“互聯網+”視域下公共資源交易中心檔案數字化探究

文/寧德市公共資源交易中心 林麗芳

S市公共資源交易中心是市級政府設立的工程建設招投標、政府采購、土地使用權和礦業權出讓、國有產權等項目交易，在統一的系統平臺上實現信息資源共享的一個機構，為了依法推進公共資源交易高效規范運行，按照《公共資源交易目錄指引》的規定，負責市級區域內全部公共資源項目的交易。自2016年實施交易平臺整合改革之后，其依托于全市“一張網”扎實推動“互聯網+公共資源”，其中“一張網”是一個門戶網站，一個運營平臺，S市公共資源交易中心借此構建起了公開、高效、透明的公共資源交易市場。隨著互聯網的迅速發展，無紙化辦公被倡導，在其交易數據量暴增的背景下，對數據展開收集、管理與存儲，均依賴于電子化的手段。因此，對公共資源交易檔案展開電子化管理是其發展的需要。公共資源交易中心通過電子化檔案管理，既能有效解決檔案庫長期存在的短缺問題，又能對紙質檔案占用空間、保存困難、查閱不便等問題進行有效解決。此外，依托于“互聯網+”完成的電子化管理，也將為市場主體提供更加優質的信息服務，并為政府監管工作的開展提供必要的數據支撐，有助于推動公共資源交易中心健康有序發展，發揮其價值。

一、S市公共資源交易中心檔案管理現狀

S市是一個地級市，公共資源交易中心作為一個事業單位，其所存在的突出問題具有一定的代表性與典型性，因此在探討“互聯網+”視域下公共資源交易中心檔案管理工作中，可以將其作為研究樣本，進行管理現狀分析。

（一）管理理念落后。檔案工作的信息化建設，是實現檔案工作現代化的關鍵。在傳統的檔案管理流程中，更關注于檔案的收藏，而忽視了檔案的利用價值。對于公共資源交易的發展需求而言，傳統的檔案管理模式已經較難滿足其實際需求。即使如此，當下S市公共資源交易中心的工作人員仍要他們花很長的時間來管理紙質文檔，無論是電子檔案的存儲還是檢索，都相對薄弱。在現階段的檔案管理工作，僅限于電腦技術和資料通信技術的簡單運用，缺乏系統性的網絡環境下的檔案管理。另外，一些干部被傳統的管理理念所束縛，沒有注意到電子檔案的管理，認為電子檔案與他們的工作相去甚遠；有的人則認為電子檔案應該由技術人員負責，不需要管理者太多地參與。這種認識上的偏差，限制了檔案數字化的發展和創新。

（二）紙質檔案存檔困難。S市公共資源交易中心于2017年搬遷到新的辦公樓，因為當時的空間布局不夠合理，沒有考慮到各類別交易項目檔案的實際用途。雖然可以很好地滿足當時的檔案存儲需求，但是近幾年，由于地方經濟的迅速發展，公共資源的交易量急劇增加，導致交易所形成的相關檔案量迅速增多。同時，隨著檔案量的增加，檔案室承載能力出現很大的安全風險，這不僅對工作人員的安全造成了影響，也會致使檔案出現損壞等問題。這意味著檔案管理急需通過信息化的手段來實現創新發展，以此解決現實問題。

（三）信息化建設難以滿足實際需求。S市公共資源交易中心已通過公開招標采購了所有的軟硬件設備，但由于軟件利用率低下，電子信息的更新速度較慢，現有的檔案資料主要集中在紙質實體檔案上。因此，紙質檔案數字化的總體進度相對較緩。當前，我國檔案管理系統建設已處于起步階段，但基礎數據庫、檔案利用平臺、檔案信息發布平臺等方面的信息系統建設比較落后，現有檔案的整體利用率仍然不足，雖有一定的線上功能，但是整體較為單一，難以滿足社會對檔案資源的實際需求。此外，S市公共資源交易中心向已經完成數字化檔案管理的周邊先進省市的工作調研力度不足，未來學習與借鑒還需進一步提升。

（四）檔案管理人員專業性不強。目前，S市公共資源交易中心沒有專職的檔案管理人員，負責檔案管理的人員大多身兼數職，在面對繁雜的檔案工作時，既缺乏必要的專業素養，人員自身也會感到較大的工作壓力。此外，紙質檔案在其保存過程中，對外部環境的要求較高，S市公共資源交易中心為保障檔案安全性，每一年都會投入資金對檔案進行備份整理與保存。近兩年，S市公共資源交易中心各業務部門均安排人員來承擔部分檔案管理工作，并制訂配套的檔案管理辦法進行規范管理，但因人員專業性不足、精力有限以及維護成本的投入，是當前紙質檔案管理中存在的主要困境。而采用數字化檔案管理，將提升其工作的便捷性，有助于提高整體管理效率。

二、基層公共資源交易過程中檔案數字化的價值

（一）歸檔便捷，有效緩解庫房壓力。在“互聯網+”背景下，S市公共資源交易中心在公共資源領域已經實現了自動化辦公系統的應用，比如建設工程招投標、政府采購、國有產權等交易環節，已經實現了統一的線上平臺操作；國有產權交易在全省范圍內率先實行產權電子競拍結合符合性后置審核運行模式。此外，保證金的收退操作也采用電子化手段與多家銀行系統平臺進行系統對接，實現收退保證金操作的便捷與安全。線上操作勢必會產生大量的數據與痕跡，這些都是重要的電子文檔，為提高檔案管理工作的質量，防止資源浪費，實現信息化發展。目前，該中心積極推動電子文檔的歸檔。與傳統的文件存檔方式相比，數字化檔案管理能夠與前端的業務系統直接對接，在前端業務系統中，產生的檔案可以直接傳遞到數字檔案管理室，將有效減輕歸檔的工作量，借用科學的管理模式與自動歸檔收集系統，有效提升數字化檔案管理的工作效率。在建立數字檔案的過程中，必須對所搜集的檔案資料進行認證和加密，以保證檔案的真實性和準確性，避免在傳送、處理時發生差錯，從而保證檔案的合法效力。在實現了數字化檔案管理后，其最顯著的效果不僅歸檔便捷，還節省了實體存檔空間，減輕了檔案存儲庫房的空間緊張問題，消除了庫房承載能力不足的問題。

（二）有效節約存儲成本，檢索調閱更便利。在“互聯網+”的大環境下，實行電子檔案管理，利用計算機信息技術，實現了檔案相同格式的轉化，對已完成存檔的檔案進行讀取，也可以便捷地對已存檔的檔案進行解鎖，確保單位不同權限的管理人員，任何時候都能獲得所需要的文件，有效節省了查閱檔案所花費的時間，有效增加了工作效率，也簡化了工作流程，有效提升各部門之間的信息共享率。比如工程建設招標投標項目檔案，在項目封標期間需調閱檔案，經有關行業監管部門批準后，當事人可以通過安全權限的密碼鎖登錄交易中心的電子檔案系統中，以最快的速度檢索自己所需的信息資料，節省了大量的時間。除了縮短查閱時間之外，其保存具有紙質檔案不可比擬的優勢，隨著紙質檔案逐漸數字化保存，推動了按類別、層級權限的檔案管理模式的實施，有效節約了紙質檔案的制作、存儲等成本，同時也符合國家綠色節能的要求。可以說，實行電子檔案管理模式，將改變以往檔案數量龐大、檢索與調閱效率低等問題，也對紙質檔案保存成本高等相關問題進行了徹底解決，這將為后續的工作開展奠定基礎，推動公共資源交易營商環境改進提升服務。

（三）保密性更高，交易過程可監控。在公共資源交易中心所涉及的工作中，包含工程建設招標投標、政府采購、土地使用權和礦業權出讓、國有產權交易、政府采購網上超市等項目，均可依托數字檔案完成科學、合理的處理，這要求交易中心對檔案信息安全做出更多的努力，確保檔案的獲取、保存、提取等流程的科學完善性。“互聯網+”背景下所應用的數字檔案管理系統，其對于公共資源交易中心所有的交易流程實現一體化管理，從項目進場至最終的保證金退還等所有環節產生的不同類型的項目資料，均依據獨立項目展開分類。整個交易流程完結之后，系統將自動生成最終的檔案內容，并實施同一編號操作，自動完成分類、存檔、整理、歸檔等相關操作。除了對檔案的自動化存儲之外，S市公共資源交易中心的電子檔案管理系統也與本省的交易系統相對接，登錄系統的用戶可以在線完成檔案資料的精準查詢，并在獲取管理員的許可后，完成相關檔案的下載與查閱操作。這一過程實現了檔案信息的高效管理，并在此基礎上，建立了一套完整的交易記錄系統，為政府的監督管理工作提供了有力的數據支持，為各市場主體的實際需要提供了便利的服務，為區域經濟建設創造了更為公平、公正的營商環境。

三、提升檔案數字化工作的建議

隨著“互聯網+”的不斷發展，信息技術已經滲透在人們日常生活的方方面面，為了進一步規范電子文件的管理流程，提高其管理的科學化、規范化和系統化水平，確保其真實完整和安全。國家檔案局于2017年12月15日發布了《電子檔案管理系統基本功能規定》，對國家各級綜合檔案館的電子檔案管理全過程均作出明確規定，從檔案收集、整理、保存、利用、鑒定和管理、檔案管理等各個方面，都有詳細的規定，對電子檔案管理系統實施規范性要求，這為“互聯網+”背景下完成基層公共資源交易領域的檔案數字化發展指明了方向。

（一）提升檔案管理人員信息化素養。從基層的檔案管理員角度來看，雖然使用電子化檔案管理系統可以有效減輕其自身的壓力，但是對其計算機水平提出了更高的要求。對于檔案管理者來說，需要主動參與到各類檔案信息化專業知識學習中，積極參與培訓活動，不斷學習先進的經驗與技術，實現自身檔案管理素養以及創新意識的提高。另外，交易中心的檔案管理者要對本單位的檔案工作人員進行定期培訓和針對性輔導，及時傳達上級的精神，對新技術加以普及，確保管理人員與時俱進，更好地完成檔案管理工作。

（二）大力推進電子檔案查詢軟件的開發。電子檔案管理系統的廣泛應用，離不開進場交易各行業監管部門和上級部門的支持和推動，以及網絡環境下信息服務提供商的協助。S市公共資源交易中心與軟件公司進行密切合作，將主要精力放在交易檔案電子文件的存儲和查詢上，并根據各個部門的實際情況，進行大量的意見收集和整理。現階段重點在于歸檔管理功能項的頁面顯示、查詢搜索等多個子功能的開發與測試上，以及對接銀行保證金存退留痕，已經展開了上百次的溝通和修改，有效推動了電子檔案的發展。

（三）加強學習調研，實現資源共享。除了增強工作人員的綜合素養、完善系統開發之外，要增強與上級部門之間的信息互聯互通，實現交易檔案之間的信息共享，互相補位。并依據歷史查詢資料，優先對可開放文檔與利用率較高的文檔展開處理，增強工作效率，提升服務質量。此外，需要積極向完成數字化檔案管理的縣市取經，不斷提升自身的業務水平。

（四）完善電子化檔案管理制度。在S市公共資源交易中心的日常工作中，要與上級部門建立密切的聯系，構建起科學、合理、詳細規范的檔案管理制度，根據實際需要不斷進行調整，以此推動檔案信息化管理進程，保證電子檔案系統順利施行，并保障檔案信息化工作順利推進。S市公共資源交易中心的管理制度可依據省內其他地市所制訂的管理辦法，根據自身的實際狀況，完成全過程操作的制度制訂，從檔案形成直至檔案保密階段，均要制訂相對應的規范管理文檔。

（五）增強檔案安全性建設。市級交易中心的交易數據具有較高的保密性，因此在實施檔案管理中，要嚴格執行國家對于檔案管理安全的相關規定，并根據相對應的制度來規范人員操作，降低信息檔案安全風險的出現，通過不斷提升技術水平，來做好內外部防范工作。凡是按照規定涉及保密的文件資料，均需認真做好相對應的電子加密與保存工作，電子信息檔案管理所使用的軟硬件，均根據上級要求統一配置，并安裝相對應的殺毒軟件，定期對計算機的安全防護系統進行升級。此外，須禁止檔案專用電腦連接外網、禁止使用外來設備對數據進行存取與傳輸，并根據實際情況，完成電子數據的備份工作，全力保障檔案數據、系統的安全性，通過提升管理人員的安全意識，增強其保密意識，確保電子檔案處于安全狀態下。

四、結語

隨著信息技術的大范圍應用，處于社會鏈條中的任何一個環節都難以避免信息化發展。S市公共資源交易中心檔案管理工作，也在積極、努力地探索建立數字化的檔案管理模式，開發了專業性較強的個性化操作系統，目前已實現了一鍵歸檔、PC查詢等相關功能。電子檔案管理制度的建立，是促進我國檔案管理工作不斷創新的重要舉措，為公共資源交易領域的相關工作革新奠定了基礎。未來，將與時俱進完成優化與完善，更好地為社會大眾做好服務工作。