論醫(yī)院檔案信息化建設中存在的問題及優(yōu)化方式

安徽醫(yī)科大學第二附屬醫(yī)院 謝艷

促進醫(yī)院檔案管理工作的信息化建設，構(gòu)建相關(guān)的管理體系，可以使得醫(yī)院的檔案更加有效地實現(xiàn)信息共享，提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率，使得檔案信息的功能可以充分發(fā)揮出來。并且，建立信息化的檔案管理體系，可以使得醫(yī)院的管理工作有所支撐，為醫(yī)療研究工作提供更多真實有效的信息數(shù)據(jù)。與此同時，檔案管理的信息化建設也可以在很大程度上使得醫(yī)患關(guān)系得到緩解與改善，進一步提升其管理與服務水平，醫(yī)院在進行決策之時也可以有更多的數(shù)據(jù)作為支撐。

一、醫(yī)院檔案管理概況

醫(yī)院檔案主要指的就是醫(yī)院現(xiàn)在與過去在從事醫(yī)療、管理、經(jīng)濟以及科研等工作之中，產(chǎn)生的一些具備儲存意義的各種文件、數(shù)據(jù)以及圖表等種類與載體各不相同的記錄，這些記錄來源于醫(yī)院與患者，是醫(yī)院工作過程中所有需要儲存信息的綜合體，在醫(yī)院管理工作之中發(fā)揮著重要作用，是其中不可或缺的一部分。醫(yī)院檔案記錄著其實踐活動之中的真實信息，不僅對于醫(yī)院有儲存意義，對于國家、社會以及醫(yī)院就醫(yī)的患者來說也同樣如此，是歷史的憑證，同時也是醫(yī)院進行就醫(yī)的參考資料，對于醫(yī)院決策層來說，可以在醫(yī)院檔案之中查詢醫(yī)院的實際情況、掌握醫(yī)院的歷史病例等等，具備較高的參考價值。要想將檔案價值充分發(fā)揮而出，最基本條件就是需要加強對檔案信息資源的利用。在當前信息化的時代背景之下，醫(yī)院檔案資源服務水平、患者的實際需求等都會受到其檔案管理水平的直接影響。如果其檔案服務水平不足、管理存在不合理之處，需要利用之時無法及時找到，那么檔案信息的價值就無法充分發(fā)揮出來。所以，進一步提升醫(yī)院檔案的管理水平，使得其更具信息化與科學化，為醫(yī)院本身與患者提供更加高效、高質(zhì)量的資源服務對于醫(yī)院的改革與發(fā)展來說可以起到關(guān)鍵性的作用。

二、實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化的必要性與意義

（一）必要性

當前，在信息化社會的背景之下，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案管理的信息化進程也向前邁了一大步。在當前快速發(fā)展的社會之中，人們對于檔案信息的需求也隨之不斷提升，在當前發(fā)展趨勢之下，醫(yī)院也需要緊跟時代步伐，加快自身內(nèi)部的檔案信息化建設的腳步，使得檔案管理可以實現(xiàn)現(xiàn)代化這一目標，檔案信息也可以更加有效地利用起來。近幾年，醫(yī)院在此方面也得到了一定的發(fā)展，但是由于其管理意識不足，并且在信息化建設方面的技術(shù)以及相關(guān)設備也比較落后，導致當前醫(yī)院在信息化檔案管理方面存在很多問題。在醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展過程中，檔案發(fā)揮著非常關(guān)鍵的作用，通過促進其信息化水平的提升，可以使得醫(yī)院的信息檔案更加全面、有效地利用起來，從而促進醫(yī)院檔案管理信息化的發(fā)展。

（二）意義

1.有利于檔案原件的保護工作。將醫(yī)院之中的檔案信息全部信息化處理之后可以使得檔案原件被有效保護起來，避免其在借閱、使用的過程之中被損壞；并且可以有效規(guī)避重要資料丟失這一風險。在醫(yī)院的實際發(fā)展過程之中，將醫(yī)院內(nèi)部的一些重要信息、資料檔案信息化，借助計算機技術(shù)來掃描檔案信息的原件，并將其以電子形式保存起來，使用之時調(diào)取電子檔案，可以有效地避免原件遭到破壞甚至丟失的現(xiàn)象。

2.進一步優(yōu)化檔案的保存方式。在醫(yī)院的日常工作中，檔案管理部門需要對日常工作中產(chǎn)生的各類文件進行記錄，確保檔案文件可以被及時登記在冊。在以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)時代，檔案人員需要采取人工操作的形式來進行記錄，與電子檔案對比而言，需要花費更多的時間與精力來進行此項工作，同時花費的人力、物力也相對較多。進入信息化時代之后，將檔案信息信息化處理可以使得相關(guān)從業(yè)人員的繁雜工作簡單化，借助計算機技術(shù)可以在很大程度上改善檔案管理人員的工作條件，在進行信息檔案的修改時，只需要在計算機中輸入相關(guān)的指令即可，對于檔案管理人員來說，大大提升了其工作效率與工作質(zhì)量。

3.使得檔案信息資源得以整合。將醫(yī)院的信息檔案進行整合可以使得其檔案信息更具共享性、系統(tǒng)性與有效性，整合的最終目的就是為了使得檔案資源更具利用價值，并擴大其使用范圍，這同時也是當前檔案管理工作的未來發(fā)展趨勢。與檔案原件相比，電子化信息化的檔案文件更加容易檢索，并且可以使得其檔案信息的使用范圍與利用程度大大提升，方便醫(yī)院各部門與科室按照其實際需求進行檢索與瀏覽，并且可以在其修改信息之后隨時進行保存。這樣，可以使得信息檔案的利用率大大提升，使得醫(yī)院內(nèi)部的檔案資源可以最大限度地進行共享。

4.方便醫(yī)院工作人員對于檔案信息的檢索、瀏覽與利用。在以往手工檔案保存時期，需要手工查詢資料，不僅會耗費大量的時間與精力，還有可能在耗費時間精力的同時達不到查詢目的。而將其信息化處理之后，借助電子目錄以及文件進行檔案管理，建立與之相對應的電子查詢體系，在查詢之時只需要輸入關(guān)鍵詞，就可以找到相關(guān)的檔案資料，方便快捷。

三、醫(yī)院檔案管理信息化建設中的問題

（一）對于信息化建設的重視程度不足

當前，大部分人都認為醫(yī)院之中的主要工作就是醫(yī)療，過于重視醫(yī)療技術(shù)與水平的發(fā)展，認為只有提升醫(yī)療技術(shù)與水平才可以使得醫(yī)院得到進一步的發(fā)展，卻忽略了建設醫(yī)院檔案信息化管理體系的重要作用。隨著當前社會的不斷發(fā)展與進步，信息化技術(shù)被廣泛應用于各大領(lǐng)域之中，而醫(yī)院方面想要跟上時代發(fā)展的步伐，就需要增強對于檔案信息化工作的認識，將其與醫(yī)療工作放在同等重要的地位，促使其可以共同發(fā)展。在當前信息化技術(shù)背景之下，醫(yī)院的發(fā)展與信息化建設息息相關(guān)，辦公自動化、通信體系、管理體系、局域網(wǎng)體系以及科室的信息存檔等信息化體系都被廣泛應用在了各大醫(yī)院之中。但是，當前醫(yī)院的檔案信息化工作卻被大家忽略，這也是導致當前醫(yī)院檔案管理信息化建設工作落后的一大原因，其信息化水平較低，使得當前醫(yī)院之中的檔案信息無法最大程度的發(fā)揮其價值，檔案信息的使用以及共享都受到了醫(yī)院信息化水平的限制。

（二）檔案管理較為混亂

盡管當前很多醫(yī)院都已經(jīng)建立了綜合的檔案管理室，但是很多檔案還分散在不同的部門之中，比如，醫(yī)務部門負責病歷、醫(yī)療資料等方面的檔案，而綜合檔案室負責經(jīng)濟、文化以及財務方面的檔案。這樣多個部門之間的管理使得工作過于混亂，責任也無法落實到人。

（三）投入資金不足、基礎(chǔ)設施不完善、系統(tǒng)開發(fā)速度較慢

隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，其檔案數(shù)量日益增加，大大提升了檔案管理工作的難度。再加上當前醫(yī)院在檔案信息化管理方面資金與技術(shù)的支持不足，導致技術(shù)無法更新，基礎(chǔ)設備無法得到有效的維護，系統(tǒng)開發(fā)較慢等問題，這些都在很大程度上影響了檔案信息化的管理與建設工作。

（四）標準化程度較低，缺乏完善的管理體系

在當前的醫(yī)院檔案信息化建設過程之中，缺乏統(tǒng)一的標準，這就在很大程度上制約了信息化的進程。主要表現(xiàn)在病歷系統(tǒng)、收費系統(tǒng)以及統(tǒng)計系統(tǒng)之間的規(guī)格與管理方面，醫(yī)院中各個部門規(guī)格與管理體系各不相同，這就在無形之中增加了檔案管理工作的難度，使得各個部門之間的信息不對稱。因此，缺乏統(tǒng)一的標準與管理在很大程度上制約了檔案信息化的建設工作。

（五）檔案管理人員的綜合素質(zhì)良莠不齊

在很多醫(yī)院，檔案管理人員都是兼任，在檔案管理工作方面并不專業(yè)，綜合素質(zhì)良莠不齊。一些年齡較大的檔案管理人員理念較為滯后，無法理解信息化檔案管理工作的實質(zhì)，無法跟上時代發(fā)展的步伐，對于信息化建設的理解也比較片面，他們認為只要借助現(xiàn)代化的設備就可以實現(xiàn)檔案的信息化管理，無法充分了解檔案信息化管理工作的核心。在開展醫(yī)院檔案信息化建設的過程中，不僅需要信息化技術(shù)以及現(xiàn)代化的管理理念，還需要進一步提升檔案管理人員的專業(yè)水平與信息化水平。

（六）系統(tǒng)安全性無法得到保障

在信息化的檔案管理中，醫(yī)院的各類信息數(shù)據(jù)都保存在數(shù)據(jù)庫之中，包括患者的病歷也在其中，一旦其信息化管理體系遭到惡意入侵，都有可能導致患者的病歷被刪除或者篡改，這會在很大程度上影響系統(tǒng)的安全性，并且有可能引發(fā)重大的醫(yī)療事故，加劇醫(yī)患之間本就緊張的關(guān)系。雖然醫(yī)務人員都會將患者的電子病歷設置密碼，但是在實際工作之時，醫(yī)務人員往往會忽視信息安全問題，一旦密碼遭到泄露，就會產(chǎn)生一些不良影響。

四、醫(yī)院檔案管理信息化建設的優(yōu)化方式

（一）加強對于醫(yī)院檔案信息化建設的重視程度

在醫(yī)院的管理工作中檔案管理占據(jù)重要地位，是醫(yī)院管理工作中不可分割的一部分，其管理水平的高低會直接影響到醫(yī)院的整體水平，因此，在進行改革的過程中首先需要從觀念上進行轉(zhuǎn)變。加強醫(yī)院管理層對于其的重視程度，制定出更加規(guī)范的建設計劃，同步發(fā)展檔案管理與醫(yī)院業(yè)務建設工作。組織檔案相關(guān)工作人員進行新知識與技術(shù)的學習，并將檔案工作的相關(guān)制度落實在實際工作中，使得醫(yī)院管理層、領(lǐng)導以及其他工作人員都意識到檔案的重要性，全力配合其建設工作，促使檔案信息化的建設工作可以順利開展下去。

（二）整合醫(yī)院檔案信息資源

醫(yī)院中的檔案信息資源包括電子病歷、影像數(shù)據(jù)、檢查數(shù)據(jù)、財務數(shù)據(jù)以及收費系統(tǒng)等等，這些檔案信息組成了一個完整的檔案信息庫。因此，只有將這些資源整合在一起，使得信息資源可以統(tǒng)一管理并實現(xiàn)共享，才可以使得醫(yī)院中的檔案信息化建設更加完善。在這樣的信息化體系中，檔案的查詢可以不受時空的限制，為檔案管理人員與醫(yī)務人員的工作提供更多的便利，真正實現(xiàn)電子版的檔案管理。

（三）加大資金投入與技術(shù)支持、加快系統(tǒng)開發(fā)速度

醫(yī)院需要加大對于檔案信息化建設方面的資金投入與技術(shù)支持，完善計算機、數(shù)碼相機、打印機等相關(guān)的基礎(chǔ)設施。技術(shù)則主要是系統(tǒng)的選擇與研發(fā)以及系統(tǒng)維護等軟件的應用。資金、技術(shù)以及基礎(chǔ)設施在檔案信息化的建設過程中缺一不可。在系統(tǒng)開發(fā)方面，需要結(jié)合醫(yī)院自身實際情況進行開發(fā)，并且為了加快其開發(fā)速度，需要選擇正規(guī)軟件并在其基礎(chǔ)上進行針對性的修改，建立起適合醫(yī)院發(fā)展的系統(tǒng)。

（四）實行一體化的管理模式

要想進一步促進檔案信息化的建設進程，醫(yī)院就需要將檔案與信息管理二者進行結(jié)合，實行一體化的管理模式，構(gòu)建一個更加高效、合理的信息體系。當前各大醫(yī)院都有其自身的信息化管理體系，但是其中的檔案管理系統(tǒng)與其他信息系統(tǒng)之間是相互分離的狀態(tài)，缺乏聯(lián)系性與協(xié)調(diào)性。在醫(yī)院綜合的管理體系中，檔案管理體系是不可或缺的重要組成部分，要想這一體系可以提供更加真實、有效、多元的信息，又能夠節(jié)省人力、物力與財力，就需要將檔案信息管理體系融入醫(yī)院整體的管理體系，使得其成為一個更具綜合性的資源信息庫。

（五）以人為本，提升醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在醫(yī)院檔案信息化建設工作進程中，發(fā)揮主導作用的是檔案管理人員，其專業(yè)素質(zhì)與檔案信息化建設水平緊密相連，因此，我們針對檔案管理人員要做到以下三點：其一，在工資、評優(yōu)以及晉升等方面給予檔案管理人員與醫(yī)務人員一樣的待遇，使得其可以在崗位上充分發(fā)揮自身價值；其二，需要定期開展相關(guān)培訓，比如信息化技術(shù)、計算機技術(shù)、信息管理等方面的培訓，為其營造更好的氛圍來提升自我，增強其專業(yè)水平與綜合素養(yǎng)；其三，做好人才儲備工作，引進同時掌握信息化技術(shù)與檔案管理技術(shù)的人才，為信息化建設工作打好基礎(chǔ)。總之，隨著當前社會的不斷發(fā)展，檔案管理工作需要隨之不斷發(fā)展，電子檔案、信息技術(shù)等都需要檔案管理者不斷學習，并將這些新知識、技術(shù)應用在工作之中。

（六）提升檔案的利用率

為了可以跟上時代發(fā)展的步伐，在開展醫(yī)院檔案信息化的建設工作時，應當結(jié)合實際工作進行，使得其發(fā)展更具現(xiàn)代化的特色，反饋給醫(yī)務人員更加高效、優(yōu)質(zhì)的服務水平，將檔案的價值充分發(fā)揮出來。實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化這一目標，可以使得檔案服務不受時間空間的限制，為醫(yī)務人員的工作提供更多的便利，從而促使醫(yī)院的工作效率得到有效的提升。

（七）加強對于信息化檔案體系的安全防護

顯然，現(xiàn)代化的信息管理體系之中，安全防護問題十分關(guān)鍵，醫(yī)院中的檔案管理人員可以通過網(wǎng)絡監(jiān)控系統(tǒng)、防火墻等技術(shù)來保護醫(yī)院檔案信息化體系的安全，盡最大可能防止病毒或者不法分子入侵檔案體系，避免出現(xiàn)檔案信息丟失或者系統(tǒng)崩潰等情況。與此同時，醫(yī)院還需要進一步提升醫(yī)護人員以及其他相關(guān)人員對于信息安全的意識，做好身份認證這一工作，避免信息遭到他人的惡意盜用，導致患者的信息泄露，甚至有可能導致醫(yī)療事故的發(fā)生。

（八）處理好電子檔案與紙質(zhì)檔案之間的關(guān)系

對于以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作來說，信息化的檔案管理方式在現(xiàn)代社會中更具有優(yōu)勢，很多醫(yī)院都開始應用信息化的檔案管理模式。但是，紙質(zhì)檔案與信息化檔案相比，前者更具備原始性與證據(jù)性等特點，這也是信息化檔案無法完全代替紙質(zhì)檔案的關(guān)鍵點所在。因此，在當前醫(yī)院的檔案管理工作中，需要將這兩種方式各自的優(yōu)勢發(fā)揮出來。

五、結(jié)語

促進醫(yī)院現(xiàn)代化建設、提升其服務水平的重要途徑之一就是加強醫(yī)院的檔案信息化管理水平，可以在促進醫(yī)院發(fā)展的同時提升醫(yī)院的經(jīng)濟效益、服務水平與管理水平。醫(yī)院應當將檔案的信息化建設工作重視起來，意識到其必要性與意義，通過研究、討論制定出符合自身實際情況的檔案信息化發(fā)展策略，進一步優(yōu)化其檔案相關(guān)工作，建立更加標準、合理、規(guī)范的檔案管理制度，以此來促進其信息化水平的提升。通過培養(yǎng)綜合素質(zhì)更強的檔案管理人才，使得檔案管理可以更加專業(yè)的服務于社會，以此來促進醫(yī)院的改革與進一步發(fā)展，提升其經(jīng)濟效益與社會效益。