應用型本科院校二級學院教學檔案管理探析*

寧波大學科學技術學院 陳巧娟

2019年1月國務院印發(fā)《國家職業(yè)教育改革實施方案》，方案明確指出到2022年，要推動一大批普通本科高等學校向應用型轉變。寧波大學科學技術學院是教育部確認的浙江省首批獨立學院，為促進應用型本科專業(yè)建設，提高專業(yè)建設水平和人才培養(yǎng)質(zhì)量，健全教育教學質(zhì)量保障體系，學院將應用型本科專業(yè)建設自評作為常規(guī)工作，每年進行一次自評。二級學院教學檔案在專業(yè)發(fā)展建設評估中發(fā)揮參考佐證作用，同時又為應用型專業(yè)建設發(fā)展提供決策依據(jù)。

一、應用型本科院校專業(yè)發(fā)展特點

應用型本科院校以培養(yǎng)適應社會經(jīng)濟文化發(fā)展需要的高素質(zhì)應用型本科人才為目標定位，專業(yè)發(fā)展注重培養(yǎng)學生的創(chuàng)新精神和創(chuàng)業(yè)意識，注重提高學生的適應能力、實踐能力和競爭能力，力求輸出基礎扎實、專業(yè)過硬、兼具特長、全面發(fā)展的多元化應用型人才。應用型本科院校專業(yè)發(fā)展最主要的特點是深化產(chǎn)教融合，加強校企合作，為培養(yǎng)學生實踐能力構建協(xié)同育人機制。專業(yè)發(fā)展建設的主要內(nèi)容有：專業(yè)培養(yǎng)定位、“雙師雙能型”教師隊伍建設、協(xié)同育人、課程教學的同時加強實踐教學、協(xié)同育人、管理模式和資源配置轉型等。二級學院教務檔案管理工作作為教務管理工作的重要組成部分，在專業(yè)發(fā)展建設評估中發(fā)揮重要的參考佐證作用，同時這些檔案資料又可以為應用型專業(yè)建設發(fā)展提供決策依據(jù)。

二、專業(yè)評估中二級學院教務檔案管理的內(nèi)容和范圍

隨著高校轉型發(fā)展的持續(xù)推進，內(nèi)部管理體制改革進一步深化，二級學院管理制度得以完善，擁有較大自主權、行政管理權，大量的教學檔案的原始記錄來源于二級學院。二級學院教務檔案是各二級學院具體負責落實各項教學任務的日常管理活動過程中產(chǎn)生并積累起來的原始資料和文檔。對這些原始資料進行收集、整理、分類、歸檔、保管與使用就是教務檔案管理。按管理對象分類，教務檔案資料主要產(chǎn)生于教師業(yè)務管理和學生學業(yè)管理兩個方面；按資料內(nèi)容分類，教務檔案資料內(nèi)容分為自上而下傳達的教育教學文件等、自下而上收集的教師課程教學檔案和學生課程考核資料等；按存儲形式分類，教務檔案資料分為紙介質(zhì)和數(shù)字化兩種存檔形式。

校內(nèi)應用型專業(yè)審核評估核心是對學校人才培養(yǎng)目標與培養(yǎng)效果的實現(xiàn)狀況進行評價。圍繞應用型專業(yè)建設發(fā)展涉及9個宏觀評估維度，包括27個評估要素，共設置41個具體觀察點。自評報告圍繞人才培養(yǎng)核心，從“專業(yè)培養(yǎng)定位”涉及的人才培養(yǎng)方案和課程體系設置等人才培養(yǎng)計劃性文件編制資料，到“課程教學”“實踐教學”等人才培養(yǎng)過程性具體實施環(huán)節(jié)管理資料，再到“培養(yǎng)成效”“專業(yè)影響力”等人才培養(yǎng)成果性輸出資料，均為二級學院教務檔案資料。可以看出應用型本科專業(yè)評估中涉及二級學院教務檔案管理的內(nèi)容廣泛，覆蓋范圍較大，這也對二級學院教務檔案管理的科學規(guī)范管理提出了要求，以適應應用型本科專業(yè)發(fā)展需要。

三、二級學院教學檔案管理內(nèi)容

廣義上的教學檔案涵蓋教務運行過程中教學活動和管理活動即時性產(chǎn)生的一切原始材料和文檔，包括上級教育主管部門下達的指令性、指導性文件，也包括具體教學活動過程中的原始材料。狹義上的教學檔案主要指課程教學活動中形成的教師業(yè)務材料和學生學業(yè)考核材料，即課程教學檔案。二級學院是負責課程教學計劃落地的單位主體，二級學院教學檔案的主要內(nèi)容是課程教學檔案，文章將二級學院教學檔案界定為狹義上的課程教學檔案。

課程教學檔案是一個完整的微體系，是以學生學業(yè)發(fā)展過程和教師業(yè)務成長過程為依據(jù)的檔案體系（王彬，2020）。按對象分類，教學檔案資料主要產(chǎn)生于教師業(yè)務管理和學生學業(yè)管理兩個方面；按內(nèi)容分類，包括教師課程教學檔案和學生課程考核材料等；按形成階段分類，包括課程教學實施前的培養(yǎng)方案、課程教學大綱、教學進度計劃（教學日歷）、實驗（實訓）教學計劃；課程教學實施過程中的課堂情況記錄、實習指導記錄等；課程教學實施后的考核作業(yè)、試卷、實驗（實訓）報告、實驗（實訓）教學匯總、課程成績單、畢業(yè)設計（論文）、課程教學檔案分析等，是每一門課程教學實施過程的完整微觀運行記錄，直觀反映人才培養(yǎng)方案的執(zhí)行軌跡和契合程度。學校專業(yè)建設評估內(nèi)容所覆蓋的專業(yè)培養(yǎng)定位、“雙師雙能型”教師隊伍建設、協(xié)同育人、課程教學的同時加強實踐教學、管理模式和資源配置轉型等指標，均可在課程教學檔案中找到對應佐證參考內(nèi)容。

二級學院教學檔案管理圍繞教學檔案內(nèi)容展開，便于教學檔案專業(yè)化分類。二級學院教學檔案管理是對課程教學檔案原始材料進行收集、整理、分類、歸檔、保管與使用。由于不同專業(yè)固有的差異性，不同學院專業(yè)建設有各自的特點，二級學院教學檔案作為課程教學過程中生成的第一手檔案材料，其功能主要體現(xiàn)在三個方面：為青年教師提供教學參考以提升教學能力；在專業(yè)建設評估中提供佐證；對專業(yè)建設發(fā)展的決策指導意義。

簡要分析轉型中的應用型本科院校二級學院教學檔案管理現(xiàn)狀和存在的問題，圍繞教學檔案管理科學規(guī)范化，提高教學檔案管理效能的目標，提出完善二級學院課程教學檔案管理的建設思路。

四、二級學院教學檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

關于教學檔案管理的已有研究文獻，普遍從教學檔案管理機制視角分析二級學院教學檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題，可以歸納為：工作繁瑣人倦怠、觀念薄弱少培訓、管理模式陳舊缺制度、檔案開發(fā)利用程度低，問題主體主要指向教學檔案管理員。事實上，教學檔案管理需要全員參與。從教學檔案產(chǎn)生、管理和使用過程來分析，二級學院教學檔案管理現(xiàn)狀存在以下問題。

（一）教學檔案產(chǎn)生主體— —教師對教學檔案職能定位不準

教師是教學管理過程的重要主體，參與宏觀層面的人才培養(yǎng)方案制訂，中觀層面的課程建設、專業(yè)建設、實踐教學基地建設等，以及微觀層面的課程教學設計與實施等，一系列教學檔案“源材料”隨之產(chǎn)生。部分教師認為提交教學檔案是學期末交給教學檔案管理員供學校教學督導檢查的“期末作業(yè)”，整理教學檔案材料時普遍存在兩種態(tài)度傾向，一種是“拒絕”，視其為負擔，上交材料拖延時間且材料不完整；一種是“應付”，視其為任務，材料中反思總結性內(nèi)容往往缺乏研判。這兩種態(tài)度導致教學檔案“先天性營養(yǎng)不良”。這種消極態(tài)度的深層原因是教師對教學檔案的職能定位不準，沒有認識到教學檔案的評價參考佐證和教研決策價值。

（二）管理主體—檔案管理員經(jīng)驗管理為主

二級學院教學檔案管理員多是教務秘書兼職，并非專職檔案管理員，所學專業(yè)也與管理的專業(yè)有所不同。且教務秘書流動性較大，隨之檔案管理的工作人員變動也較為頻繁；加之二級學院教務秘書一人多責，涉及教學相關的所有事務,繁瑣龐雜、頭緒多，同一時段內(nèi)時常切換不同的工作內(nèi)容。二級學院教學檔案管理難以深入開展，多以事務性管理經(jīng)驗為主，停留于形式上的材料收集、分類、存放，甚至出現(xiàn)教學檔案材料出現(xiàn)遺失、混亂的現(xiàn)象。這是由于缺乏制度化的教學檔案管理機制和具體的實施細則。

（三）使用主體——教師對教學檔案資源的開發(fā)利用不夠

二級學院教學檔案存放到檔案柜之后，很少再有開柜使用，只有在組織教學檔案檢查時得以“重見天日”。由于考核制度與激勵政策導向，青年教師科研壓力大，投入更多時間精力申報科研項目、指導學科競賽等，忽視教學檔案在提高自身教學能力方面的作用，缺乏通過教學檔案了解學生學習基礎的意識等。教學檔案資源化利用較為缺乏，反映出教師參與教學研究的積極性有待提高。

（四）評價主體—督導檢查評價機制尚不健全

教學檔案檢查及評價主要由教學督導委員會組織，一般先由二級學院自查，再進行督導抽查評價。評價的形式是針對教學檔案的材料是否齊全以及檢查人的自行判斷，給出相應的得分，針對材料中出現(xiàn)的問題進行記錄備案。這其中，對教學檔案材料的評價得分是沒有相應的評價標準的，即缺乏相應的評價機制。如此一來，教學檔案評價活動易流于形式，而不能形成良好的閉環(huán)機制，起不到檢查的初衷與實質(zhì)作用。

五、二級學院課程教學檔案科學規(guī)范化管理的思路與對策

“大學的教學是專業(yè)性和學術性的統(tǒng)一”（趙炬明，2016）。有專業(yè)價值和學術價值的教學檔案從產(chǎn)生到使用，類似于一個生命的誕生— —良好的孕育生產(chǎn)—存下來—活起來。從課程教學檔案的三個基本職能— —參考、佐證和決策依據(jù)出發(fā)，以科學規(guī)范化管理教學檔案實現(xiàn)教學檔案效能提升為目標，教學檔案管理需要教師和檔案管理員的配合，以教學研討促管理，以教學研究促使用，教學檔案產(chǎn)生主體（任課教師）、檔案材料審核主體（系主任）、管理主體（檔案管理員）、使用主體（教師）共同參與，提升教學檔案效能。

（一）開展常態(tài)化教學研討活動，落實系主任審核權限

圍繞課程教學活動的實施，開展常態(tài)化教學研討活動。第一，促進教師轉變固有觀念，認識教學檔案的功能和價值，提交優(yōu)質(zhì)教學檔案。研讀專業(yè)人才培養(yǎng)方案和教學大綱，準確把握課程目標和教學重難點，溝通交流不同年級學生的學習準備情況，制訂銜接適當?shù)慕虒W進度計劃和實驗計劃，優(yōu)化設計課程教學方案等。在教學研討中直接、自然形成的教學檔案材料，是集體智慧結晶，促進教學檔案材料質(zhì)量提升。第二，作為二級學院教學檔案材料最直接的審核單位主體，加強系主任的審核權限落實，嚴格“把脈”教學檔案材料的有效性和完整性。

（二）建立教學檔案管理制度，健全教學檔案材料“檢查-評價-反饋-完善”機制

以此次應用型專業(yè)評估中的評估要素涉及的教務管理內(nèi)容為依據(jù)，以制度的形式規(guī)定教學檔案歸檔范圍和歸檔要求等內(nèi)容。同時，對教學檔案資料建立檢查-評價-反饋的閉環(huán)機制，形成評價指標，對檢查結果予以反饋，促使教師及時規(guī)范完善檔案材料，提高教學檔案材料的質(zhì)量。

（三）提升教學檔案管理員的專業(yè)素質(zhì)和知識素質(zhì)

應用型專業(yè)建設要發(fā)揮專業(yè)的特色和優(yōu)勢，在教學檔案管理中就要體現(xiàn)各專業(yè)的特點和差異性。一方面，學院提供關于檔案管理的培訓學習機會，提高管理員的專業(yè)素質(zhì)，掌握檔案管理的標準規(guī)范，提升綜合分析和科學研判能力；另一方面，檔案管理員通過自身學習深入了解二級學院各專業(yè)的特點和應用型發(fā)展建設情況，樹立學科意識和專業(yè)意識，在收集整理教學檔案資料過程中有效判斷、編研。

（四）鼓勵教師積極參與教學研究，開發(fā)利用教學檔案材料

建立科學考核體系,突出教學研究的激勵政策,鼓勵教師開展教學研究。應用型本科專業(yè)的建設和發(fā)展，重要內(nèi)容之一就是課程教學，實踐類課時該如何合理安排，以及教學方法和手段都是需要不斷探索的。學生的實踐類作業(yè)檔案很大程度上也是每一位學生專業(yè)學習成長檔案，通過對學生的實訓作業(yè)檔案資料跟蹤調(diào)查研究，探索出應用型本科專業(yè)建設有效路徑，激發(fā)教學檔案的生命力。

六、結語

二級學院教學檔案管理是否科學規(guī)范，直接影響教學檔案的效能發(fā)揮，既是教學質(zhì)量和培養(yǎng)水平的重要標志，也為應用型本科專業(yè)的評估、建設和發(fā)展提供重要依據(jù)。本文結合實際工作經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)二級學院教學檔案管理現(xiàn)狀，并探析其中原因，提出教學檔案科學規(guī)范化管理的對策。隨著應用型本科專業(yè)的不斷發(fā)展推進，教學檔案在教師課程教學評價和教師考核等方面發(fā)揮重要作用。