探究內部協同管理系統為企業運營帶來的效益

郭婷婷

（兗礦能源（鄂爾多斯）有限公司，內蒙古 鄂爾多斯 017010）

科技的發展讓企業也隨之上升了一個新高度，現代信息化時代的到來讓經濟不斷的繁榮，對于企業來說，既是機遇也是挑戰，企業擁有了更大的發展空間，互聯網也給企業帶來更多的信息，但隨信息數量增多，企業不能再使用傳統的方式處理大量的信息，因為這不僅需要很多的勞動資源，還沒辦法把握信息數據的準確性。企業傳統的文件傳遞不能滿足于企業快速發展的腳步，大量的文件如果要通過層層把關和傳閱，會造成企業內部環節的癱瘓，阻礙企業自身發展，給企業經濟帶來一定的影響。內部協同管理系統可以幫助企業解決這一大難題，現階段每一個企業都會在運營時用到管理系統，減少了傳統復雜流程的低效率，企業員工通過系統實現企業文件共享，不僅提高了員工的工作效率，也使企業整體的效率也隨之提升?，F代企業會根據自身條件為自己量身定制專用管理系統軟件，根據對企業每一部門的需求和特點進行調研，先進行框架設計，再根據每一框架詳細設計，然后進行開發和系統測試，讓系統貼合企業每一部門或環節，增強系統穩定性與安全性，讓企業在實際運營中，感受到系統帶來的方便。

從企業角度來看，企業根據統一的管理系統，讓企業實現線上辦公的統一平臺，實現高效辦公、高效管理、統一流程和明確權責。員工通過這個系統能夠更好地規范自己，提高自身的工作效率，在工作上實現高效管理，每一位員工在完成工作時傳到管理平臺，有助于員工之間的工作協作，也有利于管理干部時刻掌握工作的進度，提高工作進度和完成度，減少工作之間出現反復拖沓的情況，管理系統上也可以實現異地辦公，員工可以在異地實現統一管理，在平臺上可以發布和保留信息，實現資源共享，企業實現有效的信息整合，在企業內部實現統一管理。

在企業發展中，企業制度和企業文化是非常重要的，在企業制度的頒布和執行上也能夠實現統一，企業在管理系統平臺上，頒布企業制度和通告，在線上讓每一位員工熟知，每一位員工可以將自己的信息和工作知識、經驗等給傳達企業線上平臺，員工可以隨時關注企業的發展和學習企業的文化。企業協同管理系統改變了傳統的紙質企業辦公模式，利用線上的信息共享平臺，可以實現多人辦公，對于某一員工的工作內容進行線上編輯和討論，還可以對公司的某一文件進行共享、審批、傳閱、歸檔等，縮短工作時間，減少無用的工作流程，提高員工整體工作效率，減少紙張浪費，間接保護環境。

傳統的文件往往需要一式多份，需要員工之間來回奔波去交流，完成后還需要員工向上級不斷匯報，如有需要改動的，員工又要重新返回來傳達給其他員工，不僅費時費力，還影響工作進度。在系統平臺上，上級可以通過網絡編輯文件，發布到平臺，員工可以同時收到自己的工作內容，通過平臺員工實現無紙化辦公，節省了傳統辦公所浪費的紙張，這種模式是企業時代發展的必經之路，也是企業經濟發展速度提升的必然選擇，滿足了企業在現代化發展的要求，企業實現協同管理辦公是企業現代化的標志。協同管理系統在企業發揮的作用不僅僅是實現無紙化辦公，還能夠搭建關于企業共享的知識平臺，將企業員工共同積累的經驗和技術知識進行整理和存檔，讓員工參考和學習，間接運用到自己的工作中，從而提高辦公效率，不知不覺中員工的個人能力也得到了提升和發展，讓員工充分展現自身的價值，提高企業的響應能力，加強企業員工之間的協作能力，方便企業管理和領導。

一、關于內部協同管理系統介紹

OA辦公系統是辦公自動化的簡稱，利用先進的網絡技術，開發的企業內部自動化管理系統，他根據企業自身特點，制定企業內部平臺，為方便有效地管理企業，實現企業高效合作，有效管理企業員工。隨著現代化的發展，有關于OA辦公系統的軟件已經成長為不需要大量的行政人員做基礎的文件傳遞工作，甚至不需要人工整理道勤，電子打卡可以直接上傳到平臺，平臺通過數據直接分析出企業員工的考勤率，通過OA辦公系統，企業各種辦公活動都可以借助系統完成，直接提高企業整體的辦公效率和質量，間接促進企業發展，提高企業經濟效益。

OA辦公通過企業自身的管理需求實現企業自動化辦公，使員工得到系統的管理，減少無用辦公。員工登錄系統時需要通過個人認證，管理自己的通訊錄，可以安排自己的日程，寫自己的工作內容，有助于企業統一管理員工，讓企業領導看得到每一位員工每天的工作成果，根據員工的工作能力決定工作的職位和薪資，提高了員工之間的競爭力，有助于提高員工自身的工作能力，系統可以將員工分類管理，員工有不同部門或不同工作任務時，可以通過當下的情況建立工作組，有助于工作組組長統一發布公告和任務，也方便員工隨時查看文件和工作進度，還可以通過系統召開線上的小型會議。

隨著時代的快速發展，企業信息化建設速度加快，OA辦公使企業提高競爭力，實現現代化管理辦公，員工可以通過OA辦公系統居家上班，在家里完成工作內容，企業也不會因為無法開展工作面臨停滯的狀況，企業領導通過辦公系統在平臺上發布工作內容及工作安排，員工通過系統得到自己的工作內容，每天根據線下上班的要求在線上實現打卡上班，下班時間遞交自己的工作成果，企業也可以隨時掌握每個員工的工作動態，方便企業管理，提高企業生存發展的能力，使企業能夠正常運行和發展，員工也可以不受地點和環境的約束，通過系統實現自己的價值，保障自己的生活。

二、企業內部協同管理效能內涵

協同管理在現代化企業管理中的作用隨著時代發展越來越大，協同管理是企業現代化發展的必然要求，企業要想不斷發展壯大，提高經濟效益，必須使企業各階層管理者協同管理企業，提升企業管理效能，使企業穩步發展。管理效能是以企業發展為戰略目標，通過工作之間的合作和協調實現管理者的目的，管理效能最能反映一個企業的綜合管理能力，能夠衡量企業管理者的效率和質量，保證管理達到企業預期效果。

企業不同階層的管理者之間是相互獨立的，但又是相互合作的。不能根據一個階層的管理和效益決定一個企業的發展，要看企業各階層管理之間的合作，企業各階層之間相互影響，每一環節都是不可缺少的。高層管理者的管理效能影響著下一階層的管理者，高級階層下達的任務和目標，要通過中級階層合理地分布和開展，實現企業經濟效益，所以每一環節都是環環相扣，無法分割，不能根據單一環節決定企業的發展，在企業內部協同管理系統中，企業能夠高效發揮內部協同作用，層層發布通知，實現企業員工在線完成工作任務，實現在線領導。

不同的工作部門可以減少企業線下交流，改為線上完成，減少了企業部門之間繁雜的流程，提高工作效率，不同部門之間通過系統實現共同辦公，提高企業的管理效能，提高企業競爭力，企業內部也能夠通過辦公系統鍛煉優秀的企業團隊，整體提升企業經濟效益，實現共同發展。內部協同管理系統還可以整體觀察企業內部組織結構，在企業運營時通過系統發現其中存在的問題，避免各層職責劃分不明確、減少各層對各項負責人不明確的情況，讓各層管理者都能夠明確觀察到每項任務的成員和標準，增強管理效能，提高管理手段。企業內部協同管理也將員工的工作內容透明化、公開化，在員工的人事任命和績效管理中也能夠做到公平公正，提高員工的積極性，實現公平管理。

三、內部管理系統在企業中的具體應用

（一）提高企業整體運營效率

企業可以利用協同管理系統獲取收益，提高企業辦公效率，企業員工按照系統平臺上發布的流程完成工作，企業領導通過平臺進行統一審批，在審批完后還可以填寫審批建議，協同管理系統將其工作流程規范化，有利于管理員工，使員工有效完成工作任務，員工通過審批后，可以將完成的工作轉入系統共享文件中，有利于企業在完成一年的工作后，進行年度總結，建立年度工作表，系統的審批流程是公開的，領導下達任務后也能夠通過后臺看到員工是否全部已讀，也可以將重要工作置頂，合理地安排工作順序，讓員工有序地完成任務，減少因為避重就輕造成的工作失誤。

（二）企業經濟效益提升

企業通過系統提升工作審批流程速度，公告發出后，企業員工可以設置自身工作任務所需要的時間，時間到達后，領導在系統上可以收到提醒，表示工作在指定時間內完成，提醒領導進行審批，系統使工作能夠層層把關，使工作流程變得嚴謹有序，那一環節出現問題都能夠一目了然，直接找到問題所在，減少了工作中出現的失誤，企業領導還可以進行業務催辦，員工收到業務催辦時，會出現置頂消息，和顏色提醒，讓員工有效完成工作，減少因員工延緩造成的工作內容拖沓，有效提升企業經濟效益。

（三）提高企業辦公效率

在系統內部，企業領導合理安排好工作進度，按時間段安排給員工工作內容，階段性地完成工作，提高工作效率，按照規定的工作流程，提升業務審批效率，可以將不同方案進行線上比對，企業領導能夠直觀地看到方案的優劣，整合工作資源，進行電子化審批，合理分配工作任務，減少企業人力資源的消耗，通知下達后，系統自動將員工的工作內容排序分類，根據工作所完成的時間進行排序，員工可以合理地安排工作時間和工作內容，提高企業辦公效率，員工還可以通過系統平臺進行溝通，有助于工作的完善，出現問題也能夠及時地找到責任人并解決。

（四）跨企業協同管理

企業與企業之間也可以通過連接，實現工作跨企業辦理，增強企業之間的合作，促進企業與企業之間的有效溝通，不同企業的員工可以通過平臺論壇有效溝通，上傳和共享文件，加強企業之間的協作，這適用于不同企業的協作，也適用于總企業和子企業之間協作，有利于工作的協同管理，企業之間共同協作，有助于企業實現雙贏，共同提高經濟效益。

四、內部管理系統為企業經營帶來的效益

（一）門戶網站的建立

企業通過內部協同管理平臺建立自己的網站，具有專屬的門戶首頁，內容上實現企業的文化和企業的通知公告。在網站上可以查到很多信息，系統可以根據用戶的搜索提供索引功能，使運用網站想要了解信息的人方便快速找到子網頁，企業可以將部門都設置一個子網頁，讓各部門管理自己的網站信息，統一歸納到企業總網站上，可以讓員工根據自身所在部門，快速查找和了解相關信息，各部門可以通過網站上傳文件等，使部門內部方便查閱，企業總網站還可以根據總結部門網站數據，建立數據表，使各部門的工作效率明顯地展示出來，以便于加強企業各部門之間的管理，提高企業各部門員工的積極性，提升他們的工作效率，增強企業部門之間的聯系，為企業獲得經濟收益。

（二）企業內部信息庫的建立

企業可以通過內部系統建立自己的信息庫，將企業各部門上傳的文件進行分類，將文檔建立目錄，企業員工可以通過搜索關鍵詞，找到自己所需的資料，便于企業員工進行查閱和學習。企業建立內部信息庫的同時可以通過系統設置只有內部網絡和設備可以進入信息庫，保證了企業文件的安全，而且在查看加密文件時，不能夠復制和拷貝，保護了企業的信息，以免對手企業竊取信息和文件，相對于紙質傳統的模式來說，企業內部管理系統能夠很好地保護企業內部文件。

（三）共享網絡和共享文件

企業員工可以通過共享網絡和共享文件共同完成一件工作內容，大大提升了工作效率，減少了不必要的工作流程，員工可以同時打開某一文件進行編輯，企業領導還可以隨時監控工作的進度和流程，在后臺能夠直接觀察到每一個員工的編輯內容，將一份工作同時完成，減少工作時間，減少不必要的工作流程，員工可以通過共享協同其他員工共同完成。通過共享文件完成同一文件。

（四）企業文件加密

企業可以在電子文件中加入獨一無二的電子簽章，讓文件保持有效性，保護文件的安全性，保護企業知識產權，維護企業利益，電子簽章需要通過密鑰才能使用，使企業文件通過領導層層把關，才能允許文件蓋上企業電子簽章，維護企業利益，增強企業的安全性。機密文檔在授權終端上始終以加密形式保存，文檔打開時自動解密，保存時自動加密，不影響用戶使用習慣。加密文檔即使流傳到外部，無法打開及使用。加密文檔的使用過程中，用戶不能通過復制粘貼，截屏，打印（包括虛擬打?。┑确绞礁`取加密文檔中的內容。免費支持各種應用，不論是辦公文檔，設計圖紙，開發代碼或是它們的壓縮包文件等，都能進行加密保護。支持自定義安全密鑰，能自由選擇加密算法，安全性盡在用戶掌握。將設計圖紙、開發代碼、財務信息、客戶資料等重要的電子文檔在完全不改變用戶的習慣下進行自動加密，即使這些文檔被非法帶離企業也無法解密和應用。授予客戶、合作伙伴等外界對象加密文檔外發查看器，限制其在指定客戶端上打開文檔，規定使用加密文檔的打開時間、打開次數等?？梢栽谑謾C、平板等移動終端正常查看辦公類加密文檔，滿足企業的移動辦公需要。根據企業不同的部門，如市場部、技術部等創建不同的安全區域，并把各部門的文檔放入對應的安全區域中，實現文檔的部門隔離。對于需要出差的同事，給予有限的離線授權，允許外出繼續使用加密文檔，文檔仍能保持加密狀態，只能在被授權的計算機上使用。

（五）規范工作流程

企業可以根據系統制定工作模塊，根據工作模塊自動生成數據對比，統計企業工作數據，將待辦事件進行整體分析，系統還可以將待辦事件進行分類，例如按時間、難易程度用性急表示，每一個待辦事件后面附有事件責任人，直接搜索責任人就能完整地表現出這個員工所完成的工作內容列表，根據工作完成度制定工作報表，根據報表進行直觀的分析，有利于管理者進行決策，讓員工得到正常的勞務報酬，根據員工能力分析員工的職位，提高員工的積極性，系統可以將員工的數據整合從多角度分析員工能力。企業財務也同理，可以根據報表分析企業收入和支出，直觀地看到企業的財務數據情況，讓企業領導能夠根據數據和報表做出正確決策準確了解企業所處的階段。

（六）系統安全性和加密模式

企業內部管理系統可以基于成熟的驅動層兼應用層加密技術，更具有智能緩沖技術，讓系統保持穩定的同時兼具性能與安全。系統可以滿足強制加密、智能加密、只讀加密、只解密不加密等多種加密模式，滿足企業的多種應用場景需求。通過權限控制、對外交互、離線辦公等功能，全面覆蓋企業內部各種常見應用場景。

系統還可以將ALL IN ONE一體化的管理模式介入，管理員只需在終端上安裝一個客戶端，通過一個控制臺實現信息防泄露等全部終端管控。系統可以使用備用服務器、網絡故障應急機制和明文備份服務器，從容應對主服務器無法連接、斷網、斷電等各種狀況，保證企業員工在突發情況下還能夠正常工作。

系統可以結合審計、管控、敏感內容識別一起組成三維智能信息防泄露整體解決方案，四種強力技術，幫助企業達到一流的信息防泄露效果。系統還可以根據企業需要制定信息防泄露解決方案，通過審計、管控和加密三重保護企業的信息資產，使得企業實現“事前防御—事中控制—事后審計”的完整的信息防泄露流程，幫助企業構建起完善的信息安全防護體系。文檔加密系統，采用高強度加密算法對Office、CAD、Photoshop等各類常見電子文檔實現加密，完全不影響企業員工的原有使用習慣，同時矩陣式的文檔保密授權機制及完備的外發和離線授權機制，在各種狀況下保證文檔安全。

企業中的移動存儲設備作為日常的信息交換載體幾乎在所有規模的各類組織中被廣泛應用，然而超強的便捷性也為企業管理者帶來高泄密風險的困擾，在魚（便捷性）與熊掌（安全性）之間難以取舍。

移動存儲管理解決方案可以對各種移動存儲設備進行集中管理，幫助企業規范設備使用，遏制外來病毒入侵，防止內部重要信息泄露。全面管理企業內部流轉、應用服務器存取、文檔外發、離線辦公四大文檔應用場景，無論何時何地，加密文檔都能得到高強度保護。禁止USB移動存儲、藍牙、光盤刻錄及任何新設備，有效防止外部設備隨意接入盜取重要資料而導致泄密，使內部移動存儲在部門以外的非授信環境中無法使用，防止因U盤丟失導致內部機密泄露。將移動存儲設備制成加密盤，只能在裝有企業特有的客戶端的計算機上才能使用。控制對移動存儲設備的讀寫，限制財務部、設計部、開發部的重要文檔通過U盤非法轉移隨意流傳到其他部門。限制首次接入的移動存儲設備自動播放，防止因U盤泛濫帶來的病毒擴散至企業內網。詳細記錄移動存儲設備接入網內插拔使用等相關情況以方便審計。與文檔操作功能相結合，記錄包括在移動存儲設備上的所有文檔操作信息，并在違規操作發生時自動備份文檔并詳盡審計還原事件，防止企業文件丟失。

五、結束語

現代化企業通過內部管理系統提高管理效能，增強企業競爭力，為企業的良好發展奠定了基礎，有利于企業管理者更好地組織企業員工，完善企業制度，加強企業協調能力，簡化辦公流程，提高企業員工凝聚力，增強員工積極性，讓企業不斷發展，完成企業目標，實現企業可持續發展化道路。