“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代采購(gòu)檔案管理工作探析

文/操天明 柳群英 郝敏

社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展在一定程度上推動(dòng)了信息化發(fā)展進(jìn)程。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景之下，檔案事業(yè)面臨較大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，尤其是采購(gòu)檔案，隨著國(guó)家對(duì)采購(gòu)領(lǐng)域的廉潔治理，采購(gòu)檔案記錄了采購(gòu)全過(guò)程，為采購(gòu)活動(dòng)中存在的貪污腐敗現(xiàn)象提供了重要的查找依據(jù)。采購(gòu)檔案管理工作的創(chuàng)新轉(zhuǎn)型，能夠使采購(gòu)檔案管理工作更具個(gè)性化和智慧化。檔案管理人員在檔案信息資源整合過(guò)程當(dāng)中可以借助現(xiàn)代化的設(shè)備，創(chuàng)新管理理念，提高采購(gòu)檔案利用率和查詢效率，促使采購(gòu)檔案管理逐步邁向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和集合化。

一、新時(shí)代背景下采購(gòu)檔案管理存在的問(wèn)題

1.重視程度不夠，發(fā)展速度緩慢

采購(gòu)檔案是指在采購(gòu)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種形式或載體的記錄材料，是全社會(huì)重要的不可或缺的信息資源，但是在很多單位采購(gòu)檔案管理工作并未得到重視，檔案管理還是停留在紙質(zhì)檔案管理的模式，發(fā)展比較緩慢，采購(gòu)檔案管理水平也難以提高。由于政府采購(gòu)檔案管理缺乏專門的法律法規(guī)，很多高校并未制定采購(gòu)檔案管理制度[1]。由于采購(gòu)項(xiàng)目牽涉的部門繁多，檔案分散在不同的部門，收集檔案工作一般比較滯后。另外高校一般重采購(gòu)，輕檔案管理，導(dǎo)致采購(gòu)檔案丟失情況屢有發(fā)生。近些年，隨著高校的快速發(fā)展，很多高校在檔案管理方面的人力、物力、財(cái)力等方面的投入未能跟上時(shí)代發(fā)展步伐，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏動(dòng)力。

2.存儲(chǔ)形式單一，空間占用嚴(yán)重

采購(gòu)活動(dòng)中形成大量過(guò)程材料，包括采購(gòu)公告、采購(gòu)文件、供應(yīng)商購(gòu)買采購(gòu)文件記錄、供應(yīng)商登記表、投標(biāo)響應(yīng)文件、專家登記表、評(píng)審報(bào)告、中標(biāo)（成交）通知書(shū)等，這些材料以紙質(zhì)文件為主。很多采用公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性磋商、競(jìng)爭(zhēng)性談判等采購(gòu)方式的采購(gòu)項(xiàng)目歸檔資料都是很厚的幾本，非常占用庫(kù)房空間，而擴(kuò)建檔案庫(kù)房的經(jīng)濟(jì)成本巨大?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代，未來(lái)采購(gòu)過(guò)程管理必然以電子化為主，電子化檔案必然會(huì)逐步取代紙質(zhì)檔案，目前，高校的采購(gòu)檔案電子化管理未能跟上信息發(fā)展的需要。

3.檔案信息化建設(shè)遲緩，共享水平差

檔案信息化建設(shè)需要投入大量的資金，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、識(shí)別、錄入、關(guān)聯(lián)等一系列加工處理，而且檔案信息化建設(shè)是一個(gè)見(jiàn)效慢、周期長(zhǎng)的系統(tǒng)性工程，導(dǎo)致信息化速度遲緩。一方面，高校普遍對(duì)檔案管理方面的基礎(chǔ)建設(shè)不夠重視，投入不足，不能跟上現(xiàn)代化發(fā)展的需要[2]。另一方面，由于各部門之間信息化工作各自為政，信息之間沒(méi)有共通性，檔案信息化工作缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，每個(gè)單位的信息化數(shù)據(jù)也僅限本單位內(nèi)部查閱，共享水平較差。

4.人員流動(dòng)性較大，水平參差不齊

檔案管理工作對(duì)檔案的分類、整理、立卷等都要具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)，很多高校采購(gòu)檔案管理人員由采購(gòu)人員兼職，由于采購(gòu)工作事務(wù)繁雜，采購(gòu)人員一般主要精力都在關(guān)注采購(gòu)項(xiàng)目，對(duì)采購(gòu)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足。采購(gòu)部門作為高校的廉政風(fēng)險(xiǎn)易發(fā)和多發(fā)的領(lǐng)域，采購(gòu)人員經(jīng)常會(huì)被要求輪崗。另外，高校配備的檔案管理人員其中有很大一部分不是科班出身，缺乏基本的理論知識(shí)和現(xiàn)代化管理意識(shí)，如若有崗位調(diào)離的機(jī)會(huì)，他們就會(huì)抓住機(jī)會(huì)轉(zhuǎn)到其他崗位工作[3]。因此，采購(gòu)檔案管理水平很難得到提高。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代采購(gòu)檔案管理的特征

1. 電子采購(gòu)檔案易于保存

檔案保存以紙質(zhì)文件為主，管理主要是通過(guò)人工方式整理歸檔，按案卷方式或一文一件方式進(jìn)行歸檔，這種方式不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，利用的時(shí)候查找效率也不高[4]。隨著電子化招標(biāo)的發(fā)展，很多采購(gòu)項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化，若是為了歸檔再重新打印相關(guān)資料，不僅浪費(fèi)，同時(shí)增加了供應(yīng)商的成本。高?？梢酝ㄟ^(guò)建立電子檔案庫(kù)，將互聯(lián)網(wǎng)與采購(gòu)檔案管理融合在一起，整合各類信息資源，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將采購(gòu)過(guò)程中形成的電子文件整合到電子數(shù)據(jù)庫(kù)中，并建立關(guān)聯(lián)關(guān)系，直接傳輸進(jìn)檔案管理系統(tǒng)經(jīng)加工整理后以電子形式歸檔。

2.電子采購(gòu)檔案易于查檔

擁有豐富的電子化檔案信息是保證有效利用檔案信息的根本前提和必要基礎(chǔ)。“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代就是充分運(yùn)用數(shù)字網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)，開(kāi)發(fā)各種網(wǎng)絡(luò)利用平臺(tái)，可以通過(guò)APP、網(wǎng)頁(yè)、微信公眾號(hào)等方式進(jìn)行業(yè)務(wù)辦理，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)把檔案數(shù)據(jù)直接推送給用戶，大大提高效率，方便用戶。同時(shí)，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)用戶，也可以及時(shí)和用戶進(jìn)行溝通反饋，及時(shí)了解到查檔人員的需求，根據(jù)經(jīng)常性被查詢到的檔案內(nèi)容，針對(duì)性地調(diào)整服務(wù)方式，提升采購(gòu)檔案服務(wù)水平。

3.采購(gòu)檔案來(lái)源多樣化

高校檔案管理涉及多個(gè)領(lǐng)域，采購(gòu)項(xiàng)目品目繁多，采購(gòu)活動(dòng)現(xiàn)階段主要以委托采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)組織實(shí)施為主，雖然多數(shù)采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)實(shí)施采購(gòu)過(guò)程形成的依然是紙質(zhì)文件，但是隨著電子招標(biāo)的不斷發(fā)展，市場(chǎng)上出現(xiàn)了多種電子招標(biāo)管理系統(tǒng)，各家標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。采購(gòu)過(guò)程中形成的文檔不統(tǒng)一，為后續(xù)采購(gòu)檔案的管理帶來(lái)了一定的挑戰(zhàn)。采購(gòu)檔案形成的渠道多樣性豐富了檔案內(nèi)容，做好各系統(tǒng)數(shù)據(jù)之間的對(duì)接，直接整理歸檔有利于提升歸檔效率。

4.促進(jìn)信息共享

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，行業(yè)間的融合變得逐漸容易，采取合作方式提供檔案利用服務(wù)是一種新潮流，也是一種共贏。檔案信息資源共享是大勢(shì)所趨，通過(guò)建立資源共享平臺(tái)，檔案信息資源會(huì)呈現(xiàn)翻倍的增長(zhǎng)，檔案管理部門間通過(guò)協(xié)作配合、交叉作業(yè)的頻次也會(huì)空前加劇。同時(shí)，檔案信息的類型也會(huì)多樣化、多元化，不僅有紙質(zhì)文字，也有視頻、聲頻、實(shí)物等載體，檔案信息資源的收集、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、使用等方面也會(huì)變得方便、快捷、高效，為以后用戶的使用提供了極大的便利[5]。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下提升采購(gòu)檔案管理的主要措施

1.依據(jù)校情，制定適宜的采購(gòu)檔案管理制度

規(guī)范管理，制度先行。健全的采購(gòu)檔案管理制度是保障管理效果的前提，高校應(yīng)結(jié)合學(xué)校工作實(shí)際，制定符合時(shí)代發(fā)展的采購(gòu)檔案管理制度?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代，數(shù)字化檔案是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。采購(gòu)工作正逐步向電子化發(fā)展，雖然現(xiàn)階段還是以紙質(zhì)文件為主，隨著電子化招標(biāo)的不斷推進(jìn)，電子招投標(biāo)也是必然趨勢(shì)。高校應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，未雨綢繆，盡早制定紙質(zhì)檔案和電子化采購(gòu)檔案管理規(guī)范，做到采購(gòu)檔案的歸檔工作有章可循。

2.做好頂層設(shè)計(jì)，促進(jìn)檔案管理水平

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下的采購(gòu)檔案管理要想提高，必須要構(gòu)建一個(gè)完整的、符合檔案管理、采購(gòu)管理相關(guān)法律法規(guī)的檔案管理體系。檔案管理要有針對(duì)性，不同類別的檔案可以分類管理，建立科學(xué)合理的管理模式。通過(guò)現(xiàn)代化管理理念，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，理順檔案管理與其他業(yè)務(wù)部門之間的關(guān)系，將各業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)資源共享。充分利用檔案資源，提升檔案開(kāi)發(fā)利用水平，更好地服務(wù)教學(xué)、科研。

3.轉(zhuǎn)變管理思維，創(chuàng)新檔案管理模式

傳統(tǒng)的檔案管理受“白紙黑字、立據(jù)為證”的觀念影響，檔案歸檔材料主要是紙質(zhì)文件。隨著高校信息化建設(shè)的發(fā)展，管理過(guò)程很多實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上管理，但在歸檔的過(guò)程中，經(jīng)常是被要求打印紙質(zhì)文檔加蓋相關(guān)公章后以紙質(zhì)文件形式歸檔?，F(xiàn)階段，雖然紙質(zhì)作為主要載體依然普遍，但是隨著現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展，需要檔案管理人員轉(zhuǎn)變管理思維，提升信息化思維，適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的管理特點(diǎn)，建立良好的電子化檔案管理流程和使用規(guī)范。

4.加強(qiáng)從業(yè)人員培訓(xùn)，引進(jìn)復(fù)合型技術(shù)人才

檔案從業(yè)人員的職業(yè)素養(yǎng)對(duì)檔案工作的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，檔案從業(yè)人員不僅要懂得檔案管理的相關(guān)知識(shí)，還要懂得信息化技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等相關(guān)知識(shí)。在檔案的日常工作中，要加強(qiáng)對(duì)檔案從業(yè)人員的培訓(xùn)，開(kāi)展包括檔案管理、計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，積極培養(yǎng)綜合性人才。同時(shí)要加大引進(jìn)信息化人才的力度，讓新的工作理念和工作方式為行業(yè)發(fā)展注入新的活力，促進(jìn)檔案管理信息化的提升。

結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)生產(chǎn)力和信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，“互聯(lián)網(wǎng)+”已成為發(fā)展趨勢(shì)，成為各行各業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的主要內(nèi)容。在檔案管理的過(guò)程中，充分借助于現(xiàn)代化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案資源建設(shè)與“互聯(lián)網(wǎng)+”相融合，既有利于提升檔案管理水平，也有利于更好地提升檔案資源的開(kāi)發(fā)利用。因此，“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，檔案管理人員應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，創(chuàng)新思維，不斷改進(jìn)管理模式，更好地服務(wù)廣大師生和社會(huì)大眾。