高校分次支出合同的履行控制與核算

何珊 譚衛東

（徐州工業職業技術學院 江蘇徐州 221140）

隨著市場經濟體制的完善、財政管理改革的深入和高等教育事業的發展，高校所處的經濟環境日趨復雜，經濟活動紛繁多樣，對高校治理能力和會計核算工作提出了新要求。《行政事業單位內部控制規范（試行）》和《政府會計制度》頒布實施以來，合同管理在高校日常管理中越來越受到重視。買賣合同、技術合同、建筑工程合同、供用電（水、氣、熱力等）合同、借款合同、承攬合同、物業服務合同、租賃合同等，無不與高校利益息息相關，為減少經濟損失，維護高校權益、信譽和形象，提高高校的管理效率和管理水平，切實防范合同業務風險和法律風險，高校應加強對經濟合同的管理和控制。

在高校合同管理中，特別是在合同履行環節，經常會遇到規定了合同標的物價款或者單位價格但需要分次支付款項的具體業務。對這類業務合同的履行控制與會計核算，如處理不當，極易造成合同糾紛，給高校帶來經濟風險和法律風險。

一、分次支出合同的種類

（一）根據合同項目完成進度分次支出的合同。根據合同項目完成進度分次支出的合同，比較典型的是基本建設工程建造合同、安裝合同、大型維修改造工程合同。這類合同的特點是：標的金額大，投入資源多，建設工期長，涉及環節多，工作內容復雜，前后工序銜接緊密，具有計劃性和程序性要求，在合同履約期內接受相關部門的監督管理，如新建房屋的合同要在住房和城鄉建設局備案，消防、人防、電梯、環境保護等專項驗收，需要相關部門按照行業規范和規定進行專項工程驗收。在較長的工期內，不確定事件發生的概率也大，不確定事件的發生會影響合同的支付金額。

（二）根據合同時間進度分次支出的合同。根據合同時間進度分次支出的合同，比較典型的是物業服務合同、安全保衛合同、房屋租賃合同等。這類合同的特點是：合同有效期較長，標的金額固定，合同的工作總量在合同有效期內按時間平均攤銷，出現不確定事件的概率較小，標的金額在合同約定的期間內進行平均分攤結算。

（三）約定標的物單位價格，在合同有效期間內，根據實際使用或消耗數量分次支出的合同。約定標的物單位價格，在合同有效期間內，根據實際使用或消耗數量分次支出的合同，比較典型的是高校與供水、供電、供氣、定點供貨單位簽訂的買賣合同。這類合同的特點是合同僅約定一定時期內商品或服務的單位價格，合同總金額不固定，根據高校一定期限內實際使用或消耗水、電、氣或實際購買貨物等的數量確定當期支出金額，沒有最高限額限制。

（四）約定標的物單位價格和最高限額，在合同有效期間內，在最高限額內分次支出的合同。約定標的物單位價格和最高限額，在合同有效期間內，在最高限額內進行多次結算的合同不常見，比較特殊，如高校委托招生宣傳用品的印制。這類合同的特點是：工作總量具有不確定性，如招生宣傳用品的印制量要根據當年分省招生計劃來確定，在限定額度內進行買賣活動，最終結算按照合同約定標的物單位價格和不超過合同約定的最高限額。

（五）根據合同支出性質不同分次支出的合同。根據合同支出性質不同，分次支出合同可分為資本性支出合同和費用性支出合同。資本性支出合同一般形成高校長期資產，支出要予以資本化，包括固定資產、無形資產等，可供高校長期使用，其使用產生的效益涉及多個會計期間，如：設備采購合同、建設工程合同；費用性支出合同一般不會形成高校資產，是資源的一種耗費，其使用或消耗產生的效益只涉及費用支出的當期，不會涉及其他會計期間，作為當期費用處理，如高校與供水、供電、供氣簽訂的買賣合同。

二、分次支出合同的履行控制

高校很多經濟活動都需要簽訂合同來進行規范，合同管理貫穿于高校日常運營的始終，包括資金管理、采購管理、工程項目管理等業務，涉及高校的多個部門，為此，需要健全跨部門聯動機制，從合同履行監控、合同變更控制、合同糾紛處理、合同價款結算等維度實施合同執行過程控制。

（一）分次支出合同的履行監控。高校應全面履行合同約定義務，經濟業務承辦部門應建立合同履行責任制，明確履約工作職責，對合同履行情況實施全過程監控，強化合同執行的系統管理、過程管理、動態管理、階段驗收和效果評價，定期檢查、總結，確保分次支出合同履行的前后銜接和全面執行。由于分次支出合同履約期長，為此，要持續關注合同對方的履約能力、財務狀況和信用等級變化，提請合同對方積極、有效履行合同義務，按時執行合同條款。一旦發現因高校自身原因或合同對方原因導致可能無法按時履約的行為或情況，應當及時進行分析研判、風險評估和風險提示，并擬定風險應對措施，有效規避或降低合同損失。合同履行完畢，應及時與對方辦理相關清結手續，了結權利義務關系。

（二）分次支出合同的合同變更控制。高校在合同履行過程中，應當視合同執行情況及時補充、完善甚至終止解除合同，確保合同變更程序的合法合規。當合同存在沒有約定或約定含糊不清的內容、無法繼續履行時，應積極與合同對方進行溝通聯系，協商對策，達成共識，完善條款內容，簽訂補充合同或協議；經合同雙方溝通協商無果，不能形成共識、達成協議的，按照《中華人民共和國合同法》等法律規定或者公開市場交易習慣確定解決方案。對于合同文本內容因受國家宏觀經濟政策調整、重大戰略實施、客觀市場環境變化等因素影響，造成高校利益遭受損失的，高校有關部門應當按照規定權限和程序，立即辦理合同終止事宜，終止合同的履行。對合同對方違約行為，包括不履行、不適當履行或遲延履行合同等情形，影響高校正常教學、科研秩序，給高校造成經濟損失、有損高校聲譽和形象的，應當向合同對方提出書面索賠，請求經濟賠償，以此減少高校損失。高校應當明確規定合同變更或終止的前提條件、審批權限、業務流程，增強合同變更的嚴肅性，加強對合同變更、終止的控制、審核、監督，防范合同變更、終止帶來的經濟風險和法律風險。

（三）分次支出合同的糾紛處理。高校應設立或確定專門的合同歸口管理部門，制定部門工作職責，明確合同審批、訂立、履行、評估等環節的業務流程和具體要求，設定專門崗位，安排專業人員，定期、不定期地檢查分次支出合同的履行情況，促進合同全面有效履行。同時，高校應建立合同糾紛控制機制，確保合同糾紛得到及時有效的解決。合同履行過程中發生糾紛的，高校經濟業務承辦部門應當依據《中華人民共和國民法典》等法律法規，在規定時效內與合同對方進行溝通、協商、談判，積極尋求解決途徑，并按規定權限和程序，及時向高校合同歸口管理部門和分管校領導報告。合同糾紛經協商一致的，雙方應當簽訂書面協議，對原合同進行補充或完善，作為合同繼續履約的依據；合同糾紛經高校合同歸口管理部門和法律專業人員的參與，仍然不能妥善解決的，應當向高校分管校領導報告，并根據合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。合同糾紛處理過程中，有關部門和相關經辦人員必須經過高校授權，簽署書面授權委托書，具備合同糾紛處理法律資格和專業能力，未經高校授權批準，有關部門和相關經辦人員不得參與合同糾紛處理事宜，更不能向合同對方做出實質性答復或承諾。同時，要防范因合同糾紛處理不及時、不恰當，延誤合同履行，甚至給高校帶來處罰，訴訟失敗，利益、信譽和形象遭受損害等風險。

（四）分次支出合同的價款結算。合同款項支付是合同執行的關鍵環節和高校實施合同履行控制的重要內容，涉及合同雙方交易行為的核心利益，既是對合同談判、簽訂、文本內容的全面審核，也是對合同執行過程的有效監督。財務部門是合同管理的重要參與部門，要依據職責分工履行管理責任，負責經濟合同的審查（有關經濟事項或條款）、登記、備案等管理工作，提供相關專業咨詢服務，重點關注合同標的物金額的計算方法、款項的支付條件、支付方式與支付時間。同時，建立財務部門與合同歸口管理部門、相關業務部門的聯動協同機制，實現合同管理與預算、收支、政府采購、國有資產、工程項目等經濟活動管理相結合。財務部門應當根據合同或輔助賬簿記錄的結算時間，提前準備結算資金，以備支付合同款項；在審核合同條款后，結合高校內部授權審批制度和款項支付業務流程，辦理款項支付手續和賬務處理業務，按照合同約定金額付款。對未按合同全面履約的或應簽訂書面合同而未簽訂合同的款項，財務人員不得支付，并及時向高校相關領導報告。

三、分次支出合同的會計核算

（一）設置輔助賬簿（備查賬簿）。經濟合同的執行作為高校重要的經濟事項，應設置相應的輔助賬簿（備查賬簿）進行詳細記錄；同時，由于分次支出合同履約期限較長、使用頻次較高、涉及部門較多，財務部門需要設置專崗專人進行動態的、系統的跟蹤管理，及時記錄和關注合同履行情況，準確核算支付款項，為經濟活動管理提供必要的補充資料。輔助賬簿（備查賬簿）設計的主要內容包括：合同編號、合同名稱、合同對方單位名稱、主要經濟內容、合同總金額、合同履行次數（包含：付款日期、合同對方賬號、開戶行、付款金額、累計付款金額、經辦人等）等，如下頁表1所示。

表1 分次支出合同管理輔助賬簿

（二）分次支出合同的單據管理。單據管理是指對高校經濟活動中外來報銷憑證和高校內部形成的表單進行歸集、整理、審核、傳遞、裝訂、保管、歸檔等。表單作為經濟信息的載體，記錄了經濟活動最原始的資料，傳遞經濟信息，是會計人員進行會計確認、計量，編制會計憑證的原始依據。從來源上，單據可分為票據和表單。票據分為發票和收據。發票是國家稅務部門印制，代表國家管理市場經濟主體交易活動，記錄經濟活動事項完成情況的書面憑據，同時也是維護市場經濟秩序的重要工具，具有法律證明效力。只有合同對方開具合法、真實的發票，會計核算依據才能真實，會計核算資料才能可信，會計核算質量才有保證，會計披露信息才會準確。收據是經濟活動中常見的原始憑證，是收款方收到付款方支付款項后開具的書面證明，是合同雙方資金收付的真實記錄。表單通常是高校開展經濟活動所形成的內部憑證，按照經濟事項類別和管理要求自行設計，由高校集中印制，統一格式，除了客觀記錄經濟業務活動外，還能夠規范校內表單傳遞流程、明確相關部門和人員的經濟責任。

（三）分次支出合同的會計核算。《政府會計準則——基本準則》第三條規定：“政府會計由預算會計和財務會計構成。預算會計實行收付實現制，國務院另有規定的，依照其規定。財務會計實行權責發生制。”收付發生制又稱現金制，以現金的實際支付為標準來確定本期支出的會計核算基礎。凡是當期實際支付的款項應作為當期的支出進行會計核算，凡是不屬于當期的現金支出不應作為當期的支出處理。權責發生制又稱應計制或應收應付制，其在費用確認中的運用，以支付款項的義務的歸屬期為標準來確定本期費用的會計核算基礎。對于當期已經發生或者應當由當期分擔的費用，不論與費用相聯系的款項是否支付，都應確認為當期費用進行會計核算；凡是不屬于當期的費用，即使和費用相聯系的款項已在當期支付，也不作為當期的費用處理。

遵照以上會計確認原則，高校以費用的實際發生即權責發生制作為財務會計的確認標準，進行財務會計核算；以款項的實際支付即收付實現制作為預算會計的確認標準，進行預算會計核算。依據經濟活動經辦人提供的單據進行相應的賬務處理。

1.資本性支出。

（1）外購不需安裝的資本性支出，財務會計通過“固定資產”“無形資產”等科目核算，預算會計通過“事業支出”“經營支出”科目核算。具體賬務處理見表2。

表2

（2）外購需安裝的資本性支出，在安裝完畢交付使用前，財務會計通過“在建工程”“工程物資”科目核算，預算會計通過“事業支出”“經營支出”科目核算。具體賬務處理見表3。

表3

2.費用性支出。

（1）采用先付方式，支付合同約定金額時，財務會計通過“待攤費用”“長期待攤費用”科目核算，預算會計通過“事業支出”“經營支出”等科目核算。具體賬務處理見表4。

表4

（2）采用遞延方式，支付合同約定金額時，財務會計通過“預提費用”科目核算，預算會計通過“事業支出”“經營支出”等科目核算。具體賬務處理見表5。

表5

四、結語

合同作為調節市場經濟主體之間經濟活動關系的依據，以法律形式規范合同當事人的市場交易行為，保護合同雙方的合法權益。高校作為市場經濟活動的參與者，與其他市場主體進行物資交換、資金收付、信息交流時，應結合高校預算管理、支出管理、采購管理、資產管理、建設項目管理，建立跨部門合同履行聯動機制和嚴格的授權審批制度，加強分次支出合同的執行管理和控制，實時跟蹤合同對方的社會信譽、財務狀況和履約能力，定期評估合同風險，及時進行風險提示和風險應對，確保合同的全面履行。同時，要根據經濟業務的實質和所附票據，遵循《政府會計制度》，進行會計確認和計量，準確列支會計科目，正確進行會計核算，切實保證會計信息質量，為高校決策提供支撐材料，提高高校合同管理水平和辦學效益。