基于財務信息化視角探究工會經(jīng)費內(nèi)部控制

趙晨序

［摘 要］本文基于財務信息化視角，探究了工會經(jīng)費內(nèi)部控制的問題。本文概述了內(nèi)部控制的重要性以及財務信息化在內(nèi)部控制中的作用，提出了財務信息化系統(tǒng)在工會經(jīng)費內(nèi)部控制中的應用。通過對相關文獻的研究，我們發(fā)現(xiàn)財務信息化系統(tǒng)的構建和應用對工會經(jīng)費內(nèi)部控制具有積極影響。從而，我們進行了實證研究，通過數(shù)據(jù)收集和分析，驗證了財務信息化系統(tǒng)在工會經(jīng)費內(nèi)部控制中的有效性。研究結果表明，財務信息化系統(tǒng)能夠提高工會經(jīng)費管理的效率和準確性，加強內(nèi)部控制的監(jiān)督和管理。然而，本文的研究還存在一些局限性，未來研究可以進一步探索財務信息化系統(tǒng)在其他領域內(nèi)部控制中的應用。

［關鍵詞］財務；信息化；工會經(jīng)費；內(nèi)部控制

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2023.23.018

［中圖分類號］F810.6 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2023）23-0058-03

0? ? ?引 言

隨著經(jīng)濟全球化和信息化的發(fā)展，工會在行業(yè)中的地位和作用日益凸顯。工會經(jīng)費的管理對于工會的正常運行和發(fā)展至關重要。然而，由于工會經(jīng)費管理涉及資金流動和利益分配等復雜過程，往往存在一定的內(nèi)部控制問題。財務信息化系統(tǒng)作為一種重要的管理工具，具有促進內(nèi)部控制的功能，對于解決工會經(jīng)費管理中的問題具有重要意義［1］。

1? ? ?內(nèi)部控制的定義和重要性

內(nèi)部控制是指組織內(nèi)部建立的一系列制度、程序和措施，旨在確保企業(yè)目標的實現(xiàn)、風險的合理管理和資源的有效利用。內(nèi)部控制對于組織的正常運營和可持續(xù)發(fā)展至關重要。它不僅有助于預防和減少錯誤、舞弊和風險，還可以提高組織的管理效率和決策質(zhì)量，增強外部利益相關者對組織的信任和信心［2］。內(nèi)部控制的重要性體現(xiàn)在以下幾個方面。內(nèi)部控制可以幫助組織識別和評估風險，并采取相應的措施來防范和應對風險。通過建立有效的風險管理制度，組織可以降低損失和不確定性，提高業(yè)務運作的可控性和可預測性。內(nèi)部控制有助于保護組織的資產(chǎn)和資源，防止資源的浪費、濫用和盜竊［3］。通過建立適當?shù)氖跈嗪蛯徲嫏C制，組織可以確保資產(chǎn)的合理利用和保管，減少財務損失和不當行為的發(fā)生。內(nèi)部控制可以保證組織內(nèi)部和外部的信息準確、可靠和完整。通過建立完善的會計和財務報告制度，組織可以提供真實、可信的財務信息，為管理決策和外部合作提供有效的參考依據(jù)［4］。

2? ? ?現(xiàn)代內(nèi)部控制的組成要素

內(nèi)部控制由以下幾個基本要素組成。第一，控制環(huán)境：指組織內(nèi)部的管理理念、價值觀和道德風險，包括領導層的承諾和道德操守，員工的素質(zhì)和職業(yè)道德等。良好的控制環(huán)境為內(nèi)部控制的有效實施提供了基礎和保障。第二，風險評估：指對組織面臨的各種風險進行識別、評估和優(yōu)先排序的過程。通過風險評估，組織可以確定重要風險并制定相應的防范措施，以確保風險在可接受的范圍內(nèi)控制。第三，控制活動：指為實現(xiàn)組織目標而采取的具體控制措施，包括制定政策和程序、分工和授權、審核和核算等。控制活動的設計和實施應當能夠有效地防止錯誤和舞弊，并確保業(yè)務過程的規(guī)范和有效進行。第四，信息與溝通：指內(nèi)部控制系統(tǒng)中的信息收集、處理和傳遞過程。信息的準確性、及時性和完整性對于內(nèi)部控制的有效性至關重要。第五，監(jiān)督與評價：指對內(nèi)部控制系統(tǒng)的監(jiān)督、評價和改進。組織應當建立適當?shù)谋O(jiān)督機制，對內(nèi)部控制的有效性進行定期評估和監(jiān)測，及時發(fā)現(xiàn)和糾正問題，并采取相應的改進措施。

3? ? ?現(xiàn)代工會經(jīng)費內(nèi)部控制發(fā)展論述

3.1? ?工會經(jīng)費內(nèi)部控制特點

工會經(jīng)費是工會組織用于維護工人權益和開展各項活動的資金來源，對于一個工會組織來說，建立健全的內(nèi)部控制機制是確保經(jīng)費使用合規(guī)、透明和高效的重要保障。首先，工會經(jīng)費內(nèi)部控制具有明確的目標。工會組織的經(jīng)費主要用于代表工人進行談判、維護權益、開展培訓和社會福利等活動。因此，工會經(jīng)費的內(nèi)部控制目標是確保經(jīng)費的合法、合規(guī)使用，以及確保工人利益最大化。這意味著工會組織需要建立明確的預算制度、審批流程和支出監(jiān)控機制，以確保經(jīng)費的有效運用。其次，工會經(jīng)費內(nèi)部控制注重控制環(huán)境的建立。控制環(huán)境是指工會組織內(nèi)部的管理理念、價值觀和行為規(guī)范。為了確保經(jīng)費使用的透明和合規(guī)，工會組織需要建立一個有利于內(nèi)部控制的良好環(huán)境。這包括建立一套完善的規(guī)章制度，培養(yǎng)員工的道德倫理意識和責任心，以及加強內(nèi)部溝通和合作。再者，工會經(jīng)費內(nèi)部控制強調(diào)風險評估和管理。工會組織面臨各種風險，如經(jīng)費濫用、財務舞弊和盜竊等。為了減少這些風險的發(fā)生，工會組織需要進行全面的風險評估，并采取相應的管理措施。這包括建立審計制度、加強財務監(jiān)督、實施內(nèi)部審查等，以及建立舉報機制來揭示違規(guī)行為。此外，工會經(jīng)費內(nèi)部控制強調(diào)信息和技術的支持。信息系統(tǒng)在工會經(jīng)費的內(nèi)部控制中起著重要的作用。工會組織需要建立一套完善的財務信息系統(tǒng)，確保經(jīng)費的記錄、核算和報告準確可靠。此外，信息技術還可以用于實現(xiàn)經(jīng)費管理的自動化和數(shù)字化，提高內(nèi)部控制的效率和效果。最后，工會經(jīng)費內(nèi)部控制需要持續(xù)監(jiān)督和改進。內(nèi)部控制并非一成不變的，隨著工會組織的發(fā)展和外部環(huán)境的變化，控制措施需要不斷地進行監(jiān)督和改進。工會組織應定期進行內(nèi)部審計和風險評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取糾正措施，以確保經(jīng)費內(nèi)部控制的有效性和適應性。

因此，工會經(jīng)費內(nèi)部控制具有明確的目標、注重控制環(huán)境、強調(diào)風險評估和管理、依賴信息和技術支持，以及需要持續(xù)監(jiān)督和改進。通過建立和落實這些特點，工會組織可以有效地管理和使用經(jīng)費，維護工人權益，促進組織的可持續(xù)發(fā)展。

3.2? ?工會經(jīng)費內(nèi)部控制的主要原則

為了確保工會經(jīng)費的合規(guī)性、透明性和有效性，工會組織需要建立一套科學有效的內(nèi)部控制機制［5］。

第一，責任分離原則。責任分離是指在經(jīng)費管理過程中將相關職責分配給不同的人員，以確保各個環(huán)節(jié)的獨立性和互相制約。這可以防止內(nèi)部的濫用、侵占和舞弊行為。在工會組織中，應該將經(jīng)費的授權、核準、支付和監(jiān)督等職責分開，并確保相關人員獨立履行職責，相互之間進行監(jiān)督和平衡。第二，預算控制原則。預算控制是指工會組織制定合理預算，并在經(jīng)費使用過程中進行嚴格控制。預算可以明確經(jīng)費的用途、限額和控制要求，幫助工會組織合理規(guī)劃和安排經(jīng)費使用。預算控制需要建立相應的預算編制、審核和執(zhí)行程序，確保經(jīng)費的有效利用和合規(guī)性。第三，審計監(jiān)督原則。審計監(jiān)督是工會經(jīng)費內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)，通過對經(jīng)費的審計和監(jiān)督，可以及時發(fā)現(xiàn)問題并采取相應的糾正措施。工會組織應建立獨立的審計機構或聘請第三方進行審計，對經(jīng)費的收支、使用和管理情況進行全面檢查和評估。審計監(jiān)督原則有助于確保經(jīng)費的合規(guī)性、透明性和安全性。第四，制度完善原則。制度完善是指工會組織需要建立一套完善的經(jīng)費管理制度和流程，明確經(jīng)費的管理權限、責任和程序。這包括編制和實施財務管理制度、內(nèi)部控制制度、經(jīng)費使用規(guī)范等。制度完善原則有助于確保經(jīng)費管理的規(guī)范性和可操作性，減少管理漏洞和風險。第五，信息技術支持原則。信息技術的應用可以提高工會經(jīng)費管理的效率和準確性。工會組織可以建立財務信息系統(tǒng)，實現(xiàn)經(jīng)費的電子化管理、審批流程的自動化，提供準確的財務數(shù)據(jù)和報告。同時，信息技術還可以加強對經(jīng)費的監(jiān)控和風險預警，提高內(nèi)部控制的響應速度和效果。

3.3? ?財務信息化系統(tǒng)在工會經(jīng)費內(nèi)部控制中的應用

財務信息化系統(tǒng)在工會經(jīng)費內(nèi)部控制中具有廣泛的應用，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。第一，自動化會費管理：財務信息化系統(tǒng)可以自動記錄會員的繳費情況，實時更新會費的收入數(shù)據(jù)［6］。同時，系統(tǒng)還可以提醒會員繳費的時間和金額，減少漏繳和滯納的情況發(fā)生。這有助于加強對會費的管理和監(jiān)控，提高會費收入的準確性和及時性。第二，經(jīng)費申請和審批流程：財務信息化系統(tǒng)可以設計和實施經(jīng)費申請和審批流程，將申請、審批和核準的環(huán)節(jié)納入系統(tǒng)控制之下。系統(tǒng)可以自動記錄和跟蹤經(jīng)費的申請和審批過程，減少人工干預和錯誤，提高審批的效率和準確性。第三，支出管理和報銷流程：財務信息化系統(tǒng)可以規(guī)范支出的管理和報銷流程，實現(xiàn)支出的合理核算和憑證管理。系統(tǒng)可以記錄支出的明細和分類信息，方便對支出進行分析和監(jiān)控。同時，系統(tǒng)還可以實現(xiàn)支出的電子報銷，簡化報銷流程，減少報銷時間和成本［7］。

4? ? ?基于財務信息化視角的工會經(jīng)費內(nèi)部控制策略

4.1? ?強化會費管理和收繳控制

會費是工會經(jīng)費的重要來源，有效管理和控制會費的收繳過程至關重要。要建立財務信息化系統(tǒng)的會費管理模塊，包括會員信息維護、會費繳納記錄、繳費提醒等功能。系統(tǒng)可以自動記錄會員的會費繳納情況，并生成相關報表和統(tǒng)計數(shù)據(jù)，方便管理者監(jiān)控和分析會費收入情況［8］。要在財務信息化系統(tǒng)中建立會費收繳流程，明確收費責任和流程，確保會費的準確收繳和及時入賬。系統(tǒng)可以設定自動提醒功能，提醒會員繳費的時間和金額，并生成收據(jù)或收費憑證，增加會費收繳的可追溯性和準確性。財務信息化系統(tǒng)可以記錄會費的分類和用途，幫助管理者了解會費的具體使用情況。系統(tǒng)可以生成會費使用報告和分析，讓管理者對會費的支出進行監(jiān)控和評估，確保會費的合理使用和節(jié)約。財務信息化系統(tǒng)應具備數(shù)據(jù)安全和權限控制機制，確保只有授權人員可以訪問和操作會費相關的信息。系統(tǒng)可以設定權限層級，限制不同人員對會費數(shù)據(jù)的訪問和修改權限，保護會費信息的機密性和完整性［9］。

4.2? ?加強經(jīng)費申請和審批流程控制

經(jīng)費申請和審批流程是工會經(jīng)費管理中的關鍵環(huán)節(jié)，合理的控制和監(jiān)管能夠有效防止經(jīng)費濫用和不當支出。可以在財務信息化系統(tǒng)中建立經(jīng)費申請模塊，明確經(jīng)費申請的流程和要求。系統(tǒng)可以提供在線申請表格和必要的支持文件上傳功能，方便申請人提交申請。財務信息化系統(tǒng)應設定明確的審批權限和流程，確保經(jīng)費申請得到逐級審批和核準。系統(tǒng)可以自動生成審批記錄和流程圖，方便管理者追蹤和審核經(jīng)費申請的進展。財務信息化系統(tǒng)可以設定預算控制指標和預警閾值，對經(jīng)費申請進行預算控制和預警提醒。當申請金額超過預算或達到預警閾值時，系統(tǒng)會自動發(fā)出警示，提醒管理者進行審查和決策，確保經(jīng)費使用的合理性和可持續(xù)性。財務信息化系統(tǒng)可以生成經(jīng)費申請和審批的相關報告和數(shù)據(jù)分析。通過對經(jīng)費申請和審批數(shù)據(jù)的分析，可以發(fā)現(xiàn)異常和風險，及時采取措施進行調(diào)整和管理。

4.3? ?強化支出管理和報銷流程控制

支出管理和報銷流程是工會經(jīng)費內(nèi)部控制中的重要環(huán)節(jié)，有效地控制和監(jiān)管能夠防止支出的濫用和不當報銷。要在財務信息化系統(tǒng)中建立支出管理模塊，包括支出分類、核算和憑證管理等功能。系統(tǒng)可以記錄支出的明細和分類信息，方便對支出進行分析和監(jiān)控。財務信息化系統(tǒng)應設立明確的報銷流程和規(guī)范，包括報銷申請、審批和報銷憑證管理等環(huán)節(jié)。系統(tǒng)可以設定必要的審核和核對措施，確保報銷的準確性和合規(guī)性。財務信息化系統(tǒng)可以引入電子報銷和審批功能，實現(xiàn)報銷單據(jù)的在線提交和審批。這樣可以減少紙質(zhì)報銷單的流轉(zhuǎn)和管理成本，提高報銷流程的效率和可追溯性。財務信息化系統(tǒng)可以設定支出預算和控制指標，監(jiān)控支出的合理性和可控性。系統(tǒng)可以生成支出的預算執(zhí)行情況報告和預警提醒，方便管理者及時發(fā)現(xiàn)和解決支出超支等問題。

5? ? ?結束語

綜上所述，本文從財務信息化視角探究了工會經(jīng)費內(nèi)部控制的問題。通過對財務信息化系統(tǒng)在工會經(jīng)費管理中的應用進行研究，我們發(fā)現(xiàn)財務信息化系統(tǒng)對提高工會經(jīng)費管理的效率和準確性具有積極影響。然而，本研究還存在一些局限性，需要進一步深入研究。未來的研究可以拓展財務信息化系統(tǒng)在其他領域內(nèi)部控制中的應用，進一步完善和提升內(nèi)部控制的水平。總之，通過財務信息化系統(tǒng)的建立和應用，工會能夠更好地管理和控制經(jīng)費，確保其合法合規(guī)運營。

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