淺析新形勢下血站檔案數字化初期建設

文/福建省血液中心 林燕英

檔案工作是各血站管理體系中不可或缺的一部分。高水平、高質量的檔案管理對推進血站信息化建設起到重要作用。當前，血站檔案工作中存在一些問題，影響了血站信息化建設的步伐，需要結合實際工作，優化檔案工作思路，推動血站檔案數字化建設方式戰略轉型，才能更快建成智慧型血站，更好投入數字中國建設中。

一、血站檔案數字化建設的必要性

（一）當前總體環境要求血站檔案進行數字化建設。福建省一直是全國數字化強省，作為省會城市的福州，數字經濟規模和發展增速已連續3年成為全省的“排頭兵”。上級部門要求各行各業節能減排、環保、智能化發展。目前福建省政府機關、社保系統、交通系統、金融系統、公檢法系統、教育系統、檔案館及部分醫院已實現檔案數字化或部分檔案數字化，而血站檔案管理工作依然是單套紙質保存階段。另一方面，無償獻血事業蓬勃發展，獻供血工作在近20年間不斷規范、完善，獻血量穩步攀升。各血站不斷探索獻供血工作信息化建設新思路，不斷將先進的科學技術融入血站工作中。2020年下半年，經上級衛生部門統籌安排和各血站共同努力，我省血站系統信息化建設在業務平臺上得到統一，實現了我省獻供血業務系統的完全統一。血站系統迎來了血站信息化建設的新飛越。繼而，探索5G技術在獻供血工作中的應用，建設智慧血站提上了議程。這些因素導致血站檔案工作與血站業務工作存在脫節，引發一系列問題。為了有效解決這些問題，血站檔案需要進行數字化建設，搭建數字化信息服務平臺，以跟上血站信息化建設的步伐。

（二）政策上要求血站檔案進行數字化建設。2021年1月實施的新《檔案法》增加了“檔案信息化建設”這一章。說明黨中央對檔案信息化建設的重視。2020年國家檔案局發布的《各級各類檔案館收集檔案范圍的規定》（國家檔案局第9號令）要求，省直單位檔案移送進館“除紙質檔案外還需提供電子檔案和紙質檔案數字化副本”。2021年10月26日，經省委領導同意，省檔案局、省發改委聯合印發《福建省“十四五”檔案事業發展規劃》。這個規劃是根據《福建省國民經濟和社會發展第十四個五年規劃和二〇三五年遠景目標綱要》和《“十四五”全國檔案事業發展規劃》再結合我省實際制訂的。全文從總體要求、主要任務、發展環境及保障措施四個方面闡述“十三五”時期發展情況。提出推動檔案資源數字化轉型這一主要任務。我省血站檔案被納入民生檔案范疇。根據文件要求，我們應該積極探索知識管理、人工智能、數字人文等技術在檔案信息深層加工利用中的應用，加快民生檔案數據共享，運用微博、微信、政務APP等平臺，提升檔案利用的便捷化。我省已經實現通過福建省血液中心官方微信及福建省血液中心網站查詢絕大部分獻血記錄及血液檢測結果報告。我們之所以說是“絕大部分獻血記錄”，而不是全部，是因為歷史遺留問題造成早期的獻血電子數據缺失或錯誤。如何改進或者彌補這些錯漏呢？可以通過對傳統檔案開展數字化，實現現有館藏無償獻血檔案數據資源的完全共享。

（三）現實條件需要血站檔案進行數字化建設。血站檔案以業務檔案為主。其中大量是獻血者獻血相關記錄，包括獻血前告知、獻血者個人信息、獻血前體檢初篩、獻血記錄、獻血后血液檢測、血液成分制備、血液質量管理、血液供應及后續獻血者與直系親屬用血報銷等相關記錄。因此與獻血者及受血者是息息相關的。依據《中國血站質量管理規范》第十一章規定，血站業務檔案需要保存至少10年以上。但對這些記錄具體保存內容及保存期限沒有統一的標準。各血站檔案管理工作是根據各自工作流程及檔案管理經驗自行制訂的檔案管理辦法。特別是對業務檔案的管理，各不相同。除了保存范圍及檔案保管利用不相同外，保存期限從10年到20年各不相同。目前我省大部分血站是保存10年，但實際上能夠按照血站管理辦法按時銷毀的業務檔案基本沒有。究其原因，是這些檔案經過10年依然存在利用價值。血站信息化建設是逐步完善的，存在歷史遺留問題，如獻血者信息不完整甚至錯誤。導致獻血者及其家屬在用血報銷時需要查找原始紙質記錄作為憑證。通過對參與無償獻血人群的分析，參與無償獻血的主力是在校大學生及機關企事業單位的中青年，根據我省血站用血報銷及相關檔案利用統計結果顯示，獻血者或其直系家屬用血報銷時間一般在獻血后20～50年間，歷時較長，單純按照衛生檔案管理規定保存10年顯然是不夠的。為了更好地保障獻血者利益，各血站都盡可能延長業務檔案的保存期限。但延長血站檔案保存期限至30年甚至更長時間，則需要極大的庫房和更多的專業設備，對檔案進行有效保護及保存，要不斷對檔案室進行擴容，增加對檔案工作人力、物力上的投入，對檔案自身也有較高的要求，不切實際。

（四）長期頻繁地對血站檔案進行利用，需要對血站檔案進行數字化建設。相對頻繁的檔案利用，會造成檔案不可逆的損毀，甚至存在人為涂改破壞檔案的風險。

（五）紙質檔案的唯一性需要血站檔案進行數字化建設。由于紙質檔案的唯一性，會導致無法多人同時利用檔案。

基于上述原因，在現有的環境下，有必要對血站檔案開展數字化建設工作。結合本中心獻供血業務數字化進程，開展檔案數字化，能夠進一步優化中心檔案庫藏結構，有序推進傳統載體檔案數字化進程，逐步推進全文信息采集，充實檔案信息服務內容，構建中心內部檔案信息共享平臺，提供高效、便捷服務。

二、數字化建設的實施

（一）制訂方案并確定檔案數字化的具體內容及數量。檔案數字化建設不是一蹴而就的，應該結合本單位實際情況來制訂具體實施方案，并確定需要數字化的具體內容及數量。這里需要考慮到單位的館藏量、檔案的價值、利用率、預算經費及人力、物力甚至場地等因素。目前，福建省血液中心館藏量已達600萬頁，經綜合考慮，應采用分批分次逐步轉化的形式來完成現有館藏的數字化。結合單位實際，設定檔案數字化建設目標，規劃可持續發展的建設方案。以福建省血液中心為例：計劃用兩年的時間將中心館藏檔案進行數字化轉換，并從軟件到硬件進行升級改造，搭建檔案信息化平臺。同時，中心檔案工作人員通過該階段的學習培訓，積累經驗，為后續自主開展檔案數字化工作奠定基礎。逐步推進檔案數字化工作與血站信息化建設的融合，最終實現智慧型血站的目標。

（二）獲取專業的業務指導和幫助。目前我省血站系統甚至全國血站系統均未實現檔案數字化。我省血站系統作為第一個吃螃蟹的先鋒，存在經驗不足、水平有限等各種問題。向專業的組織機構尋求幫助可以減少人力、物力損失，少走彎路，提高工作效率。因此，在調研初期，我們請教了福建省檔案館相關處室的專家，每位專家都根據本部門管理范疇給出了專業的指導意見，讓人受益匪淺。專家從我省檔案數字化建設需要遵守的法律法規到開展數字化建設流程、注意事項等方面都提出了寶貴的建議。部分專家還介紹我省檔案數字化建設工作比較先進的立檔單位，以供學習借鑒。如省公安廳不但加強了檔案資源體系建設，順利推進各地公安部門檔案數字化工作，還試行低價值電子檔案單軌管理。省醫保局聘請專業機構進行檔案整理，開展電子文件歸檔管理。這不僅能提升自身業務水平，也能拓展檔案工作的視野。建議在檔案數字化建設初期，邀請檔案館相關處室的專家蒞臨本單位，進行現場業務指導，為檔案數字化建設的規范化、專業化保駕護航。

（三）確定開展檔案數字化建設的方式。經過專家們的指導，明確了血站檔案數字化建設的大致方向，結合本單位檔案工作實際，擬定本單位檔案數字化方式。第一階段，通過外包手段完成館藏檔案的數字化轉化，建立獨立的檔案數據庫。升級現有的檔案管理系統軟件，打造數字化加工系統軟件。第二階段，通過檔案管理系統分別與中心業務系統及OA軟件相結合，使原先獻供血工作中需要打印歸檔的元數據直接轉化成電子檔案標準格式進行歸檔，并添置數字化加工設備，對其他紙質檔案自行開展數字化加工工作，形成電子副本。最終實現血站檔案數字化轉型。本人認為，各單位實際情況各不相同，應采取不同的方式實現檔案數字化。例如：在經費允許、人力資源有限且沒有檔案數字化工作經驗的情況下，檔案數字化外包服務是首選。如果經費有限，但有足夠的時間、充足的人力物力，有一定的數字化經驗或基礎，可以自行完成機構的檔案數字化建設。如果館藏資源的數字化率達到50%以上，量大于100萬頁時，建議構架獨立的檔案數據庫并使用專業的數據庫管理軟件。

（四）根據需求開展調研工作。根據預期目標，明確檔案數字化的需求，并具體落實到各項參數中。這里，建議在擬定需求參數前開展調研工作。調研工作包括單位內部調研和外部市場調研。通過細致的調研工作，有利于把控全局，有效開展數字化建設工作。單位內部調研，熟悉本單位各類檔案的同時，與本單位各部門進行充分溝通，特別是信息管理部門。應讓各部門了解檔案數字化可能給本部門帶來的影響，聽取各部門的意見，及時調整建設方案和需求參數。要讓信息管理部門了解整個方案，并盡可能地讓信息管理員參與其中，這樣可以高效找到檔案數字化建設與業務系統相融的最佳方案。市場調研，對滿足需求的軟、硬件及數字化外包服務開展市場價格、服務流程等調研；同時對能提供相關服務的商家進行資質、實力、售后等多方面了解和對比，做到心中有數。

（五）對檔案數字化建設項目中各種需求參數的設定。這里要考慮到的參數主要分兩類：一是技術參數，二是商務參數。不論采用何種采購方式，準確設定這兩類參數對檔案數字化建設的有效性及可持續發展起到至關重要的作用。不同單位需求不同，但相關參數的設定是必要且關鍵的。設定參數是一項細致、嚴謹的工作，需要不斷推敲、完善。技術參數主要指招標方對擬采購標的的技術、規格、性能、質量、供應商資質條件等要求，一般采用國家標準、行業標準、地方標準等。技術參數的設定要注意以下三點：一是完整、明確、合規。便于組織采購活動，避免產生歧義。二是防止差別待遇。避免犯錯誤。三是采購周期合理。通常為90日左右。商務參數主要指對企業資質、業績、報價、售后等的要求，是投標方實力的展現，也是招標方需求品質的一種保障。以福建省血液中心檔案數字化建設項目為例，該項目需求有三：一是館藏檔案的數字化外包服務；二是綜合檔案管理系統及數字化加工系統采購；三是檔案數據庫建設所需硬件的采購。針對這三項需求，我們分別提出了相應的技術參數。數字化外包服務主要對加工前準備、掃描前處理、掃描標準和要求、檔案還原裝訂、圖像處理要求、著錄要求、格式轉換和OCR識別、數據掛接、數字化成果驗收審核、數字化檔案命名、備份存儲、歸還入庫、數據安全保障要求、現場管理、數字化工作需要遵守的相關法律法規15個方面進行具體的要求。軟件技術參數涵蓋了數字檔案管理軟件和數字化加工系統。數字檔案管理軟件參數設定主要包括檔案收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、利用和編研八個業務環節的相關功能，實現對紙張、電子文件等資料的收、管、用、存等功能，實現檔案信息的閉環管理及一站式服務。及時、開放地接收各種信息系統檔案資料，避免信息沉淀，降低業務運營風險。數字化加工系統設定的參數主要包括目錄數據著錄、目錄打印、影像掃描及圖像處理、數據校驗、批量數據輸出、OCR識別等功能。針對紙質檔案數字化過程中的檔案條目著錄、檔案原文掃描處理、圖像壓縮轉換、原文數據掛接校對等加工環節而專門設計的。能實現與電子檔案管理系統無縫對接。具備流程定義、任務分配、過程跟蹤、質量檢測、成品制作、數據驗收、數據備份、統計分析等功能，并分別設置管理員、保密員、審計員，實行“三員分離”。硬件參數的設定要根據現有預算，在滿足實際工作需求的基礎上，還要留有一定冗余空間。同時應該注意的是，軟硬件產品的采購應基于國產化信創環境，并要求符合“安可”體系，即國家提出的“2+8”安全可控體系。要想實現檔案數字化不是簡單的升級采購軟硬件，還應考慮平臺建設及數據資源建設。搭建一個檔案信息化的平臺，融合更多的系統，能實現數據匯聚，信息共享，才能最大限度提高各項工作效率。因此數字檔案管理軟件應預留與業務系統、OA系統對接的端口，甚至更多的端口。商務參數方面，除了要考慮到商家必須具備的資質外，還應考慮到對所需軟、硬件及數字化外包成果完成進度、完成質量、售后保障、違約處理等。

（六）采購。經過前期工作，可以進入采購階段。各單位可以根據本單位相關管理制度及采購項目的內容、規模綜合考慮，采用適當的采購方式，并按相關要求執行。

三、結語

充分運用人工智能、大數據、云簽名、區塊鏈技術等新技術，拓展人工智能輔助檔案收集、整理、鑒定、開發、利用，提升血站檔案歸檔、管理、開發利用等工作水平，加快血站檔案數字化建設，實現新技術與檔案業務工作深度融合，實現血站檔案建設戰略轉型，建設“收、管、存、用”一體化的血站數字檔案室。檔案數字化建設工作并非一朝一夕能夠完成的，我們應該持續深化血站檔案管理創新應用，努力提高檔案自身利用服務能力，逐步完善全省血站檔案共享服務體系。為血站管理、決策和業務運轉提供可靠的檔案信息服務。