大數據環境下高校檔案信息化建設問題及對策

崔芳芳 郝靜

(湖北工業職業技術學院 湖北十堰 442000)

大數據能夠依托先進的數據算法，對極大數量級數據進行分析，幫助人們挖掘出不同數據之間的聯系。高校在進行檔案工作開展時，會產生較多的數據，通過應用大數據技術，高校能夠利用其他數據內容來完善檔案信息庫，了解到那些通過常規統計方式無法得出的結論，提升檔案應用水平，進一步完善檔案信息化建設。

1 高校檔案信息化建設的概念與背景

首先，高校檔案信息化建設工作既是一項與時代發展要求相適應的業務工作，又是我國信息化建設的重要內容。它以師生的需要為指導，運用信息技術對檔案信息進行采集、處理、存儲、傳輸、共享，極大地提高了檔案的工作效率。并在此基礎上，實現了網絡信息服務體系的建設。在基礎設施建設、信息資源建設、檔案系統建設、能力培養和安全保障等多方面進行了深入研究，為進一步實現信息化的全面覆蓋打下了堅實基礎。我國高校檔案工作的信息化建設是一項具有遠見的工作。南京大學檔案館于1983 年率先應用計算機技術進行檔案信息建設，這是我國檔案事業發展的初步階段，為今后的工作積累了豐富的經驗。到20世紀90年代后期，我國各高校已全面應用計算機技術進行檔案信息的登記和應用。2000 年全國檔案工作會議和2002 年《全國檔案工作“十五”規劃》都明確了我國高校檔案工作的目標，這意味著高校檔案信息化工作已全面開展。當前，經過三十多年的摸索和發展，高校檔案信息化工作已有了可喜的成果，并逐漸摸索出適合中國國情的新型檔案信息服務模式。

2 大數據環境下高校檔案信息化建設意義

2.1 適應時代和社會發展的要求

隨著信息化時代的到來，新一代信息技術如互聯網、云技術、物聯網等日益普及，數據信息的爆炸式增長，使傳統的紙質檔案逐漸淡出歷史舞臺。隨著信息時代的到來，檔案信息化成為當前國家檔案事業發展的當務之急，同時，也是加強高校檔案館建設、促進學校行政工作開展的一項重大舉措。

2.2 與高校辦公自動化相適應，提升檔案工作效能

在過去，傳統的檔案工作受到單機和局域網的制約，其信息化水平較差，致使大部分的檔案工作和信息的分享都只限于檔案室內部。而大部分的文件收集、整理、歸檔、信息錄入、編目、編檔等檔案工作都是手工進行，因此工作量很大。它不但工作效率低，錯誤率高，信息失真，文件易丟失，文件保存壽命短，而且也很難充分利用共享檔案信息的功能，導致大多數的檔案都是閑置狀態。在大數據時代，借助互聯網、計算機等先進的技術手段，實現了對紙質文件和電子文件的有效、有序地運用。高校檔案工作人員可以利用網絡進行檔案的收發、錄入、歸檔、檢查等工作，從而縮短檔案的形成和使用時間，大大提高了檔案的工作效率。隨著高校校園網建設的普及，檔案員可以利用網絡的方式與學校的辦公自動化系統對接，及時接收在辦公自動化過程中生成的電子文檔，并將其轉換為電子檔案，從而達到優化檔案資源的目的[1]。

2.3 拓寬高校檔案的服務領域

在大數據背景下，傳統的靜態、封閉式、紙質應用模式向現代動態、開放式、“紙質+信息化”模式推進，充分體現了它“以史鑒今，資教育人”的重要功能。利用電子技術，可以對某些不易保存、歷史久遠的文件進行備份，并利用加密、設置限制等功能，保證數據的真實性。同時，還可以設置一個電子檔案網站，方便師生隨時查閱。同時，還可以開設網上圖書館、電子數據庫等資源，為師生教學和學習提供便利[2]。

3 高校檔案信息化在大數據環境下的發展趨勢與問題

3.1 檔案信息化是高校檔案工作的發展趨勢

現代科技的發展給人們帶來了方便、快捷、高效、安全的技術環境。高校的檔案工作也得益于此，高校圖書館利用現代電子技術，不斷完善檔案工作開展手段，拓展圖書館的服務范圍，提供高效、優質的服務，使之朝著信息化、網絡化、多元化、多層次地發展。

3.2 高校檔案信息化建設的主要影響因素

技術（硬環境）因素和非技術（軟環境）因素是制約高校檔案信息化發展的重要因素。硬環境總體上包含了完備的電子設備、廣泛的網絡、相關的信息技術。檔案資源建設、檔案信息使用、檔案信息服務等都離不開一個良好的硬環境。軟環境總體上是指資金資源充足、體制機制健全、法規制度健全等。而缺少軟環境的支撐，也會對檔案事業的發展產生一定的不利影響。

3.3 高校檔案信息化建設中的一些問題

3.3.1 對傳統紙質檔案的沖擊

在紙質化的社會，一切可以利用的時間、人力、智力、物力、財力等資源，都將集中于紙質文件的使用。電子檔案的出現，使傳統的資源配置模式發生變化，逐步轉向電子檔案的使用，并逐步提高其配置比例，從而使紙質檔案在市場上的競爭優勢大大減弱。而且，隨著大量的人力物力向電子檔案流動，紙質檔案的修復與保護工作已難以持續。另外，由于電子檔案的使用日益普及，人們在認識和理解檔案時，往往會忽略紙質檔案價值。其實，紙質檔案可以為我們提供大量的第一手材料和實物資料，但由于太過依賴電子成像、錄音等技術，所以對一手材料的挖掘深度不夠，很難做出成績。比如：學校圖書館里的紙質檔案，在統計年鑒時十分齊全，但是學生和老師的使用效率非常低[3]。

3.3.2 檔案信息化本身的問題

我國檔案信息化發展相對滯后，受人力、物力、觀念保守、檔案總量龐大的制約，在檔案信息化的進程中，難免會遇到一些問題。首先，作為電子數據的一種，電子檔案不可避免地會產生“臟數據”。高校是檔案信息量大、更新頻繁的地方，“臟數據”是不可避免的。比如：對已畢業或轉學的學生，由于其學籍信息不能及時地被轉到檔案中，從而影響到學校的信息化建設。圖書館在對新書進行編輯時，因疏忽而造成圖書信息錯誤，從而影響到后續讀者的借閱。對這些重復、錯誤、失效的“臟數據”的檢索與修正是一個龐大的工程，而且由于其具有較強的可重復性，而且需要大量的輔助人員、設備和技術支持，增加了工作的難度和費用。其次，對電子檔案信息的利用還不夠充分，離目標還很遙遠。高校檔案館的信息化建設是以數據庫為基礎，對現有的檔案信息進行數字化處理，并對其進行備份和共享。但是，因為基礎建設太差，缺乏軟、硬環境，制約著檔案的開發、應用，從而直接影響了檔案信息化建設的目標[4]。

3.3.3 檔案信息化的認識不足

隨著信息技術的不斷發展，尤其是在高校中，隨著信息技術的不斷普及，我國的檔案工作也在突飛猛進，從傳統的紙質檔案使用轉向了電子檔案建設。當前，我國大部分的檔案工作人員都缺乏對檔案信息的認識，沒有順應時代的發展趨勢，仍然在原有的檔案使用觀念的指導下，注重實物檔案的利用。而作為檔案應用部門，由于它不是學校的一個重要部門，在沒有受到足夠的關注的情況下，很難引起學校領導的注意。大部分高校沒有正確認識到檔案信息化建設在教學和科研中的重要作用。因此，部分高校未能制訂出合理的檔案信息化發展計劃，從而影響了高校檔案信息化的發展和工作效率。

3.3.4 檔案信息化建設的投入不到位

高校的檔案工作是一個系統、全面、復雜的工作，需要投入大量的資金和設備，尤其是在硬件和軟件上。部分學校對高校檔案信息化工作的重視不夠，因此，在實際工作過程中，由于沒有投入大量的資金和硬件投入，使高校的檔案信息化建設速度緩慢，導致了現代化檔案使用工作效率低下。

4 大數據背景下高校檔案信息化建設對策

4.1 高校檔案信息化建設的SWOT分析

SWOT 分析是綜合優勢、劣勢、機會、威脅等因素而做出的客觀、全面和科學的戰略分析。通過以上對高校圖書館信息化的必要性和現狀的分析，可以對當前高校圖書館的信息化進行SWOT分析。

4.1.1 優勢

（1）其內容的形式多種多樣，涵蓋了方方面面，如教學檔案、科研檔案等。（2）其是一種有價值的信息資源，可供收集和使用。例如：在進行科學研究時，需要參考有關的檔案。（3）有較高的社會地位。從四年一度的國際檔案會議可以看到，檔案在社會上的重要性。檔案的基本性質是“原始記錄性”，它可以為讀者提供較為真實的信息，從而得到人們的認同和信賴。（4）提供服務。在信息爆炸的今天，檔案信息化極大地促進了高校科學活動的開展，教學使用的質量與效率得到了極大的提升，同時也降低了重復、落后的工作。

4.1.2 劣勢

（1）人力、物力資源的投入是有限的。高校的資金投入主要集中在“看得見”的地方，如校園的綠化，而在“看不見”的高校檔案信息化建設中，由于要購置配置高、穩定性好、容量大的儀器、購置大量的學術數據庫等，其投資的資金相對有限。而且，基礎設施不健全，使用也比較落后。許多高校沒有配備相應的微機和網絡服務器，或者不能及時進行更新和維護，嚴重影響了檔案的工作效率。（2）它具有電子數據“臟數據”的缺陷。（3）信息資源的開發和共享程度不高。（4）有關法律法規不完善，以及規范和法律保障的缺失。

4.1.3 機會

（1）隨著檔案意識的增強，檔案信息的需求量也越來越大。（2）推進信息化行政工作開展模式。隨著校園網絡的建成，高校圖書館的無紙化、電子化等信息使用方式的不斷推進，對促進檔案信息化的發展具有重要意義。（3）國家高度重視檔案使用工作，不斷健全檔案法規。

4.1.4 威脅

（1）我國的信息安全問題十分突出。在大數據時代，黑客攻擊、病毒入侵、信息丟失等問題是不可避免的，就像最近發生的比特幣敲詐事件一樣，給高校的檔案造成了很大的負面影響[5]。（2）檔案工作職位不穩定也是經常出現的。

4.2 從SWOT角度分析高校檔案信息化建設的可持續發展戰略

通過以上SWOT 分析，該文認為，加強優勢、強補短板、把握機遇、化解危機是我國高校檔案信息化可持續發展戰略[6]。

4.2.1 從大檔案的角度發揮高校檔案工作職能

大檔案是一種與小檔案不同的檔案觀念。“小檔案”是指被限制在某部門、某一單位，發展范圍較窄的檔案觀；“大檔案”是檔案視野和思維更加開闊的發展模式和發展方向。從大檔案的角度來看，高校檔案的信息化已經不僅僅是校內的行政檔案、教學科研檔案的分享與交流，而是面向校友、同行業乃至社會開放，包括校史檔案、校園實踐活動、跨校合作等檔案信息，為學生提供更多元化、更開放的信息資源。這樣既能提高學校的檔案信息化水平，又能提高學校的整體形象，是兩全其美的好事。

4.2.2 加強對檔案的經費投入，要做到資源的合理配置，要有重點地進行投資

要積極爭取資金支持，營造一個較好的硬技術環境。同時，也要將有限的資源投入到最好的地方，例如：維修和更換舊的設備，引進高配置的服務器、磁盤、電腦、掃描儀等。但應注意不能一味地追求技術的精準化，而忽略設備的實際需求和使用壽命的局限性，過分地或重復地配置，造成設備的利用率低下，造成資源的浪費。

4.2.3 以社會需要為基礎，深入挖掘檔案資源，使檔案資源最大化地共享

許多學生在學校4 年的時光里，并沒有多少機會接觸到學校提供的數據，主要依靠百度、知乎、豆瓣等網站平臺的信息源。其原因一方面是學校沒有充分地宣傳，另一方面是學校的資源并不能很好地滿足學生的需要，常常因為分享程度不高或者選擇過多而無法做出決定。因此，在信息開發的觀念上，必須立足于群眾的需要，努力使廣大的使用者都能充分地使用這些資料，避免“重藏輕用”。同時，在信息技術上，可以通過XML語言等技術來解決“信息孤島”等問題，使各種標準的數據庫之間的信息交換和共享，從而達到最大限度地利用和共享資源[7]。

4.3 制定大數據戰略

各國對大數據的潛力和發展前景都有了深刻的了解，并將其作為國家發展的重要策略。美國于2012年3月首次提出“通過收集、處理大量、復雜的數據，獲取知識和見解，提高科技、工程領域的創新速度，增強美國的國家安全，改變教育和學習方式”，美國隨后出臺了一系列的后續舉措。其他發達國家也不甘落后，紛紛制定戰略，在內容上進行革新，如收集數據及分析方法。處于科技前沿的高校要積極回應，發揮資源與科研優勢，通過產、學、研深度合作與協同創新，推動高校大數據技術創新和高校大數據的整合應用方法[8]。

4.4 大數據采集

大數據采集指的是使用多個數據庫從客戶端（Web、App、傳感器等）接收數據。在網絡環境下，數據無時不在生成，而數據的收集是海量數據的最關鍵環節，也是大數據技術的分析和處理的基礎。針對當前高校大數據資源異構、多源的特點，提出了分級采集、統一應用的基本原則。即由各學院、部處、直屬單位收集和整理出與各相關單位有關的數據，并將收集到的數據，經由校內數據交換平臺，送往校內數據中心進行統一應用。在進行數據收集前，我們必須先將數據的來源歸類。第一類是互聯網網頁上的數據，第二類是手機應用程序上的數據，第三類是高校各個業務系統上的數據。互聯網網頁上的數據。互聯網網頁上的數據收集的Ann資料主要以文字、音頻、視頻、圖形、圖像等方式顯示，其中80%以上是非結構性和半結構性數據。互聯網網頁上的數據主要是利用網絡爬蟲、人工搜索引擎等手段來獲得。這種方法能夠從頁面中提取非結構數據，并將其保存到相應的數據庫中。收集應用程序的數據。因為手機App 的數據分布范圍比較小，比如微信、飛信、QQ等，都是通過轉載、轉發等方式進行的，所以這類數據收集起來比較困難，所以最好的辦法就是通過第三方App 建立數據接口，將這些信息進行無縫連接。高校各個業務系統上的數據。高校的各個業務系統主要是結構化的數據，這類數據的采集，必須引進電子文件一體化的應用模式，建立統一的云計算平臺，注重實用性和技術性的規范化建設。特別是要重視接口的規范化，并在云計算平臺上實現各個業務部門的數據傳輸和遷移[9]。

4.5 加強檔案信息化建設意識

首先，要樹立檔案應用的現代化理念，加強檔案信息化建設的意識。加強對檔案部門的領導，將其納入學校發展戰略，為實現檔案信息化建設提供一個發展方向，加強對檔案信息化建設工作的投入力度。其次，高校的檔案應用部門是檔案信息化建設工作的實踐者，要改變傳統的檔案應用理念，就必須正確認識檔案信息化建設工作的重要性和必要性，合理地制訂各時期的檔案信息化工作的計劃，從而對實物檔案進行有計劃、有針對性的改造，推動了檔案應用工作的信息化進程。

4.6 加大檔案信息化建設投入力度

高校檔案信息化建設工作需要大量的資金投入。高校的檔案應用部門要做好一系列的準備工作，在提高應用者的信息化意識的基礎上，對現有的檔案應用設備進行了改造，采用了最新的應用軟件，確保檔案的信息化建設順利開展。

5 結語

高校要想實現以信息化為基礎的檔案應用系統，就要充分分析現有問題，利用技術提升檔案工作質量促進檔案工作的發展。必須加強對大數據與檔案應用的重視程度，不斷推進相關工作的開展，從而讓檔案數據發揮更大作用。