，可以將人事檔案信息管理當成重要的參考依據，從而為人才選拔工作的科學合理性提供保障。在人才引進的過程中，通過人事檔案信息可以對人才的工作經歷、職業水平等全面掌握。因此，人事檔案信息能夠在人才選拔中發揮作用，使人才選擇的合理性和適配性得到確保，以此來為醫院儲備一定的有效人才，從而使醫院的健康穩定發展得到重要助力。

五、提高人事檔案信息管理水平的措施

（一）強化人事檔案管理理念

隨著醫療改革進程的不斷推進，醫院需要深入分析自身的運營情況，并對改革內容詳細掌握，以此來對相應的改革措施有效制定。從實際改革的角度來講，想要使人事檔案管理水平得到有效提升，就要對先進的人事檔案管理理念全面堅持。這樣可以使員工對人事檔案管理在醫院發展運營中的重要性產生正確認知，以此來使人事檔案管理的積極性作用得到有效宣傳。另外，相關領導要對人事檔案管理加強重視程度，并在醫院內部中全面推廣和普及，使各個部門可以在人事檔案管理中協同配合，以此來對詳細且精準的人才資料有效提供。除此之外，人力資源部門要對員工的人事檔案管理理念不斷培養和提升，并可以讓各個部門積極參與到人事檔案管理之中，從而為人事檔案信息管理工作質量的全面提升提供基礎保障[7]。

（二）構建合理化人事檔案管理制度

為了使人事管理水平得到全面提升，相關管理人員要不斷完善人事檔案管理制度。在該制度的基礎上，來有效約束員工的行為，從而為醫院健康穩定的發展提供切實保障。另外，對醫院管理人員的角度來講，需要對人事檔案管理工作加強重視程度，并全面改善醫院的工作環境，以此來全面提升員工的工作能力。同時對人事檔案管理制度全面構建，從而使檔案管理的科學規范化得到確保。除此之外當相關管理制度全面構建完成之后，需要在醫院實際情況的基礎上來不斷的調整和優化。可以對員工的建議有效聽取，使人事檔案管理的完善性得到確保，進而能夠完整記錄員工的成長軌跡。

（三）強化人事檔案員的整體素養

對醫院人事檔案管理員來講，其整體水平能夠直接影響人力資源管理質量，還會在醫院的健康發展中發揮作用。因此，醫院要對有效的措施全面應用。使人事檔案管理隊伍的整體素養得到全面提升，從而為人力資源管理的科學規范性奠定基礎保障。具體從以下方面入手：第一，醫院要嚴格界定員工的工作規范，并在人事檔案管理需求的前提下，來不斷培訓和強化員工的專業性。同時要對員工的思想道德以及職業素養全面強化。第二，對相關的激勵制度不斷完善，使人事檔案管理人員的創新熱情得到有效激發，從而使人事檔案員的自主性得到全面提升。另外，人事檔案員將醫院實際運行情況當成基礎，將自身的專業知識或技能充分發揮，以此來使相關工作效率明顯提高，從而為醫院服務水平的不斷提升起到一定的促進作用。第三，對科學完善的檔案崗位責任機制全面構建，對相關崗位的責任有效明確，并細化到個人身上，這樣可以使發生事故后相互推諉現象得到有效杜絕，以此來使人事檔案員的信息技術水平得到提升，從而使醫院人事檔案管理人員的整體素養明顯加強。

（四）開發全新系統，引入全新科技

從醫院的角度來講，可以在人事檔案管理中引入現代化的科學技術，從而使信息化管理得以實現。首先，可以對信譽和口碑都相對較好的軟件公司有效找尋，并和這類公司展開深度合作，來對人事檔案管理數據庫全面開發。該數據庫要和醫院實際情況相適應，并且需要將人事檔案信息全部涵蓋其中。同時數據庫要清晰標注各個檔案的位置和使用狀況。其次，相關員工可以對掃描儀有效應用，通過掃描的方式來使檔案原件有效上傳到數據庫。需要注意的是，該數據庫中也要對原版資料圖片等有效儲存，從而為后續的查閱提供便利性。最后，數據庫中設置相應的權限，當成功登錄到數據庫系統中，可以詳細查看學歷以及職稱等信息。這樣不僅可以在員工職業規劃方面提供一定的幫助，還可以對存在的問題及時發現，以此來使反饋和更改等工作有效完成。除此之外，為了使數據庫的安全可靠性得到確保，要對數據庫進行不定期的更新維護。

（五）分析醫院人才需求狀況

當前，可以將科學完善的人才績效系統構建在醫院之中，同時圍繞檔案來完成科學化的管理。從當前醫院人事信息管理工作中可知，科研需要對自身帶頭性作用全面發揮。與此同時，護理以及醫務科等需要進行有效的輔助，并在計算機技術的應用狀況下，使人才數據庫得以構建，從而使人才信息管理向信息化方向轉變。另外，將相關信息向人才數據庫中有效錄入時，需要使錄入信息的精準性得到確保。除此之外 ，為了使人才的合理化配置得到實現，需要在人才特點的基礎上，來為其配置相對應的崗位，以此來使人才的價值和潛能得到充分體現，進而使人才利用價值和人才利用率得到明顯提升。

六、結語

綜上所述，人事檔案信息在人力資源管理中具有重要的作用，既可以使人員配置的合理性得到確保，又可以使培訓工作的針對性和有效性得到全面保障，以此來使醫院的綜合實力明顯加強，從而使醫院持續發展的目標得以實現。因此，要對人事檔案信息方面內容重點研究。