探討電商公司財務管理信息化建設

施園

寧波小適電器有限公司

近年來，隨著互聯網技術的廣泛應用，催生了多種模式的電子商務模式，比如B2B、C2C、B2C、O2O 等，我國現有的電商模式有B2B、C2C、B2C、O2O。B2B 典型代表阿里巴巴；C2C 典型代表有淘寶；B2C典型代表有天貓、京東；O2O典型代表有大眾點評、美團等，并且已經涉及到各行各業，有租房行業、醫療美容、餐飲、娛樂等。這些電商平臺在時代潮流中順勢而起，并且各電商公司間也存在著極大的競爭，電商公司為了搶占更加有利的市場，會不斷發展業務、刺激收益，所以很多電商公司都會出現業務先行，管理后行的局勢。這種不良管理局勢下，財務管理部門在提供精準數據時就會出現嚴重的滯后性，所出具的數據并不能很好的滿足領導層及決策層業務需求。并且電商公司也會把融資資金都用于業務范圍擴張，很少有管理層人員關注數據平臺的建設，最關鍵是這方面人才也極為短缺。所以電商公司為了保障給領導提供的數據信息的準確性和及時性，有必要利用財務信息化平臺把現有業務邏輯和現有財務數據平臺進行關聯。

一、電商企業財務管理信息化建設概述

我國的財務信息化起源最早可追溯于1979 年，長春第一汽車制造廠試點，由財政部興起的會計電算化工作，至今為止已經有40年的發展。在這40年發展期間，財務信息化從最初的電算化發展到一體化，到現在的平臺化，預期未來會逐漸趨向于智能化。美國最早的財務信息化發展是以財務共享中心為表現形式，時間可追溯至1990 年左右，當時由美國福特汽車、百特醫療、科尼爾、電氣等眾多跨國公司牽頭，成立了典型的財務共享服務中心。這一財務共享服務中心的成立也給我國財務人員的轉型發展提供了更多實質性的借鑒作用。

二、電商公司財務管理信息化建設目前普遍存在的問題

(一)跨部門間溝通成本高，協調配合差

電商公司跨部門間溝通成本高，協調配合差主要體現在新業務產生、已有業務取數、收集預算計劃表、出具管理層報告等，溝通成本高主要體現在溝通時間較長。如表1中某電商公司財務中心與其他部門對接事項時長統計表。

表1 某電商公司財務中心與其他部門對接事項時長統計表

從上表中可以清楚的看成該電商公司財務部門與其他業務部門之間的工作溝通所用時長占用了大部分工作時間，這些時長中還未包含具體溝通細節、多次核對時間，由此看出該公司溝通成本已經嚴重阻礙了財務中心工作的效率。

(二)財務信息數據準確性無法保障

電商公司財務信息化系統目前面臨的問題在于各模塊間相互聯系不緊密，關聯性差，容易出現各業務部門各自為政的局面。比如在訂單管理系統中，訂單排序是按照訂單類型進行分類管理的，并不是按照時間進行的，所以財務部門要確定該訂單是否以完結，并且追溯到當月平臺訂單詳情，十分不易。在倉庫和物流管理系統中，也沒有把退貨庫存和訂單的物流成本進行整體統計，財務部門在進行訂單成本核算時會十分困難。在用戶賬戶流水系統中，該系統并沒有及時統計不同用戶的賬戶余額，財務部門只能在有需要時一一進行核對，這對于財務部門來說工作量是極大的。

(三)數據傳遞及時性差

電商公司財務工作最重要的一點就是實時性，因為公司資金信息時刻都在變化，沒有掌握動態財務信息監管就無法快速對公司財務情況進行整體把握，導致公司管理層及領導層失去對公司業務活動的資金把控。目前電商公司對于資金情況的統計口徑主要有平臺流水收支和銀行賬戶流水兩方面。對于平臺流水收支的統計一般也是在當天平臺業務活動后進行整理，最快數據更新也比實時平臺業務活動晚一個工作日左右，時效性差。對于銀行賬戶流水統計工作很多表格都要線下人工整理，存在一定的滯后性，無法及時準確的獲得當前銀行賬戶情況。并且在財務部門獲得一系列的數據后還要進行核驗，比如確定平臺當日業務明細是否準確、詳細，還要一一核對第三方賬單收款、提現、退款等詳情。這些核對都需要與各部門進行溝通交流，預估會耗費一個工作日，這樣所獲得的銀行賬戶數據就會存在一天的滯后性，也無法給公司決策層和領導層提供實時數據信息，無法滿足領導層對資金實時化管理的要求。

(四)信息化建設水平有限，仍然有很多人工操作

目前電商公司財務信息化建設水平有限，很多工作仍然需要人工操作才可完成，極大的降低了財務工作效率。主要體現在幾個方面：第一，報銷單要人工進行填寫，如果格式不對還要多次修改，財務人員也要重復進行核驗，既耽誤了報銷時間，也加大了財務人員工作量；第二，線上無法實現對員工借款信息把控，所有員工借款信息都要線下人工進行核驗，借款風險極高；第三，人工進行變動成本和固定成本之間的核算工作。而且人工操作數據信息的準確性也無法保障，也可能因為人員操作失誤出現誤差，再次核驗數據信息內容必然會占用大量不必要的工作時間，這對于電商公司財務管理工作是極其不利的。

三、電商公司財務管理信息化建設優化路徑

在實務過程中，基于電商公司的業務財務融合的需要，很多電商公司在經營中也逐步開始引入電商ERP 系統，以希望實現平臺數據在公司內部的實時獲取和財務核算端的數據準確性。電商ERP市場群雄逐鹿，多家ERP保持較快增速(包括旺店通、聚水潭、網店管家、電商寶等。作為標準化的，這幾個系統功能都相差不大，但是不同之處會在小細節之處體現出來。所以作為應用型企業，在軟件實施時需要融合企業戰略，定義相關功能模塊。

(一)業務查詢模塊

業務查詢模塊數據來源主要是數據庫，功能是為整個電商公司數據平臺提供有效數據明細，是公司報表管理、預算管理和結算管理的基礎數據。業務查詢模塊有平臺業務和直播業務兩大分支。平臺業務有兩大功能，其一是總交易明細的記錄；其二是核對當日賬戶收支明細。直播業務同樣有兩大功能區，與平臺業務相同，只是該模塊功能僅針對直播業務活動，并且對主播提現功能設置實名認證，具體信息包括真實姓名、直播ID號碼、身份證號、手機號等信息，用于后期個人所得稅申報工作。因為業務版塊是整個電商平臺最基礎的數據來源，所以對數據信息的真實性、完整性、及時性都有著極高的要求，所以業務查詢模塊工作人員在前期準備工作中要花費大量時間精力對數據信息進行驗證和邏輯梳理，才能保障業務查詢功能順利進行，為后續信息化模塊做鋪墊。

(二)預算管理模塊

預算管理模塊主要是把電商公司的預算計劃執行線上管理，讓各部門可以通過平臺直截了當的查清楚其他部門預算情況，減少各部門間的溝通成本，同時減少財務人員線下統計各業務部門數據的工作量，提高財務工作效率和質量。預算管理模塊所有數據都來源于公司資金管理模塊、業務查詢模塊和結算管理模塊。預算管理模塊主要分支有月度付款預算、項目預算、月度收益預算三部分。第一部分，月度付款預算從預算執行情況和提交本月付款計劃兩方面展開；第二部分，項目預算從新增業務和歷史業務里兩方面進行；第三部分，月度收益預算，從預算執行情況和本月收益統計兩方面展開。

(三)資金管理模塊

資金管理模塊主要是把公司在線下進行的銀行流水都同步至線上，使資金使用情況變得透明、公開化，這樣既便于使用者自覺遵守崗位職責，也便于領導層隨時隨地準確獲取資金使用情況。電商公司可以結合平臺收支流水對公司產生的資金情況進行合理分類，讓領導層更加清晰的獲取公司全部資金使用情況。資金管理分支主要有銀行流水、賬戶余額、第三方平臺流水三部分。第一部分，銀行流水，有兩大功能：其一是統計銀行流水明細數據；其二是統計公司截止目前為止的賬戶余額情況。第二部分，賬戶余額，兩大功能：其一是核對流動資產資金的凈金額；其二是凍結資金余額。第三部分，第三方平臺流水，有三大功能：其一是方便查詢平臺業務產生的所有交易流水；其二是查詢記錄直播業務產生的交易流水；其三是是負責余額統計功能，便于對賬戶余額數據隨時抓取。

(四)結算管理模塊

結算管理模塊主要是為了實現直播業務活動和平臺每日用戶充值、提現和退款業務自動對賬，并且運用信息化自動核算這兩大業務活動每日、每周、每月收入成本數據，為公司財務信息化預算管理和報告管理模塊提供可靠、詳細的數據支撐。

結算系統管理的兩大版塊，一是對直播業務活動相關收支情況進行自動核驗，該版塊主要有兩大功能，讓業務部門清晰的了解直播業務活動中產生的總交易明細和當日賬戶收支明細；二是核驗平臺業務收支情況，同樣設置有兩大功能區，整理分析業務收支情況和資金收支情況。結算模塊主要解決了傳統財務結算工作中大量人工校驗數據工作量、各業務部門之間信息數據傳遞不及時，溝通成本高的問題。

(五)報表管理模塊

報表管理模塊主要是為了解決出具報告部門與公司其他職能、業務部門自己的溝通問題。報表版塊所獲得的數據要求準確性、及時性、完整性，所以在出具報告前就要經過公司業務查詢管理部門、資金管理部門和結算管理部門三者共同的核驗，確保出具數據準確無誤。這個版塊信息化系統減少了結算人員手工核驗時間，也進一步減少了報告組和其他部門之間的溝通成本，而且利用系統自動生成報表的功能既節省了工作人員手工誤差，也提高了數據信息的準確性。

報表管理版塊分支有業務分析數據表、費用分析數據表、業務趨勢圖三部分。第一部分主要是負責基礎業務數據的自動生成、核對；第二部分主要負責數據信息同步，把線下業務活動產生的數據信息、費用詳情都要由相關工作人員上傳至該模塊中，供出具報告人員隨時查看；第三部分主要是通過可視化圖表清晰的展現目前階段業務活動趨勢和未來一段時間內的業務活動趨勢。

(六)費控系統優化

費用管理系統的升級優化會減少大量員工手工統計、核對工作量，極大的提高了財務人員的工作效率。首先對費用單據類型重新劃分，分為對公付款(有票/欠票)、費用報銷(差旅費/日常報銷單)、借款單、核銷單(欠款對公付款/員工日常借款設計)四類。其次優化費用業務審批流程。一般公司費用審批都是采用財務單線審批模式，新財務信息化系統中采用業務和財務雙線審批的模式，進一步保障審批流程的完整性和費用的合理性、準確性。最后新系統會實現自動對接核算業務，提前設置好核算表與之對接的賬目系統，比如支付信息對接銀行科目；客商明細表對接輔助核算；費用映射表對接費用科目，確保費用統計準確、完整；部門映射表對接部門系統，保障費用分攤準確；人員部門統計表對接業務員信息。

四、總結

本文主要對電商公司財務信息化建設中目前存在的問題進行分析，主要有跨部門間溝通成本高，協調配合差、財務信息數據準確性無法保障、數據傳遞及時性差、信息化建設水平有限，仍然有很多人工操作等，然后從不同業務板塊設計了電商公司財務信息化建設路徑，分別有業務查詢、預算管理、資金管理、結算管理、報表管理、費控系統模塊。因為本人個人經驗及財務信息化建設方面專業技能有限，文章中可能存在著不足之處，日后在實際運用中仍要不斷完善。