信息化時代醫院檔案管理改革路徑研究

杜秋樂

（寧津縣人民醫院）

一、大數據時代醫院檔案管理信息化建設的重要性

（一）有利于優化檔案管理方式，提升檔案管理效率

由于信息化平臺和大數據分析技術，能夠實現有效信息的快速抓取。這使得醫院檔案管理工作中檔案的調取工作變得十分便捷。

（二）有利于提升檔案服務范圍，豐富檔案管理模式

從檔案管理的質量來看，能夠實現全方位、準確、系統地收集信息，使信息全面、準確地錄入到檔案中。這極大地拓展了檔案服務的范圍，提升了檔案開發的效率，有利于醫院檔案管理工作更加具有實效性，也能夠極大地提升信息搜集的范圍。工作人員在進行檔案調取時，能夠將所要查找的內容，以及與其相關的信息進行調取。這種方式能夠提升檔案管理工作中的檔案利用率，并且為醫護人員的工作提供完善的信息支撐，有利于醫院整體醫療資源的優化配置。

（三）有利于提升醫院檔案信息準確性和持久性

在新醫改的政策影響下，醫院檔案管理工作采用信息化數據處理模式后，能改變傳統的檔案信息存儲方式，促使醫院檔案管理工作由紙質檔案管理，逐步實現無紙化辦公，能在很大程度上節省紙質辦公過程中的物料損耗，減少人工成本。而且，可以避免紙質檔案管理工作中易出現的資料抄寫錯漏等問題發生。同時，還可以節省檔案管理人員反復查閱檔案資料的時間，減少工作量，有助于提高醫院檔案管理工作的效率，提升信息數據的準確性與完整性。傳統紙質檔案在移動、擺放和查閱的過程中，容易發生磨損和丟失的情況，不利于醫院檔案資料的保存。因此，加強醫院檔案管理工作信息化建設，將紙質的檔案資料轉化為現代化的信息數據后，有利于檔案信息長久存儲。而且，電子檔案能實現復制、轉錄，可以確保檔案資料的準確性和持久性。

（四）有利于提升醫院管理水平及其核心競爭力

醫院檔案管理工作作為醫院管理工作中的重要部分，是保障醫院正常運行的關鍵因素。而且，在新醫改的影響下，醫院進行的人事任免、醫療事故等責任劃分，以及醫院專業技術資格評定等工作，都需要醫院在職人員的個人檔案資料和醫療衛生檔案資料數據作為參考。對醫院檔案管理工作進行信息化建設，改進醫院檔案管理工作的形式，實現醫院各部門間檔案資料共享，能夠有效規范醫院的檔案管理工作，提高檔案管理工作的效率，改善檔案管理工作的質量，有利于提高醫院的管理水平和核心競爭力。

（五）有利于提升檔案保存能力，降低檔案管理成本

在傳統的紙質檔案的記錄方式之下，大量的醫院檔案信息需要設置專業的房間進行放置，并且由于紙質檔案容易被損壞，紙質檔案本身對存放環境有著比較高的要求。為了有效保存檔案，提升檔案的保存時限。醫院需要花費大量的成本用以維護和運營醫院檔案。走檔案信息化、數據化發展之路，在檔案的開發與使用過程中，通過將海量的檔案信息錄入檔案數據庫，在后期僅需對檔案系統進行維護與升級即可。同時，這種數據化的存儲方式能夠實現文本、圖像、音頻、視頻等多種形式的檔案一體化保存，有效地提升檔案的保存實效，降低管理成本。

（六）有利于為醫院管理提供科學規范的研究支持

一方面，加強醫院檔案資料信息化管理，能為醫院順利開展各項工作提供有力保障，另一方面也有利于為醫院的科研活動提供科學、規范的研究依據。醫院檔案管理工作在現階段能夠為醫院開展各項醫療研究提供數據參考，便于醫院相關的科研人員通過電子檔案系統查閱資料，進行科學研究。而且，醫院的檔案管理信息化建設，也能有效提升醫學試驗、教學、臨床研究和藥品研發等醫療衛生水平。同時，醫院檔案信息記錄了醫院的各項醫療衛生活動，可以作為醫務工作人員在醫療事故中維護自身與患者合法權益，進行醫療衛生事故責任劃分等情況的法律依據。完整、準確的醫療檔案信息不僅有助于處理醫療糾紛，加快處理進度，還能保障醫院正常的運營。

二、大數據時代醫院檔案管理信息化建設的必然性

（一）醫院檔案管理信息化建設已經成為必然趨勢

大數據為醫院檔案管理——這一難題提供了有效的解決思路。大數據技術具有快速處理海量數據的功能，符合提高醫院檔案信息收集、整理、分析能力的現實需求。根據當前的發展趨勢，未來在醫院檔案管理工作中，將面臨更龐雜的信息，推進檔案管理的信息化發展已是發展必然。利用大數據處理相關技術和模式，可以進一步增強醫院檔案信息化建設能力和水平，進一步提高檔案管理水平和服務質量。通過建立統一的醫院檔案信息平臺整合檔案數據資源，在實施醫院智慧檔案管理的同時，加快智慧醫療建設的步伐。

（二）傳統的醫院檔案管理方式難以適應當前的發展需要

在進行醫院檔案管理的過程中，由于醫院本身部門眾多、醫護人員和患者眾多，以及服務種類和設備繁多，進而使得醫院檔案管理工作往往比較復雜，這也是醫院自身固有原因導致的，在傳統的醫院檔案管理方式之下，醫院檔案調取與管理上常常效率低、時效慢，難以適應當前的發展需要。在管理醫院檔案的過程中，由于檔案的規模和數量龐大，不僅會占據大量的空間和成本進行檔案的管理與維護，而且會使得檔案的使用十分低效，難以快速、準確地調取所需的檔案，進而使得整體的醫院運行效率受到影響。

三、信息化時代醫院檔案管理存在的問題

（一）醫院檔案管理工作缺乏完善的管理制度

由于醫院檔案管理制度缺乏完善性，會在一定程度上使醫院檔案管理工作的信息化水平難以提升。目前我國仍有一部分醫院在開展檔案管理工作的過程中缺乏良好管理模式和完善管理制度，導致醫院一部分檔案信息無法得到有效保存和利用，使檔案具有的作用和價值難以得到充分發揮。即使一些醫院制定的檔案管理措施較為完善，但是在實際落實的過程中有沒有得到重視，比如，對醫護人員的個人信息和工作內容沒有進行全面記錄，導致醫院檔案管理信息缺乏必要的嚴謹性。

（二）醫院檔案管理隊伍人才引進和職能定位需提升

首先，醫院檔案管理隊伍建設在人才引進方面失之于寬，脫離檔案管理工作實際。在傳統概念中，由于檔案管理不屬于醫院核心業務范疇，檔案管理部門是醫院中名副其實的“冷衙門”。進而成為醫院安排高素質人才家屬的崗位，使得檔案管理人員的專業素質往往無法滿足檔案管理工作的實際需要，導致醫院檔案管理隊伍人員結構不合理，非專業人員數量過多。如部分由護理專業轉崗到檔案管理部門的員工，自身不僅臨床醫學知識匱乏，且檔案管理規范及要求和信息化專業知識的學習能力較弱，直接影響了醫院檔案管理隊伍整體素質的提升。其次，個別醫院檔案管理從業人員工作態度不端正、工作積極性不高。醫院領導層對檔案管理部門非核心部門的定位，導致檔案管理部門本身在醫院體系中存在感不強。非專業的醫院檔案管理人員本身也對檔案管理工作對于提升醫療效率和醫院整體管理水平的重要性認識不充分，在日常實際工作中往往滿足于做好資料保管等基礎性工作，對于如何推進醫院綜合檔案的信息化，如何提高醫院綜合檔案信息的利用率等方面疏于思考。對檔案管理、信息化專業知識、檔案的開發與利用等方面的學習與探索缺乏主動性和積極性。

（三）檔案管理人員缺乏數字信息化創建意識

檔案作為醫院發展過程中形成的重要內部資料，往往可以完整且真實地反映醫院的整體發展情況，是推進醫院未來持續發展的重要參考信息，且可以指導醫院的發展方向。因此，醫院檔案資源具有十分突出的價值。而醫院檔案的價值，集中體現在檔案詳細記錄了醫院從建立到發展至今的各項信息，除了可以真實反映醫院的發展歷程外，還可以為醫院未來發展戰略目標的制定提供重要的參考信息。但事實上，當前醫院教學檔案的管理仍存在缺乏專業機構與人員的問題。現在負責醫院教學檔案管理的人員所接觸的工作以教學為主，而非檔案管理。他們在完成醫院教學任務后，還要應付數字檔案的收集與保管工作，并在此基礎上進行數字信息化創建，然而，個人的精力與時間是有限的，顯然相關工作人員難以保證更好地實現醫院教學檔案的數字信息化。此外，上文提及醫院對教學檔案管理的信息化缺乏應有的重視，在這種情況下，教學檔案管理人員在具體的數字信息化管理工作中，往往得不到相應的支持，這使得醫院教學檔案數字信息化進程相當緩慢，會影響醫院教學檔案數字信息化管理水平。

（四）對信息化的認識不足

近年來，信息化技術快速發展與普及應用，已經滲透在社會的各個行業中，為社會各個行業的創新發展提供了先進的技術支持。而醫院教學檔案管理也已經通過加快信息化建設，在管理水平提高方面取得了顯著成績。但在醫院教學檔案信息化管理發展過程中，院領導及教學檔案管理人員更加關注病患檔案、人事檔案及科研檔案的信息化建設，經分析，其本質原因在于這些人員普遍認為上述檔案與醫療服務水平的提高具有密切的關系，是醫院持續發展的關鍵。正因如此，相關人員更加注重醫患檔案、人事檔案、科研檔案等的信息化管理，而忽視了醫院教學檔案的信息化管理，在具體工作中片面地認為只要簡單完成上級考核任務即可，如此難以保證醫院教學檔案管理水平的提高。

四、信息化時代醫院檔案管理措施探究

（一）提高對教學檔案數字信息化管理的認識

醫院教學檔案數字信息化管理并非簡單地融合信息技術和檔案管理即可，還需要醫院領導及教學檔案管理人員自身在理念上積極更新，提高對醫院教學檔案數字信息化管理的認識，從思想層面上提高對教學檔案數字信息化管理的重要性的認識，進而在具體行動中注重教學檔案數字信息化的創建，如此才能為醫院教學檔案數字信息化管理創建發展提供相應的支持，使醫院教學檔案管理工作適應數字信息化時代發展的基本需求。但不可否認的是，傳統紙質檔案管理轉變為依托數字信息化管理是一個相對緩慢的過程，需要持續更新才能滿足數字信息化創建的發展需求。因此，醫院領導及教學檔案管理人員應持續增強檔案管理意識，并與時俱進地更新檔案管理理念，持續加大對教學檔案數字信息化創建的投入力度，如此才能支撐醫院教學檔案數字信息化管理長足發展。

（二）加強教學檔案數字信息化創建

醫院教學檔案數字信息化創建的基礎是對教學檔案的數字化、標準化和規范化管理。在實踐中，醫院教學檔案管理人員應具體做好以下幾方面工作：一是應對傳統的教學檔案管理資源進行數字信息化處理，但考慮到醫院教學檔案內容豐富，且類型相對較多，對當前存有的教學檔案進行全部的數字信息化處理顯然不現實，也沒必要。對此，教學檔案管理人員應對現有檔案進行分類，隨后按照重點檔案、利用率高的檔案及特色化檔案進行數字信息化處理和標準化管理。二是創建健全可行的檔案管理制度，不同教研室應結合統一的教學標準進行數字信息化管理，以確保教學檔案的完整性和規范性，一方面可以提高教學檔案信息資源的安全性，另一方面為教學檔案開發與利用提供支持，如此才能助力提高教學檔案數字信息化管理水平。

（三）實現業務流程優化與重組

檔案管理的信息化發展方向決定醫院應該構建全面的信息網絡管理系統，需要將原本處于相對分裂狀態下的各個業務環節有機地整合起來，構建起科學化、規范化、標準化的管理體系。醫院檔案管理工作中最棘手、最重要的就是病人醫療信息的存儲，從門診就醫到檢查取藥，從住院治療到手術等環節，都必須充分體現“以病人為中心”的管理理念，使檔案管理模式變得更加人性化，使檔案信息的獲取與使用流程更加趨于合理化。這樣既可以為患者提供滿意的醫療服務，也可以使醫院花費極小的資源成本，獲得較大的收益。業務流程優化與重組，不僅可以使信息網絡遍及醫院的各個科室與部門，還要滿足各個單位對檔案信息的需求，促使醫院的門診、住院、藥房、檢查、住院、病區護理等業務得到優化，促進檔案管理“全網絡”體系的構建。

（四）組建檔案信息分析專業團隊

檔案信息分析團隊需要檔案管理系統具備數據統計與預警功能。例如，春、冬季節是流行性感冒的高發季節，經常會出現流感集中爆發。在此階段，相同或相似病癥的病人數量會猛增。管理系統通過就診人員藥品領取以及住院情況的相關信息數據分析了解到這一情況，發出流感大爆發預警信息。醫院的信息分析團隊在預警信息的提示下，進一步調閱相關數據，整理出流感的類型、周期、特點以及治療方案，為臨床醫護人員提供參考，也可以形成科普推廣文章在醫院的公眾號上發布，為人們保護自身的身體健康提供有效的借鑒。

（五）全面提高教學檔案管理人員的專業素養

醫院教學檔案數字信息化管理水平的高低與檔案管理人員的專業素養水平的高低密切相關。為此，醫院要想全面提高教學檔案數字信息化管理水平，就應牢固樹立“人才”是關鍵的意識，積極運用“走出去引進來”的方式，確保現有教學檔案管理人員在掌握教學檔案管理知識與技能的基礎上，習得先進的計算機技術及相關的操作技能。不僅如此，醫院方面還要加強對教學檔案管理人員的專業素質教育，培養愛崗敬業的數字信息化檔案管理人才，為醫院教學檔案數字信息化管理的發展提供人才支持。此外，醫院還要定期考核教學檔案管理人員的專業素養，根據具體的考核結果開展針對性的培訓，從而有針對性地提高教學檔案管理人員的專業素養，使其能夠更好地利用專業技能和知識做好教學檔案數字信息化管理工作。只有這樣，才能促進醫院教學檔案數字信息化發展。

五、結束語

在現代醫療水平不斷提升的過程中，醫療保障體系也越來越完善，就醫人數不斷增加，醫院檔案管理也面臨一定的挑戰。基于大數據技術，積極實現檔案信息化建設和管理為檔案改革的主要措施。數字化建設和規范化管理能夠提高我國醫院檔案管理現代化水平，促進大數據的持續發展，從而促進醫院的穩定發展。