知識管理背景下企業檔案管理模式研究

[摘 要]信息時代不斷發展，我國的知識經濟逐漸崛起，企業檔案成為寶貴的知識資產，有效的管理對于組織的學習、創新和決策具有重要意義。文章從檔案安全與權限控制、知識的提取與整合、檔案教育的培訓、檔案數字化轉型等方面出發，探討了企業檔案管理模式在知識管理背景下的重要性和可行性，旨在提供有效的管理策略和方法，使得企業在競爭激烈的市場環境中取得長期的發展和競爭優勢。

[關鍵詞]知識管理；檔案安全；價值評估；數字化

近年來，知識管理逐漸成為管理界關注的重點。其與企業檔案管理密切相關，可以提供更好的檔案管理模式：一是實現了檔案管理的信息技術革新，為企業發展提供助力；二是為企業管理提供了嶄新方向，是提升企業市場競爭力的重要手段。在此背景下的企業檔案管理與傳統的管理模式有較大不同。傳統模式以收集存儲檔案為主，而以知識管理為基礎的管理模式則更加重視汲取檔案文件中的有效信息，最大限度上滿足企業的知識需求，達到充分挖掘有效價值信息的目的，從不同方面提高企業的經濟效益，如產品設計、市場營銷、日常經營等，最終實現企業市場競爭力的飛升。因此，企業在以知識管理為引導更新檔案管理模式時應注重知識的整合、共享和傳遞，以便提高組織的學習能力和創新能力。

一、檔案數字化轉型

檔案數字化轉型是將傳統的紙質檔案轉變為電子格式，以便更好地管理、存儲和利用檔案信息的一種手段，其具體內容分為以下幾點：

（一）檔案評估

評估企業內的檔案規模和價值，確定哪些檔案需要進行數字化轉型，主要分析其數量、種類、重要性等。在此基礎上，根據檔案的特點和需求，選擇合適的數字化設備，如掃描儀、圖像處理軟件等。同時，還可以在評估中采取數據備份等恢復措施保障數據完整性，使得數字化數據更為安全可靠，為人們提供高效服務。

（二）數字化處理

數字化處理即使用掃描儀對紙質檔案進行掃描生成電子文件。在掃描過程中，應進行簡單的圖像處理操作，如裁剪、調整亮度、對比度等。為了方便檔案的檢索和管理，應為每個電子文件建立相應的索引，并確保其準確性和一致性。如建立數字檔案管理系統，用于存儲、管理和檢索電子檔案，管理系統的用戶界面和搜索功能的設計應簡潔大方，便于用戶查詢和瀏覽檔案信息。同時，還要加強檔案查閱權限管理，確保電子檔案的安全性。

在數字化轉型過程中，需要控制數據質量，確保數字檔案的可靠性和準確性。對于掃描得到的圖像文件，可以使用圖像處理軟件進行質量檢查和錯誤校正，如去除噪聲、改善圖像清晰度等。還應加強員工培訓，使其了解數字檔案管理系統的使用方法和操作流程，并加強宣傳和推廣，提高員工對數字化轉型的認知和理解程度，推動數字檔案的積極應用。

例如，某市檔案局積極貫徹國家檔案局、市委和市政府關于信息化、數字化和現代化發展的戰略部署以及工作要求，及時制定規劃方案，全面部署工作任務，推動本市檔案工作的數字化轉型和升級。由市檔案局牽頭制定了“一網通辦”政務服務電子檔案“單套制”管理規定及技術標準，并全面推動了全市41家“一網通辦”政務服務單位的“單套制”檔案管理試點工作。市檔案館紙質檔案的數字化副本從1.17億畫幅增長到1.7億畫幅，實現了開放檔案的數字化利用。此外，計算機機讀檔案文件目錄每年增加80萬條，至今已有1300萬條，進一步提升了查找檔案的精準性。

該市檔案局聚焦檔案數字化轉型中的熱點和難點問題，明確了“存量數字化、增量電子化”的檔案信息化發展策略，開展了超過百余項研究任務。其中涉及信息化內容的占比超過2/3，在78個獲獎課題中有50個是信息化項目，其中10個獲得了國家檔案局的獎勵，24個獲得了國家立項。由此看來，數字化進程正加速發展，并能為企業提供助力。

（三）注意事項

在檔案數字化轉型時應遵守法律法規和檔案管理標準，特別是關于數據隱私和保護的規定。應制定清晰的項目計劃和時間表，確保項目順利進行。要在計劃中明確檔案數字化轉型的成本和投入，包括設備購置、人力資源和維護費用等，并與相關部門和人員及時溝通協作，確保數字化轉型工作的順利推進。應建立備份數據和建立數據恢復機制，防止數據丟失或損壞[1]。

通過檔案數字化轉型，企業可以提高檔案信息的存儲效率，方便數據檢索和利用，減少紙質檔案的存儲空間，加快業務處理速度，提高信息管理的效率和質量。

二、檔案分類與標準化

（一）檔案分類

根據組織的需求和檔案的特點，確定合適的分類原則。常見的分類原則包括主題、時間、地點和部門等。例如，可以按照業務功能將檔案分類為財務檔案、人力資源檔案、行政檔案等。分類體系應層次結構分明，能清晰地表示不同類別檔案之間的關系，一般可以采用數字、字母或符號來區分。

（二）檔案標準化

制定統一的檔案命名規則，以確保檔案名稱的一致性和可搜索性。具體規則包括標識符、日期、主題等，便于檔案的組織和查找。還應為每個檔案文件建立索引，以方便快速檢索和訪問。索引可以按照分類體系的結構建立，或是根據檔案的關鍵詞、日期等信息進行設置。

需為檔案管理人員提供培訓，使其了解檔案分類標準和命名規則，確保其能正確地執行檔案分類和標準化工作。定期評估檔案分類體系和標準化規則的有效性，并根據實際情況進行調整和優化。在組織發生重大變化或檔案管理需求發生變化時，應及時調整分類標準。此外，還可以采用國際檔案分類和標準化標準，如國際檔案管理標準ISO15489，便于與國內外組織進行檔案信息交流和共享。

（三）注意事項

在制定分類和標準化規則時，要充分考慮組織的業務特點和需求，確保分類系統的實用性和適應性，并與相關人員進行溝通和協作，定期對管理內核進行審查和改進，以適應檔案管理的新需求和挑戰。引入信息技術支持檔案分類和標準化工作，如采用電子檔案管理系統來輔助檔案的分類、命名和檢索操作等[2]。

通過合理的標準化檔案管理，企業可以更好地利用檔案信息，提高檢索效率和利用價值，促進知識共享和決策制訂。

三、知識提取和整合

（一）知識提取

知識提取是利用自然語言處理和機器學習技術，從大規模文本數據中提取有用的知識的一種手段。一則可以從文檔、報告、論文等中提取關鍵詞、概念、關系等，并對結構化和非結構化數據進行統計、建模和分析，識別和提取隱藏在數據中的知識。二則是以與領域專家交流、訪談、調查等形式，提取專家所提供信息中的有效經驗，記錄、整理和歸納收集到的知識，建立可供他人使用的知識庫。還可以監測和分析社交媒體平臺上的各類互動行為，發現有關特定領域或話題的知識，融入知識庫中。三則是利用外部資源如行業報告、市場研究、學術文獻等來獲取有關特定領域的知識信息，以文獻綜述、文獻調研、數據采集等方式為主，獲取到的外部知識可以與內部知識的有機整合。

在進行知識提取時，需要注意信息的準確性、可靠性和合法性，同時也要考慮知識的實際應用價值和適用性。知識提取的結果可以用于構建知識庫、知識圖譜、專家系統等，并支持組織的決策過程、問題解決和創新活動[3]。

（二）知識整合

第一，通過將知識轉化為圖譜的形式，建立起知識之間的關系和語義鏈接。知識圖譜包括實體、屬性、關系等元素，并通過可視化呈現提供更直觀的認識，支持知識的搜索、推薦和智能問答，這種方式有助于整合不同領域的知識，擴大檢索庫。建立統一的分類和標簽體系，將知識標準化和組織化，幫助用戶更快速地定位和訪問所需的知識資源，減少信息的冗余和混亂，提高知識的可用性。

第二，建立集中的知識庫或知識管理系統，用于存儲、管理和分享知識資源，包括結構化的數據庫、在線協作平臺、企業內部的文檔管理系統等。通過這些系統，知識資源得到進一步整合，還可以借助搜索、協作、版本控制等功能，促進知識的共享和協同。除此之外，可以創建共享平臺，促進團隊成員之間的知識交流和合作。該平臺可以包括在線討論論壇、社交媒體群組、內部博客等內容，鼓勵員工分享經驗、發表觀點和相互學習。通過這種方式，不同來源的知識可以實現有機整合，形成更全面和綜合的視角。

第三，通過知識管理培訓和文化建設，引導員工將個人的知識與組織知識緊密結合起來，包括知識分享的獎勵機制、培訓課程等，激勵和支持員工主動參與知識整合和共享的過程。在進行整合時，需要考慮知識的質量、適用性和實用性，同時要遵循信息管理和知識產權的法律及道德規范。有效的知識整合可以提高組織的決策效果，鍛煉解決問題的能力，推動組織的持續發展，提升競爭優勢。

四、檔案安全與權限控制

首先，建立合理的訪問控制策略，確保只有授權人員才可以訪問和處理檔案信息。這主要是通過用戶身份驗證、角色權限管理和訪問日志等方式來實現的。對敏感的檔案信息進行加密處理，以防止未經授權的訪問與竊取?？梢圆捎脤ΨQ加密或非對稱加密等加密算法，確保數據傳輸和存儲的安全性。加強網絡安全措施，包括防火墻、入侵檢測系統、虛擬專用網絡等，以防止網絡攻擊和未經授權的訪問等情況出現。此外，定期進行網絡安全審計和漏洞掃描，及時修補存在的安全漏洞。

其次，為檔案存儲區域和設備提供適當的物理安全措施，例如設置門禁系統、視頻監控、安全柜等，確保檔案的物理存儲環境安全可靠。制定檔案信息的定期備份計劃，確保備份數據的完整性和可恢復性，在出現意外情況時，可以快速恢復檔案信息，避免數據的丟失和損壞。

最后，遵守相關法律法規和行業標準，特別是關于數據隱私和保護的規定。根據業務需求，建立合規的檔案管理制度與流程，進行定期內部審計和風險評估。建立安全審計和監控機制，對檔案系統和訪問活動進行實時監控和風險評估，及時發現異常事件，采取相應的修正和防范措施。通過安全與權限控制措施，可以保護檔案信息不被惡意修改和泄露，同時也能確保檔案信息的完整性和可靠性，提升檔案管理效率[4]。

五、檔案價值評估與保護

檔案價值評估與保護是檔案管理中的重要環節，能及時保護檔案免受損失和損壞，有助于確定檔案的價值和重要性。

第一，評估可以基于歷史、文化、法律要求、業務需求等多個方面進行。根據檔案的價值和敏感程度，制定不同級別的分類與保護策略。對于高價值或敏感的檔案，可以采取更嚴密的保護措施，如密封存儲、訪問限制、備份等，確保檔案存儲環境符合相關標準和要求，有助于防止檔案受到濕氣、熱、紫外線等環境因素的損害。對于受損或老化的檔案，要及時修復，加強定期保養，應使用專業的修復技術與工具處理受損文件、照片等，以保持檔案的完整性。

第二，加強對檔案價值的保護。要建立有效的防火和災害預防措施，包括安裝火警報警器、滅火設備；定期進行滅火器檢查和消防演習；規劃災害應急方案等，以保護檔案免受火災、水災等自然災害的侵害。還應建立定期備份計劃，確保檔案數據的備份和存儲完整。備份數據應存儲在安全、可靠的地方，如遠程數據中心或云存儲服務，利用數字化信息技術進行有效儲存。

第三，應建立嚴格的法制保護體系。一方面相關部門要確保檔案管理日?；?、制度化、法制化，不斷提升檔案保護水平，實現檔案價值。另一方面工作人員應為企業保護檔案信息提供服務，定期為管理者提供促進檔案實現價值的方法與策略，優化管理規章制度，形成良性的管理循環，使企業內部人員真正認識到檔案的價值，促進檔案管理的持續發展[5]。

通過檔案價值評估與保護，可以確保檔案信息的安全性、完整性和可用性。保護檔案不僅可以支持業務需求和法律合規要求，還有助于保護組織的歷史文化遺產。

六、增強員工的檔案意識

企業需為新員工介紹檔案管理的基本概念、原則、流程和標準，包括分類與索引、檢索與利用、保護與安全等方面。根據不同崗位的職責和需求，開展定制化的課程。例如，針對管理員、部門負責人等特定角色進行培訓，明確其檔案管理職責和義務。通過檔案教育，可以提升員工對檔案管理重要性的認識和理解，增強其處理和管理能力，提高管理質量和效益。

除此之外，還應該開展檔案安全與保護的知識培訓，培養員工形成正確的檔案處理和保護意識與行為，包括安全措施、防火防災措施、數據備份策略等。定期組織成功案例和經驗分享會，鼓勵員工相互學習和借鑒。以激發員工的興趣和參與度，并促進檔案管理實踐的改進。建立持續學習的機制，鼓勵員工關注行業動態和新技術，定期更新知識和技能。提供員工交流經驗、解決問題的平臺，促進知識共享和團隊合作。只有員工的檔案意識得到提升，才能實現企業檔案中價值信息的深入挖掘。因此，管理者要以身作則，通過自身的影響力在企業營造良好的氛圍，從根本上提高檔案管理水平，助力企業長久發展。

結束語

企業檔案管理模式的研究對于企業發展和增強市場競爭力至關重要。在市場經濟活躍的現代社會，企業重視知識管理，構建合理的檔案管理模式，可以更好地實現知識的流通、共享和應用，提升組織的競爭力和創新能力，搶占發展先機，獲得更大的競爭優勢。因此，結合知識管理理論和實踐深入研究企業檔案管理模式措施，對于企業的長遠發展具有重要意義，相關人員應提高重視度，不斷研發探索新型技術加以運用，促進管理模式的提升。

參考文獻

[1]沈曉晴.基于知識管理的企業檔案工作創新思考與對策[J].蘭臺世界，2023（S1）：129-131.

[2]吳丹岫.基于知識管理的企業檔案管理模式探索[J].蘭臺世界，2022（12）：94-96.

[3]劉宇童.知識管理背景下企業檔案信息開發與利用模式[J].辦公室業務，2022（20）：119-121.

[4]劉少貞.知識管理背景下企業檔案管理信息化建設思考[J].辦公自動化，2022，27（19）：52-54.

[5]邵佩瑛，崔玉吉.信息化時代企業檔案工作管理模式的改進[J].檔案管理，2021（6）：100-101.

作者簡介：周志勇（1975— ），男，漢族，河北唐山人，航天檔案館，副研究館員，本科。

研究方向：檔案工作。