高校教學(xué)檔案的有效管理及利用探究

文/青島大學(xué)教務(wù)處 王曉輝 張永進(jìn) 劉洋 武旻華 高金寧

高校教學(xué)檔案是記錄高校教學(xué)和教學(xué)管理全過程的原始憑證，凝結(jié)著高校的教學(xué)成果和教學(xué)管理智慧，具有重要的參考和利用價值。由于高校辦學(xué)層次不斷擴(kuò)大，專業(yè)和學(xué)生數(shù)量越來越多，教學(xué)過程又涉及各個環(huán)節(jié)，因此生成的教學(xué)檔案種類繁雜、內(nèi)涵豐富。同時，高校教學(xué)檔案是對高校教學(xué)及教學(xué)管理全過程的真實反映，因此成為評價高校教學(xué)和教學(xué)管理工作的重要依據(jù)，也自然成為教育主管部門對高校進(jìn)行各類教學(xué)評估及專業(yè)認(rèn)證等的重要支撐，為高校進(jìn)行持續(xù)性改進(jìn)和內(nèi)涵式發(fā)展提供服務(wù)和支持。

只有不斷探索和創(chuàng)新高校教學(xué)檔案管理和利用的有效模式，為高校高質(zhì)量發(fā)展和人才培養(yǎng)等提供強(qiáng)有力的支撐，才能發(fā)揮檔案的最大價值。而高校教學(xué)檔案要實現(xiàn)有效管理和利用，須從教學(xué)檔案的規(guī)范收集、教學(xué)檔案的科學(xué)管理路徑規(guī)劃及強(qiáng)化教學(xué)檔案的編研利用等多方面進(jìn)行設(shè)計。

一、高校教學(xué)檔案的有效管理模式構(gòu)建

（一）高校教學(xué)檔案的收集。高校教學(xué)檔案的收集是教學(xué)檔案管理和利用的基礎(chǔ)，高校教學(xué)檔案收集是否規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，決定了教學(xué)檔案的管理及利用水平。由于高校教學(xué)檔案來源于教學(xué)又服務(wù)于教學(xué)，因此高校首先應(yīng)以《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》（〔87〕教辦字016號）、《高等學(xué)校檔案實體分類法》等為依據(jù)，并結(jié)合《普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作審核評估范圍》（教高〔2013〕10號）等文件，制定教學(xué)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、明確歸檔范圍及分級分類規(guī)范；制定檔案工作流程圖，分別建立校級管理部門、職能部門、二級教學(xué)單位教學(xué)檔案建檔分級目錄與門類，細(xì)化歸檔內(nèi)容，宏觀上為檔案建設(shè)工作提供制度上、組織上的保障。在此基礎(chǔ)上，確定歸檔大類、統(tǒng)一歸檔標(biāo)準(zhǔn)，可在一級目錄下，以學(xué)年（或年度）為序，根據(jù)辦學(xué)層次（本專科/研究生）設(shè)置二級目錄；每個二級目錄下按照教學(xué)環(huán)節(jié)設(shè)置若干個三級目錄，如教學(xué)運行類、教學(xué)研究類、學(xué)籍管理類、質(zhì)量保障類等；每個三級目錄下，又可以設(shè)置多個具體項目主題，這樣可形成“學(xué)年—辦學(xué)層次—教學(xué)環(huán)節(jié)—具體項目”的分類方式，如“2021～2022學(xué)年—本科—質(zhì)量保障類—教師課程教學(xué)質(zhì)量評價情況一覽表”，這種分類方法有利于教學(xué)檔案的編號、排架和檢索。高校對于具體的教學(xué)文檔，應(yīng)明確整理要求、立卷規(guī)則、存儲形式和保存年限，所有教學(xué)檔案應(yīng)當(dāng)著力實現(xiàn)紙質(zhì)文檔和電子文檔同步存儲。在進(jìn)行電子教學(xué)檔案收集時，可以充分利用EXCEL表，如將不同的sheet表按照“三級目錄+具體項目序號”的方式來命名進(jìn)行編目保存，如命名為0103、0201、0305等等，可以使收集工作更加條理清晰，不易發(fā)生遺漏現(xiàn)象。

（二）高校教學(xué)檔案的數(shù)據(jù)庫建設(shè)。信息化時代，互聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)的發(fā)展為促進(jìn)高校教學(xué)檔案的有效管理和利用提供了先進(jìn)的技術(shù)支撐，而數(shù)據(jù)庫的標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性優(yōu)勢是信息化技術(shù)的基礎(chǔ)。因此，要想實現(xiàn)教學(xué)檔案的有效管理及利用，離不開數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，所以高校應(yīng)借鑒國內(nèi)外先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫管理經(jīng)驗，從本校現(xiàn)有資源基礎(chǔ)條件出發(fā)，長遠(yuǎn)細(xì)致地規(guī)劃數(shù)據(jù)庫建設(shè)，基于通用性、標(biāo)準(zhǔn)化要求，實現(xiàn)文件條目數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫的周密構(gòu)建，從而將教學(xué)檔案轉(zhuǎn)化為具有兼容性、安全性、共享性的信息資源。在建立全文數(shù)據(jù)庫時，要將已經(jīng)整理好的教學(xué)檔案利用OCR等文字識別技術(shù)將電子文件全文錄入專門的數(shù)據(jù)庫，以實現(xiàn)后期教學(xué)檔案查詢利用時的內(nèi)容檢索；在建立文件條目數(shù)據(jù)庫時，要根據(jù)教學(xué)檔案中的卷內(nèi)目錄、題名、主題詞、檔案號等基本要素的數(shù)量及性質(zhì)，確定數(shù)據(jù)庫的字段數(shù)量及字段格式，然后將每項字段內(nèi)容全部準(zhǔn)確地錄入文件條目數(shù)據(jù)庫中，為今后掌握教學(xué)檔案整體面貌及實現(xiàn)教學(xué)檔案的快捷查詢與統(tǒng)計等檔案利用工作奠定基礎(chǔ)。

（三）高校教學(xué)檔案的集成化管理系統(tǒng)構(gòu)建。目前，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下隨著高校教學(xué)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的普及和成熟，可以在校級層面創(chuàng)建一個教學(xué)檔案管理系統(tǒng)，將教學(xué)檔案管理職能嵌入各教學(xué)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，使之主動捕獲業(yè)務(wù)系統(tǒng)中生成的電子文件，使業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)產(chǎn)生的各類電子文檔可以直接在線導(dǎo)入教學(xué)檔案管理系統(tǒng)中，文件管理人員可隨時對已接受的擬歸檔文件進(jìn)行整理加工并提交歸檔，不再像紙質(zhì)文檔那樣需要依次經(jīng)由業(yè)務(wù)人員處理，能夠?qū)崿F(xiàn)“一次存儲、多次調(diào)用”“一次輸入、多次輸出”，使教學(xué)檔案管理系統(tǒng)與各類教學(xué)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的信息實現(xiàn)有效對接與融合，從而實現(xiàn)了教學(xué)檔案信息資源的統(tǒng)一控制與管理。

在規(guī)劃、設(shè)計教學(xué)檔案管理系統(tǒng)時，需要學(xué)校進(jìn)行頂層設(shè)計、綜合考慮。一方面，要與本校的各類教務(wù)管理系統(tǒng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，達(dá)到數(shù)據(jù)格式、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，互相兼容，保證文檔的完整及安全性，實現(xiàn)信息資源的最大共享；另一方面，高校在完善和升級各類教務(wù)管理系統(tǒng)或教務(wù)管理模塊時，必須同時滿足教學(xué)文檔管理的安全可靠性需求，采取用戶身份管理和訪問控制管理技術(shù)，利用數(shù)據(jù)加密或使用密鑰等方式，做好數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)的方案設(shè)計，確保集成化教學(xué)檔案管理系統(tǒng)安全可靠。

二、高校教學(xué)檔案的有效利用途徑探索

（一）發(fā)揮教學(xué)檔案對高校各類評估的支撐作用。高校教學(xué)檔案承載著教學(xué)實踐及教學(xué)管理全過程的信息，因此高校各類教學(xué)評估及評價離不開高校教學(xué)檔案的支撐。教育部每年定期組織各高校采集上報教學(xué)基本狀態(tài)數(shù)據(jù)，并以此作為對各高校進(jìn)行合格評估、審核評估等教學(xué)評估的重要依據(jù)，而高校教學(xué)基本狀態(tài)數(shù)據(jù)來源于高校教學(xué)檔案。因此，高校應(yīng)利用每年教學(xué)基本數(shù)據(jù)采集工作，結(jié)合教育主管部門開展的各類教學(xué)評估設(shè)置的指標(biāo)體系和觀測點，做好相關(guān)教學(xué)檔案的數(shù)據(jù)統(tǒng)計及數(shù)據(jù)分析，以此可以厘清本校教學(xué)相應(yīng)指標(biāo)與上級各類教學(xué)評估設(shè)置的項目指標(biāo)之間的差距，發(fā)現(xiàn)影響和制約高校教學(xué)質(zhì)量的各方面因素，以便分別采取針對性改進(jìn)措施，為自評報告的撰寫及各類教學(xué)評估做好支撐。

（二）利用教學(xué)檔案，促進(jìn)高校教學(xué)及教學(xué)管理的持續(xù)性改進(jìn)。高校教學(xué)檔案既然來源于教學(xué)及教學(xué)管理全過程，那么高校教學(xué)檔案最重要的價值之一應(yīng)該是為高校教學(xué)及教學(xué)管理的提升發(fā)揮作用。以筆者所在的青島大學(xué)為例，學(xué)校每年按季度組織四期“本科教學(xué)管理工作評價”數(shù)據(jù)的收集及更新工作，作為對校內(nèi)各二級學(xué)院教學(xué)管理工作的監(jiān)測與評價。首先，學(xué)校制定二級學(xué)院“本科教學(xué)管理工作評價指標(biāo)體系”，將近50項教學(xué)檔案數(shù)據(jù)作為評價指標(biāo)納入評價范圍，并根據(jù)其對教學(xué)的重要程度分別設(shè)置A、B、C三個級別。同時，根據(jù)教學(xué)檔案的某項數(shù)據(jù)對教學(xué)的正向或負(fù)向的貢獻(xiàn)度，分別設(shè)置從高到低不同的權(quán)重分?jǐn)?shù)。最后，通過對二級學(xué)院每項評價指標(biāo)的數(shù)值進(jìn)行加權(quán)得分匯總，可統(tǒng)計得到2類報表：第一類是各二級學(xué)院每項評價項目的得分排序表（如表1所示）；第二類是總表，是全校各二級學(xué)院綜合了近50項指標(biāo)的整體總得分排序表（如表2所示）。

表1 第1類表-分表

表2 第2類表-總表

用此2類數(shù)據(jù)報表作為對校內(nèi)各二級學(xué)院的教學(xué)管理動態(tài)評價，使各二級學(xué)院既清楚地了解本單位每個項目在學(xué)校中的排序位置、優(yōu)勢和差距，也掌握了本單位教學(xué)及教學(xué)管理的整體情況、特色及短板，有力地促進(jìn)了每個項目排序相對落后的學(xué)院向先進(jìn)學(xué)院的學(xué)習(xí)借鑒，及各二級學(xué)院之間相互交流、對標(biāo)學(xué)習(xí)，激發(fā)了各個學(xué)院及全校教學(xué)及教學(xué)管理的持續(xù)性改進(jìn)和教學(xué)質(zhì)量的不斷提升，充分發(fā)揮了教學(xué)檔案對高校內(nèi)涵式發(fā)展的服務(wù)和支持作用。

（三）加強(qiáng)教學(xué)檔案的編研工作，提高教學(xué)檔案的利用價值。教學(xué)檔案存儲和承載的都是一些初級的原始信息，只有對各類教學(xué)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)及特點進(jìn)行深入研究，去粗取精，經(jīng)過篩選、歸納、整理，加工成系統(tǒng)的、主題突出的成果性資料，才可以獲得所需要的有效信息，發(fā)現(xiàn)各類教學(xué)檔案的價值以及不同檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系和線索。對有特別價值的檔案，要根據(jù)檔案的服務(wù)對象及愛好與偏向等，開展專題研究，借助大數(shù)據(jù)分析技術(shù)了解用戶的真實需求，以確定編研形式、編研內(nèi)容及編研成果呈現(xiàn)的方式等，然后制定編研計劃、設(shè)計編研方案、劃定編研范圍，充分利用互聯(lián)網(wǎng)、新媒體及虛擬仿真技術(shù)等，使編研成果最大限度地滿足師生及社會大眾的多角度、全方位需求，如可以利用網(wǎng)絡(luò)管理平臺，將歷年每位教師的“個體教學(xué)評價”及“整體教學(xué)評價”高低變化情況分別制成直觀立體的電子圖表或動圖等，通過“用戶身份登錄”的方式反饋給每位教師，以更好地促進(jìn)教師對教學(xué)的自我反思、自我改進(jìn)等；可以對學(xué)校特色學(xué)科、特色專業(yè)的發(fā)展歷程進(jìn)行深入編研，利用學(xué)校網(wǎng)站等進(jìn)行發(fā)布，便于廣大師生、學(xué)生家長和用人單位進(jìn)一步了解學(xué)校學(xué)科、專業(yè)的發(fā)展脈絡(luò)；深入挖掘隱藏在教學(xué)檔案背后的文化價值，使編研內(nèi)容進(jìn)一步拓展，如可以設(shè)置“名師薈萃”“著名校友”等專題，將學(xué)校歷屆教學(xué)名師及著名校友的典型事跡等匯集成冊或拍攝專題宣傳片等，利用微信、微博、校園網(wǎng)、抖音等新媒體予以宣傳展示，從而擴(kuò)大高校的文化影響力，發(fā)揮教學(xué)檔案的最大價值。