醫院藥品采購及供應工作內部控制風險點研究

龔紅健，田敬林

上海交通大學附屬蘇州九龍醫院藥學部，江蘇蘇州 215000

醫院作為提供醫療服務的重要機構，藥品采購及供應工作對患者的生命安全和治療效果至關重要。然而，該領域面臨多種挑戰，包括識別體系不健全、風險管理人才缺乏、管理制度不完善等問題，這些問題可能危及患者的健康和醫院的財務狀況[1]。因此，提高內部控制的質量，成為醫院管理的緊迫任務。本文采用文獻綜述和問題分析的方法，搜集了與醫院藥品采購及供應相關的文獻和研究，了解了該領域的現有風險點，通過問題分析，對醫院藥品采購及供應工作中的多個潛在風險進行了詳細研究，最后，根據問題分析的結果，提出了改進和加強內部控制的建議，以應對這些潛在風險。通過問題分析和建議，提高醫院藥品采購及供應工作的內部控制質量，有助于醫院識別并解決潛在的風險，減少資源浪費和患者安全風險，提高醫院的聲譽和可持續發展，增加患者和供應商的信任。

1 當前醫院藥品采購所存在的問題

當前醫院藥品采購面臨著許多問題，這些問題可能會影響醫療服務的質量、患者安全以及醫院的財務狀況[2]。以下是一些可能存在的問題。

1.1 藥品采購及供應識別體系不健全

醫院藥品采購流程是醫療機構運營的關鍵環節之一，而在這一過程中，對藥品的準確識別和規范分類顯得尤為關鍵[3]。部分醫院的藥品采購及供應識別體系存在明顯的不完善之處。這種不完善體現在多個方面，包括藥品信息的不清晰、藥品分類的不規范等問題。這一問題的根本在于藥品的信息管理不夠細致和有效，缺乏明晰的標準和流程，導致了混亂和不透明的情況。

藥品分類的不規范也是一個值得重視的問題。規范的藥品分類不僅能夠幫助醫院更好地管理庫存和供應，還有助于確?；颊吣軌颢@得正確的藥物治療。缺乏明確的分類標準可能會導致藥品的錯位存放，增加了找藥的難度，同時也可能增加了藥品過期的風險[4]。

這些問題不僅僅是行政和管理方面的挑戰，也直接關系到患者的用藥安全和醫院的運營效率。為了解決這一問題，醫院需要制定和執行更為健全的藥品采購及供應識別體系，明確的流程和標準，以確保藥品信息的透明和準確性，同時規范藥品的分類和存放，從而提高醫院的整體管理水平，確?；颊攉@得更好的醫療服務。

1.2 藥品采購及供應風險管理人才缺乏

藥品采購及供應風險管理在當今醫療行業中具有至關重要的地位，然而，面臨的最大挑戰之一是人才的短缺[5]。這一問題牽涉到多方面的知識領域，包括藥學、管理、法律等，需要具備豐富的專業背景和跨領域的綜合能力。然而，在實際情況中，這類綜合性的人才相對較為稀缺，給醫院的藥品采購及供應風險管理帶來了巨大挑戰。

①藥品采購及供應風險管理需要深刻的藥學知識，以確保醫院采購的藥品符合嚴格的質量標準，以保障患者的安全和療效[6]。這方面的專業知識包括對不同類型藥品的特性、藥品生產過程、藥物相互作用以及不同供應商的可信度等方面的了解。沒有足夠的藥學知識，醫院難以進行準確的風險評估和藥品選擇，可能導致不合理用藥問題，對患者造成風險。

②管理和法律方面的知識也至關重要。在藥品采購及供應過程中，需要確保合同的合規性、供應商的法律責任以及采購過程的透明度和合規性。缺乏這些知識，醫院可能會陷入合同糾紛、法律風險或監管問題，導致不必要的法律責任和財務風險。

③藥品采購及供應風險管理還需要高度的協調和溝通能力，以便與供應商、監管機構以及醫院內部各個部門進行有效的協作。這種跨領域的協調和溝通需要豐富的管理經驗和領導力。

因此，缺乏這類綜合性人才可能導致醫院無法有效地進行藥品采購及供應風險管理。這可能會表現為藥品供應鏈的不穩定性，藥品質量的不一致性，以及無法及時應對市場和法律變化所帶來的挑戰。

1.3 藥品采購及供應的管理制度不完善

1.3.1 缺乏科學評估和監督 醫院藥品采購及供應過程中需要開展科學評估和監督，以確保藥品的質量和效益[7]。如果缺乏科學評估和監督，就可能出現藥品質量不一、價格不合理等問題。

1.3.2 缺乏對藥品庫存的有效管理 醫院藥品庫存管理是藥品采購及供應的重要組成部分，如果管理不善，就可能出現藥品積壓、過期、損壞等問題[8]。因此，醫院需要建立完善的藥品庫存管理制度，對藥品的存儲、保養、發放等進行嚴格的管理，以保證藥品的質量和安全。

1.3.3 缺乏應急處理機制 醫院藥品采購及供應過程中可能會出現各種突發情況，如供應商破產、藥品質量問題等[9]。如果沒有應急處理機制，就可能出現無法及時供應藥品、影響患者治療等問題。因此，醫院需要建立完善的應急處理機制，以應對各種突發情況，保證藥品的及時供應和患者的治療安全。

2 內部控制風險

2.1 采購流程風險

醫院藥品采購的流程是確保患者獲得合適藥品的基礎，然而這一流程也伴隨著一系列潛在風險[10]。首先，需求確認環節的準確性直接關系到醫院所需藥品的數量和種類，若需求確認存在偏差，可能導致藥品采購過多或過少，從而造成資源浪費或藥物短缺。

2.2 供應鏈風險

藥品供應鏈的穩定性和質量直接影響著醫院藥品的正常供應和患者的治療效果。在供應鏈管理中，存在多種風險，涵蓋供應商的信譽、物流延誤以及庫存管理等方面[11]。①物流延誤是供應鏈管理中常見的挑戰之一。由于藥品的特殊性，一旦發生物流延誤，可能導致急需藥品的缺貨，進而影響患者的治療計劃和醫療服務的連續性。物流延誤還可能導致藥品過期、失效，進一步浪費醫院的資源。②庫存管理不當也是供應鏈風險的一大方面，過多的庫存可能導致藥品浪費，過少的庫存則可能導致急需藥品的缺貨，難以滿足患者的需求[12]。

2.3 內部協調風險

醫院藥品采購及供應工作的順利進行不僅需要內外部合作伙伴的密切協調，也需要醫院內部各個部門之間的緊密配合[13]。然而，在這個協同過程中，難免存在一些潛在的內部協調風險。這些風險可能包括信息共享不足、采購決策的不科學等。

不充分的信息共享可能導致重復采購或漏采購的問題。當各個部門之間沒有足夠的信息溝通與共享機制時，則會浪費資源。另一方面，信息共享不足也可能導致某些重要藥品未能及時采購，影響患者的治療計劃[14]。

2.4 數據管理風險

在醫院藥品采購及供應工作中，數據的重要性不容忽視。藥品清單、采購合同、庫存情況等大量數據的準確管理直接影響醫院的藥品管理效率和質量。然而，數據管理不當可能引發一系列風險，包括信息丟失、泄露和錯誤等問題，從而對醫院的藥品管理產生不利影響[15]。

信息丟失可能發生在數據存儲或備份過程中，如果醫院沒有建立健全的數據備份機制，一旦系統故障或意外事件發生，重要的藥品采購信息可能丟失，導致采購過程中斷和數據無法恢復。

數據泄露風險可能對藥品采購及供應帶來嚴重影響。藥品采購涉及供應商的信息、合同細節等敏感數據，一旦這些信息泄露，可能導致合作伙伴的信任受損，甚至可能被不法分子利用，給醫院和患者帶來潛在危害。

此外，數據錯誤可能導致采購和庫存管理的混亂。如果藥品清單、規格、價格等數據存在錯誤，可能導致錯誤的藥品采購，造成藥物的浪費或短缺。同樣，庫存信息的錯誤也可能導致醫院難以準確估計藥品的供應和需求，影響醫療服務的連續性。

2.5 內部審計風險

內部審計在醫院藥品采購及供應工作中扮演著至關重要的角色，是確保內部控制有效性的一項關鍵環節[16]。然而，在進行內部審計時也存在一定的潛在風險。如果審計不充分或存在疏漏，可能導致潛在問題未被及時發現和解決，從而使風險得不到有效控制和防范。

審計不充分可能忽視一些細節和關鍵問題。醫院藥品采購及供應工作涉及眾多環節，如果審計過程中未對各個環節進行全面審查，可能導致一些風險點被忽略[17]。

審計存在疏漏也可能使風險得不到及時控制。如果內部審計流程不嚴密，審計人員未能深入挖掘問題的根本原因，可能只對表面問題進行處理，而未能識別問題的潛在根源。這種情況下，問題可能在未來再次出現，給醫院藥品采購及供應帶來不利影響。

除此之外，審計的頻率和周期也可能影響其有效性。審計頻率過低可能導致問題得不到及時發現，而審計周期過短可能難以對問題進行深入的分析和解決[18]。因此，醫院需要根據實際情況制定合理的審計計劃，確保審計的全面性和有效性。

3 如何應對內部控制風險

3.1 建立健全的內部控制制度

醫院應當以建立健全的內部控制制度為前提，來保障藥品采購及供應的合規性和透明度。制定內部控制政策和流程時，需要考慮采購的全過程，從需求確認、招標采購、供應商選擇到合同簽署等環節都應有明確的規定。此外，明確各個環節的職責和權限也是必要的，以確保責任的明確性和責權相符。這種制度的建立將幫助醫院規范藥品采購的各個環節，減少潛在的違規行為和錯誤。

3.2 強化供應商評價和監督

建立供應商評價體系需要綜合考慮供應商的信譽、質量標準和合規性等方面。不僅要定期對供應商進行評估，還需要對新供應商進行嚴格的審核，確保其資質和信譽。此外，對合作供應商的監督也是至關重要的。定期跟蹤和評估供應商的績效，及時發現問題并采取措施，確保他們持續符合醫院的要求，從而保障藥品的質量和供應的穩定性。

3.3 優化供應鏈管理

為了優化供應鏈管理，醫院應當加強物流管理并建立監控和預警機制。物流延誤可能會對藥品供應產生嚴重影響，因此建立及時的物流監控系統，一旦出現延誤情況，可以迅速采取措施。同時，合理的庫存規劃也是必要的。通過數據分析和預測，醫院可以避免庫存過多或過少的情況，確保藥品供應的穩定性和持續性。

3.4 加強內部協調和溝通

內部協調和溝通對于避免問題和風險的產生至關重要。醫院應當建立跨部門的信息共享機制，確保各個部門之間能夠充分了解藥品采購及供應的情況。定期召開跨部門會議可以促進交流和溝通，解決協調問題，從而避免因信息不對稱而引發的錯誤決策。

3.5 規范數據管理

建立完善的數據管理制度需要確保藥品清單、采購合同和庫存情況等數據的準確性和安全性。數據錄入和存儲的規范性是關鍵，防止數據錯誤和丟失。此外，建立備份機制可以在系統故障或意外事件發生時保障數據的安全性和可恢復性。

3.6 加強內部審計

規范的內部審計制度可以幫助醫院及時發現問題并提供改進意見。審計不僅要涵蓋藥品采購及供應的各個環節，還要針對關鍵風險點進行深入審查，找出問題的根本原因。制訂詳細的審計計劃和頻率，確保審計的全面性和有效性，進一步提升內部控制的質量。

3.7 培訓與教育

為醫院相關人員提供關于藥品采購及供應的培訓，將有助于提高他們對內部控制政策、流程和風險防范的理解。培訓可以覆蓋從采購流程到數據管理等方面的內容，使員工能夠更加認識到自身在內部控制中的作用和責任。增強員工對內部控制的認知和意識，有助于減少潛在的風險。

4 結論

醫院藥品采購及供應工作的內部控制風險點涉及多個環節，需要綜合性的管理和防范。為此，醫院應建立健全的內部控制制度，明確流程、職責和權限，加強供應商評價和監督，優化信息管理和技術應用，同時加強內部審計，及時發現和解決問題，確保藥品采購及供應工作的合規性和穩定性，為患者提供更安全、高效的醫療服務。