企業內部控制體系下如何做好企業合同管理

王丹

企業的合同管理工作屬于內部控制體系中的核心構成部分之一。因此，企業必須在日常內控中注重合同管理工作的規范化、秩序化以及高效化開展，充分了解并掌握合同管理中潛在的各類風險，從而采取更有效的措施，實現合同管理工作的優化與創新，避免企業因合同糾紛而面臨重大損失，實現企業經濟效益的最大化，也推進企業的持續性與健康性發展。鑒于此，本文圍繞企業合同管理的目標及常見風險進行分析，并以此為切入點，重點探討內部控制體系下做好合同管理工作的策略。

現階段，我國市場經濟已邁進全新的一個發展時期，不僅為企業經營提供眾多的發展機遇，同時也造成企業面臨較大的挑戰，使其必須重視內部控制體系的完善，通過管理水平、綜合實力的提高，從而在不斷變化的市場經濟中爭得一席之地。而在企業內部控制體系中，合同管理屬于必不可少、至關重要的構成部分之一，它貫穿于企業經營活動的全過程。通過對合同條款的約束，能夠規范企業的經濟行為，減少糾紛問題的發生，是保障企業秩序化、順利化展開各項經營活動的堅實基礎。由此可見，企業在完善內部控制體系中，應當注重合同管理工作的開展，持續提高自身的內控質量，以便強化經濟行為的穩定性，降低合同風險的發生概率，提高企業內部管理的規范性與科學性。

企業合同管理的主要目標

運營目標 企業在日常生產、經營與管理工作中，大部分需要通過簽訂合同的方式，保障企業經營發展整體目標的實現以及順利展開各項業務。其中，在擬定合同條款內容方面，需符合企業自身的業務、經營要求，所有約定的合同事項必須在時間規定、技術要求不違反的前提下，得以合理化、科學化擬定。具體而言，合同的簽訂只有具備更高的法律效應，方可實現履行力度的加大，也為企業完善內部控制體系、盡快實現經營目標予以保障。

財務目標 采取合同簽訂的方式，將合同文件中所約定的條款內容作為依據，能夠在理想的預算范圍中，達成規范化、科學化控制企業經營成本的目標，為企業安全、合理運用內部資金奠定堅實的基礎，也避免財務運營活動面臨較大的風險。

合規目標 合同文件在約定、確立與簽訂期間，企業需要時刻遵循我國《合同法》以及內部的規章制度，保證各項工作的規范性與標準性開展。同時，依據相關流程完善合同審批工作，促使合同文件的簽訂擁有更高的合規性特點，也充分發揮出合同文件的法律效應。

企業內部控制體系下合同管理存在的主要風險

運營風險 在企業的內部控制體系中，所謂的合同管理運營風險，就是在日常運營活動中，因缺失某一合同管理環節，造成企業的經營活動難以達成預期目標，從而面對一定的損失問題。通過綜合分析數年來的企業實踐情況，發現企業在合同管理工作中，運營風險的成因主要歸結為四點。

第一，缺乏完整性、準確性的業務評價，造成決策錯誤問題的發生，具體在業務目標與合同需求不一致方面有所體現，由于審核合同主體資質不到位，而產生定價決策失誤。第二，合同條款內容由于缺乏嚴謹性，未清晰表述雙方的權利、義務及違約責任，造成經濟糾紛與損失的出現。第三，合同雙方缺乏有效溝通，進而因信息缺失而增加運營風險的發生概率。第四，合同一方由于約定的義務難以履行，致使對方承受損失，或者是因自身出現違約行為，而需要擔負相應的賠償責任。

財務風險 訂立、履行合同期間，企業由于雙方商業信用、條款內容等因素，最終履行合同的結果有可能與預期所想出現一些偏差，不僅降低了企業的收益，同時也蒙受較大的經濟損失，當前，此風險的成因主要有以下幾點。

一是預算編制缺乏科學性與合理性，針對企業內部的經濟成本難以有效管控。

二是未明確合同的付款進度以及支付條件，從而增加資金占用，企業內部經濟有損失問題發生。

三是雙方在約定合同履行權利、義務等方面較為模糊，不夠明確，極有可能出現額外支出費用，最終造成成本的增加而不利于企業掙得可觀的經濟效益。

四是履行合同條款中，對產生的稅費有忽略現象。合同中對于雙方需要承擔的繳納稅款義務未進行明確約定，從而增加稅收風險引發概率，不僅增加了資金費用，也面臨經濟損失。此外，如果是采購合同，合同條款中并未約定供貨商向企業提交增值稅專用發票，會造成進項稅額難以抵扣，從而致使企業承擔過重的稅收負擔。

五是合同履行中由于條款內容存在經濟糾紛，從而使企業內部資金產生較大的損失影響。

合規風險 企業由于在合同訂立及履行的過程中，并未嚴格遵循相關管理制度、行業規則、標準規定以及法律法規，因此，極有可能面臨監管處罰或者是法律制裁等問題，加劇企業聲譽損失或財務損失風險，目前，企業在合同管理工作中，引發合規風險的主要原因包含四個方面。

首先，對相關法律規定有違反行為，執法部門將合同文件定義為無效，并要求企業承擔相關法律責任。其次，合同主體的選擇并不符合條款中所要求的資質，從而因難以保證服務質量或者是產品質量而發生風險問題。再次，企業審核把關不嚴或沒有依據流程進行審核，進而使企業自身利益受到嚴重的損害影響。最后，與企業內部管理制度相背離，存在徇私舞弊行為，從而威脅到企業的利益。

企業內部控制體系下做好合同管理的策略

明確條款且做好審批管理 第一，保證合同條款內容的完整與合法。擬定合同條款內容時，企業必須明確合同權利、合同義務、解決爭議、違約責任等方面，促使合同文件中擁有規范完整的條款，且內容合規、合法、可操作性高，時刻維護企業的經濟效益不會受到損害影響。

第二，書面明確雙方權利及義務。企業在展開簽訂合同文件活動的過程中，應當明確雙方的權利及義務，通過清晰的文字、書面表達方式，實現雙方責任的有效明確。在此期間，需嚴厲禁止私下交涉、口頭約定等與我國《合同法》相違背的合同不良簽訂行為，通過根本的層面，避免企業在履行合同時由于條款模糊、不明晰等現象而增加法律糾紛問題的發生概率。

第三，重視審批管理合同工作。企業在簽訂合同期間，必須嚴格性、全面性、深入性審核對方企業經營情況、雙方履行合同的能力、合同條款內容，做出細致且認真的研究分析，從而對相關的審批流程分級別、分類設計。特別是審核財務專業、法律專業的環節中，務必要做好全覆蓋。

同時，不僅需要簽訂部門謹慎對待合同文件，還需要求相關管理部門及時做好合同登記、備案、審查工作，一旦發現合同條款有不合理之處，應當及時聯系合同簽訂方，共同商討整改意見，促使合同條款內容始終具備可行性以及合法合規性。

做好合同的跟蹤監督與履行管理工作 第一，加強跟蹤監督管理工作。處于簽訂及履行合同條款內容的階段內，相關合同管理工作者必須對實時監督與跟蹤履行合同的實際情況工作投入高度重視。進行監督跟蹤期間，一旦發現履行合同時出現與約定相偏離現象、沒有遵守合同條款進行交易、疑似或已經違規的行為，管理人員需立刻匯報至相關部門負責人處，要求負責人及時運用有效的改進措施，確保依然按照規定的合同條款實施各項工作，避免由于違約行為而造成企業面臨負面影響。

第二，監管合同變更。雙方在協商好并完成合同簽訂后，實施與履行合同條款內容的過程中，極有可能受到不可預測、不確定因素的影響，而難以正常履行原合同條款，此時，便要求經辦合同的人員能夠及時向對方提出整改建議，經雙方認可后重新約定合同內容，補充或變更合同條款。隨后，在后續執行合同期間，能夠遵守合同的新條款、新內容履行自身權利與義務。

但是，針對由于特殊原因難以改變合同條款卻隨意解除或變更合同行為來講，要求承辦合同的部門必須及時圍繞履行合同的實際情況展開風險評估工作，并向上級領導匯報，經批準后，方可解除或變更合同。

除此之外，如果合同條款經由我國公證機關公證與登記在案，則在變更或解除合同條款的過程中，必須及時前往公證機關提出申請，并及時向公證機關提交變更后的合同文件，使企業合同文件始終具備法律保護效力。

第三，提高合同糾紛處理水平。企業在履行合同條款的過程中，如果有糾紛問題的發生，則應當做好幾個方面的準備。

一方面，由負責管理合同的部門及工作人員先采取干預手段處理糾紛，若難以解決糾紛問題，則需上報上級領導，由領導人員決定是否對外聘請法律顧問，從而通過仲裁、調解、訴訟或協商等形式，達成有效處理合同糾紛的目標。

另一方面，企業必須做好合同的相關結算管理工作。就現狀而言，合同結算屬于履行合同的最后環節，要求承辦合同的部門需時刻依據企業內部的財務結算流程，完成辦理各類手續工作。同時，在結算合同的過程中，要求財務部門在合同相關價款的支付時，加大審查合同內容、條款的力度，遵守合同規定，規范化、準確化辦理合同結算手續。

成立專門的合同管理部門并完善管理制度與流程 第一，成立合同管理專項部門。針對企業而言，想要通過內部控制體系提高合同的歸檔與保管質量，就應當積極成立專項部門、配置專業的管理人員，促使工作人員在合同簽訂工作完成后，可以及時向內部的專項部門登記，并及時移交合同文件，完成合同文件的歸檔、保管等流程。

第二，完善合同管理制度與流程。企業應當重視合同管理流程及制度的健全與完善，確保管理合同的部門、人員可以始終遵守相關流程、制度展開日常工作。同時，還需在合同管理中定期實施分類、統計工作，加強分類管理質量，也達成全過程管控企業合同文件的目標，促使備案臺賬可以詳細記錄合同的簽訂、變更及履行情況。

此外，企業還需在合同管理的各環節中均安排相關的負責人，并要求在合同的商討、簽訂至履行等環節中，所產生的郵件、短信、書面等過程資料一同與合同文件歸檔、保管，充分落實管理目標，強化合同管理工作的精確性、完善性以及全面性。

第三，做好合同保密工作。想要避免發生丟失普通合同或篡改、泄露機密合同等問題，在實施合同管理工作的過程中，務必要提高合同保密工作的水平，將簽訂的合同按照機密性等級進行劃分，并且在歸檔中明確查看此類合同的權限，并完善借閱登記、流程等工作。此外，對于更高機密的合同文件，應當將其查閱范圍進一步縮小，嚴厲禁止工作人員超權限翻閱，從而實現合同泄漏概率的降低。

綜上所述，企業想要完善并健全內部控制體系，就必須重視合同管理工作的開展，從而提高合同管理的水平與效率，以完整、權威、嚴謹且明確的合同條款，切實維護自身的合法權益，避免自身面臨經濟糾紛或法律風險，也避免自身承受巨大的損失，實現經濟效益的大幅增長，為日后企業的持續性、穩定性與健康性發展起到良好的助益作用。

（作者單位：鄭州瑞龍制藥股份有限公司）