信息技術促進醫保檔案管理工作現代化

丁玉宇

（萊陽市醫療保險事業中心）

醫保檔案管理是辦公室業務工作的重要組成部分，為單位內部各項管理工作提供基本的數據支持。醫保檔案管理工作在醫療保障局這樣一種提供醫療保障相關信息咨詢的單位的全局工作中更是占有重要地位。眾所周知，醫保檔案記錄了醫療保險投保人和受保人的相關信息，是進行醫療保險統籌、救助、收繳等相關工作的基礎，需要記錄準確、內容詳實、便于查閱[1]。

傳統上，醫保檔案信息采用紙質化的方式進行記錄并保存，工作量相對較大，進行修改、補充和查找時比較繁瑣，如何克服這些問題令檔案管理和辦公室業務部門感到棘手。隨著信息技術的發展，很多傳統行業積極依靠這種技術進行升級和改造，在提升工作效率的同時保證工作質量。各級醫保檔案管理部門積極探索利用信息技術改進醫保檔案管理的方法，降低醫保檔案管理工作的復雜度，提升醫療保障局的工作效益，最終助力辦公室管理業務實現現代化。

一、當前醫保檔案管理工作中存在的問題

（一）醫療保險的推廣和普及帶來了超負荷的業務量

醫療保險是全民保險的重要組成部分，是我國社會破解“看病就醫難問題”的重要舉措。隨著人們收入水平的增加，伴隨而來的是對生命健康的高度關注，大家都希望付出較少的時間和金錢就能享受到優質的醫療保健服務[2]。各級政府和組織積極宣傳醫療保險對于居民生活的重要保障作用，越來越多的人參與并享受到了醫療保險帶來的便利。隨著醫療保險的普及，給相關檔案管理工作帶來了巨大的工作壓力。醫保檔案中的內容既涉及投保人與被投保人的相關信息，也包括復雜的投保金額計算，同時還包括相關理賠情況記錄，因此不僅內容復雜，類別還就有多樣化的特點，這些都給醫療保險檔案的管理工作帶來了一定的復雜度和難度[3]。

（二）傳統的醫療保險管理方法工作效率低下

傳統上，醫療保險主要是采用紙質化的方式進行記錄和留存，主要依靠人工來進行管理。各級醫療保障局都有專門的部門和工作人員負責醫療保險檔案管理，他們將醫療保險相關信息謄寫在固定格式的紙張上，然后分門別類進行存儲，遇到人員變動或者醫療保險的險種發生變化時，需要對相關信息進行更正或者補充；遇到有人需要調閱或者查找相關保險檔案信息時，需要在龐雜的資料中進行查找。這樣不僅浪費時間，信息記錄的準確性也得不到保證。有些單位為了保證醫療保險信息記錄的準確性，往往會在記錄員之外安排一到兩個人進行信息的校核，這樣造成了人力資源管理成本的增加。另外，記錄保險信息的紙張時間久了容易變質，導致字跡模糊，也容易受到周圍環境（主要是溫濕度）變化的影響，造成破損，這些都給醫療保險管理工作增加了額外負擔。

（三）醫療保險信息檢索手段的單一化給使用帶來了不便

受限于傳統醫療保險信息使用紙質化手段進行記錄的局限性，對相關信息進行檢索往往由工作人員一張一張紙進行篩查，這樣做往往需要從大量信息中逐步縮小范圍進行具體信息的篩選，由于都是由人工進行操作，因此工作效率低下。隨著醫療保險業務量的增加，各種醫療信息變得越來越多，傳統的單純依靠紙張記錄、人工檢索的方法已經不再適合新形勢和新變化的需求，因此亟需探索一種高效、精準的信息化記錄與檢索方法。

（四）醫療保險信息管理人員綜合素質難以勝任信息化要求

醫療保險信息管理系統主要由人來操作，短期內信息化進程加快并不能完全取代人工作業。醫療保險信息化水平的提升極大提高了工作效率，能夠減輕工作人員的壓力，但是并不能完全取代檔案管理人員。在關鍵工序中，比如醫療保險檔案信息的核對、校正及特殊情況查詢時，仍然需要檔案管理人員親自動手，因此檔案管理人員的綜合素質必須要提升，這樣才能滿足檔案管理工作信息化的要求。當前，很多醫療保險信息檔案管理人員的綜合素質比較低下，還停留在原始的利用紙和筆對檔案信息進行管理的階段，對于信息化的管理系統操作不熟練，并不能發揮出信息化管理的優勢；部分醫療保險信息檔案管理人員只會簡單地使用管理系統進行信息的錄入與檢索功能，對于復雜一點的排序、刪改、校驗等功能不熟悉或者掌握不了，導致信息管理系統的很多作用得不到發揮；還有一些醫療保險信息檔案管理人員排斥利用信息化管理系統對醫療保險信息進行管理，認為這些技術措施會有出錯的可能，沒有人工作業更加精確。這些思想意識的存在以及能力素質上的短板，導致信息化管理系統在推進的過程中受到了較大的阻力，推進效果不理想，達不到預期的效果。總之，醫療保險信息管理人員綜合素質的欠缺，需要在信息化管理系統推進與普及的過程中及時進行提升，以免出現阻礙信息化管理系統全面普及的不和諧聲音。

二、信息技術在醫保檔案管理中的應用

（一）基于信息技術對醫保信息進行統計和記錄

信息技術最大的優勢就是可以實現對各種數字信息的統計和記錄。利用信息技術對醫療保險信息管理工作進行改進，首要就是建立專業的信息采集系統和數據庫存儲系統，利用數字信息技術對投保和受保人員的相關信息進行處理。信息采集系統需要根據醫療保險的具體險種類型進行開發，提前預置險種的類別、費用明細、投保人基本信息、受保人基本信息、責任條款、注意事項等模塊，利用界面化顯示供工作人員進行錄入。信息錄入之后由計算機進行二維編碼，實現文字信號向數字量的轉換。之后由計算機的I/O設備將這些數字量存儲進入數據庫中，供后續信息處理和查詢使用。這些文字信號轉換后的數字量是以bit為單位進行計量，相對來說非常小，因此信息采集系統和數據庫不用建設得過于復雜。進行信息采集系統和數據庫存儲系統建設的過程中，應該注重操作界面的簡潔化和人性化，方便醫療保障局的工作人員進行使用。這兩個系統之間的連接應該具有快速性，方便信息實時進行記錄和讀取，避免出現宕機現象。

（二）基于關鍵詞檢索對醫保信息進行分類和查詢

對于讀取進入數據庫的醫保信息，應該根據信息中的關鍵詞進行標簽化編碼，將這些標簽作為識別相關信息的重要憑證，利用這些標簽對信息進行分類。除了這些主要信息標簽外，還應該注意相關信息之間的耦合關系，比如保險人填報的信息中，很大部分可能和受保人的相關信息是重合的，這時進行信息編碼時除了根據關鍵詞設置主標簽之外，還需要根據這些重合的信息設置副標簽，利用這些標簽共同對相關信息進行識別。這樣，進行信息分類和查詢時，根據主標簽可以獲得的信息范圍比較大，之后根據副標簽進行進一步分類和查詢，這樣就可以逐步縮小信息范圍。因此，通過設置關鍵詞主副標簽，只需要簡單的幾步就可以進行精準的信息定位，這樣有助于提高工作效率。

（三）基于云技術實現醫保信息的在線協同共享

云技術是基于互聯網的多節點在線協同辦公技術，能夠提高同一信息的利用率，有助于實現信息的共享操作。具體來說，可以將存儲在數據庫中的信息視為共同體，所有和該信息相關的人員（包括采集、記錄、分類、修改、查詢等）都可以視為通過互聯網或者局域網連接在該共同體上的單一節點，通過利用云技術實現這些單一節點對這些信息操作后實時保存信息最新狀態，方便下一個使用者使用時面對的是最新的信息，這樣就可以實現同一信息的網絡共享。由于醫保檔案信息的使用具有時間集中特性，也就是說在某一個特定時間段內同一信息會被頻繁地調用并修改，但是在大部分時間段內該信息是處于“休眠”狀態，因此搭建計算云時需要注意云處理的快速性，確保單一用戶對信息處理完畢后信息能夠處于最新狀態，方便后續用戶使用；對于同一時間段內調用同一信息的不同用戶，需要根據信息操作處理手段的不同，在云計算系統內部進行邏輯排序，也就是說對于信息的查閱可以安排多人同時操作，對于信息更改必須要使用串行的方式安排人員操作，這樣可以確保信息在不同流程的操作處理中不會產生數據缺失或者其他錯誤。基于計算云技術實現醫保信息的在線協同操作和共享之后，能夠提高信息的利用率，最終實現信息的快速處理，挺高醫保檔案管理工作的效率。

（四）注重提升醫療保險信息管理人員的綜合素質

醫療保險信息人員的綜合素質直接影響著醫療保險信息管理系統的使用效果。醫療保障局應該注重對醫療保險信息管理人員的教育培訓工作。通過教育培訓，一方面提升他們的思想觀念，向檔案信息管理人員宣講信息化管理的優勢，講清楚信息化管理平臺對工作效率的提升效果，同時向他們明確信息化管理技術對檔案管理人員能力素質提出的新要求，給檔案信息管理人員制造壓力與緊迫感。另一方面，需要著力提升他們的信息化管理系統的操作能力，既要熟悉計算機基本操作技能，包括常用的辦公軟件（如office系列軟件），尤其需要熟悉Excel軟件的操作，因為很多檔案信息是采用Excel表格的形式進行記錄和管理的，能夠利用Excel進行在線數值計算，這樣能夠提高工作效率，同時提高工作的準確性。醫療保險信息管理人員的綜合素質還包括清晰的表達能力，能夠做好與顧客的對接，能夠準確地將顧客說不清楚的意思進行總結歸納，在征得顧客證實之后以書面化的語言錄入信息管理系統，實現信息的有效采集；能夠向信息管理系統開發人員講清楚當前階段對信息管理技術的需求，配合信息管理系統開發人員做好開發工作，實現管理系統的不斷更新與升級；能夠向信息管理系統維護人員講清楚信息管理系統在運行過程中的事故現象，幫助維護人員快速進行故障定位，及時對信息管理系統進行維護，確保管理系統始終工作在穩定環境中。

三、提升醫保檔案管理工作現代化水平的注意事項

為了更好地在醫保檔案管理工作中應用信息技術，實現工作效率的提升，必須要注重對醫保檔案管理人員工作能力的培訓。除了需要選拔熟悉計算機基本操作的人員擴充到檔案管理工作人員的團隊中來，還應該對現有檔案管理人員開展檔案管理工作信息技術培訓，引導他們掌握基本的計算機操作知識，幫助他們學會檔案管理相關專業軟件系統的操作。對于醫保檔案管理工作中的常規操作，應該采用規章制度的方式進行固化，將這些約定俗成的管理方法形成制度化的措施，既方便檔案管理人員學習，又便于他們在工作過程中隨時進行查閱。另外，需要營造監督氛圍，醫療保險涉及多方人員的利益，因此有必要通過社會監督規范醫保檔案信息管理人員工作的規范性。醫療保障局可以面向社會開放醫療保險信息查詢接口，公眾可以在網上監督工作人員工作是否失職，如果有這一現象的發生，公眾一般都可以通過投訴或者舉報的方式進行合理監督，這樣可以提升工作者的工作效率，很大程度上管理員的能力與素質也會得到提高，并且經常反復地應用計算機軟件，工作人員掌握的技術就會更好，那么檔案的管理就可以實現快速的信息化與現代化建設。

另外，在進行醫保檔案信息管理系統的使用過程中，需要及時發現信息管理系統設計與研發過程中與當前使用需求脫節的地方，不斷對信息管理系統的功能進行優化與完善，使信息管理系統的功能能夠始終跟上形勢的需求，確保能夠始終滿足醫療保障局的使用要求。信息檔案管理系統的使用人員需要不斷對系統的使用方法進行總結，形成制度化的條款，張貼在顯著的位置，用于指導新入職人員使用。只有經過不斷的摸索與經驗總結，才能彰顯出信息管理系統的巨大優勢，才能使人們更傾向于依靠信息管理系統實現檔案信息的快速、高效與高質量管理，才能提升人們的思想認識水平。同時，也向管理人員指明了能力素質提升的方向，有助于他們自身水平的提高。

四、結論

醫療保險貫穿在社會生活的方方面面，是現代居民享受社會化醫療保障的重要舉措。醫療保險檔案管理工作是醫療保障局全面工作的基礎，傳統的紙質化、人工化檔案信息管理方式具有很大的局限性，逐漸暴露出不適合現代社會發展趨勢的弊端。因此，需要積極探索醫療保險檔案管理的新方法。信息技術的快速發展為破解醫療保險檔案管理中的難題提供了新方法。本文結合信息技術的最新發展態勢，研究了當前醫保檔案管理工作中面臨的問題，針對這些問題提出了應用信息技術實現檔案管理、破解管理困境的具體方法。本文的研究具有一定的實用性，后續需要在具體工作中結合具體檔案信息的特點進行不斷完善，為醫保檔案的高效管理工作奠定基礎。

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