新時代檔案工作面臨挑戰與提升策略

楊 陽

（山西大學檔案館）

一、研究背景

目前，新時代背景下，諸多學者對檔案工作的變化以及如何改進與提升都進行了相關研究，如聶云霞[1]分析了當前我國檔案監管中存在的問題，從主體權責、監管客體、監管技術、監管模式等方面探索并構建新時代背景下檔案監管新格局；齊周懷[2]從精神實質、政治定位、轉型發展、底線思維等角度對新的工作制度、法律法規進行了詮釋；王興廣[3]從強化組織領導、豐富制度供給、加強過程控制、注重教育培訓、深化技術運用等方面提出了推進檔案工作責任制建設的具體路徑等等。

從各位學者的研究中可以看出：在新時期，信息時代給檔案工作帶來機遇的同時，也相應帶來了更高的挑戰，因此檔案從業人員應對檔案工作中的方式方法進行改進與提升，提出新建議、新辦法，實施新舉措，為檔案工作的健康持續優質發展保駕護航。

二、新時代檔案工作面臨的挑戰

現階段我國檔案法治建設邁上了更高的臺階，對于檔案事業的健康、規范、高質量發展具有重大意義，從收集、整理、保護、利用、監督等多個環節健全完善了檔案管理制度，強化機構和組織的檔案管理責任，優化檔案的開放和利用條件，為我國檔案事業的現代化提供了更加堅實的制度保障，這就要求檔案工作者牢記“為黨管檔，為國守史，為民服務”的宗旨，通過不間斷的學習和整改，推動檔案事業全面發展，本文將從以下幾方面談一下現在檔案工作面臨的挑戰。

（一）檔案開放期限縮短，檔案開放機構增多，檔案開放范圍擴大

目前對檔案開放的要求為縣級及以上各級檔案館的檔案，應當自形成之日起滿二十五年向社會開放。從這一條規定里可以看出有兩處發生了較大的變化，一是檔案開放期限與之前的三十年相比，縮短了五年；第二是除縣級以上各級檔案館之外，在不損害國家安全和利益，不侵犯他人合法權益的前提下，其他檔案館、尚未移交進館但可以開放的檔案形成單位或者保管單位以及非國有企業、社會服務機構等單位和個人均可以向社會開放檔案[4]，這一開放力度是前所未有的。

這一新規將促使檔案開放主體范圍明顯擴大。但一份檔案能否公開，取決于多方面因素，需要多維度考量，包括是否影響國家安全、是否涉及商業機密、個人隱私等等[5]。這對鑒定人員提出了更高的要求，從業人員需具備許多方面的專業知識，如檔案業務、檔案相關的方針政策、國家保密法、知識產權法等相關法律法規。因此，檔案從業人員不僅將面對檔案鑒定工作量大、審核開放量激增的局面，還需要學習更多的相關規章制度，盡快對館內存放檔案進行鑒定審核，根據檔案類別，將滿足開放條件的檔案向社會開放，秉持“為人民服務”的初心，滿足社會大眾對檔案的利用需求，推動檔案開放利用工作。

（二）館藏檔案開放審核權責變更

檔案開放審核工作在過去一般由檔案館承擔，現在該權責變更為由檔案館會同檔案形成單位或者移交單位共同負責，對于還未移交進館的檔案，其開放審核工作由檔案形成單位或保管單位負責，并在移交時附具意見。這項規定可以在一定程度上緩解檔案開放期限縮短帶來的巨大壓力，但同時也帶來了新的工作挑戰。在新時期檔案開放的辦法制定、處理檔案利用者投訴、授權檔案館或有關機關公布檔案等責任和義務由檔案主管部門承擔[6]。檔案形成或移交單位在完成原工作的基礎上，需要轉變舊觀念，規范檔案開放審核流程，完善工作細則，使該工作能順利開展。

（三）單位和個人利用檔案的權利得到保障，利用查詢工作增多

長期以來，人們除了在升學、畢業、工作、提升、調動、退休等特殊時間節點會想到查詢自己的人事檔案，大部分時候與檔案館都保持一定的距離，認為檔案館有一種神秘感，造成這個現象既有社會大眾方面的原因，也有檔案館自身的原因。社會大眾不清楚自己除利用個人檔案外，享有合法利用開放檔案的權利，檔案館對外宣傳不到位，社會大眾不了解檔案的類別與價值。

在現階段只要單位和個人持有合法證明，就可以利用已經開放的檔案。如果在查詢利用過程中，檔案館不按規定開放利用，單位和個人均可以向檔案主管部門進行投訴，接到投訴的檔案主管部門應當及時調查處理并將處理結果告知投訴人。公民有合法利用的權利，檔案館就有服務的義務，這就要求各級各類檔案館轉變傳統的服務意識和服務觀念，緊跟時代步伐，完善檔案利用服務細則及服務方式，探索適應當前檔案需求和未來趨勢的服務模式[6]，能夠通過多渠道，利用多平臺，為利用者提供高質量的服務。

（四）加快檔案信息化建設，注意電子檔案安全問題

檔案信息化建設是檔案工作與時俱進的體現，也是信息化、大數據的時代背景對檔案工作提出的新要求、新考驗。推進傳統載體檔案數字化和電子檔案管理信息系統建設、推進檔案信息資源共享服務平臺建設[7]是所有檔案館都需要面對和積極解決的問題，各級人民政府需要充分認識到檔案信息化的重要性和必要性，將其納入信息化發展規劃。

信息化并不是一個新概念，一些規模較大級別較高的檔案館信息化建設工作早已開展。但對于地方以及一些高校的檔案館來說，由于檔案信息化涉及到體制以及機制的完善、經費的支持、法規政策的健全、人才的培養等許多方面[8]，檔案信息化建設工作一直未能很好的開展。我們必需充分認識到檔案信息化不是一蹴而就的事情，需要多方配合支持以及協調，才能將檔案信息化工作持續推進。

檔案進入信息化管理后會面臨一些新的問題和挑戰，如：來源是否可靠，存儲是否安全，要素是否合規，標準規范是否能夠及時出臺，工作人員是否掌握信息化技術等等，同時還要及時向社會大眾宣傳電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力。這就要求從業人員不僅要學習該部分內容，更要在實際工作中盡快貫徹實施，加快信息化進程，對于已完成信息化的檔案注意安全保管，提高其利用率。

（五）科學有效地對檔案進行監督管理

科學有效的監督管理制度能夠有效促進檔案工作的健康發展，可以更好地服務和推進國家治理體系和治理能力現代化。檔案監督包括檔案主管部門監督、檔案利用監督、社會監督和業務監督四種方式，四者共同構成了一個監督體系，能夠有效增強檔案管理工作的監督力度，確保檔案的完整與安全[9]。

目前，檔案主管部門的監管事項有明確規定，監督管理的內容包括檔案庫房、設施、設備配置使用情況；工作人員管理情況；檔案收集、整理、保管、提供利用情況；信息化建設和信息安全保障情況以及對所屬單位等的檔案工作監督和指導情況等等。此外，國家鼓勵社會組織及個人參與到檔案監管的具體事務中，提高公眾對檔案事業的參與度，拉近公眾與檔案之間的距離。同時，檔案提供者和檔案利用者之間也存在相互監督的關系，任何單位和個人都是有權監督的主體，發現檔案違法行為時，有向檔案主管部門和有關機關舉報的權利。

（六）檔案文化創意產品開發不理想

檔案館屬于文化事業機構，檔案具有非常重要的文化價值。為了使檔案的文化價值得到最大程度的推廣和利用，能夠被廣泛的接受和認可，從國家到檔案館以及社會大眾都提出了許多方案和寶貴的建議，檔案文化創意產品在這種大背景下應運而生。

國家鼓勵檔案館開發利用館藏檔案，通過開展專題展覽、公益講座、媒體宣傳等活動，進行愛國主義、集體主義、中國特色社會主義教育，傳承發展中華優秀傳統文化，繼承革命文化，發展社會主義先進文化，增強文化自信，弘揚社會主義核心價值觀。

由此可見，國家大力支持檔案文化創意產業的發展，檔案從業人員應積極響應國家號召，轉變傳統文化服務思維，明確文化創意產品開發的意義和目的，將原本陳舊的、枯燥的文字或實物等檔案元素轉化為喜聞樂見、易于接受的文化產品和服務，促進文化的傳播與傳承。

三、高校檔案館面臨的問題

作為一名高校檔案工作者，目前在工作中也面臨很多問題和挑戰，我們應充分認識到高校檔案館將從較單一的高校專屬服務向多元化社會化信息服務轉變，服務制度體系將面臨全面升級，因此如何健全完善工作制度，為廣大師生提供更優質的服務，使檔案文化走出校園是當下亟待解決的問題。下面就目前高校檔案館面臨的若干問題談幾點看法。

目前一部分檔案館在工作時仍采用十幾年甚至幾十年前的規章制度，這顯然落后于新時代對檔案工作提出的要求，也滿足不了廣大利用者的需求，應根據相關的國家方針政策，緊跟時代潮流，建立健全本單位檔案工作的規章制度，使檔案館呈現出全新的面貌。

（一）能夠長期穩定工作的人員不足

檔案館的工作除涉及到教師、學生的人事檔案外，還包括教學、科研、基建、黨政、校史等許多方面。做好檔案工作，不僅僅是傳統認知層面的對檔案進行收集、整理、歸類，更需要對檔案的社會、文化、教育等多方面的價值進行全方位、多維度、深層次的挖掘和升華，使更多的人認識到檔案的重要性、檔案的價值、檔案在社會文明中的作用，并從檔案中獲取到需要的信息。

高校檔案館在學校中屬于教輔部門，而高校最重視的是教學和科研工作，因此檔案館屬于邊緣化部門，工作人員中有一部分是臨時聘用人員，有較大的流動性和不穩定性，不利于檔案工作的長期開展，人手不足以及辦公環境不理想是長久以來一直存在的問題，這將從很大程度上限制檔案價值的發揮，使檔案一直處于淺利用的狀態，珍貴的資料被塵封在庫房中無法與大眾見面。

（二）檔案信息化進展緩慢

在高校檔案館中，學生檔案在館時間大約幾年，并且會隨著學生畢業工作轉遞至相關單位，因此這部分檔案一直未納入信息化范圍。但筆者在近幾年的工作中發現，隨著學生考取公務員比例增多，越來越多的單位需要對其檔案進行政治審查，但最近三年因為疫情的原因，又出現了用人單位無法到校審查材料的問題，這種情況對學生的就業會產生很大的影響，若學生檔案也進行了信息化工作，該問題就能很好地得到解決，同時可以進行“雙套制”保管，更加安全。

另外，高校檔案館綜合檔案科檔案數量龐大，包括歷年畢業生的學籍檔案，各個學院的教學科研檔案、黨政檔案、基建檔案、計財檔案等等。每次遇到利用者查閱檔案，都需要到庫房進行查找，這其中涉及到一些陳年檔案紙張已有破損，難以保證檔案安全以及再度利用；另一方面，面對龐大的庫存檔案，檔案查找速度緩慢，因此迫切需要通過信息化來解決這個問題，但由于前期檔案過多，每年又有新的檔案進庫，信息化進度一直很慢，這無形中就會使服務質量下降。

對于高校檔案館來說，另一個信息化進度緩慢的原因是經費問題。高校檔案館是非盈利機構，沒有自己的收入來源，因此信息化工作需要學校從人力、物力、財力等多方面支持才能實現。

（三）缺乏專業檔案管理人才

高校檔案館工作人員多為校內其他部門工作人員轉入，這不僅需要從頭開始熟悉業務知識，還需要轉變工作思路及工作態度。檔案工作是一項嚴肅的政治工作，要求檔案管理員必須有較高的政治思想素質和較高的業務素養，能夠在平凡的工作崗位上嚴謹求實。尤其進入信息化時代以后，檔案工作已經不僅僅是面對傳統的紙質檔案進行工作，應當告別檔案工作就是整理檔案、復印資料的陳舊服務觀念，檔案館工作人員應能夠熟練應用現代化的各種信息傳播渠道，為利用者提供多元化、多方位的服務。

（四）校園文創產品開發不足

文化創意產品簡稱文創產品。檔案文化創意產品的開發需要檔案從業人員以及歷史文化、創意設計、市場調研、產品營銷等不同行業的專業人才，缺一不可。這些產品除自身功能以外，還可以講述一段歷史故事，呈現人類文化果實。由于產品具有實用性，可以出現在大眾生活的各個角落，以潤物細無聲的方式提升檔案館的社會影響力，加深大眾對檔案文化價值的認識。

高校檔案館主要服務對象為在校師生及畢業校友，這就導致與社會上其他行業的聯系較少，無論是文化創意產品的設計，還是創意、銷售都不成熟，目前的文創產品僅停留在文具、包袋、T恤衫等非常單一的形式上。這就需要高校檔案館打開思路，加強與其他行業的合作，對資源進行整合，提升開發的廣度及深度，提取承載優秀傳統文化的檔案元素，提煉創意主題，立足本校校史，挖掘有價值、有意義的檔案進行開發，將原本陳舊的、枯燥的文字或實物等檔案元素轉化為喜聞樂見、易于接受的文化產品和服務，促進文化的傳播與傳承，使檔案以另一種形式與大眾見面，推動檔案文化創業的可持續發展。

四、結語

新時代黨和國家對檔案工作非常重視，檔案工作具有創新性、信息化、國際化等特征[10]，各級檔案館及相關機構應及時開展宣講會，組織培訓交流學習，使檔案從業人員能夠充分提升自己的專業素質，在工作中貫徹執行新的規章制度，立足本館實際情況，著眼未來發展，把握政治方向，深入挖掘館藏資源，拓寬利用服務渠道，打造一支高水平、高素質的檔案管理隊伍，推動檔案事業創新發展。