新時代國有企業辦公室人員隊伍建設探析

方思宇

中交四航局第五工程有限公司辦公室, 福建 福州 350008

0 引言

新時代下國有企業發展面臨著自我革新、自我突破的新任務,辦公室作為企業的中樞和綜合協調服務部門,面臨著前所未有的機遇與挑戰,這對辦公室人員的能力素質也提出更新、更高標準的要求。雖然大部分辦公室人員政治過硬、品行過硬、素質過硬、紀律過硬、作風過硬,但也有部分人員不同程度地存在政治意識不強、學習意識不強、質量意識不強、協作意識不強、補位意識不強、奉獻意識不強的情況,這嚴重影響了辦公室職能的有效發揮。因此,如何打造一支“開口能講、提筆能寫、問策能對、遇事能辦”的高素質辦公室人員隊伍,充分發揮辦公室“統籌協調、參謀助手、督促檢查、服務保障”等職能作用,為國有企業高質量發展提供堅強保障,是國有企業應當認真思考、深入研究的重要課題。

1 國有企業辦公室工作呈現新特點

相較于其他類型企業,無論是思想政治工作,還是生產經營管理,對國有企業均有著更高的標準和更嚴格的要求。作為國有企業的核心部門,辦公室承擔著更為重要的責任和更為光榮的使命,在工作中自然也呈現出較多新的特點。

1.1 重要性更加凸顯

辦公室作為國有企業的綜合協調服務部門,責任重大,肩負著總開關、總樞紐、總調度的使命任務。國有企業辦公室的工作性質,決定了其有別于其他業務職能部門,承擔著政治把關、參謀助手、統籌協調、督辦落實、運行保障等職能,不僅要做好企業本部各部門之間、本部和基層單位之間的協調工作,還要通過對企業整體運行情況的把握,為企業領導提供決策建議和全方位服務,保證企業各項工作順利、有序推進。可見,做好國有企業辦公室工作意義十分重大,是企業做強、做優、做大的重要支撐力量。

1.2 復雜性更為突出

在新時代背景下,國有企業辦公室無論是單獨設立,還是采取合署辦公的形式,其工作內涵與工作外延均在不斷拓展、延伸,除了承擔行政會務、收文發文、對外協調、后勤保障、印章管理、機要保密、來信來訪、檔案管理、落實領導交辦等日常工作外,還包括督查督辦、應急處突、決策協調、制度建設等工作,參謀助手、服務保障、牽頭抓總的職能更加凸顯。同時,辦公室還要承擔大量臨時性、應急性的工作和其他部門沒有明確的職責,可見,國有企業辦公室工作千頭萬緒,紛繁復雜,變化無常,經常是大事要事交織、急事難事疊加、瑣事碎事堆集。

1.3 規范性標準更嚴

隨著新一輪國有企業改革深化提升行動的深入實施,國有企業邁入從速度規模型向質量效率型發展轉變的新階段,對國有企業辦公室的工作規范、各項經營活動的合規管理提出更多、更高要求。規范化是辦公室工作的本質要求,是保證工作有條不紊、忙而有序的基礎。通過建立和完善現代企業制度,進一步激發國有企業活力和創造力,是國有企業改革的方向。

1.4 創新性要求更高

創新是做好一切工作的靈魂和不竭動力。尤其是進入新時代,國有企業面臨日益激烈的國際競爭和轉型升級的巨大挑戰,辦公室作為國有企業的核心部門,應在肩上負重擔的情形下砥礪奮進、勇毅前行,其創新性就顯得尤其重要。一方面,隨著數字化、智能化和信息化的深入推進,為新時代國有企業辦公室工作創新發展提供了有力支撐,通過信息技術、智能系統和大數據平臺的廣泛應用,可實現流程化處事、平臺化服務、數據化決策、遠程化溝通,實現工作質量與工作效率雙提升;另一方面,現代企業管理新理念、新方法、新工具的不斷涌現,要求辦公室人員與時俱進,隨時更新工作理念與知識觀念,善于靈活運用各種先進管理技術、管理平臺和管理工具,持續推進企業治理體系和治理能力現代化。

2 國企辦公室人員能力素質新要求

新時代國有企業辦公室工作呈現新的特點,要求其工作人員應有新的作為和新的擔當。新時代國有企業辦公室人員應具備以下能力素質。

此組數據表明，ESP教學中，教師不能沿用EGP課程的教學方法，而應該采用適合ESP課程特點的新方法。此外，學生的需求還表明，大學英語教師從事ESP教學時需要掌握相應的專業知識，這對大學英語教師提出了新的挑戰。

2.1 過硬的政治素質

過硬的政治素質是新時代國有企業工作的生命線,也是對辦公室人員最根本的素質要求。

1)應筑牢信仰之基。身處辦公室須堅定政治信心,把牢政治方向,增強政治定力。

2)應筑牢大局觀念。“身在兵位,胸為帥謀”,這就要求辦公室人員在輔助領導決策時,至少要做到“三看”:一看國家政策,幫助領導精準把握社會大勢和時代潮流的基礎上為公司找到發展的切入點;二看集團戰略,幫助領導厘清集團戰略的發展邏輯,緊跟集團發展方向,依托集團的強大力量實現高起點上的快發展;三看公司實際,及時向領導反映公司的新情況、新問題、新矛盾,為領導決策提供有價值的高層次信息。

3)應筑牢保密防線。“三軍之事,莫重于密”,辦公室人員崗位職責特殊,較易成為居心叵測者的重點關注對象。這就要求辦公室人員須著眼于打贏網絡保密攻堅戰,時刻做好保密工作。

2.2 過硬的業務能力

業務能力是開展一切工作的保證。國有企業辦公室工作的復雜性和多樣性,要求工作人員須具有較高的業務綜合能力。

1)公文寫作能力。無論是起草公司文件、領導講話、會議紀要,還是撰寫計劃總結、調研報告、信息報道,都應做到站位高、內容實、表述準、篇幅簡,決不能讓錯情、錯文、錯字影響領導決策。

2)調查研究能力。辦公室人員應綜合運用座談訪談、問卷調查、統計分析等方式,充分運用互聯網、大數據等現代信息技術開展調查研究[1],掌握公司實情,發現問題,剖析原因,研究對策,當好公司的“智囊團”。

3)應急處突能力。若公司發生突發事件或緊急狀態等危機時,辦公室人員更應沖在前、干在先,善于攻堅啃硬,始終把公司的利益扛在肩上,當好公司的“救火隊員”。

4)組織協調能力。辦公室人員應從公司全局出發,分清輕重緩急、主次先后,牽頭抓總,加強計劃管理,善于統籌各方資源,確保整體工作運轉有序、高效。

5)狠抓落實能力。辦公室人員應按照確定的目標,發揚“釘釘子”精神,抓好落實的同時,還要發揮“中樞”的作用,確保公司各項決策部署的落實落地,練就公司督查督辦的“火眼金睛”。

2.3 過硬的工作作風

淬煉過硬的工作作風,是提高工作質效的良方。

1)要有極端負責的擔當。辦公室工作無小事,任何一個細微的差錯、紕漏,都可能對公司全局工作產生重大影響,引發不良后果。因此,辦公室人員應勤勉履職,追求卓越,對各項工作都要高標準、嚴要求,做到精細謀劃、精心組織、精準落實,做勇于擔當、敢于負責的職業人。

2)要有吃苦奉獻的精神。辦公室工作繁瑣、壓力大,十分辛苦,又是典型的“清水衙門”。這就要求工作人員應強化職業操守,樹立職業追求,穩得住心神,守得住欲望,在埋頭苦干、奉獻企業的奮斗歷程中實現自身價值。

3)要有優質服務的理念。這就要求辦公室人員須樹立優質服務意識,不管是對內部員工,還是對外來人員,都要用心做好接待和溝通工作,在職責范圍內真心、貼心地為他們排憂解難,堅決摒棄“衙門習氣”。

4)要有廉潔自律的定力。辦公室人員應懷德自重,嚴守廉潔紅線,做到“勤撣‘思想塵’、多思‘貪欲害’、常破‘心中賊’”[2],習慣在監督和約束下工作生活。

3 加強國企辦公室人員隊伍建設新策略

建設一支忠誠、干凈、有擔當的高素質辦公室人員隊伍,既是提升國有企業辦公室工作水平的時代要求,也是做強做優做好國有資本的現實需要。目前,加強國有企業辦公室人員隊伍建設,使之發揮企業“中樞神經”的作用,需要從以下方面切入。

3.1 嚴格準入資格,確保人員素質

為使國有企業辦公室日益精化、更具活力,需要從源頭控制準入資格,擇優選擇人員。首先,基于國有企業的政治屬性及辦公室的職能定位,決定了辦公室人員須從政治、思想、道德的角度對應聘者進行考察;其次,應聘者應取得相應的學位,確保入職人員對工作崗位和職責擁有大格局和整體觀,能夠更從容地應對辦公室的工作,更深刻地理解和把握國資國企改革政策與發展方向;再次,應注重考察應聘者的學習能力與工作態度,需求具備對各項工作都極為耐心、細心、責任心以及周全考慮、多方協調的能力,因此,應著重考察應聘人員在校的學習態度、學習成績、學習潛力,以及溝通、協調、應變能力、工作責任心和耐心程度等,從而確保招聘人員符合辦公室工作要求;最后,適當考察應聘者的性格特點、職業興趣和發展方向,辦公室每個工作崗位對人員的性格特點都有相對的傾向性,若某崗位符合應聘者的職業興趣和職業發展取向,就有利于隊伍的穩定發展。

3.2 加強學習培訓,提升履職能力

為實現高效率工作和高水平服務,應不斷加強培訓學習,提升業務能力的方法具體為以下幾點。

1)完善學習制度,打造學習型辦公室。通過落實“第一議題”學習制度與“三會一課”、每周學習日互為補充,通過定期組織集體學習、研討交流、課題研究和個人自學等方式,全方位推進“創建學習型部門,爭做知識型員工”活動,著力提升辦公室工作科學化、規范化、標準化水平。

2)建立培訓體系,提升隊伍素質。除結合崗位性質開展工作所需要的專業知識和技能培訓外,還鼓勵辦公室人員不斷提高學歷學位、專業技術職稱,提供一定的經費支持開展與辦公室業務相關課題的研究,提升辦公室人員的研究能力和創新能力。同時,積極邀請專業人士開展國企管理制度、信息手段使用等相關講座,確保辦公室人員能力素質能順應時代要求。

3)注重學習效果,練就過硬本領。堅持以解決問題、破解難題實效作為檢驗學習培訓成效的唯一標尺,使學習培訓真正成為辦公室人員更加準確地把握辦公室職能定位、更加有效地發揮辦公室職能作用、更加扎實有力地推動企業高質量發展的“加油站”。

3.3 注重績效考核,建立激勵機制

保證公司生產經營有序、有效運行,需要各部門相互配合、統籌安排。辦公室發揮綜合協調職能至關重要。如前所述,辦公室人員工作繁雜,事務千頭萬緒,但由于沒有參與一線生產經營,較難見到具體成績,以致于工作士氣有時低落,待遇相對較低。為了穩住這一管理隊伍,提升他們的能力素質,可根據國有企業薪酬管理制度,通過建立健全績效考核制度,解決他們的薪酬待遇問題。

1)完善績效考核制度,推行全員差異化考核體系。例如對熬夜加班寫材料的人員,在考勤方面可以給予一定靈活性;對后勤保障人員可通過設定明確的流程和操作規范,注重考核服務品質;對事務性工作實行“扣分制”考核;對臨時性、突發性、創新性工作,實行“加分制”考核,且加分上限可不封頂。

2)采用“360°考核法”,優化績效考核方式,使之既有上級領導的考核打分,又有同事、下屬、基層單位的評價打分。

3)注重考核結果應用,建立健全獎優罰劣機制。對考核結果優秀的人員,除了給予獎金、榮譽稱號和證書外,還可以宣傳表彰、安排更具挑戰性工作和給予學習、晉升機會等;對考核結果不合格人員,除了扣減獎金外,還可以考慮增加培訓、調崗降薪、解除勞動合同等。

3.4 暢通發展通道,形成良性循環

國有企業辦公室人員較少有時間學習進修、體驗一線生產經營等,加上晉升空間受限,不利于個人職業發展和隊伍穩定。要解決這些問題,需要從各個角度暢通辦公室人員職業發展通道,促進辦公室人員隊伍形成良性循環。

1)完善人員崗位設置。隨著國有企業改革的縱深推進,辦公室所要承擔的工作越來越多、越來越復雜,需要適當增補崗位名額,使人員分工更加科學、合理,使每個人在完成工作任務之余,還有時間參加必要的進修、培訓和總結工作中各種問題的時間,促進其能力素質進一步提高。

2)完善崗位晉級體系。應制定保證辦公室人員有足夠的晉升空間的相關政策。例如,除職務晉升以外,還可以通過設立非領導職務和完善職稱評定政策,讓“想干事、能干事、干成事”的人員“有干頭、有勁頭、有甜頭、能出頭”。

3)完善崗位輪崗交流機制。對于新入職人員,可先安排其到機關各部門和生產經營一線實習,使他們掌握企業整體運行情況。鑒于辦公室人員大多是跨專業或半路轉行,他們的思維眼界、業務能力會有局限,因此有必要通過內部交流輪崗,與企業其他部門進行互動交流或掛職鍛煉,從而提升綜合能力。這樣既可減少和消除他們的職業倦怠,又可以為其提供成長平臺。

4 結束語

國有企業辦公室既是全局發展的“前哨”,也是整個單位的“后院”,既要當好“參謀助手”,又要發揮“中樞神經”作用。因此,國有企業各級各部門應高度重視和關注辦公室人員隊伍建設,共同尋求建設一支忠誠、穩定、高效、蓬勃發展的辦公室人員隊伍,為實現企業高質量發展賦能增效。