關于物業公司加強內部控制的幾點思考

宋彬

隨著人民群眾生活質量提升，消費能力增強，越來越多的人開始關注服務業，如旅游、餐飲等。再加上疫情之前房地產行業迅速發展，物業管理也隨之深受關注。物業領域在我國發展時間相對較短，起步時間較晚，雖然也獲得了一些成績，但依然存在許多問題，尤其是內部控制方面存在缺陷較多，這會制約物業公司后續參與市場競爭。因此，探究物業公司內部控制具有一定的現實意義。

內部控制的定義和特點

內部控制是指企業規范、管理、監督內部生產經營相關活動，保證其穩定有序開展并實現預期戰略目標過程中實施的一系列活動。

內部控制的主要特征包括：

第一，內部控制是個過程，與企業的決策、執行、監督等息息相關。

第二，內部控制的主體是企業所有員工，不僅限于管理人員。

第三，內部控制目標由多種目標共同構成，是一個完整的管控體系，不僅僅在于預防差錯或防范舞弊，而是包括運營目標、戰略目標、報告目標、資產目標、合規目標等。

物業公司加強內部控制的重要性

提高物業公司財務管理水平

物業公司管理工作復雜多樣，財務管理是其中之一，高效的財務管理有助于企業全面掌控內部經營發展過程，規避風險并提高收益，為實現預期戰略目標夯實基礎。內部控制是財務管理的重要保障，無論物業公司實行財務核算，還是開展財務監督活動，都離不開內部控制建設，通過加強內部控制，幫助財務部門人員獲得真實準確的財務數據和信息，便于加強財務核算，同時提高核算精度，也為管理人員制定決策提供依據，保證決策科學可行，從整體上提高財務管理質量。

助力物業公司預測市場發展

物業公司做好內部控制工作，還有助于對市場發展趨勢等做出科學合理的預測，進而在此基礎上制定完善的財務規劃，保證財務管理順利運行，為公司發展奠定良好的基礎。現階段，物業管理行業競爭越發激烈，物業公司要想在新時期突破挑戰，擴大市場份額，實現高質量發展，必須加強內部控制。加大內部控制力度可促使物業公司準確預測未來的市場發展趨勢，明確市場波動規律，以此為參考設計健全的經營管理計劃，為后續推進經營活動提供借鑒，保障業務活動的開展方向精準且合理，從而獲得更好的發展成效。

物業公司內部控制現狀和存在的問題

公司內部控制意識薄弱

第一，在物業公司經營發展過程中，領導層發揮著主導作用，也是制定內部控制決策的核心人員。而部分管理人員深受傳統思維和意識的影響，自身內部控制意識薄弱，未意識到內部控制的重要性，導致內部控制無法有效推進。

第二，基層員工通常是聽從上級人員的安排，在管理人員不正確意識的影響下，基層員工通常也忽視內部控制，違背了內部控制要求全員參與的規則，物業公司缺乏內部控制氛圍，內部控制實際效果可想而知。

內部控制制度不夠完善

通過了解國內物業公司內部控制執行實際過程得知，內部控制制度不夠完善是普遍現象，這對物業公司推行內部控制產生了負面影響。

第一，部分物業公司雖然建立了管理制度，但都屬于基本管理制度，未針對內部控制建立專門的制度，造成內部整體制度結構不夠完善，內部控制管理方面漏洞較多，很容易引發經營風險。

第二，部分物業公司雖然對內部控制制定了專門的制度，但是制度內容并不完善，許多條例比較粗略，很難為實踐工作提供有效指導，進而造成內部控制無序開展，效率也不盡如人意。

第三，部分物業公司雖然建立了內部控制制度，但通常是照搬其他企業，忽略了自身實際情況。眾所周知，不同行業以及公司的發展情況各不相同，內外環境也各有差異，完全照搬或套用的方式顯然不合時宜。現行的內控管理制度無法在內部控制實施過程中發揮真正作用，長此以往，內部控制還可能淪為形式主義，加劇經營管理風險。

全面預算管理落實不到位

風險是各行各業都無法徹底避免的，物業公司在經營管理中也可能面臨各種各樣的風險。在眾多風險中，財務風險較為常見，若無法有效控制財務風險，公司經營效率會大打折扣，其他方面也可能深受沖擊，后果不堪設想。落實全面預算管理是控制財務風險的重要手段，因此，物業公司應積極執行全面預算管理。實施全面預算管理有助于公司科學配置資金、合理使用資源，并從源頭上為財務風險控制提供堅實保障。

第一，缺少全面預算管理制度，全面預算管理和公司內部控制目標相脫鉤，導致全面預算管理效果不佳，還造成公司財務風險加劇，經營風險發生率不斷上升。

第二，有關工作人員在全面預算管理落實過程中使用的方法存在不合理性，預算未覆蓋全部經營內容，預算項目也是一成不變，沒有根據公司實際情況及時調整和完善，很容易引發風險，內部控制目標也無法實現。

監督力度有待提升

強化監督是內部控制工作中的重要一環，做好監督工作有助于提高內部控制效率。但是監督力度不夠以及監督體系不完善等是物業公司的常態。部分物業公司現行的監督制度和體制存在漏洞，在日常工作過程中，審計部門沒有嚴格遵守要求和規定執行任務，造成內部控制工作效率低下。許多物業公司雖然建立了專門的監督管理部門，但是缺乏對應的工作流程和標準，人員開展工作無據可依，監督制度很難落實。再加上物業公司管理事務較為繁雜，影響審計工作的因素較多，審計效率低下的問題長期存在，內部控制質量得不到保證，公司經營也受到制約。

缺乏風險管理體系

通常情況下，物業公司開展內部控制的目的在于規避風險，確保各項業務和經營活動如期開展。而要達到該目標，必須要完善風險管理體系，加強風險評估，做好風險管控。但對物業公司內控現狀實現深入分析發現，許多公司缺少風險評估和風險管控制度：第一，風險評估機制不夠完善，難以及時識別經營活動中存在的風險，隨著風險不斷積累，一旦爆發，公司遭受的損失不堪設想。第二，風險管控機制也不夠健全。在處理經營風險的過程中，公司的應對能力有待提升，無法提出可行的應對方案，不僅經濟收益受到影響，未來發展也會受到阻礙。

物業公司加強內部控制的有效對策

強化思想認知

第一，管理人員首先要正視內部控制，明確其重要性，同時引導其他工作人員共同參與內部控制，在內部營造全員參與內部控制的氛圍，強化全體人員的內控認知。

第二，健全內部組織架構，合理分配各部門以及人員的職責，督促工作人員各司其職，共同助力內部控制工作開展，并提高內控效率。

第三，注重加強人員培訓，除了增強其意識之外，還應增強其內部控制專業能力，豐富其內部控制理論知識，提升工作人員的綜合水平。此外，還應完善績效考核制度，在績效考核過程中引入與內部控制效果相關的指標，保證考核結果公平公正且客觀準確，進一步調動員工的積極性，端正其工作態度，為達到內部控制目標提供人力資源支持。

完善內部控制制度

第一，除了原有的基礎性管理制度之外，物業公司應以內部控制角度為切入點，建立針對性的制度，并保證該制度和其他制度相互獨立，盡快彌補原有制度方面的不足，也防止工作人員混淆內部控制和其他工作內容。

第二，及時補充內部控制制度內容，保證內部控制條例的準確性以及全面性，為工作人員開展內部控制提供依據，也為實現精細化內部控制管理打好基礎。

第三，作為領導人員，應意識到內外環境并不是一成不變的，結合現實情況來看，企業內外環境在無時無刻地發生改變，因此，制度不能一成不變。長期不變的制度會制約內部控制，物業公司應根據實際情況對現行制度做出調整和完善，保證制度規范有效，助力公司應對風險，突破瓶頸。

實行全面預算管理

預防并管控財務風險是物業公司內部控制中的核心內容。經上述分析發現，許多物業公司全面預算管理落實不到位，導致內部控制效果不佳，還加劇了風險。因此，在后續發展過程中，物業公司需積極開展全面預算管理，發揮全面預算管理的優勢，發揮內部控制的實際價值，規避財務風險的同時，提高企業經營效益。比如預算人員在以往主要利用增量預算模式，在新時期可應用零基預算，并參考公司的實際情況，結合發展戰略目標，在不同階段提出針對性的預算方案，使預算管理范圍更大，同時減少資源浪費，提高資金使用率，保障現金流動充分，實現規避財務風險的目的。

完善內部監督審計體系

要實現預期的內部控制目標，物業公司還應完善內部監督審計體系，及時發現內部控制實施過程中的問題和不足之處，并采取合理的方法解決。

第一，物業公司應根據自身實際情況，建立監督管理制度，完善管理內容，明確監督流程，為相關工作人員實踐提供依據和參考。

第二，成立專門的內部控制監督管理部門，并指定專業人員，并將人員切身利益和內部控制效果相掛鉤，督促人員嚴格遵守監督管理制度，實施監管工作，及時指出內部控制中的風險，并使用合理的方法應對。

第三，還有必要落實內部責任追究制。針對員工的不當行為，比如違反相關規定和要求并導致風險產生或造成企業遭受損失，必須要及時尋找責任人，并做出對應的懲罰或處理，也針對其他人員產生警醒作用，保障監督管理到位。

建立風險評估與管控機制

針對目前物業公司風險評估和管控方面存在的問題，必須要盡快解決，保障內部控制達到預期的效果。

第一，作為物業公司的內部審計部門，應該積極承擔責任，全面且細致地審核所有業務報表，深入分析和探究預算方案，并對外部市場環境展開全方位調研，分析經營方案是否可行，并評估其風險指數。

第二，所有風險評估活動完成以后，內部審計部門需要出具對應的評估報告，在其中提出針對性的建議，再將其反饋給領導人員，領導人員再次審核并做出最終決策，通過優化風險評估和管控體系，在經營管理全過程中貫穿內部控制，使物業公司抗風險能力提升，幫助公司實現穩定和諧發展。

第三，內部控制過程中的風險評估和管控應落實到經營管理的每個環節。因此，物業公司應參考自身的經營業務特征，從以下三個方面著手，分別是事前風險防范、事中風險控制、事后風險管控，從全局做好風險預防及防控，降低風險發生率，減少不必要的損失。

綜上所述，隨著時代以及經濟快速發展，尤其是我國房地產行業在過去的一段時間迅猛發展，物業領域受到了整個社會的高度關注和重視，大量物業公司涌現，使得物業行業競爭越來越激烈，在該時代背景下，內部控制的重要性不言而喻。對于物業公司而言，加強內部控制有助于提高物業公司財務管理水平、助力物業公司預測市場發展、強化物業公司對資金的管理。但是通過了解實際情況發現，目前我國物業公司內部控制方面存在問題較多，主要包括公司內部控制意識薄弱、內部控制制度不夠完善、全面預算管理落實不到位、監督力度有待提升、缺乏風險管理體系，需盡快解決上述問題，為后續發展夯實基礎。本文通過分析提出了相關對策，包括強化思想認知、完善內部控制制度、實行全面預算管理、完善內部監督審計體系、建立風險評估與管控機制，希望能幫助物業公司克服挑戰，應對競爭，實現高質量發展。

（作者單位：成都德冠物業管理股份有限公司）