電子檔案，讓云上服務“不打烊”

■文／王雅涵 霍冀民

習近平總書記在2021 年7月6 日作出的重要批示中強調，檔案工作存史資政育人，是一項利國利民、惠及千秋萬代的崇高事業。近年來，各級社保經辦機構以加強電子檔案管理應用為抓手，充分發揮社保業務檔案服務黨和國家工作大局、服務人民群眾的積極作用，扎實推動社保業務檔案管理工作高質量發展。

直面挑戰 把握信息時代新形勢

各級社保經辦機構堅持以人民為中心的發展思想，深入推進社保業務檔案管理，為完整準確記錄參保群眾權益、有效提升社保經辦服務效率提供重要支撐。但隨著業務的發展和技術的進步，社保業務檔案管理應用工作也面臨著新的挑戰和問題。

群眾辦事有期待。社保業務檔案是重要的民生檔案，是企業和群眾辦理社保業務、享受社保權益的重要憑證。當前，群眾對于辦理業務的便捷性要求越來越高，普遍希望 “少跑路”甚至“不跑路”，同時，對維護自身合法權益的意識也日益增強。這就要求社保業務檔案管理工作必須做到記錄全面準確、保存完整安全、應用方便快捷，給群眾辦事帶來更大的便利。

經辦方式有變化。以前的經辦方式主要是現場辦、窗口辦、手工辦，現在則是網上辦甚至要跨省通辦，業務經辦和運轉的方式、手段、介質都與之前大有不同。與之相適應，社保業務檔案的管理應用也須從以紙質檔案為主轉變為以電子檔案為主。在新的形勢下，社保業務檔案應該怎么存、如何管？怎樣優化社保業務檔案管理服務以適應社保經辦服務模式的轉型升級？成為擺在各級經辦機構面前的新課題。

基金風控有需求。社會保險基金管理事關民生福祉和社會穩定，目前，社保基金領域很多的大案要案都涉及業務檔案的材料造假。因此，在遵循檔案管理真實性、完整性、可用性、安全性原則的基礎上，要充分思考如何通過應用電子檔案提高風險防范力，將基金風險降到最低。

工作層面待完善。從電子檔案管理和應用工作實踐的角度來看，社保業務檔案管理工作的短板也逐漸顯現。

國家層面，2009 年人力資源社會保障部聯合國家檔案局出臺了《社會保險業務檔案管理規定（試行）》（以下簡稱3 號令），建立了較為完善的業務檔案管理規范。雖然3 號令是社保業務檔案管理的基本規范，但其出臺時間距今已有13 年，隨著企業和群眾需求的升級以及信息技術的廣泛應用，“網上辦”“協同辦”逐漸成為主要的社保經辦服務模式，3 號令中的一些要求與業務經辦中的實際操作已不匹配。

地方層面，部分檔案信息管理系統構架老舊、升級困難，新系統建設較慢，統計查詢、精確定位搜索、快速解決故障等“進階”功能無法在前臺實現；一些經辦機構囿于財力有限、專項資金匱乏，不重視檔案工作等因素，沒有配備專門的管理人員，保障和協同工作不到位；地方經辦機構之間的檔案數據資源共享不足，橫向跨部門業務協同機制不完善，制約和阻礙了電子檔案管理工作的高質量發展。這些挑戰和問題，需要部省聯動研究解決。

簇簇微光 點亮電子檔案新征程

加強電子檔案管理應用逐漸成為推動社保檔案工作創新發展的方向。順應時代潮流，2020 年7月，《社會保險電子檔案管理暫行辦法》應運而生，用于指導各地規范電子檔案管理工作，加強電子檔案在社保經辦管理服務各業務環節的使用。

2021 年1月1 日，新修訂的《中華人民共和國檔案法》開始施行，為檔案信息化建設指明了方向，也為社保經辦管理服務的電子檔案管理工作提供了法律依據和保障。當年6月，人力資源社會保障部發布了《社會保險業務檔案元數據規范》行業標準，并選取河北、吉林、廣東、海南4 個省份，作為社會保險電子檔案管理應用工作先行先試地區。由此開始，各地社保經辦機構逐步將加強電子檔案管理應用作為推進社保經辦“不見面”服務的重要舉措，扎實推動社保電子檔案管理應用。

高度重視，形成齊抓共管工作格局。行業標準下發后，多地社保經辦機構結合本地區實際，制定印發了加強電子檔案管理相關工作的通知文件，開展業務培訓、加強組織領導、完善考核機制，為做好電子檔案管理應用工作奠定了良好基礎。海南出臺了《海南省社會保險電子檔案管理暫行辦法》，在全國首次實現由省級檔案主管部門和社保經辦機構聯合規范社保電子檔案的管理。四川按季度調度推進各市（州）歷史紙質檔案數字化和歷史影像化檔案數據遷移工作進度，層層壓實屬地責任。吉林將檔案工作納入全省工作考核重點。北京、河北等地舉辦了電子檔案工作培訓班，邀請本地檔案局專家進行授課。西藏自治區則成立社保檔案管理部門，壯大檔案工作的隊伍。

探索本地電子檔案管理應用路徑，推動社會保險業務檔案管理工作步入科學化、規范化、電子化的管理模式。寧夏和甘肅分別將石嘴山市、蘭州市作為試點城市，做好歷史資料電子化立卷和歸檔工作，加快推進社保業務檔案一體化建設。天津選取“工傷鑒定錄入”業務作為電子文件管理試點，在業務材料電子單套制歸檔上進行初步實踐，并對原業務系統、檔案系統進行改造。湖南選取常德市作為歷史檔案數字化試點城市，對2019 年以來的業務檔案進行電子化錄入，加快推動業務檔案電子化管理步伐。

開發或改造電子檔案相關系統，實現對業務檔案的數字化處理，提升通過電子檔案管理應用推動經辦模式轉型升級的效能。天津梳理了社保電子文件元數據方案，組織編寫檔案管理系統功能需求，并列入經辦服務標準化創新系統升級改造計劃。廣西采取“授權受理、流轉經辦、電子反饋、電子歸檔”的方式，實現社會保險業務多渠道、跨地域辦理：在全區任一社保經辦機構均可辦理社保業務，業務辦理結果通過移動設備、自助機、柜臺等多點反饋，電子文件則按照預歸檔號自動流轉到屬地歸檔。申報人在辦理新業務時，業務經辦部門通過內部校驗或第三方數據共享獲取信息后，可以直接調用歷史業務辦結后留存的電子檔案，實現群眾辦理新業務“免申請”“免跑腿”，材料“免提交”。

采用專門存儲、權限管理、系統提醒等方式，完善電子檔案數據安全防控措施，提升風險防控能力。江蘇運用本省人社一體化信息平臺，實現業務管理、財政監督和審計檢查的信息共享，全流程線上經辦、準確對賬，數據全程留痕、終身可溯。四川電子檔案管理系統實現經辦業務材料和日志信息全采集、全保存，在檔案借閱、統計分析、業務稽核時提供全記錄、全證明，并為每個類別設立了滿件閾值，提醒經辦人員及時檢查立卷。河南電子檔案信息系統和檔案數據存儲在省“政務云”上，系統軟硬件均按照等級保護三級標準建設，采用三個副本存儲。吉林實現歸檔文件電子簽名全覆蓋，利用數字證書、電子印章等加密傳輸技術，為每個電子檔案穿上“防彈衣”。

守正創新 開拓電子檔案新局面

智慧經辦“進行時”，便民服務無止境?！笆奈濉睍r期，我們將以電子檔案管理應用為重點，聚焦社保經辦管理服務現實需要，在統一思想、完善制度、典型引領、改進技術等方面持續用力，加快推動社保業務檔案管理工作邁上新臺階，更好地助力社保事業高質量發展。

以提升思想認識為引領，凝聚共識合力。社保業務檔案是社保經辦業務的客觀真實記錄，承載著為參保人“記錄一生、保障一生、服務一生”的重要使命。各級業務檔案管理人員應加強思想教育，進一步提高政治站位，深刻認識到業務檔案管理工作的重大意義、崇高使命和歷史責任，增強業務檔案管理工作的神圣感、使命感。自覺做好業務檔案管理工作，將業務檔案記錄好、保管好、留存好、利用好，更好地服務社保經辦模式轉型升級，切實提升參保企業和群眾的辦事體驗。

以加強制度建設為重點，固化探索成果。業務檔案電子單套制歸檔是推進電子檔案全面應用的關鍵，下一步，將加快制度建設步伐，盡快建立修訂3 號令的工作組，汲取地方智慧，把業務經辦中有關電子檔案應用的難點、堵點在制度層面加以研究解決，在修訂3 號令的復雜性、棘手性問題上下功夫，拓展電子檔案管理應用場景，明確紙質檔案和電子檔案的歸檔范圍，避免雙套制帶來的重復勞動，彌補政策空白。

以深化試點探索為抓手，撬動創新潛能。下一步，要在現有4 個試點省份（河北、吉林、廣東、海南）的基礎上，再選取典型省市作為突破點，著重在電子檔案查詢利用、備份遷移、接收檢驗、系統建設、技術升級等方面探索經驗做法，形成可復制、可推廣的電子檔案工作“樣板間”，以點帶面推動全國工作。建設社會保險數字檔案室，強化資源建設和數據管理，打造檔案工作示范城市，創造“品牌效應”，提升社保數字檔案管理水平和效能。

以強化技術應用為引擎，驅動檔案管理高質量發展。以電子檔案和在線應用為基礎的數字化是檔案管理高質量發展的重要基礎。我們要探索加強業務檔案源頭治理工作，針對電子檔案易保存、易調取、易查閱等特性，升級檔案管理設備和應用系統。學習借鑒其他行業對新技術在檔案管理運用中的理論與實踐探索，加強人工智能、區塊鏈、電子簽名、時間戳、數字摘要等新技術在業務檔案管理中的應用，確保電子檔案永久存儲與安全保管，充分調動社保系統對高質量發展電子檔案事業的積極性，實現業務經辦“不斷檔”，云上服務“不打烊”。