高校二級學院辦公室精準化管理研究略論

李 偉

（北京建筑大學文化發展研究院人文學院）

黨中央一直高度重視教育事業，尤其是近年來教育改革不斷推進，促使高校管理重心不斷下移，這為二級學院提供了更為廣闊的發展空間，擁有了更多自主辦學權和管理權。鑒于此，高校二級學院需立足當下，深入內部治理工作，找出存在的不足和缺陷，并予以針對性解決，從而不斷提高高校二級學院辦公室管理效能，更好地發揮服務作用，為學校教學、科研工作的順利開展和落實提供基礎保障。在此過程中引入精細化管理理念，并將其合理融入到各個環節，提高學院辦公室整體管理水平，創新管理方法，為教學科研提供高質量、高效率的服務，助力高校改革發展。

一、高校二級學院辦公室精細化管理發展的必要性

高校二級學院辦公室作為綜合性管理部門，不僅擔負著學院人才培養、科學研究重任，在學科以及人才隊伍建設等方面也發揮著重要作用，學院辦公室具有管理、服務、協調、監督等職能，是承上啟下的辦事機構。在當前高校教育教學改革進程不斷推進的背景下，學院辦公室工作質量與成效會直接影響學院工作質量，關乎高校整體運轉，因此，有必要加強管理能效的發揮，實施精細化管理。

現階段，我國高校改革日漸深化，這對高校系統辦公室提出了全新的挑戰，在實際工作中也會出現一些新問題，對此，學院辦公室工作人員應當立足實際，與時俱進，積極轉變固有管理觀念，不斷創新管理方式方法，以更加科學、精細化的管理來提高學院辦公室工作水平，切實為高校教學科研、師生員工等提供完善的服務。由于二級學院辦公室本身綜合性辦事服務機構的屬性，決定了其在日常工作中要做好上承下達、有效協調、參謀咨詢等工作[1]，一方面，要認真貫徹、落實學院領導的決策部署，為學校各職能部門、師生解決各種事項，另一方面，還應當做好日常管理工作，如信息管理、文書管理、資產管理，還有學校內外的接待工作、會議安排等。由此可見，對學院辦公室整體管理提出了較高的要求，引入精細化管理理念，可以從各個環節有效完善辦公室管理工作，實現管理的創新，促使學院辦公室更好地發揮作用。

二、二級學院辦公室管理工作現狀

（一）缺乏足夠的服務意識

從當前我國二級學院辦公室管理工作的實際情況看，缺乏足夠的服務意識，學院辦公室工作不夠主動，缺乏自覺性，存在“重管理、輕服務”的情況。分析其原因，主要是因為部分辦公室工作人員未形成正確的工作定位，片面地認為學院辦公室工作主要就是將上級領導決策部署落實下去，并按照職能部門的要求完成相應的工作。

（二）服務范圍不明確

整體服務認知較低，缺乏明確的服務范圍，多數學院辦公室工作人員并沒有明確作為二級學院辦公室應當具備的服務功能，只是停留在為領導服務層面，而在各科、室、下屬單位、全體教職工、學生方面，缺乏完善的服務定位。尤其是在基層師生服務方面，還有很大的潛力沒有挖掘出來，主要是缺乏足夠的指導思想，進而嚴重影響了主動服務、高效服務的開展。

（三）辦公室管理混亂

目前高校二級學院辦公室管理處于混亂狀態。從辦公室對口職能部門的實際情況看，不僅部門繁多且工作內容復雜，相互之間還存在一定的交叉，比如在管理工作中，涵蓋了行政、黨務、檔案、人事、財務、資產等方面的管理[2]，同時，還需要負責內外接待、文書文秘、宣傳、發布信息、會務安排等內容。不僅如此，在整個工作實施過程中，還需要與多方面進行溝通、聯系，這其中涉及到了學校校辦、財務處、人事處、資產處、組織部、宣傳部等，與此同時，還要與學院下屬各科室、中心建立聯系。而基于當前高校改革的背景，部門事務性工作日漸增多，對學院辦公室工作提出了挑戰，以往粗放式的管理方式已然無法適應當前的工作需求，工作人員也因此奔波于各類瑣碎事務中，工作效率低下，且任務繁重。

三、高校二級學院辦公室精準化管理實現對策

在高校二級學院辦公室工作中引入精準化管理理念，必須做到“精”“準”“專”，切實提高辦公效率，這也是當下時代的必然選擇和實踐路徑。所謂的“精”，就是明確管理重點，解決難點問題；“準”則要把握事物關鍵點，實現精準支持；“專”便是管理專業、專行，需要突出管理的專業技能性、科學性。基于這三點加強精準化管理，優化高校二級學院辦公室管理工作，可以更好地推動并完善管理模式，有助于全面提升二級學院辦公室服務意識，促使工作人員轉變職能認知，從而更好地為高校教學科研工作提供高質量、高效率的服務，對推動高校管理體制改革具有重要的促進作用。下面從幾個方面具體分析高校二級學院辦公室精準化管理的實現對策。

（一）全面梳理精準化管理的具體內容和要求

分析精準化管理理念可知，要求既精細又準確。對于高校二級學院辦公室工作來說，想要做到“精”，就必須優化辦事流程，保證各個工作環節易操作，追求精益求精。而“準”，則要保證辦公室工作任務能夠準確把握、合理落實，做到細致服務，同時又能夠保證各項流程規范化、程序化、科學化。從本質上講，在實施精準化管理的過程中，主要就是在規范化管理模式的基礎上進行總結、提煉，重點提升學院辦公室工作的服務質量，達到節約管理成本、提升核心競爭力的目的。由上文分析可知，高校二級學院辦公室本身具有的綜合性特點也決定了學院辦公室工作復雜、繁瑣，為有效發揮服務職能，要求辦公室工作人員必須具備較強的素質和能力。正所謂“天下大事，必作于細”，學院辦公室工作也無小事，應當積極發揮精準化理念的引導性，提高二級學院辦公室管理成效[3]。

精細化管理的實施不僅體現在具體實踐方法方面，更是一種工作態度。需要明確的是，精準化管理并非一蹴而就，而是一個系統且漫長積累的過程，最終獲得的成功也不能夠直觀地看到。所以，為保證精準化管理有效落實，高校學院二級辦公室應當抓住關鍵業務，全面實施精準化管理。在此過程中，最為重要也是基本的就是明確精細化管理思想觀念，不能空喊口號，搞形式主義，而是要結合辦公室工作的具體內容，制定出科學化、 程序化、精細化的管理內容、實施措施，在真正意義上實現精細化管理。嚴格按照精細化管理目標、任務，對各個環節的工作進行細化目標、量化任務、強化責任，做到無縫對接。

（二）深入辦公室職能予以精準化

按照二級學院辦公室的職能需求劃分，通常會設置辦公室主任以及各崗位秘書，如研究生秘書、行政秘書、教學秘書、科研及學科秘書等，主要負責學院教學科研等事務性管理工作。辦公室工作涉及到較多方面，再加上工作人員數量、素質等不足，致使辦公室各崗位職能發生錯位。基于本科院校“雙一流”建設的目標，對二級學院整體發展提出了挑戰，但這對于辦公室工作而言也是一種機遇。在此背景下，高校二級學院無論是進行學科建設工作，還是開展科研工作，都應當加強調研，做好基礎信息數據采集工作，結合當下形勢綜合分析。學院辦公室也要積極發揮職能作用，為促進學院加快發展，針對師生關注的問題，及時做好信息收集，以報告的形式為學院發展提供參考意見。逐步改變以往只是執行任務的方式，更多發揮參謀輔助的職能作用，促使辦公室職能實現精準定位。

精準化落實學院辦公室職能，最為重要的就是明確目標，全面把握學院辦公室工作方向，準確定位辦公室服務職能與對象。同時，辦公室各崗位工作人員也應當明確自身定位，了解并執行崗位職責，正視自身工作內容。為全體師生做好各方面的服務和保障工作，為推進學院中心工作保駕護航[4]。

（三）從管理制度入手加強精準性

制度作為高校二級學院辦公室運行的重要依據和標準，建立完善的管理制度可以保障辦公室長期穩定運行。因此，學院辦公室管理人員應當從實際出發，找出缺陷和問題，進行調整和優化。比如，部分崗位職責不明確、分工模糊，還有制度方面落實不到位、辦事程序不規范等問題。從目前的實際情況看，雖然高校二級學院辦公室已經明確了各崗位職責要求，但缺乏配套的考核評價機制、激勵機制等，從而導致辦公室工作人員工作積極性不高，也很難評定人員工作質量，致使辦公室整體工作效率低下，部分人員對現有工作產生倦怠感。因此，必須全面加強制度建設，逐步實現依法治校，促使二級學院管理工作更加規范、科學。在具體落實過程中，應當始終圍繞學院辦公室工作完善相應的管理規范，做好頂層設計，實現制度層面的精細化，為辦公室工作立規矩、樹規范，全面提高辦公室管理水平。

在具體實踐中，應當從現行高校二級學院辦公室規章制度出發，與當前實際需求作對比，而后有針對性地進行修訂、廢止、完善，制定新的規章制度。要確保制度具有可行性、實用性，這就需要工作人員在制定過程中主動征求各方意見，反復研究、討論，使得制度能夠滿足絕大部分主體對管理的需求。與此同時，辦公室作為解讀、宣講制度的重要機構，應當針對制度中的各項內容，詳細講解其中的執行要求、操作流程，為學校各方答惑解疑，進一步推進制度執行力。

除此之外，學院辦公室還應當借助制度，進一步優化運轉機制、管理辦法、考評機制等。從崗位職責、管理人員權限，到各項工作的落實，必須確保分工明確清晰、責任到位。在考核評價指標體系中，應當從辦公室具體的工作內容、崗位責任、職責權限等入手，合理設置考核指標，借此增強工作人員工作責任心，調動員工工作積極性，促使工作人員投入更多熱情投身到服務教學和科研工作中，發揮服務職能[5]。

（四）高度重視師生，為其提供精準服務

高校二級學院辦公室管理的主要目的在于更好地服務師生，并在此過程中踐行管理育人、服務育人的任務。從以往的辦公室工作內容看，存在較強的行政性，這使得師生對辦公室產生一種機關高冷的印象。引入精細化管理理念后，辦公室工作在具體落實過程中應當注重“以師生為本”的理念，工作圍繞師生需求進行，為師生提供精準服務，從而進一步發揮精細化管理的優勢。對此，學院辦公室在推行精準服務的過程中，首先要轉變以往被動服務的意識，更加積極主動地為師生提供服務，針對師生關注的熱點問題、師生訴求等要及時響應解決。在教師方面，要幫助教師解脫于填表、報賬、購買材料等瑣碎事務，真正實現“減負”，從而為教師節約出更多的時間去鉆研教學、科研工作，成為高質量的“勤務兵”。在學生方面，學院辦公室應當明確服務方向，從學生存在的問題出發，與學生建立良好的溝通關系，打通信息渠道，及時了解掌握學生在學習、生活、思想等方面的問題，并采取有效措施解決。通過為師生服務的過程，解決師生存在的問題，做到“件件有落實、事事有回音”，實現精準化服務。

除此之外，在為師生提供精準化服務的過程中，也要注重服務的科學性，促使各項工作事半功倍。對此，學院辦公室可以采取“首問責任制”“限時結辦制”等制度，強化工作人員的服務意識，力爭在服務過程中樹立優質形象。此外，還應當積極落實學院“財務助理”制度，為師生提供“一對一”服務，幫助師生快速解決問題，真正意義上發揮財務助理的作用，改變以往財務報銷排隊難、咨詢難、查詢難等問題，通過此種精準服務，有助于進一步增加師生的幸福感。不僅如此，學院辦公室工作人員還應當積極深入到教學一線，觀察、分析、總結出教學運行過程中存在的問題，做好反饋，輔助學院作出更加精準的決策。

（五）積極推進辦公信息化建設

通過上文分析可知，高校二級學院辦公室由于其承上啟下的屬性，使得日常工作量較大，涉獵面較廣，這其中必然會出現大量的事務信息。對此，學院辦公室應當積極加強信息化建設，充分利用大數據優勢，依托互聯網平臺，構建出完善的工作系統，為教學審核評估、學科評估等提供有力的數據支持。辦公室需要積極發揮大數據優勢，完善管理系統，保證工作所需數據得到有效挖掘和利用，從而全面提升決策的精準性、科學性，實現高校各項資源的高效配置，在真正意義上服務師生，凸顯教育“以人為本”的特性。

學院應當結合本校實際情況，建立學院云平臺，保證與不同端口進行對接，通過云平臺簡化信息查詢流程，不斷完善現代無紙化辦公模式。必要情況下，辦公室應當結合工作需求重構流程，增設數據分析功能，提高信息利用率，解放以往處理繁瑣事務的束縛。在OA系統的作用下，辦公室工作人員可以實現掌上辦公，隨時隨地處理一些事務，這在很大程度上簡化了工作流程，提高了工作效率。此外，線上智能審批、通知公告等功能的應用，為師生及時掌握學院動態提供了渠道。通過精準化辦公的實現，有效提升了學院管理水平、服務滿意度，同時也極大地推動了信息化與辦公室工作的融合，有助于提高學院育人質量。

四、結束語

總而言之，將精準化管理理念引入到高校二級學院辦公室管理工作中，不僅是新時代的必然選擇，也是推動高校整體發展的重要途徑。通過本文的分析可知，基于二級學院辦公室管理工作現狀，有必要實施精準化管理，全面優化高校二級學院辦公室工作模式，創新管理方法。所以，在具體實施過程中，應當明確精準化管理要求，促使職能定位精準化，全面實現管理制度化，為師生提供精準服務，不斷推進信息化建設，將精準的理念滲透到學院辦公室業務工作的方方面面，真正提升辦公室服務效能。