科技計(jì)劃項(xiàng)目信息管理存在的問題及建議

李遠(yuǎn)紅, 李坤成

1.四川省科學(xué)技術(shù)信息研究所, 四川 成都 610016

2.國(guó)家管網(wǎng)西南管道公司昆明維搶修分公司, 云南 昆明 650501

0 引言

科技計(jì)劃項(xiàng)目是指以科學(xué)研究和技術(shù)開發(fā)為內(nèi)容通過政府財(cái)政支持而單獨(dú)立項(xiàng)的項(xiàng)目,是政府促進(jìn)科技進(jìn)步、科技創(chuàng)新、科技戰(zhàn)略發(fā)展的有力載體,在促進(jìn)我國(guó)經(jīng)濟(jì)、科技和社會(huì)發(fā)展方面發(fā)揮著極其重要的作用[1]。四川省科技計(jì)劃是根據(jù)四川省的科學(xué)技術(shù)和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展之需而設(shè)立的,專項(xiàng)資金資助來自四川省級(jí)財(cái)政科技計(jì)劃項(xiàng)目。目前,使用國(guó)家財(cái)政科研經(jīng)費(fèi)驗(yàn)收完成的科研項(xiàng)目數(shù)量翻番,國(guó)家財(cái)政支出巨大。該計(jì)劃重點(diǎn)資助范圍包括科技前沿、經(jīng)濟(jì)建設(shè)主戰(zhàn)場(chǎng)、四川省重大需求等相關(guān)領(lǐng)域,其目的是提升自主創(chuàng)新能力和產(chǎn)業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力,解決關(guān)乎國(guó)計(jì)民生的有關(guān)科技方面的公益問題,積極展開科學(xué)技術(shù)研究的開發(fā),努力促進(jìn)科技成果轉(zhuǎn)化以及提升科技創(chuàng)新能力建設(shè)等。

1 科技項(xiàng)目信息管理的意義

1.1 有利于科技信息的傳播,加快科技成果轉(zhuǎn)化

科技項(xiàng)目信息管理是指運(yùn)用合理的方法,協(xié)調(diào)各部門優(yōu)化信息資源,集中管理,實(shí)現(xiàn)資源共享,加快科技信息的傳播,從而使科學(xué)技術(shù)加速轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力,是促進(jìn)科學(xué)發(fā)展的重要手段。

1.2 有利于科學(xué)信息的積累,避免重復(fù)研究

任何科學(xué)發(fā)明和成果都是在前人研究基礎(chǔ)上的進(jìn)一步發(fā)展,科學(xué)技術(shù)成果是項(xiàng)目科研人員的勞動(dòng)成果和智慧的結(jié)晶記載,反映了項(xiàng)目科學(xué)研究活動(dòng)全部過程和具體發(fā)明、成果的科技項(xiàng)目信息資料是科技和生產(chǎn)力等多種要素綜合的重要“媒介”,可避免重復(fù)研究[2],有利于科技研究工作站在更高的起點(diǎn)上進(jìn)行,從而提高科研效率,并有助于利用科技項(xiàng)目信息資料推動(dòng)社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的發(fā)展。

1.3 有利于科學(xué)信息的追溯,發(fā)現(xiàn)管理中的問題

科技項(xiàng)目管理涉及到許多的相關(guān)信息,包括計(jì)劃任務(wù)、科研設(shè)計(jì)論證、研究實(shí)驗(yàn)、到成果評(píng)價(jià)、成果推廣應(yīng)用等,這些信息對(duì)有效管理科技項(xiàng)目,并最終追溯項(xiàng)目管理過程中出現(xiàn)的問題,能夠充分發(fā)揮其客觀憑證作用,同時(shí)能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題,改進(jìn)方法,提高效率。

2 科技項(xiàng)目信息管理的特點(diǎn)

2.1 分散性

由于科研項(xiàng)目種類繁多,申請(qǐng)項(xiàng)目的機(jī)構(gòu)眾多,包括科研院所、高等院校、公司企業(yè)等,致使科研項(xiàng)目的專業(yè)、性質(zhì)、周期、內(nèi)容、經(jīng)費(fèi)、考核要求、參研人員等要素均不一樣,屬性復(fù)雜,涉及到的部門繁多,所以具有分散性。將分散的資源統(tǒng)一管理有利于實(shí)現(xiàn)資源共享。

2.2 動(dòng)態(tài)性

科技項(xiàng)目管理涉及的流程多,進(jìn)度難把握,從開始立項(xiàng)到項(xiàng)目結(jié)束,執(zhí)行過程本身就是一個(gè)發(fā)展變化的過程,各個(gè)階段面臨著不同的問題和困難,具有較強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性。

再者,受內(nèi)外環(huán)境因素的影響,科研項(xiàng)目本身就具有不可預(yù)見性,在執(zhí)行過程中往往會(huì)出現(xiàn)很多不確定性因素,例如國(guó)內(nèi)外形勢(shì)變化、科研方向調(diào)整、進(jìn)展緩慢、承擔(dān)單位或合作單位變更、主研人員變動(dòng)、預(yù)算超支等,這些都是科研項(xiàng)目執(zhí)行過程中可能出現(xiàn)的情況。科技項(xiàng)目信息管理需要與科研項(xiàng)目的進(jìn)展緊密貼合。

2.3 豐富性

科技項(xiàng)目涉及到的資料非常豐富。這些資料包括科研過程中產(chǎn)生的各種材料、數(shù)據(jù)、圖片、表格等,同時(shí)還涉及到組織人員、資金、科技成果及知識(shí)產(chǎn)權(quán)等內(nèi)容,上述資料都是科研工作的具體體現(xiàn)和結(jié)晶,因此具有非常高的保存價(jià)值。

2.4 可變性

科技項(xiàng)目從開始立項(xiàng)到項(xiàng)目驗(yàn)收是個(gè)較長(zhǎng)的過程。科研活動(dòng)作為一種創(chuàng)新活動(dòng),涉及的流程非常多,其中往往有一些不確定性,發(fā)生各類變化也是常見的。其進(jìn)度、投入及結(jié)果往往具有不確定性,使得科技項(xiàng)目實(shí)施的進(jìn)度較難按照立項(xiàng)時(shí)預(yù)期的那樣進(jìn)行,經(jīng)常會(huì)根據(jù)項(xiàng)目的建設(shè)情況調(diào)整建設(shè)進(jìn)展。這就要求科技項(xiàng)目的管理需要加強(qiáng)對(duì)活動(dòng)中各個(gè)節(jié)點(diǎn)的控制,建立有效的項(xiàng)目監(jiān)控機(jī)制[3]。

2.5 信息內(nèi)容廣泛且保密性較強(qiáng)

一套完整的科技項(xiàng)目驗(yàn)收資料包括:科技計(jì)劃項(xiàng)目的申報(bào)書(包括各種符合申報(bào)條件的附件證明);科技計(jì)劃項(xiàng)目任務(wù)合同書;中期檢查報(bào)告(針對(duì)中期評(píng)估、各種檢查等管理環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)問題的整改報(bào)告及相關(guān)證明材料);科技計(jì)劃項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告,涉及技術(shù)、經(jīng)濟(jì)效益指標(biāo)的有關(guān)證明材料,包括科技計(jì)劃項(xiàng)目驗(yàn)收申請(qǐng)表、技術(shù)實(shí)施情況報(bào)告、研究報(bào)告,具有資質(zhì)的第三方機(jī)構(gòu)(CMA、CNAS)出具的有關(guān)產(chǎn)品檢測(cè)報(bào)告、第三方實(shí)驗(yàn)報(bào)告及用戶報(bào)告(真實(shí)性、時(shí)效性、關(guān)聯(lián)性);與項(xiàng)目成果有關(guān)的科研數(shù)據(jù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)(專利、商標(biāo)、著作權(quán)等)、論文(標(biāo)注項(xiàng)目立項(xiàng)編號(hào))、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)(質(zhì)檢部門備案);人才培養(yǎng)目標(biāo)證明(人社部門批準(zhǔn)的高端人才文件;人事部門職稱晉升文件;加蓋學(xué)院章的畢業(yè)學(xué)生清單;與項(xiàng)目單位簽訂的勞動(dòng)合同)、示范應(yīng)用目標(biāo)證明(應(yīng)用單位證明);與經(jīng)濟(jì)效益目標(biāo)相關(guān)的項(xiàng)目產(chǎn)品銷售、服務(wù)的發(fā)票清單(開票日期、票號(hào)、品名、開票對(duì)象、不含稅金額)、有調(diào)整事項(xiàng)需提交的相關(guān)文件證明資料等附件證明;科技計(jì)劃項(xiàng)目財(cái)務(wù)驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告、財(cái)務(wù)決算報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、各種明細(xì)賬、記賬憑證、原始憑證等;驗(yàn)收結(jié)論證明,科技報(bào)告全文及收錄證書、成果登記證明;技術(shù)、財(cái)務(wù)專家意見,任務(wù)、財(cái)務(wù)評(píng)價(jià)評(píng)分,驗(yàn)收專家組名單等內(nèi)容。項(xiàng)目科技信息廣泛、復(fù)雜,且涉及企業(yè)技術(shù)秘密,這些科技項(xiàng)目信息對(duì)管理部門掌握科技動(dòng)態(tài)并決策可以起到重要作用。

3 科技項(xiàng)目信息管理存在的問題

科技項(xiàng)目信息管理的特性,導(dǎo)致科技項(xiàng)目信息管理具有相當(dāng)?shù)碾y度,目前存在如下主要問題。

第一,科技項(xiàng)目信息的管理具有相當(dāng)?shù)碾y度[4]。一是科技項(xiàng)目管理涉及不同的單位,不同單位的管理細(xì)則不同,共享交流不方便,耗時(shí)耗力; 二是較多科技項(xiàng)目管理涉及到眾多部門,各類流程復(fù)雜,相互交叉,文檔數(shù)量龐大,不同種類的文件管理方式也存在著極大的差異;三是科技項(xiàng)目信息管理保密性要求高,因科技項(xiàng)目信息包含了研究成果、專利、相關(guān)知識(shí)產(chǎn)權(quán),甚至國(guó)家機(jī)密,保密性較強(qiáng)。

第二,科研項(xiàng)目信息管理工作規(guī)章制度不健全[3]。一是沒有具體的規(guī)章制度指導(dǎo)相關(guān)工作,科研項(xiàng)目驗(yàn)收組織單位對(duì)科研項(xiàng)目信息沒有約束性規(guī)定;二是科技項(xiàng)目信息管理操作規(guī)范性不夠;三是項(xiàng)目信息管理全過程缺少監(jiān)督。

第三,科技項(xiàng)目管理“重立項(xiàng)、輕驗(yàn)收”問題依然存在。科研項(xiàng)目組成員單位關(guān)注的重點(diǎn)是如何按照任務(wù)書或可行性研究報(bào)告批復(fù)的要求完成相關(guān)的研究?jī)?nèi)容,并通過結(jié)題驗(yàn)收[3],更注重結(jié)果,對(duì)科技項(xiàng)目實(shí)施過程中的信息資料管理不夠,存在項(xiàng)目驗(yàn)收階段整改、補(bǔ)救的情況。科技項(xiàng)目信息管理工作往往在項(xiàng)目建設(shè)的后期,尤其是在準(zhǔn)備結(jié)題的階段,一些項(xiàng)目組成員或單位對(duì)于科技項(xiàng)目信息管理不太重視。

4 對(duì)策與建議

科技項(xiàng)目信息管理的復(fù)雜性,給科技項(xiàng)目信息管理提出了更高、更新的要求,科學(xué)的管理才能讓科技計(jì)劃項(xiàng)目得以健康發(fā)展。

4.1 健全科技項(xiàng)目管理制度

要制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),規(guī)范相關(guān)的科技項(xiàng)目信息管理。掌握科研項(xiàng)目的分類和科研項(xiàng)目的管理過程,充分了解并領(lǐng)會(huì)科研項(xiàng)目實(shí)施過程中的各種技術(shù)、管理活動(dòng)規(guī)律,以及各進(jìn)程之間的相互關(guān)系[5]。無論項(xiàng)目規(guī)模大小、建設(shè)時(shí)間長(zhǎng)短,它都有一個(gè)完整的生命周期,即項(xiàng)目的開始、實(shí)施、結(jié)束和評(píng)估。應(yīng)根據(jù)各階段的工作流程,生成相應(yīng)的紙質(zhì)、電子、視頻等文件。要根據(jù)科研項(xiàng)目的特點(diǎn),制定科研項(xiàng)目的立卷范圍和信息歸檔標(biāo)準(zhǔn),指導(dǎo)科研項(xiàng)目文件和項(xiàng)目信息檔案的歸檔,確保科研工作的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和有效性,體現(xiàn)科研項(xiàng)目信息檔案的價(jià)值。抓好驗(yàn)收環(huán)節(jié),主管單位應(yīng)該明確科研項(xiàng)目驗(yàn)收必備條件,例如,明確“未經(jīng)項(xiàng)目信息備案驗(yàn)收不合格的,不得進(jìn)行或者通過科研項(xiàng)目驗(yàn)收”“項(xiàng)目驗(yàn)收沒有完成,不得審批后續(xù)科研項(xiàng)目或停撥后續(xù)科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)”[3]等相關(guān)要求。

4.2 加強(qiáng)科技項(xiàng)目信息管理專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)

部分科研工作人員的科技項(xiàng)目信息管理意識(shí)薄弱,對(duì)相關(guān)專業(yè)知識(shí)了解較少,對(duì)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)也了解不夠深入。所以要定期組織科技項(xiàng)目相關(guān)人員學(xué)習(xí)科技項(xiàng)目信息管理相關(guān)知識(shí),了解國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn),并加強(qiáng)管理和考核。在科技項(xiàng)目策劃過程中,應(yīng)形成文件化的項(xiàng)目計(jì)劃,明確各系統(tǒng)、項(xiàng)目實(shí)施的各個(gè)階段、每個(gè)節(jié)點(diǎn)傳遞的文件?？萍柬?xiàng)目文件的收集要按照一定的規(guī)則進(jìn)行規(guī)范,形成有價(jià)值的科技項(xiàng)目信息檔案[3]。

4.3 加強(qiáng)信息化建設(shè)

當(dāng)前國(guó)家對(duì)科技的投入持續(xù)增加,我國(guó)科技創(chuàng)新能力不斷提升,對(duì)科技計(jì)劃項(xiàng)目進(jìn)行科學(xué)有效的管理,有利于促進(jìn)科技事業(yè)不斷進(jìn)步與發(fā)展。同時(shí),各級(jí)科技管理部門對(duì)科技項(xiàng)目管理信息化工作重視程度也有很大提升,引入更加先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)科技項(xiàng)目信息進(jìn)行管理,最終實(shí)現(xiàn)管理信息化。目前,科技項(xiàng)目管理系統(tǒng)主要內(nèi)容包括項(xiàng)目申報(bào)、項(xiàng)目評(píng)審、項(xiàng)目實(shí)施(任務(wù)書簽署、項(xiàng)目事項(xiàng)變更、中期檢查、項(xiàng)目處置)、項(xiàng)目驗(yàn)收、科技報(bào)告、成果登記、科研誠(chéng)信等大量科技項(xiàng)目信息。借助信息化技術(shù),建設(shè)科學(xué)有效的科技項(xiàng)目信息管理平臺(tái),不管是國(guó)家層面還是地方層面,可以實(shí)現(xiàn)對(duì)科技項(xiàng)目信息的高質(zhì)量、高效率利用和監(jiān)督管理。紙質(zhì)文件與電子文件的保存有其各自的特性,要做好共存與處理,對(duì)重要的紙質(zhì)文件、實(shí)物文件在保存好原始檔案的同時(shí),還應(yīng)通過掃描、翻拍等方法實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。各級(jí)項(xiàng)目組織和管理部門科技項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的各類文檔(紙質(zhì)文檔、電子文檔等)要及時(shí)進(jìn)行全面收集并科學(xué)整理,進(jìn)行準(zhǔn)確的分類、歸檔,確保文檔安全并方便檢索。另外,對(duì)檔案的保管、存儲(chǔ)條件也要給予足夠的重視,及時(shí)更新、檢查文檔信息的存儲(chǔ)設(shè)備,避免文檔信息被破壞?？萍柬?xiàng)目信息應(yīng)根據(jù)涉密程度進(jìn)行分級(jí)授權(quán),在使用紙質(zhì)和電子信息時(shí),應(yīng)進(jìn)行相關(guān)審批,確保人員的查閱和訪問權(quán)限得到嚴(yán)格授權(quán),并符合相關(guān)保密要求。信息化系統(tǒng)對(duì)提升科技治理能力、治理水平極其關(guān)鍵,通過信息化建設(shè),可以有效地改進(jìn)科研信息檔案管理工作中的問題和不足,提高工作效率,使科技項(xiàng)目信息資源得到最大程度的利用。

4.4 建設(shè)科技項(xiàng)目數(shù)據(jù)信息服務(wù)平臺(tái)

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來,數(shù)據(jù)來源變得多樣化,數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)也更加復(fù)雜化,急需建立基于共建共享理念的科技項(xiàng)目數(shù)據(jù)信息服務(wù)平臺(tái)。平臺(tái)應(yīng)包括科技項(xiàng)目相關(guān)信息的收集、組織、存儲(chǔ)、加工和發(fā)布等工作,把數(shù)據(jù)孤島鏈接在一起,讓信息更加透明,獲取更加容易,從而減輕相關(guān)部門的工作負(fù)擔(dān),并提升工作效率,提高管理工作水平,繼而推進(jìn)面向公眾服務(wù)的相關(guān)信息服務(wù)工作的開展,支撐面向科研業(yè)務(wù)和管理決策等科技情報(bào)服務(wù)工作的開展。

5 結(jié)束語

為應(yīng)對(duì)科技項(xiàng)目信息管理的復(fù)雜性給管理造成了挑戰(zhàn),應(yīng)針對(duì)現(xiàn)階段科技項(xiàng)目信息管理存在的問題,出臺(tái)科學(xué)、規(guī)范管理制度,加強(qiáng)相關(guān)人員信息管理專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn),提高管理水平,將科技項(xiàng)目信息管理貫穿整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施過程,增強(qiáng)信息化建設(shè),尤其是要盡快建立基于共建共享理念的科技項(xiàng)目數(shù)據(jù)信息服務(wù)平臺(tái),才能讓科技項(xiàng)目信息管理與時(shí)俱進(jìn)、更加完善規(guī)范,使科技項(xiàng)目信息資源發(fā)揮最大價(jià)值。