幼兒園行政事務處理的小技巧

安徽省蕪湖市繁昌區繁陽鎮城關幼兒園 黃愛琴

幼兒園行政事務人員肩負著上傳下達的職責，對日常事務的處理起著安排、參與、組織、協調和監管的作用。行政事務工作內容復雜、繁瑣，而我從事行政事務工作已有六年，期間在日常工作中不斷嘗試、摸索總結經驗，梳理了一些幼兒園行政事務處理的小技巧。

1.及時記錄

幼兒園教職工種類較多，包括教師、保育員、保潔、食堂人員、財務人員、門衛保安等，而用Excel表格統計各類教職工信息一目了然。表格中有身份證號碼、學歷及畢業院校、職稱、聯系方式、入職時間等完整信息，可隨時取用。當教職工發生工作變動時，例如A員工辭職，可以將該員工的信息剪切粘貼到旁邊的新工作表中，并備注該員工辭職的具體日期及原因，這樣既有了最新的職工信息，又保留了歷史信息。

再如，利用Excel表格記錄待辦工作。在日常工作中，有些工作時間跨度比較大，行政事務人員可以利用表格記錄待辦工作，包括任務內容、負責部門、截止時間、上報部門、相關要求、工作完成情況以及備注欄，同時用字體顏色區分工作完成情況，或將已經完成的工作任務剪切到另一個工作表中，這樣便不會出現工作任務遺忘的情況，同時剪切過的表格也是接下來的工作內容。

2.統籌全局

行政事務人員每周要處理的具體事務很多，一定要掌握好處理事務的方法。每周一梳理一周的工作重點；每天早晨梳理當天的工作，統籌全局，分清主次，按照事務的輕重緩急來處理；每周五下午對一周的工作情況做總結反饋，同時安排下周工作。

行政事務人員需要經常去教育局等部門辦事，這有一個小妙招——即巧用便簽紙和彩色回形針。日常使用便簽紙記錄急需解決的工作，并將其貼在電腦桌上，既可提醒自己，又可以調節心情，加上可愛的表情或小圖案，那就更加完美了。

另外，因教育局、人社局、編辦、財政局等部門都集中在同一棟政務大樓，一次外出可辦理多件事情。行政事務人員可在便簽紙上記錄當天外出需要辦理的事項，一件件去完成，就不會出現臨時忘記的情況。同時，不同部門的資料要用不同顏色的回形針夾好，一種顏色代表一項內容，易于分辨且拿取方便，既不會出錯，又很美觀。辦事歸來，記錄當天的工作日志時，只需將便簽紙貼在日志本上即可，如此便可提高工作效率。

3.分類整理

行政事務人員每天要收集處理很多文件，需要及時查閱并對相應工作進行提示，還要按照文件種類進行保存，如表揚獲獎、職務命名、考核結果等，有時還要打印重要文件，分類裝盒歸檔。對于普通通知類文件，可以按照年、月份進行收檔整理；對于一些紙質稿的獲獎榮譽證書或銅制獎牌，除了保存實物之外，還要拍照存電子檔，并按照年份或種類存檔。

分類整理的資料盒要按照年份擺放，封面要標注資料內容，一類資料一個盒，不要因為某些資料量少而合并；也可以根據資料內容的不同采用不同顏色的標簽打印紙，一目了然，便于查找。

4.梳理指南

幼兒園的很多行政事務是每年的常規工作，例如年度考核、職稱評定、教師資格證注冊、事業單位年度統計、新進人員手續辦理等。因為此類工作一年一次，間隔時間較長，梳理辦事指南就可以很好地解決這一問題。

從第一次接觸一項具體的事務開始，行政事務人員就要記錄辦理該項工作的流程，需要準備的材料以及辦理過程中需要注意的事項；第二次辦理此類工作時，提前查看辦事指南，可以省去很多再次摸索的時間，少走彎路，同時在一次次操作過程中補充完善、更新方法，可以達到事半功倍的效果。

另外，在行政事務工作中，填報各類系統很是常見。行政事務人員一定要注意填報方法，而不是盲目嘗試，首先要仔細閱讀文件通知及填表說明，把握正確的方向，可避免南轅北轍、辦事效率低下。

5.溝通協調

溝通協調是行政事務人員常見的工作內容，做好溝通協調工作必不可少。最常見的有會議安排，要求必須做好準備工作，首先要與幼兒園各部門溝通會議內容，收集齊全后，整理會議內容，擬定會議時間、地點、參會人員、會議流程、會議要求、會場布置等方面的通知；經領導審核通過后發布會議通知，還要提前讓工作人員和參會人員知曉，以做好充分準備，提高會議效率。會議結束后要及時對會議做好整理、歸納和總結等后續工作。

幼兒園行政事務人員是上級領導與一線教職工的紐帶，需不斷加強自身的溝通能力，協調安排好日常事務。對不同的溝通人群要有相應的溝通方法，行政事務人員只有掌握溝通協調能力的技巧，才能更加高效地完成日常工作。

6.不斷學習

任何工作中肯定會遇到未知的新內容，而學習是解決問題最根本的途徑。如今正處于互聯網時代，作為幼兒園行政事務人員，一定要懂得利用網絡不斷學習，可通過百度、抖音等網絡平臺學習辦公軟件使用技巧等。所謂“磨刀不誤砍柴功”，不斷學習就是在“磨刀”，處理問題的刀磨好了，砍柴的時間自然就減少了。

行政事務人員熟練掌握處理事務的技巧，可以節約很多時間，反之，則會導致幼兒園正常工作不能及時、有效地開展。行政事務人員要不斷總結工作經驗、梳理工作技巧，從而提高自身的工作效率，促進幼兒園工作的有序開展。

教育感言

幼兒園行政事務工作是一個崗位，更是溫暖的用心陪伴；是一種服務，更是一種愛的呵護。幼兒園行政事務工作需要技巧，更需要用心。掌握技巧可以提高工作效率，用心則會讓工作永遠溫暖幸福。