秘書職業倦怠及解決策略探討

文/嶺南師范學院文學與傳媒學院 關瓊

秘書，一般是指企業里掌管文書并協助機關或部門負責人處理日常工作的人員。在現代企業運行當中，秘書對內是協調上下、溝通左右的橋梁，對外則是商務洽談、重大談判、核心資源統籌等系列事務中的重要角色。目前，秘書的工作已趨于專業化。比如在上市公司中，董事會秘書既是監管機構認定的高級管理人員，對外負責公司信息披露，對內負責股權事務管理等工作，是上市公司與證券交易所之間的指定聯絡人，也是公司對外的重要“窗口”。然而，作為秘書中的“佼佼者”，董事會秘書的工作卻因為長期處于“高壓”之中，一度被稱為“高危職業”，從而成為秘書群體職業倦怠現象的典型例證。

“職業倦怠”最早由美國心理學家弗魯頓伯格于1974年提出，指個體不能順利應對工作壓力時的一種極端反應，是個體伴隨于長時期壓力體驗下而產生的情感、態度和行為的衰竭狀態。此外，馬斯拉池認為，職業倦怠的組成內容包括情緒衰竭、去人格化和低成就感。其中，情緒衰竭是個體在察覺個人能力和心理情感耗盡之后形成的情緒不穩定；去人格化具體表現在個體在群體行為或群體壓力的影響下，其自我導向功能的日漸削弱甚至責任感完全喪失；低成就感具體體現在做事情缺乏動力，甚至不相信自己能對服務對象造成影響。秘書的職業倦怠表現為對工作失去熱情、缺乏認同感與責任感、甚至將個人情緒帶入工作之中。

秘書的職業倦怠問題勢必影響工作質量和效率，亟須引起高度重視。基于此，本文以湛江市企業秘書群體為例，選擇具有代表性的個案進行深入研究，分析其面臨的困境，提出解決策略，有助于提高秘書工作效能和幸福感，為秘書從業人員職業及身心健康發展提供參考。

一、秘書職業倦怠原因分析

作為粵西濱海之城，湛江市在廣東省的地位不斷攀升。2017年國務院批復同意《北部灣城市群發展規劃》將湛江定位為北部灣中心城市，緊接著《廣東省沿海經濟帶綜合發展規劃》將湛江定位為廣東省域副中心城市，湛江一次次被賦予高規格的戰略定位和發展重任。同時，作為沿海口岸城市，湛江對“一帶一路”沿線國家的進出，為廣東省的經濟發展提供了重要貢獻。湛江市政府網消息顯示，2022年前4個月湛江市對“一帶一路”沿線國家進出口77.7億元，比上年同期（下同）增長47.3%。其中，出口22.3億元，下降5.4%；進口55.4億元，增長89.9%。此外，從2022年6月起，順豐航空全貨機將在湛江吳川機場執飛，是湛江民航史上首次開通全貨機航線，既可幫助粵西地區水產品、農產品等優質產品迅速走向全國乃至全球，也可為粵西地區深度融入“一帶一路”建設搭建高效的航空物流通道，提升區域和城市的競爭力，對臨空產業產生極強的吸引力，直接拉動空港經濟區蓬勃發展，進而帶動地方經濟社會快速發展。

隨著地方經濟騰飛和企業的迅速發展，也帶來了對秘書人才的極大考驗。在高強度、高負荷的秘書工作中，部分秘書人員力不從心，工作熱情不高，從而產生職業倦怠。筆者與多位湛江市企業秘書工作人員深入溝通，發現實際工作中均存在不同程度的職業倦怠現象，主要表現為工作效率較低、工作熱情不高，甚至更有個別秘書出現心理問題，如社交恐懼、自閉、抑郁等。經細致了解分析，主要原因如下：

（一）主觀因素。1.心理素質有待提高，受挫能力較為不足。肖漢仕教授認為：心理素質是在遺傳基礎之上，在教育與環境影響下，經過主體實踐訓練所形成的性格品質與心理能力的綜合體現。心理能力包括認知能力、心理適應能力與內在動力。在一定程度上，個人心理的認知能力體現出其適應能力，并成為推動行為動作發生的內在動力。認知能力的落后，導致部分秘書在實際工作中的心理適應能力逐步下降，進而表現為工作內在動力不足，缺乏積極性。秘書常年陪伴領導身邊，辦文、辦會、辦事的工作內容較為瑣碎與繁重，加上輔助決策、溝通協調等復雜性工作，無疑加重了秘書的工作量。尤其面對領導的批評與不滿時，部分秘書心理抗壓能力不斷弱化，感到自身的勞動成果得不到認可，于是工作態度由積極轉化為消極，甚至出現消極惰怠，最后導致職業倦怠。2.專業水平不足，適應能力有待提高。秘書職業能力主要包含辦文、辦事、辦會，其中辦文能力尤為重要。事實證明，能寫會寫的“筆桿子”在單位中非常受歡迎。寫作能力的提升并非一朝一夕就能完成，而是需要日積月累的不斷豐富與沉淀。在工作中的寫與學，應是雙向進程，相互促進。任何能力的不足，都會讓秘書在實際工作中感到力不從心。《中國教育現代化2035》提出了教育現代化的八大基本理念，其中包括“更加注重終身學習，更加注重因材施教，更加注重知行合一，更加注重融合發展”等。秘書作為一項工作內容較為繁復的職業，“終身學習”的觀念應深入其中。面對科技信息技術的日益更新，工作方式也在更新迭代。辦公室業務不再依靠以前的傳統方式，更多融入了現代信息技術手段，如打印機、投影儀、辦公OA系統等，都在不斷提醒秘書應緊跟時代步伐，更新學習以適應新的工作方式。

（二）客觀因素。1.職業前景模糊，晉升通道受阻。秘書作為領導的助手，以輔助領導工作為核心，不斷實現領導價值。但在實際工作之中，秘書個人價值難以體現，容易產生暈輪效應和認知定型，從而減少了崗位調換的機會。所謂暈輪效應，在心理學中指人們在交往認知中，對方的某個特別突出的特點、品質會掩蓋人們對對方的其他品質和特點的正確認知。在有限的崗位晉升通道中，秘書的工作價值往往容易被隱藏。優秀的秘書人才難以找到合適替代人選，平庸的秘書當然也沒有機會得到晉升。在實踐工作中，不少優秀的秘書人員晉升速度過慢，尤其是寫作能力較強的“筆桿子”，更是難以替代，于是在原崗位上工作十余年的例子不在少數。職業能力的突出表現反倒成為晉升途中的“絆腳石”，不得不令人感到無奈。對于職業而言，上升空間受到限制無疑是致命傷。沒有前景可言的秘書，職業倦怠現象屢見不鮮。2.工作時間不定，不斷擠壓私人空間。秘書職業是一項需要高度敏感性和工作責任心的職業，其從屬性自然包括時間上的劃分。以某企業為例，在職人員為60人，而從事秘書工作的僅有6人。使得秘書工作壓力較大，工作時間難以明確，甚至出現“5+2”“996”現象，加班儼然已成常態。不少秘書人員表示：“沒有加過班的秘書，就不是一個合格秘書”。高負荷的工作，自然壓縮了不少秘書的個人時間，如陪伴家人、照顧老人等問題，在工作壓力面前只能望而卻步。而且，僅有少數秘書加班可以領取加班費，而多數秘書加班則是“義務勞動”，對其加班報酬并無明確規定。長時間的無條件加班，導致工作付出與獲得不成正比，加上無處不在的生活壓力，不少秘書認為自身的合理權益并未得到保障，使得秘書人員逐漸出現職業倦怠現象。3.個人欠缺立場，職場隊伍易“被站隊”。秘書的工作性質為領導的助手或參謀，但在實際工作中，部分秘書并不完全贊成領導的處事風格，但因其工作性質不得不服從領導的安排。去個人化的特性，使得秘書在實際工作中很難突出個人作用，個人的魅力往往被領導的光芒所遮蔽，甚至出現“被站隊”的現象。不少秘書表示：“很無奈，但無力改變。”秘書與領導之間關系由秘書的工作性質決定了其高依附性與高從屬性。領導仕途順暢，秘書的地位必然水漲船高；如果領導退休或退居二線，秘書就會被邊緣化，被調離秘書崗位或不被重視。個人的職業前途完全被領導所左右，并非靠自身能力得到更改，由此所造成的困境，加劇了秘書職業倦怠。

二、緩解職業倦怠的解決策略

秘書部門擔任著上傳下達的職責，對上，為領導服務；對下，傳達領導部署，每一步都至關重要。職業倦怠的出現使得秘書工作陷入被動局面，而作為企業的重要部門，則是工作上的潛在危險。為有效緩解這一困境，提出以下策略：

（一）不斷提高自身素養。對秘書個人而言，應不斷加強自身職業素養，以完善工作中的不足之處。隨著現代信息技術的迅猛發展，人們的生活方式、工作方式發生巨大變化的同時，也不斷地對秘書提出“全能型”“綜合型”的要求。因此，秘書從業人員應不斷加強職業能力學習，樹立正確的政治立場、政治觀念、政治方向，在一切法律與道德的框架內為領導服務，為單位服務。秘書應不斷提高自身業務能力，圍繞辦文辦事辦會，積極為領導出謀劃策。企業應定期開展業務能力培訓，公文寫作講座等，切實提高秘書的業務能力。當出現職業倦怠的前兆時，秘書應及時進行自我心理調適，正確認識秘書工作，妥善處理情緒問題，積極尋找合理調解情緒方式，如向朋友傾訴、尋求心理醫生幫助等，適當釋放心理壓力。秘書應妥善處理工作與家庭的關系，不僅使得自身工作角色合格，同時給予家人必要的陪伴與溝通，從而不斷提高幸福感，有效緩解職業倦怠。

（二）建立并完善晉升制度。企業晉升制度有明確的業績要求，對秘書崗位，應量化其工作成果，作為企業中的一員，秘書應受到公平的晉升對待，不能由于其工作性質的特殊性被區別對待，更不能因為領導職位的高低而決定秘書晉升速度的快慢。對優秀的秘書人員更應擴展其發展空間，不能因為無可替代而限制秘書的晉升。領導及有關部門應制定有效措施，建立合理的評價、激勵機制，從德、能、勤、績四方面對秘書進行定期考核。企業實行績效制，根據具體崗位設定每位員工的KPI，實現多勞多得，避免“平分蛋糕”的現象。量化秘書個人業績，不僅能使秘書的工作得到肯定與認同，還能有效調動其工作積極性，讓秘書人員感受到自己的工作成果沒有被淹沒。合理有效的晉升機制，勢必會形成秘書行業內的良性競爭，進而不斷促進企業向前發展。

（三）加強領導人文關懷。秘書雖為領導的助手，但在實際工作中，卻是陪伴領導時間最長的工作人員。面對高強度的工作時間與壓力，領導應積極詢問其困難，及時溝通協調，如合理提高秘書待遇，使其付出與收獲成正比。由于秘書工作的輔助性，外人雖看不到秘書的付出，但領導應給予積極的肯定與認同，讓秘書感受到自己工作成果被認可，增強工作責任感。面對秘書工作時間過長的問題，領導應設身處地考慮其家人感受，盡量縮短加班時間，合理安排工作內容，給予必要的個人時間。領導還可以及時調整秘書的工作心態，必要時可實行EAP援助計劃，以此增強部門工作人員的心理免疫能力。EAP（Employee Assistance Program)是一種面向組織的綜合性心理健康服務，使員工在紛繁的個人問題中得到解脫，改善部門的工作氣氛和管理效能。領導的關懷對于秘書而言非常重要，在一定程度上，代表了對其工作能力的肯定，從而促使其更有動力地投入工作。

三、結語

企業秘書職業倦怠會令企業面臨一定的風險，積極面對困境才能得到有效解決。對職業倦怠的正確解讀，需要正確地面對現實。在構建和諧社會的今天，每一位秘書都應正確認識自己身上所肩負的責任與使命，努力站好每一班崗。正如奇瑞汽車股份有限公司高管王成先生在《淺談企業人才觀》的報告中所言，秘書要有鋼鐵般的意志、大海般的胸懷、冰山般的冷靜和初戀般的激情。存在職業倦怠并不可怕，只要各方正確面對，積極響應，任何職業倦怠都能被化解，相信秘書在企業中仍能發揮其重要作用。