企業(yè)推進(jìn)信息化建設(shè)的措施探討

文/趙利英（杭州臺霓混凝土有限公司）

國有企業(yè)在我國國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中占據(jù)著重要支撐地位， 也是國家稅收收入的重要部分，可以說國有企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r直接關(guān)系著國家的戰(zhàn)略發(fā)展局勢。當(dāng)前全球信息化建設(shè)進(jìn)程在不斷加快，各種信息技術(shù)、先進(jìn)信息化產(chǎn)品也被廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)中，對企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展、管理也起到了一定的促進(jìn)作用。但是我國引入信息化軟件系統(tǒng)的起步時間較晚，所以到目前為止也并沒有形成一套完善的信息化建設(shè)制度體系流程，應(yīng)用信息化軟件技術(shù)的水平也較低，整體處于較落后的狀態(tài)，所以我國各大企業(yè)在建設(shè)信息化軟件系統(tǒng)方面仍然有很大提升空間。

一、企業(yè)推進(jìn)信息化建設(shè)期間存在的問題

（一）內(nèi)部人員對信息化軟件系統(tǒng)重要性認(rèn)識不足

企業(yè)在進(jìn)行信息化軟件系統(tǒng)建設(shè)時會存在盲目性、隨意性，相關(guān)人員對信息化軟件系統(tǒng)的重要性并沒有全面了解，也沒有對其進(jìn)行全面的信息調(diào)研，導(dǎo)致在后續(xù)軟件系統(tǒng)建設(shè)時，遠(yuǎn)遠(yuǎn)偏離實際業(yè)務(wù)活動情況，缺乏可行性、實用性，部分功能存在華而不實的情況。

（二）缺乏系統(tǒng)集成、數(shù)據(jù)信息共享理念

企業(yè)在建設(shè)信息化軟件系統(tǒng)時，并沒有充分考核到職能部門間的溝通交流、數(shù)據(jù)信息及時傳輸，所以在實際系統(tǒng)應(yīng)用中，各部門系統(tǒng)更多的是單獨存在，并沒有與其他各系統(tǒng)間建立合適的數(shù)據(jù)接口。這樣既無法實現(xiàn)跨部門的數(shù)據(jù)信息共享，也無法使操作人員省時省力，比如財務(wù)人員要了解各部門數(shù)據(jù)信息，依舊要花費大量時間手動進(jìn)行匯總、統(tǒng)計，極大地降低了財務(wù)工作質(zhì)量和效率[1]。

（三）系統(tǒng)軟件建設(shè)過程不規(guī)范

在開展軟件系統(tǒng)功能建設(shè)時，相關(guān)人員并沒有進(jìn)行充分的市場信息調(diào)研，也沒有與內(nèi)部財務(wù)、業(yè)務(wù)人員進(jìn)行反復(fù)溝通交流，只是個別領(lǐng)導(dǎo)層決定了整體建設(shè)方向。因為領(lǐng)導(dǎo)層對基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、財務(wù)活動流程不夠了解，所以并不能對信息化建設(shè)提供可靠的建議，導(dǎo)致后期建設(shè)好的信息化功能并不符合實際各崗位人員操作、使用。比如在人力資源板塊中，對某一員工在職、離職情況進(jìn)行更改，在確定該員工離職后，系統(tǒng)會自動刪除該員工所有工資、工作成果等記錄，并不符合實際操作人員需求。

（四）內(nèi)部人員信息化建設(shè)意識不強(qiáng)，后期也缺乏軟件使用培訓(xùn)

企業(yè)建設(shè)信息化軟件系統(tǒng)僅僅依靠一個領(lǐng)導(dǎo)層人員是無法完成的，需要各崗位、各職能部門人員共同參與，出謀劃策，對系統(tǒng)功能進(jìn)行設(shè)計，提高全體人員信息化建設(shè)意識，積極主動配合信息化系統(tǒng)建設(shè)，才能保障系統(tǒng)順利建設(shè)，后期還要加強(qiáng)員工系統(tǒng)操作培訓(xùn)，避免因操作失誤造成經(jīng)營風(fēng)險。但是實際上企業(yè)在建設(shè)信息化軟件系統(tǒng)時，并沒有與全體人員進(jìn)行溝通交流，員工自身信息化建設(shè)意識也不強(qiáng)，不會積極主動參與到系統(tǒng)功能建設(shè)中。系統(tǒng)建設(shè)后，企業(yè)也沒有對各崗位員工進(jìn)行專業(yè)性培訓(xùn)，以致能獨立操作軟件系統(tǒng)的人員少之又少，多數(shù)人員都是可以進(jìn)行操作，但是不夠熟練，也無法準(zhǔn)確識別系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)安全風(fēng)險，無法判斷當(dāng)前業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的風(fēng)險性，甚至?xí)驗閭€人操作不熟練，出現(xiàn)人為誤差，給企業(yè)造成損失[2]。

二、企業(yè)建設(shè)信息化方案設(shè)計

（一）設(shè)計目標(biāo)

企業(yè)信息化軟件系統(tǒng)的建設(shè)是一項設(shè)計周期長、資金體量大、回報周期長的工程，所以在前期建設(shè)時，要精準(zhǔn)找到切入點，抓住建設(shè)重難點，并與企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)人員、財務(wù)人員保持密切溝通交流，確保設(shè)計的信息化建設(shè)目標(biāo)合理、可行，對不符合實際的目標(biāo)及時進(jìn)行調(diào)整、改進(jìn)。總體目標(biāo)是構(gòu)建內(nèi)部集成的、統(tǒng)一的、資源一體化的信息化軟件系統(tǒng)。

（二）設(shè)計原則

1.技術(shù)水平先進(jìn)、可用原則

信息化軟件系統(tǒng)的建設(shè)需要有相應(yīng)的技術(shù)、人才作保障，引入當(dāng)前市場上先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)、計算機(jī)軟件技術(shù)，做好技術(shù)支撐。

2.功能實用性原則

企業(yè)建設(shè)信息化軟件系統(tǒng)的目的是實現(xiàn)自動化辦公，為各崗位人員和管理層順利開展工作提供便利，提高信息化技術(shù)水平，以此來增強(qiáng)企業(yè)在市場競爭中的綜合實力，所以企業(yè)建設(shè)信息化軟件系統(tǒng)功能時，要從實際業(yè)務(wù)活動操作流程出發(fā)，避免設(shè)計一些看似高大上，卻無實際用途的功能。既浪費了不必要的技術(shù)資源，也增加了員工操作的繁瑣程度。

3.數(shù)據(jù)信息安全性原則

企業(yè)應(yīng)用信息化軟件系統(tǒng)時要格外重視系統(tǒng)的安全性，要采取相應(yīng)的防御手段維護(hù)系統(tǒng)中數(shù)據(jù)信息的完整性、準(zhǔn)確性，避免系統(tǒng)中原始數(shù)據(jù)信息被隨意篡改、刪減或非法暴露。常規(guī)安全防范是設(shè)置崗位人員權(quán)限，核心數(shù)據(jù)信息使用雙密鑰保存，并定期備份數(shù)據(jù)信息。

4.性價比最佳原則

企業(yè)在建設(shè)信息化軟件系統(tǒng)時，還要全面考慮當(dāng)前經(jīng)濟(jì)實力、資源狀況，盡可能以最低成本支出設(shè)計滿足日常應(yīng)用的軟件系統(tǒng)，保障信息化軟件系統(tǒng)的實用性、經(jīng)濟(jì)性。

5.可拓展、可集成、可維護(hù)原則

企業(yè)建設(shè)信息化軟件系統(tǒng)并不能把功能局限于眼前業(yè)務(wù)活動需求，還要考慮未來業(yè)務(wù)領(lǐng)域擴(kuò)張、經(jīng)營范圍擴(kuò)大的情況，這就要保障信息化軟件系統(tǒng)具有一定的可拓展性、可集成性。為了實現(xiàn)未來軟件系統(tǒng)功能的增加、系統(tǒng)的維護(hù)，還要提前預(yù)留一定的維護(hù)功能接口[3]。

（三）總體結(jié)構(gòu)設(shè)計

企業(yè)建設(shè)信息化軟件系統(tǒng)的總體框架設(shè)計如圖1所示，包含了OA辦公平臺、信息化集成平臺、電子商務(wù)平臺、信息管理系統(tǒng)等諸多板塊，主要功能在于實現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部和外部信息的良好融合[4]。

圖1 企業(yè)信息化建設(shè)總體結(jié)構(gòu)示例

（四）信息化系統(tǒng)功能模塊設(shè)計

1.OA辦公平臺

該辦公平臺的建設(shè)主要包括自動化辦公、實時通訊、網(wǎng)絡(luò)信息管理、郵件管理四個核心板塊。其中每個板塊都有各自的工作范圍、職責(zé)，各板塊及其功能如圖2所示。

圖2 OA辦公平臺各板塊功能示例

2.信息管理系統(tǒng)

考慮到企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)活動流程較多、較復(fù)雜，為了簡化操作流程，就要在信息化軟件系統(tǒng)方案設(shè)計時，充分考慮各信息功能板塊，比如有資產(chǎn)管理、財務(wù)管理、供應(yīng)商管理、人力資源管理、資金管理、客戶關(guān)系管理等。每個功能板塊流程設(shè)計都要對其相應(yīng)的業(yè)務(wù)活動操作流程進(jìn)行全面梳理，并制定可行的、便捷的流程圖，如圖2中所示OA辦公平臺各板塊功能示例。其中資產(chǎn)管理板塊應(yīng)該具備的功能有資產(chǎn)維護(hù)、資產(chǎn)盤點、資產(chǎn)報廢、資產(chǎn)調(diào)撥、資產(chǎn)維修、資產(chǎn)處置、資產(chǎn)巡檢等各個環(huán)節(jié)；客戶關(guān)系處理板塊要有客戶往來記錄、客戶服務(wù)、商品銷售及售后、客戶管理等環(huán)節(jié)；供應(yīng)鏈管理板塊應(yīng)該有采購、銷售、生產(chǎn)、庫存管理等基礎(chǔ)功能等。在制定各業(yè)務(wù)流程板塊時，如果遇到技術(shù)性方面的問題，要及時咨詢技術(shù)開發(fā)人員，確保最終設(shè)計的功能板塊能夠正常運行，并發(fā)揮其作用。

3.電子商務(wù)平臺

電子商務(wù)平臺是在當(dāng)前信息化技術(shù)高速發(fā)展過程中形成的一種全新的銷售、宣傳平臺，該平臺的功能主要集中在推廣產(chǎn)品、擴(kuò)大企業(yè)知名度方面。為了提高產(chǎn)品曝光率，企業(yè)可以適當(dāng)在平臺中投入一定的資金，讓產(chǎn)品多次、頻繁曝光，才能吸引更多人來了解企業(yè)、了解產(chǎn)品。

4.微信平臺

該板塊主要是指微信公眾號平臺的運營，在公眾號主頁界面要設(shè)置三個功能板塊，關(guān)于企業(yè)（下設(shè)企業(yè)網(wǎng)站、企業(yè)風(fēng)采、最新活動資訊、企業(yè)介紹四個欄目）、回顧經(jīng)典（下設(shè)經(jīng)典案例、合作客戶、業(yè)務(wù)流程三個欄目）、聯(lián)系我們（下設(shè)企業(yè)招牌、聯(lián)系方式、一鍵導(dǎo)航三個欄目）。總之微信平臺公眾號的運營同樣是為了拓寬銷售渠道，是一種新型的宣傳方式，為了吸引更多優(yōu)質(zhì)合作客戶、供應(yīng)商等，促進(jìn)企業(yè)更好地發(fā)展[5]。

圖3 出納系統(tǒng)資金報表流程圖

（五）信息化組織結(jié)構(gòu)設(shè)計

各種信息資源在企業(yè)日常經(jīng)營中的作用也越來越廣泛，所以企業(yè)建設(shè)信息化系統(tǒng)的作用也需要更新。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層要認(rèn)識到建設(shè)信息化系統(tǒng)軟件并不單單是技術(shù)方面的問題，還包含一系列非技術(shù)性的問題，比如制度體系制定、組織架構(gòu)設(shè)置、信息資源的集成分配、各崗位的協(xié)調(diào)配合等。為了保障企業(yè)成功建設(shè)信息化軟件系統(tǒng)，并使得軟件實現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)，就要在軟件方案設(shè)計時設(shè)置合理、科學(xué)、可行的組織架構(gòu)。常規(guī)企業(yè)可設(shè)置三個組織層級，第一層總經(jīng)理（擔(dān)任著重要的決策作用）；第二層副總經(jīng)理（擔(dān)任著方案上傳下達(dá)、管理職責(zé)）；第三層各職能部門（擔(dān)任著方案建設(shè)執(zhí)行職責(zé)）。執(zhí)行層涉及的部門有采購部門、財務(wù)部門、項目部、設(shè)計部、業(yè)務(wù)銷售部、后期保障部、行政管理部、信息資源管理部、人力資源管理部等。

三、企業(yè)建設(shè)信息化方案的保障措施

（一）創(chuàng)新管理模式

企業(yè)傳統(tǒng)的管理模式一般都是金字塔型，這種組織架構(gòu)會導(dǎo)致上層領(lǐng)導(dǎo)擁有太多權(quán)力，而各下屬領(lǐng)導(dǎo)、部門缺乏一定的實權(quán)，容易出現(xiàn)嚴(yán)重的一言堂局勢，如果領(lǐng)導(dǎo)層做出錯誤決策就會給企業(yè)造成較大的經(jīng)濟(jì)損失。所以企業(yè)要對其管理方式進(jìn)行改進(jìn)，確保在信息化系統(tǒng)應(yīng)用后，各層級能夠充分發(fā)揮自身崗位職責(zé)，促進(jìn)企業(yè)各項決策流程規(guī)范、科學(xué)、合理，所做決定正確可行。

（二）引導(dǎo)全體人員樹立正確的信息化建設(shè)理念

企業(yè)建設(shè)信息化軟件系統(tǒng)并不單單是個別員工、領(lǐng)導(dǎo)層的職責(zé)，關(guān)系著全體員工，也需要各崗位員工積極配合，提出合理建議，確保最終設(shè)置的信息化功能可行、實用。所以企業(yè)要引導(dǎo)全體員工樹立正確的信息化軟件系統(tǒng)建設(shè)意識，要求員工具備新時代發(fā)展理念，與時俱進(jìn)，改變傳統(tǒng)墨守成規(guī)的方式，推動信息化系統(tǒng)建設(shè)工作有序開展。

（三）信息系統(tǒng)安全防護(hù)

企業(yè)進(jìn)行軟件系統(tǒng)研發(fā)時，多數(shù)會聘請外部第三方專業(yè)IT人員，為了保障企業(yè)內(nèi)部信息資料不會被非法泄露，就要與軟件工程師簽訂保密協(xié)議，避免在建設(shè)信息化系統(tǒng)過程中出現(xiàn)嚴(yán)重的經(jīng)營資料、制度體系、流程、核心數(shù)據(jù)信息等的泄露。在后續(xù)使用中也要加強(qiáng)系統(tǒng)安全防護(hù)，可以用來設(shè)置防火墻、雙密鑰、身份驗證等多種手段防止信息被盜竊。

（四）制度保障

企業(yè)建設(shè)信息化軟件系統(tǒng)還要有相應(yīng)的制度體系做保障，來約束各環(huán)節(jié)工作人員日常工作行為，比如信息化風(fēng)險識別、風(fēng)險防范、資金風(fēng)險防范等一系列制度體系。

（五）人員、資金、資源保障

企業(yè)要有專業(yè)的信息化管理人員，全權(quán)負(fù)責(zé)信息化軟件系統(tǒng)建設(shè)，也能夠熟練操作軟件系統(tǒng)，勝任系統(tǒng)日常維護(hù)、功能檢查等工作，保障信息化軟件系統(tǒng)的正常運行。企業(yè)要有充足的硬件和軟件設(shè)施資源、足夠的資金做后盾，并且在資金使用過程中要有詳細(xì)的預(yù)算管理規(guī)劃，確保資金分配合理，提高有效使用率，同時也保障了建設(shè)信息化軟件系統(tǒng)資金投入的有效利用率[6]。

四、總結(jié)

總而言之，企業(yè)建設(shè)信息化軟件系統(tǒng)是未來時代背景下的必然發(fā)展趨勢，也是企業(yè)在當(dāng)前激烈的市場競爭中站穩(wěn)腳跟的關(guān)鍵。借助信息化軟件系統(tǒng)能夠有效提高企業(yè)內(nèi)部管理水平、提高各崗位工作效率、提高盈利能力、提高市場競爭力等，促進(jìn)企業(yè)實現(xiàn)長久發(fā)展的戰(zhàn)略管理目標(biāo)。上文中首先概述了企業(yè)建設(shè)信息化期間存在的問題，然后提出了相應(yīng)的信息化建設(shè)方案，最后提出了保障信息化建設(shè)方案能夠順利實施的措施。希望各企業(yè)經(jīng)營者在本文的研究思路下有所啟發(fā)，借鑒其中可行觀點，成功建設(shè)自身企業(yè)的信息化軟件系統(tǒng)。