基于風險視角探討傳統檔案和電子檔案管理的比較

南京市六合區融媒體中心 胡小蕾

本文將在風險視角下探討傳統檔案與電子檔案之間的區別和聯系，提出一些個人在工作中的一點經驗及思考，為新時代下的檔案工作獻一份綿薄之力。

檔案作為對歷史的見證，文物、古董、圖片、紙質上的文字都可以成為歷史檔案。在這里，我們主要探討傳統紙質檔案。傳統紙質檔案，顧名思義，是指將信息以文字、圖片形式附著于紙張上而保存下來的檔案。而電子檔案是指將信息附著于磁盤、磁帶、光盤等電子設備上而保存著的檔案形式。所以，這二者的區別主要是由紙張與電子設備不同特點而決定的。要想了解風險先來了解各自優缺點，即特點：

一、傳統檔案的特點

傳統檔案的存儲是需要很大空間的。傳統檔案在保管過程中存在常見問題，比如：材料破損嚴重、霉變導致數據信息丟失。

傳統檔案的整理編修工作難度和工作力度較大，因為全部要由人工進行。在傳統檔案管理過程中，從收集、整理、分類、編號、排列等工作，到后期對檔案的保管鑒定、統計利用，都是要依靠人工來進行。中途還有很多相關資料要添加進原來的檔案中，所以人力的工作量還是蠻大的。

傳統檔案存儲環境也需要人力來打理。比如，所涉及的卷宗存儲地的防潮、防霉、防火和防盜的處置工作，在對傳統檔案管理過程中，必須采取預防性措施保護檔案文件的安全，如檔案庫房要配備除濕機、滅火器等裝置。而這一處理方式在遇到地震、洪災等一些不可抗力及意外事件時，毀壞性是大到幾乎無法修復的。

傳統檔案歸檔時間通常分為兩類，一是文書檔案一般要在第二年上半年前歸檔。而其他門類和載體檔案的歸檔時間按有關規定執行。

二、電子檔案的特點

第一、將信息借助科技之力存儲，最大優勢肯定是省了大量人力，已經有許多部門采用這一方式了。將傳統檔案管理工作中一部分工作引入電子信息管理系統來進行，如分類、著錄、關鍵詞、編目等，可以快速高效地把紙質資料信息內容提煉到磁盤上存儲，可以減輕檔案管理的工作量，提高資料存儲和查詢利用率。

第二、電子檔案的存儲內容十分多樣化。電子檔案不再拘泥于傳統的表現形式，甚至可以將原來的文件內容自動改成音頻、視頻等方式進行存儲，使檔案內容更加充實，也使得更多資料形式保存在檔案中成了現實。

第三、電子檔案因為是借助于科技設備進行檔案管理，所以對管理人員的專業技術有一定的特殊要求。比如，必須具備熟練處理電子設備的能力，主要指計算機信息處理能力。對電子檔案中具有較高的保密內容的電子保密處理程序，要十分熟練才行。

對于檔案中涉及資料更新，要求管理人員對文字、圖片、視頻、音頻做好實時更新工作，同時還必須保障好相關信息的準確性。根據利用的不同需要，電子文件也可以通過自身軟件系統進行自由組合。

第四、電子檔案的整理編修工作難度雖有所下降，但是工作量還是不小的。傳統的檔案管理主要是采用人工查閱和手工記錄兩種方法，這種管理模式不僅耗費大量人力財力，而且容易出現錯誤以及遺漏現象。而電子檔案涉及的信息編修工作，不僅僅是單純的計算機系統和業務系統生成的文件，還需要將有價值的紙質文件通過數字化加工設備生成電子副本，還需將更多關于照片、聲像文件上傳，幫助其解釋和編輯工作。這些海量信息下的任務還相當困難。為了保證電子檔案的完整性和真實性不被破壞，需做及時原文件備份措施，確保有關數據不出現任何內容丟失或損壞的現象，否則會給后續管理帶來極大的不便。

第五、電子檔案管理中涉及較多數據庫安全問題，我國的電子檔案管理系統多是分布式結構，這就使得數據安全性受到威脅。工作人員需要對電子檔案存儲的數據要進行專業化的存儲，更要重視有關數據的安全存儲能力，及時了解檔案數據當前的存儲與更新的狀況，查看有無漏洞，甚至是被入侵的情況等。

了解傳統檔案和電子檔案的主要特點之后，十分有利于我們在現實的檔案工作中選擇最佳檔案方式。

要分清傳統檔案和電子檔案兩者間的差距，這樣才有利于增強我們傳統檔案信息化建設工作，增強我們的風險意識，從而減少它存在問題，更好地開展我們檔案工作的信息化管理[3]。

（一）存儲形式的異同

把傳統檔案和電子檔案的區別放在一個相同的角度上加以對比，能更清晰地了解二者的區別。傳統檔案管理工作中存在諸多問題，如保管不當等，這些問題會導致信息丟失和損毀，影響傳統檔案的利用效果。

在風險視角下，傳統檔案在實物空間上保存，通過這樣的存儲方式，會為紙張的保存帶去極大的要求，如，它所處的溫度、濕度，一旦忽略相關的信息，就會為檔案管理工作帶去極大的隱患。

電子檔案的存儲形式不會受物理空間的限制，但這樣的存儲方式也會為其帶去極大的風險，如，內存儲元件對于周圍環境也是有著很高的要求，特別是對于塵埃的要求，一旦出現塵埃出現在它的磁場周圍將會出現存儲元件損壞的可能，那么，它所保留的資料將面臨很大的危險[4]。

所以傳統檔案的長期穩定性要比電子檔案管理好一些。而且二者面臨的風險差異也是比較直觀和相對的，傳統檔案對于物理環境提出了更高要求，在能實現長久保存的物理場地上需不斷地人為干預，甚至用一些裝置來控制溫度，濕度，還仍需人工干預。另外，在電子檔案被保管過程中，其自身可能會受到各種電磁因素地影響，導致電子檔案無法得到有效保護。電子檔案中在存儲過程中，需要對元件進行防塵、防磁場處理，而這一要求當前多數地方可以滿足。此外，由于傳統檔案與電子檔案具有相似的載體特性，所以二者的保管期限存在差異，這就導致了二者之間可能會出現相互抵消或者重疊問題。即除極端塵埃、磁場等地方，電子檔案存儲元器件在物理環境影響下消失風險概率較小。從中華五千年歷史中可以看到：即便是在未來，傳統檔案管理還是必須要占據主導地位。現代傳統檔案對于管理環境提出了更加嚴格的要求，而對電子檔案管理環境比較寬松。但要指出一點，傳統檔案管理的環境，雖然紙張帶來的沖擊持續時間較長，不可能在一瞬間造成化為烏有，甚至它所檢測到的問題可被修補，但由于長期保存在庫房內，會對環境產生一定程度上的污染。但電子檔案一旦遭受極端環境的沖擊，會有一切資料在一瞬間被湮沒的可能性，而且很難恢復。這一致命傷決定電子檔案注定無法站在檔案管理的主導地位上，但是電子檔案用于配合傳統檔案，是這個快速發展的時代檔案管理最精彩的華章！

（二）信息查詢方式上的相同點和不同點

在查詢方式上，傳統檔案與電子檔案查詢邏輯相同，二者均以某種查詢方式對信息所存儲的位置進行定位，由此獲得信息。不同之處是傳統檔案全靠手工檢索，需花費較多時間與精力首先對信息進行定位，其次才是信息獲取。因此在這種情況下，傳統檔案管理人員無法快速地找到所要查閱的信息。而電子檔案是靠算力超強的計算機來完成，它的檢索方式可能是多種多樣，包括定位信息存儲位置，如關鍵詞、時間，獲取到所要查詢的數據。因此，電子檔案管理與傳統的傳統檔案管理相比具有明顯的優勢[5]。

與傳統檔案的信息查詢相比，在利用電子檔案信息時可以在較短的時間內定位于需要的資料，它不受時間、空間的限制。同時，電子檔案在獲取信息時，無須通過人的記憶來完成查找過程，因而更加便捷。毫無疑問，電子檔案在效率上、精準性上的處理信息能力要超過傳統的傳統檔案。其主要原因是傳統的傳統檔案的信息查詢是靠手工完成的，而電子檔案的信息檢索則是使用了機器的“智慧”。特別是在當前科學技術發展水平下，人們對于信息需求更加多樣化和個性化，這一內容的提出對傳統檔案管理工作提出了挑戰。例如利用計算機可以對開放的電子檔案進行多種形式信息處理分析得到自己想要的結果，不僅可以看到原件閱覽，還可以根據需要對信息進行篩選統計、實時打印或復制。而傳統檔案則需要通過手工的方式完成內容的需要[6]。

三、檔案管理信息化的對策

將傳統檔案和電子檔案管理進行比較，就會發現，不同的單位都在向著電子檔案的方向進行改革，因此，我們的工作必須要向檔案信息化的方向進行改動，當然，也不能一味地將信息化技術帶入到檔案管理之中，但需在厘清二者相同點和不同點的前提下，同時兼顧現行的檔案管理從體制上、從管理人才上存在缺陷等。只有這樣才能實現傳統檔案管理信息化與電子檔案管理相結合，才能夠有效提高單位的管理水平。就此對我們的傳統檔案管理工作提出了信息化建設的對策：

（一）加強檔案管理信息化建設

當前，對于檔案管理的工作模式發展較為成熟，但將其進行信息化改革的腳步卻處于初步階段，所以，傳統檔案管理向著電子檔案管理轉變時，會有一定的風險存在，所以，各個單位要重視檔案管理信息化建設的工作。可以從我國傳統檔案管理面臨的問題入手，分析了當前形勢下推進檔案管理信息化建設的必要性。為了能夠提升工作效率，引進信息化技術，相信會對單位檔案管理工作的改革起到一定的幫助。從長遠來看，加強檔案管理的信息化建設，不只是利用單一的信息技術，更加尋求傳統和新型管理模式之間的高效銜接。在傳統檔案管理模式中查詢起來較為耗時耗力，將資源檔案有選擇地電子化，這對于某些較為重要資源檔案是必要的，甚至還能提升資源的存儲性及安全性[7]。

如今， 隨著傳統檔案信息化建設力度的加大，檔案管理工作更要兼顧更多的內容，可以將管理工作貫穿在整個周期，將傳統的傳統檔案管理模式與電子檔案管理模式進行有效的銜接，即通過傳統檔案管理模式做好存儲和使用建檔，再通過電子檔案進行內容的貯存與銷毀，實現兩種模式的聯動工作，甚至在信息化手段的推動下，對傳統檔案管理中出現的問題進行改進，實現檔案管理的信息化。

（二）加強傳統檔案管理和電子檔案管理之間的依存性

實現事業單位檔案管理信息化的進程，傳統檔案管理不可能被單純的電子檔案管理模所全面代替。因為電子檔案管理本身具有較多優勢，而傳統檔案又具備其自身特點，兩者之間存在著明顯的差異性。另一個角度說，這就決定了工作推進過程中，二者要并存，因此，在當前形勢下，我們應充分認識到二者的依存關系，這樣才能夠有效促進二者的良性互動發展。應避免因這一沖擊而造成的危險，并將二者的功能最大化，需要加強傳統檔案管理和電子檔案管理之間的依存性[8]，傳統檔案和電子檔案都屬于信息記錄載體，二者各有優勢與不足。

有些極其重要的資料檔案，在使用傳統檔案管理模式時，必須同時電子化錄入，方便電子信息時代的快速查閱。傳統檔案作為電子檔案的重要備份，信息檢索過程亦然，對復雜的資源信息檔案進行檢索，依托電子檔案的優勢，實現檢索流程優化，與此同時，傳統檔案也能夠發揮電子檔案目前難以實現的作用，人工檢索所擁有的“智慧”，彌補計算機檢索信息匱乏的不足。加強兩者的依存性，使得檔案管理逐漸從傳統的模式向新的電子信息并存模式過渡，可以避免不必要的風險。

（三）提升檔案管理人員的素養

在檔案管理信息化進程中，管理人員素養是極其重要的。事業單位要想更好地對檔案進行信息化管理，就必須擁有在熟練掌握傳統檔案管理技術的同時，還要擁有信息化管理人才。可以從傳統的傳統檔案管理人才隊伍當中選擇業務熟練的人才、有學習能力，善鉆研者開展信息化管理培訓，提升檔案管理人員的素養[9]。

四、結語

隨著我國科學技術水平不斷提升，信息技術逐漸被應用于各個領域中，其中包括事業單位檔案管理領域。檔案管理工作要充分考慮到傳統檔案和電子檔案管理中各自所面臨的風險后，對該進程的關鍵工作進行比較客觀的比較，并且最大限度的避免了在工作進行中所存在的劣勢。有關單位要推進檔案信息化管理，同時考慮到傳統檔案和電子檔案的管理，并根據自己的情況，加以調整。