基于“互聯網+”背景下智慧檔案館的建設路徑

文/深圳市福田區保密局 陳慧

大數據時代，在以“互聯網+”為代表的科技信息化的時代背景下以物聯網、互聯網大數據以及云計算等高新技術網絡已經滲透到社會生產生活的各個方面。同時，為智慧檔案館建設提供了一個良好的契機。我國檔案館的發展與時代發展進程始終是同頻共振的，其經歷了檔案技術由低級到高級、由簡單到復雜的發展過程，而智慧檔案館也是基于“互聯網+”的背景提出的發展目標。“智慧地球”概念的興起帶動了以物聯化、智能化以及互聯化為要素的“智慧城市”的提出，社會掀起一股“智慧化”的熱潮。同時，黨中央提出確立建設“智慧社會”這一方針策略，為推進智慧檔案館建設提供了重大發展契機。深圳市福田區檔案館基于“互聯網+”跨世紀的背景推動下，立足當前“十四五”時期檔案科技工作取得的突破性進步，積極推進智慧檔案館建設全面提升檔案科技創新能力，推動檔案事業創新快速發展。

一、智慧檔案館

智慧檔案館是跨越傳統檔案館和數字檔案館而構建的更高層次和更高階段的檔案館，在“智慧化”建設的浪潮下智慧檔案館應運而生。從創建智慧檔案館體系的理念來看，其分為狹義和廣義兩個概念：狹義的智慧檔案館指的是涉及多種檔案資源過程中包括了傳統型紙質檔案載體和其他新型載體檔案資源等方面的檔案館建設；廣義的智慧檔案館指的是凡是涉及建立在社會數字化、智慧化等信息化管理模式下產生的全部載體的信息檔案體系的檔案館。智慧檔案館是以豐富多樣化的檔案資源作為管理研究對象，這里的多種檔案資源包括檔案實體、檔案人員、檔案工作等各個環節。同時，智慧檔案館把檔案或者檔案數字化圖像等內容進行數據化，使得這些檔案資源成為全部關聯、全部檢索的數據，這些構成了檔案館智能化、物聯化以及聯動化管理。信息化新時代的浪潮到來，信息技術呈現出新的特征，這使得智慧檔案館轉變成一種運用了云計算、物聯網以及互聯網等高新技術的綜合管理與控制系統，通過各類信息技術管理與開發檔案資源管理、感知與挖掘各類信息資源，然后分析提煉各種信息智慧并將其應用在檔案館管理、決策與服務上。

深圳市福田檔案館2022年根據深圳市福田區新型冠狀病毒肺炎疫情防控指揮部通告要求，積極配合深圳市政務服務大廳、福田區政務服務大廳以及市檔案館的相關工作，可通過廣東政務服務網（深圳站）、“i深圳”APP、深圳市檔案館網上預約平臺等渠道提前網上預約，合理安排出行計劃，減少在大廳的滯留時間。這種方式既符合疫情防控工作的要求，也滿足了市民群眾的需求導向，讓市民群眾真真切切感受到智慧檔案館帶來的價值、感受到智慧城市帶來的便利。

二、智慧檔案館的現實問題

（一）智慧檔案館理論基礎不足。“智慧地球”的概念于2008年提出，“智慧城市”的藍圖在2010年發出，“智慧檔案館”提出不久，人們對其認識尚處在萌芽階段，研究不足使得其理論基礎不足。我們從百度上搜索可知，學術界對智慧檔案館的認知并不完全統一，知網上學術期刊對智慧檔案館的研究僅僅停留在概念、特征以及大致內容上，缺少對智慧檔案館技術要求、發展趨勢以及價值內涵等深層理論研究。同時，在智慧檔案館建設中，一線人員更加偏重于實踐方面而忽視了對理論方面的探究，這是導致智慧檔案館理論基礎不足的一大因素。

（二）智慧檔案館實體檔案與電子信息不匹配。信息技術快速發展，但是依然存在信息技術不夠成熟，這使得智慧檔案館的實體檔案管理與電子信息管理不匹配。同時，智慧檔案館工作重點僅僅側重于對檔案信息資源的整合以及簡單的檔案資源利用，對檔案的大部分工作依然需要大量人工進行操作，難以實現高效整合。不僅如此，人工操作實體檔案管理在檔案出庫后經常出現失控現象，導致數據庫和實體檔案直接失聯。因此，兩者失聯使得實體檔案管理和電子信息管理產生不匹配現象，對檔案工作的開展十分不利。

（三）智慧檔案館信息技術相對落后。隨著時代的快速發展，檔案的數量也在快速增長，檔案館的工作總量在不斷增加。同時，對檔案館的工作需求和工作難度也在增加，這促使智慧檔案館信息技術必須更加先進。但是反觀當今智慧檔案館，其系統設備沒有及時進行更新換代，信息技術相對時代而言較落后，不能適應新時代發展的需要。同時，“互聯網+”時代的到來，使得檔案信息的使用范圍更加廣泛，其重要性不言而喻。目前智慧檔案館的信息化水平僅僅停留在查詢文件、生成目錄方面，并沒有形成全面的數據信息查詢系統。智慧檔案館信息技術相對落后，使得其難以實現真正的高效利用。

（四）智慧檔案館難以滿足用戶需求。智慧檔案館以其“智慧化”為群眾提供便捷高效的服務，其主要服務對象是群眾。但在現實情況中，智慧檔案館的專家更加側重于對技術的研發、對信息資源的整合以及對檔案工作的管理等方面，大大忽視了對用戶體驗的重視。他們認為提高科技水平就可以滿足群眾的用戶體驗，冰冷的技術缺少人性的溫暖，智慧檔案館的建設應當從用戶需求出發；冰冷的技術不會感知人的體驗，但檔案館工作人員可以通過調查問卷、面對面詢問等方式探知用戶真實的體驗，然后從用戶需求、用戶體驗等方面開發滿足群眾需求的智慧檔案館。

（五）智慧檔案館存在信息安全問題。檔案是最真實、最直接的歷史素材，是對一個地方人文歷史的最佳表現，也是當地人民群眾生產生活的信息整合，因此，檔案對人民生活是十分重要的。但是當今智慧檔案館建設中存在著信息安全問題，這直接影響到人民群眾的個人隱私和社會信息安全。保存好全部檔案信息是檔案館工作的中心，但隨著信息數量的不斷增加，檔案館的信息安全儲存問題亟須提升，信息安全備份等級需要提升。消除檔案信息安全隱患是檔案館工作的本分，也是提升人民群眾對檔案館工作信賴度的重要舉措。

三、“互聯網+”背景下智慧檔案館建設路徑

“互聯網+”是社會創新2.0驅動下誕生的一種互聯網思維發展的經濟新業態，是知識社會創新思維2.0推動下所形成的一種互聯網形態演進軌跡及其催生出的一種經濟社會發展模式新形態。經過十幾年的發展，“互聯網+”已經與多個行業相融合，并且對他們產生積極影響。因此，基于“互聯網+”的背景下，檔案館要轉變傳統模式開創智慧化新模式。智慧檔案館能全面感知、分析信息以及整合檔案資源分布和運行信息的能力，為未來檔案安全管理與數字檔案信息平臺開發創造更好的市場前景。“互聯網+”時代背景下，信息技術呈現出新的發展特點，智慧檔案館建設使得傳統的檔案管理工作出現革命性的變革，也是適應時代發展要求的表現。

（一）轉變思想觀念。思想觀念的轉變才能確保智慧檔案館建設符合人民群眾需求、符合時代發展趨勢。因此，轉變思想觀念是智慧檔案館建設的前提。首先，從人民群眾需求出發，提高用戶體驗、滿足用戶需求。目前，智慧檔案館建設過程中，專家學者過于重視對技術科技的提高而忽視了用戶體驗，導致智慧檔案館不能更好地滿足人民群眾的需求。因此，深圳市福田區檔案館“堅持我為群眾辦實事”的理念開展檔案工作，滿足人民群眾的需求，為立檔單位更好地進行檔案收集、歸檔、保管以及利用等服務創造條件。其次，從時代發展趨勢出發樹立檔案數據化、數據智慧化的觀念。檔案數據化是指檔案在數據處理后更加接近其原貌，這是一種符合時代發展的新觀念。檔案數據化是一種用數據記錄檔案的新方式，檔案館工作人員可以利用檔案數據化更好地收集檔案、管理檔案等。檔案數據化與數據挖掘推送是智慧檔案館建設的基礎，基于“互聯網+”背景下建設智慧檔案館，需轉變思想觀念，樹立數據智慧化。

（二）科學規劃體系。智慧檔案館建設是一個長期而又復雜的工程，因此，要站在宏觀的角度科學規劃智慧檔案館的建設、統籌規劃設計智慧檔案館建設的具體步驟，形成智慧檔案館的科學規劃體系。科學規劃體系是智慧檔案館建設的基礎，在統一的標準下對智慧檔案館的技術、管理、業務等內容進行科學規劃，最后建成業務系統集成化、檔案資源數字化、檔案業務自動化、檔案利用智能化以及業務管理信息化的智慧檔案館。同時，積極分析影響智慧檔案館建設的各種關鍵因素。在此基礎上，利用科學規劃和頂層分析全面指導智慧檔案館建設，不斷增強智慧檔案的整體功能，推進智慧檔案健康有序運行。2022年，深圳市福田區數字檔案館室一體化系統二期工程建設遵循科學規劃、統籌設計、分步實施、重點突破、標準規范的原則，著力建設以數據資源為基礎、安全管理為保障、共享利用為目標的智慧檔案館體系。

（三）加強技術建設。隨著信息時代的到來，檔案信息數據日漸龐大，檔案館工作人員整合與管理數據變得十分困難。基于此，建設智慧檔案館成為大勢所趨。同時，信息化的日益加強也使得互聯網、云計算、物聯網等一系列先進技術與檔案館建設相結合，是檔案館走向智慧化的主要推動力。互聯網的廣泛普及與人們的日常生活緊密聯系，給人們的生產生活帶來極大改變。智慧檔案館建設以此為基礎，利用互聯網為人民提供更加高效便捷的檔案服務，自主設計檔案查詢APP、增設安全信息技術等方式，方便民眾使用。同時，互聯網的防范普及也為云計算的發展提供了契機，因為云計算就是通過互聯網來完成的一種計算方式。智慧檔案建設可以通過云計算這種新的計算方式對檔案的資源進行整合處理，在節省人力物力的同時，大大提高工作效率，有利于檔案合理規劃。物聯網是基于互聯網發展的新興技術，在我國智慧城市、智慧社會的建設中廣泛應用。智慧檔案館的建設借助物聯網可以感知用戶資源與用戶之間的問題，搭建用戶與檔案管理人員之間溝通的橋梁，在按照用戶的需求合理分配資源的同時，實現資源配置的優化。深圳市福田區檔案館在深圳智慧城市建設的基礎上，結合本區檔案的實際工作，正在建設技術架構合理、功能完善的智慧檔案館系統，實現智慧檔案資源“收、管、存、用”全過程信息化管理，發揮檔案資源對經濟社會發展的基礎性支撐作用。

四、結語

社會已經進入“互聯網+”時代，檔案管理應當與時俱進，在互聯網的影響下，檔案館工作積極進行與社會相適應的調整與創新。智慧檔案館是檔案館創新的一大舉措，也是傳統檔案館與數字檔案館的更高階段。智慧檔案館是現代文明的重要載體，也是社會文明傳承的橋梁。智慧檔案館建設是一項長期而復雜的過程，因此，檔案館管理部門要基于“互聯網+”時代背景，堅決貫徹習近平總書記關于科技工作和檔案工作的重要指示批示精神，準確把握《“十四五”全國檔案事業發展規劃》的重要目標要求和檔案科技工作的主要任務，合理運用相關技術促進檔案工作的開展，滿足人民群眾的現實需求。