紙質(zhì)檔案管理保護(hù)工作的開(kāi)展思路

謝宇涵

（北京市金工投資管理公司）

紙質(zhì)檔案管理工作是指以紙張為核心載體的一種檔案儲(chǔ)存管理模式，主要以公文檔案、圖紙信息、戶籍信息、賬冊(cè)信息的原稿為主。相較于電子檔案，紙質(zhì)檔案雖然具備一定的儲(chǔ)存難度，但也具備電子檔案不具備的作用與功能。因此，在無(wú)法完全淘汰紙質(zhì)檔案管理模式的背景下，相關(guān)人員就需要積極開(kāi)展紙質(zhì)檔案管理保護(hù)工作，保證紙質(zhì)檔案的完整性，確保檔案實(shí)體與信息的安全，最大限度地延長(zhǎng)檔案的壽命，這樣才可以有效發(fā)揮檔案管理工作的價(jià)值。

一、加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案管理保護(hù)工作的重要性的重視

對(duì)檔案的保管與保護(hù)，本質(zhì)上是在檔案處在保存、使用和流動(dòng)的安全防護(hù)中，通過(guò)檔案的日常管理、利用中的安全保護(hù)、各種檔案災(zāi)害的有效防范、突發(fā)事件的應(yīng)急處置以及對(duì)破損檔案的搶救修復(fù)等措施，來(lái)確保檔案不受損、不破壞、不丟失。結(jié)合目前國(guó)內(nèi)形勢(shì)而言，紙質(zhì)檔案仍然具備獨(dú)特的作用與優(yōu)勢(shì)，因此國(guó)內(nèi)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際情況，制定出相應(yīng)的保護(hù)措施來(lái)減少紙質(zhì)檔案損失與破壞現(xiàn)象的發(fā)生。具體而言，每位檔案管理工作者都應(yīng)當(dāng)意識(shí)到紙質(zhì)檔案管理保護(hù)的重要性，做好紙質(zhì)檔案管理保護(hù)工作。為實(shí)現(xiàn)這一目的，還應(yīng)當(dāng)結(jié)合紙質(zhì)檔案保護(hù)環(huán)境以及影響因素展開(kāi)科學(xué)分析，有針對(duì)性地開(kāi)展檔案管理保護(hù)工作，提升對(duì)紙質(zhì)檔案的保護(hù)意識(shí)，確保每位檔案管理人員與檔案間接接觸人員都可以意識(shí)到對(duì)紙質(zhì)檔案開(kāi)展管理保護(hù)工作的必要性與重要性。公眾也應(yīng)對(duì)檔案管理保護(hù)工作提升重視，以確保檔案管理工作者在管理保護(hù)工作中減少疏漏，避免受個(gè)別因素影響導(dǎo)致紙質(zhì)檔案遭受破壞。一旦檔案破壞不可避免，也應(yīng)當(dāng)竭盡所能展開(kāi)修復(fù)。在科學(xué)技術(shù)日益發(fā)展的背景下，目前紙質(zhì)檔案修復(fù)器具與修復(fù)方法也越發(fā)多元，因此相關(guān)企業(yè)以及相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)現(xiàn)代化科技設(shè)備，對(duì)紙質(zhì)檔案展開(kāi)科學(xué)保護(hù)、科學(xué)修復(fù)，確保紙質(zhì)檔案的作用與價(jià)值得到有效發(fā)揮，為人民群眾提供更加優(yōu)質(zhì)、更加精準(zhǔn)的檔案信息服務(wù)與數(shù)據(jù)服務(wù)[1]。

二、紙質(zhì)檔案管理保護(hù)工作中的影響因素

（一）人為破壞因素

紙質(zhì)檔案管理需要經(jīng)歷由各個(gè)科室轉(zhuǎn)入檔案室的過(guò)程，該過(guò)程包括檔案歸檔、檔案整理以及檔案移交，這也是紙質(zhì)檔案管理工作的整體面貌。檔案歸檔、檔案整理環(huán)節(jié)是最容易遭到損壞的階段，此環(huán)節(jié)中若是檔案管理人員出現(xiàn)違規(guī)操作或者操作不規(guī)范的行為，都會(huì)造成對(duì)檔案原件的損傷。與此同時(shí)，在紙質(zhì)檔案信息查閱以及信息利用環(huán)節(jié)，部分檔案資料由于年代過(guò)于久遠(yuǎn)，紙張?jiān)诜喴约皬?fù)制環(huán)節(jié)容易出現(xiàn)破損，從而為檔案管理保護(hù)工作帶來(lái)難以挽回的損失，無(wú)形之中增加檔案管理保護(hù)工作的難度。

（二）微生物侵蝕

在紙質(zhì)檔案保護(hù)環(huán)節(jié)中，最為常見(jiàn)的微生物侵蝕現(xiàn)象莫過(guò)于檔案發(fā)霉，常見(jiàn)的霉菌類型有青霉、曲霉與毛霉。具體而言，檔案保管環(huán)境中的空氣濕度會(huì)對(duì)微生物帶來(lái)巨大影響，其通常處于空氣濕度較大的環(huán)境下，容易導(dǎo)致紙質(zhì)檔案發(fā)霉。霉菌對(duì)紙質(zhì)檔案的破壞極大，會(huì)在表面形成霉斑，不僅造成紙質(zhì)檔案污染，影響閱讀，而且還會(huì)增加紙張酸性。通常而言，我國(guó)南方地區(qū)氣候潮濕，更加容易滋生霉菌，而西部地區(qū)氣候干旱、日照充足，出現(xiàn)微生物侵蝕概率較小。但需要注意的是，微生物侵蝕所帶來(lái)的危害與影響極大，會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案造成難以挽回的破壞，因此需要相關(guān)人員加強(qiáng)重視[2]。

（三）光照與灰塵因素影響

經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的陽(yáng)光照射，會(huì)造成紙質(zhì)檔案的機(jī)械強(qiáng)度降低，這是由于光能可以對(duì)紙張當(dāng)中的纖維素帶來(lái)影響，使紙張出現(xiàn)氧化現(xiàn)象。具體表現(xiàn)為字跡褪色、紙張發(fā)脆、紙張變黃。不僅如此，若是檔案表面附著灰塵，就會(huì)在檔案移動(dòng)環(huán)節(jié)、翻閱環(huán)節(jié)增大灰塵與檔案紙張之間的摩擦，產(chǎn)生機(jī)械磨損，嚴(yán)重時(shí)還會(huì)造成檔案污染或者檔案紙張粘連。除此之外，灰塵由具有顏色的小顆粒組成，因此會(huì)影響到字跡的清晰度，對(duì)紙質(zhì)檔案的使用效果帶來(lái)影響，尤其在我國(guó)西北地區(qū)浮塵天氣以及沙塵天氣極為常見(jiàn)，灰塵對(duì)紙質(zhì)檔案保護(hù)工作所帶來(lái)的影響也更加常見(jiàn)。

（四）紙張耐久性

紙張的耐久性是指在保存和使用的過(guò)程中，紙張能保持原有的物理、化學(xué)性能，特別是耐折度、撕裂度、白度、PH等的能力，老化是紙張隨著時(shí)間推移出現(xiàn)的各種性能的不可逆變化，因此選用耐久性較好的紙張也是進(jìn)行紙質(zhì)檔案保護(hù)工作的有效途徑之一。具體而言，紙張的纖維素含有量會(huì)直接影響到紙張的耐久性，若紙質(zhì)材料所選用的紙張纖維素含量高，則紙張的耐折度以及拉力相對(duì)較強(qiáng)；反之若是木質(zhì)素含量較高，紙張就更加容易出現(xiàn)理化反應(yīng)，紙質(zhì)檔案保存時(shí)間一長(zhǎng)就容易出現(xiàn)紙張變質(zhì)、損壞等現(xiàn)象。因此為保證紙質(zhì)檔案管理保護(hù)效率，應(yīng)當(dāng)選用耐久性更強(qiáng)的紙張材料，配合優(yōu)質(zhì)的保管方法，方可有效延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案使用壽命，發(fā)揮檔案信息的作用與功能[3]。檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《文件用紙耐久性測(cè)試法》（DA/T11-1994）將公文、科技文件材料歸檔用紙分為最耐久紙和一般耐久紙兩類，其中一般耐久紙也可保存200年以上。

（五）字跡耐久性

檔案字跡的耐久性是指檔案字跡抵御外部環(huán)境的影響，保持原有色澤和清晰度的能力。耐久性的影響因素主要由字跡色素成分是否耐久和色素成分與紙張結(jié)合是否牢固以及保存字跡的外部環(huán)境構(gòu)成。如較為常見(jiàn)的紅墨水、純藍(lán)墨水所采用的色素都為有機(jī)染料，這種染料水溶性極佳且顏色鮮亮，但耐水性與耐光度相對(duì)較低，字跡容易出現(xiàn)褪色，不利于長(zhǎng)期儲(chǔ)存，更加無(wú)法滿足紙質(zhì)檔案管理保護(hù)工作的需求。結(jié)合目前國(guó)內(nèi)字跡材料種類進(jìn)行分析：（1）墨由碳素防腐劑以及動(dòng)物膠構(gòu)成，碳原子外層由四個(gè)電子組成，可形成相對(duì)穩(wěn)定的化合物；（2）墨、墨汁的色素成分都是炭黑，炭黑又具有“結(jié)膜”功能，因此是最耐久的字跡材料。（3）印刷文件必須使用油墨，油墨由色素成分、填充料、黏合劑和輔助劑等組成，書寫出的字跡不易褪色，耐久性更強(qiáng)，其中黑色油墨是最耐久的字跡材料，藍(lán)色和紅色油墨是比較耐久的字跡材料。

三、紙質(zhì)檔案保護(hù)工作優(yōu)化策略

（一）提升紙張耐久性

為保證紙質(zhì)檔案保護(hù)效率，應(yīng)當(dāng)盡量選擇碳含量更高、酸性物質(zhì)更少的弱堿性紙張，檔案管理人員需要對(duì)紙張種類以及紙張應(yīng)用特點(diǎn)高度熟悉，并且積極參與到紙張選購(gòu)以及紙張選擇的環(huán)節(jié)。若是受到各種因素影響，無(wú)法直接參與到紙張選購(gòu)環(huán)節(jié)，則應(yīng)當(dāng)向采購(gòu)人員講明紙張選購(gòu)要求。與此同時(shí)，需要做好紙張選購(gòu)計(jì)劃，確保所采購(gòu)的紙張可以在半年內(nèi)用完，若是采購(gòu)時(shí)間距離紙張使用時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，也會(huì)在無(wú)形之中縮短紙質(zhì)檔案的使用壽命，不利于紙質(zhì)檔案保護(hù)工作開(kāi)展[4]。

（二）科學(xué)選擇字跡材料

上述表明，墨是耐久性與實(shí)用性兼具的字跡材料，無(wú)論是墨汁還是碳素墨水，都是紙質(zhì)檔案的極佳選擇。碳黑色素屬于耐久性字跡，可以滿足紙質(zhì)檔案書寫要求，因此也是紙質(zhì)檔案最為理想的字跡材料。杜絕以易褪色材料作為紙質(zhì)檔案字跡材料，可以顯著提升紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存效率。為此，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對(duì)其他字跡材料的檔案信息展開(kāi)復(fù)制，并且引入數(shù)字化掃描技術(shù)，盡量保存檔案信息原貌。

（三）避免光照與灰塵破壞

首先，為有效減少光照對(duì)紙質(zhì)檔案的破壞，應(yīng)盡量減少紙質(zhì)檔案庫(kù)房的光照資源，只需設(shè)置窄小窗戶，并且在庫(kù)房外圍設(shè)置環(huán)形連廊，確保每個(gè)窗戶都配備遮光性達(dá)標(biāo)的窗簾。當(dāng)遇到炎熱天氣時(shí)，可以通過(guò)展開(kāi)窗簾來(lái)實(shí)現(xiàn)遮光處理，避免紙質(zhì)檔案受到陽(yáng)光直射，并可以有效降低或者調(diào)節(jié)紙質(zhì)檔案庫(kù)房溫度。我國(guó)西北地區(qū)春季時(shí)會(huì)有大量的沙塵天氣，因此應(yīng)當(dāng)確保檔案庫(kù)房門窗處于緊閉狀態(tài)。不僅如此，還可以在庫(kù)房周圍種植綠色植物，用以減少灰塵以及其他有害氣體對(duì)紙質(zhì)檔案帶來(lái)的危害與影響。綠化植物對(duì)粉塵具有過(guò)濾作用與遮擋作用，可以在避免灰塵破壞環(huán)節(jié)發(fā)揮巨大的作用與價(jià)值。除此之外，相關(guān)人員還應(yīng)當(dāng)積極做好庫(kù)房?jī)?nèi)部的清潔工作，這樣可以有效降低含塵量，也可引進(jìn)空氣凈化設(shè)備通過(guò)技術(shù)手段過(guò)濾灰塵以及其他有害氣體，這也是紙質(zhì)檔案保護(hù)工作的有效途徑之一[5]。

（四）預(yù)防微生物形成

為保證紙質(zhì)檔案不受微生物的侵害與影響，檔案管理人員需要結(jié)合當(dāng)?shù)貧夂蚯闆r制定出相應(yīng)的預(yù)防措施。微生物在庫(kù)房當(dāng)中生長(zhǎng)的條件為充足的養(yǎng)料、水分以及適宜的空氣與溫度，而紙質(zhì)檔案則是微生物的天然養(yǎng)料，因此從源頭解決養(yǎng)料的問(wèn)題相對(duì)困難。結(jié)合目前形勢(shì)而言，無(wú)法對(duì)紙質(zhì)檔案開(kāi)展真空儲(chǔ)存，為有效預(yù)防微生物滋生，還應(yīng)當(dāng)科學(xué)管控室內(nèi)的溫度與空氣水分。具體而言，紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存溫度需要控制在14-24℃之間、濕度處于45-60%之間，在特定的溫度與濕度下，會(huì)對(duì)微生物生長(zhǎng)于發(fā)育帶來(lái)不利影響，因此這是預(yù)防微生物形成的有效途徑。需要檔案管理人員對(duì)檔案庫(kù)房的溫度與濕度展開(kāi)嚴(yán)格管控，并且定期投放得到國(guó)家許可認(rèn)證的植物殺蟲劑；針對(duì)檔案庫(kù)房面積較大且?guī)齑孑^多的情況下，需要定期做好微生物處理工作。在有些公司，每年都會(huì)定期在每個(gè)檔案室投放鼠藥、防蟲藥并在檔案室內(nèi)噴灑消毒液，盡力延長(zhǎng)檔案的壽命并努力做到符合保護(hù)檔案庫(kù)房的“八防”要求。

（五）減少人為因素對(duì)紙質(zhì)檔案的破壞

為有效減少人為因素對(duì)紙質(zhì)檔案所帶來(lái)的破壞，首先應(yīng)當(dāng)在檔案整理環(huán)節(jié)、檔案歸檔環(huán)節(jié)、檔案移交環(huán)節(jié)加強(qiáng)管控，避免檔案整理人員違規(guī)操作或者操作失誤導(dǎo)致紙質(zhì)檔案破損。應(yīng)提升檔案整理人員的職業(yè)能力與職業(yè)素養(yǎng)，確保檔案整理人員可以針對(duì)性地開(kāi)展檔案搶救工作、檔案糊裱工作以及檔案修復(fù)工作。與此同時(shí)，通過(guò)提升檔案管理人員的專業(yè)技能，可以保證在檔案查閱環(huán)節(jié)以及檔案信息利用環(huán)節(jié)減少翻閱力度過(guò)大的行為。在檔案信息復(fù)制環(huán)節(jié)，應(yīng)避免出現(xiàn)暴力操作的行為，這樣也可以有效減少外力因素對(duì)紙質(zhì)檔案所帶來(lái)的損壞。為實(shí)現(xiàn)以上目的，需要堅(jiān)持以人為本的工作原則，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作者的培訓(xùn)力度與教育力度，采用理論學(xué)習(xí)、專題講座以及業(yè)務(wù)培訓(xùn)等方式，來(lái)保證檔案管理工作者具備較強(qiáng)的職業(yè)技能與職業(yè)道德，并且將紙質(zhì)檔案保護(hù)技術(shù)作為重點(diǎn)培訓(xùn)內(nèi)容，確保檔案管理人員可以牢記檔案事業(yè)管理使命，擁有良好的大局意識(shí)與崗位意識(shí)；應(yīng)使其可以肩負(fù)起紙質(zhì)檔案保護(hù)工作的職責(zé)，嚴(yán)格落實(shí)系統(tǒng)操作流程，在檔案信息翻閱與檔案信息利用環(huán)節(jié)，做到輕拿輕放，愛(ài)惜紙質(zhì)檔案，以充分發(fā)揮紙質(zhì)檔案為科研工作、整理工作以及決策工作所帶來(lái)的重要作用。

四、紙質(zhì)檔案發(fā)展方向

（一）紙質(zhì)檔案管理工作與信息化檔案管理融合

結(jié)合目前形勢(shì)而言，在信息化技術(shù)高速發(fā)展的背景下，電子檔案管理模式相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作在信息儲(chǔ)存以及信息傳送環(huán)節(jié)具有明顯優(yōu)勢(shì)。而紙質(zhì)檔案具備憑證屬性以及原始屬性，在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，電子檔案無(wú)法完全取代紙質(zhì)檔案，因此為顯著提升檔案工作效率，需要實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的有機(jī)融合、相互促進(jìn)、相互補(bǔ)充。首先，為保證業(yè)務(wù)的辦理效率以及辦公效率，會(huì)首先在計(jì)算機(jī)當(dāng)中生成電子檔案信息，并且將電子檔案合理轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)檔案并加以保存。其次，紙質(zhì)檔案呈現(xiàn)數(shù)字化發(fā)展，即首先生成紙質(zhì)檔案，然后采用信息化儲(chǔ)存方式來(lái)展開(kāi)科學(xué)轉(zhuǎn)化，因此在未來(lái)很長(zhǎng)一段時(shí)間的檔案管理工作當(dāng)中，檔案管理人員需要不遺余力地實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合，使檔案管理工作形成良性循環(huán)，促進(jìn)檔案管理事業(yè)發(fā)展。需要注意的是，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理保護(hù)環(huán)節(jié)需要投入大量的人力資源與物力資源，而在新時(shí)期背景下，檔案管理人員可以在信息化技術(shù)的助力支持下實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的科學(xué)管理、高效管理，同時(shí)提高工作效率、提升服務(wù)水平。

（二）紙質(zhì)檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展

目前國(guó)內(nèi)針對(duì)檔案管理工作尚未形成管理標(biāo)準(zhǔn)與管理規(guī)定，這也導(dǎo)致紙質(zhì)檔案管理工作無(wú)法實(shí)現(xiàn)規(guī)范化發(fā)展。檔案管理效率參差不齊，嚴(yán)重降低檔案信息的調(diào)配效率與儲(chǔ)存效率。同時(shí)，也對(duì)檔案管理模式數(shù)據(jù)化發(fā)展、信息化發(fā)展帶來(lái)諸多阻礙。為保證檔案制度可以實(shí)現(xiàn)規(guī)范化發(fā)展、制度化發(fā)展，需要引入標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)流程，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化操作、規(guī)范化操作、制度化操作、系統(tǒng)化操作。例如檔案分類工作與檔案存檔工作都屬于基本操作范疇，而檔案交接工作則會(huì)受到不穩(wěn)定因素的限制與影響，這也使得大多數(shù)企業(yè)與單位的檔案交接工作效率低下。在檔案交接環(huán)節(jié)，出現(xiàn)大量的檔案信息丟失以及檔案信息錯(cuò)亂。為此，應(yīng)當(dāng)積極加強(qiáng)檔案交接監(jiān)管效率，確保在檔案交接環(huán)節(jié)雙方都對(duì)交接工作提升重視，一絲不茍地開(kāi)展檔案信息交接工作，并且在紙質(zhì)檔案查閱環(huán)節(jié)中與紙質(zhì)檔案保存環(huán)節(jié)中，相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格按照制度標(biāo)準(zhǔn)來(lái)開(kāi)展，避免各種操作造成檔案資料破損[6]。

五、結(jié)語(yǔ)

總而言之，在新時(shí)期背景下，電子檔案給傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理工作帶來(lái)了些許沖擊，但紙質(zhì)檔案仍然有著電子檔案所不具備的作用與價(jià)值。檔案是歷史的真實(shí)記錄，不僅有參考作用，而且有憑證作用，有時(shí)還需要永久保存；因此更加需要通過(guò)提升紙張耐久性、科學(xué)選擇字跡材料、避免光照與灰塵破壞、預(yù)防微生物的形成、減少人為因素對(duì)紙質(zhì)檔案的破壞等方式，積極開(kāi)展紙質(zhì)檔案管理保護(hù)工作，發(fā)揮紙質(zhì)檔案的特殊作用與特殊功能，確保紙質(zhì)檔案可以在各項(xiàng)工作的開(kāi)展中作為重要的參考依據(jù)，充分發(fā)揮它的各種價(jià)值，便于社會(huì)各方的利用。