高校人事檔案管理常見問題及解決策略研究

趙子葉

（西安醫(yī)學(xué)院）

高校人事檔案資料是在具體的高校各項人事活動中生成的，這些資料的形式比較豐富，常見的有文檔、圖片、音視頻等，在經(jīng)過高校組織審查后給予認(rèn)可。隨著“雙一流”大學(xué)建設(shè)步伐的加快，以及信息技術(shù)的快速發(fā)展，高校人事檔案中包含的職工信息越來越豐富，同時在人事檔案管理中也暴露出一些問題，如果不及時進(jìn)行解決，容易導(dǎo)致人事檔案管理風(fēng)險。基于這些存在的問題，高校需要有的放矢地采取有效解決措施，從各個維度和層面來對人事檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，從而促進(jìn)高校人事檔案管理實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，為“雙一流”大學(xué)的建設(shè)和高校的發(fā)展奠定一個穩(wěn)定的基礎(chǔ)。

一、高校人事檔案價值分析

（一）具有較高的憑證價值

高校人事檔案具有較高的憑證價值，具有法律效用，全面、客觀地記錄了人員任職后的成長經(jīng)歷、工作能力、思想品質(zhì)，能真實反映高校人員的成長過程，是高校人員能力的合法憑證。高校在選擇和聘用人才的時候，就可根據(jù)人事檔案信息對人才進(jìn)行科學(xué)的甄選，完成對人才的選擇，從而為高校人事選拔、干部聘用等提供參考，保證人才資源得到更加有效的開發(fā)。

（二）能為人力資源管理積累素材

高校人事檔案記錄了人員的學(xué)歷、身份、教學(xué)資歷等，匯聚在一起形成“人事信息庫”，是助力人力資源管理工作的重要材料。高校決策者在需要使用人事檔案信息資料的時候，就可以登錄該信息庫，找到相關(guān)的人事檔案資料，就能快捷地了解人員的基本情況，快速選擇資質(zhì)、能力、經(jīng)驗等各方面條件都符合崗位需求的人才，促進(jìn)人盡其才，才盡其用，真正優(yōu)化配置高校內(nèi)部人力資源。高校人員檔案不僅包括個人簡歷、職業(yè)培訓(xùn)、政黨團(tuán)體、職稱考核等信息，還包含人員所受到的獎勵和處分、工資待遇等，利用人事檔案可以全方位評價人員的各項能力，促進(jìn)高校人力資源的開發(fā)。

（三）提高高校管理水平

現(xiàn)在，高校人才流動越來越自由和頻繁，加強(qiáng)人事檔案管理，可以幫助高校人事管理者從紛繁的信息中找到有價值的內(nèi)容，提高人事檔案管理工作的質(zhì)量，輔助高校人事行政決策。傳統(tǒng)的人事檔案具有較強(qiáng)的身份依附功能、政治功能淡化，通過實施高校人事檔案管理改革，將人事檔案資料的信用憑證功能、信息記錄功能突顯出來。同時，應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，將人事檔案的靜態(tài)文本信息進(jìn)行動態(tài)轉(zhuǎn)化，使之轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資源，便于高校統(tǒng)一管理。

（四）調(diào)動人員的工作積極性

高校人事檔案能夠評估高校人員在科研、學(xué)術(shù)、教學(xué)以及管理工作當(dāng)中的綜合表現(xiàn)，反映出教師的工作軌跡，展示了教職工的個人情況，因此人事檔案具有嚴(yán)謹(jǐn)性、權(quán)威性。人事檔案是最為原始的資料，且檔案的內(nèi)容會隨著個人履歷的增加而變化，高校人員為了使人事檔案的內(nèi)容更豐富、更具有價值，就需要認(rèn)真工作，不斷創(chuàng)新和實現(xiàn)自我突破，提升能力，從而使檔案更具競爭優(yōu)勢。從此維度來說，高校人事檔案具有一定的激勵作用，教職工為豐富檔案內(nèi)容，需要進(jìn)行終身學(xué)習(xí)，有助于在高校內(nèi)形成良好的工作氛圍和成長環(huán)境。高校也可以根據(jù)人事檔案資料，橫向分析教職工的成長、發(fā)展情況，給予其針對性的教育培訓(xùn)機(jī)會，使其不斷地實現(xiàn)階段性跨越、成長。

二、高校人事檔案管理常見問題分析

（一）高校人事檔案管理制度與機(jī)制還不夠健全

要實現(xiàn)高校人事檔案管理工作的發(fā)展和創(chuàng)新，需要高校管理層具備良好的檔案管理相關(guān)知識，并在實踐中重視人事檔案管理，然而長期以來，高校領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)科研比較重視，相對來說比較輕視人事檔案管理。在此種情況下，高校人事檔案管理方面的相關(guān)制度與機(jī)制就沒有及時結(jié)合實際情況進(jìn)行更新和完善，使得具體的人事檔案管理實踐工作中，難以有科學(xué)的依據(jù)作為參考，也在很大程度上制約了人事檔案管理的高效開展。從高校的沿革來看，人事檔案管理機(jī)制還存在一定的改進(jìn)空間，特別是在當(dāng)今信息時代，人事檔案的存儲、管理、共享等都需要信息技術(shù)和軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施等的支持。然而，目前來看，高校在人事檔案管理工作中的經(jīng)費投入較少，使得人事檔案管理工作信息化水平不是很高，應(yīng)用檔案、查詢信息還需要完成復(fù)雜的程序，導(dǎo)致整體的管理效率不高，也使得檔案的服務(wù)價值難以發(fā)揮出來。

（二）人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和信息化建設(shè)不足

在“雙一流”大學(xué)建設(shè)背景下，高校的人事檔案管理越來越復(fù)雜，而高校人事檔案管理工作本身也面臨著很多新要求和新挑戰(zhàn)。雖然技術(shù)層面上，高校已經(jīng)逐漸開始引入了檔案管理信息化系統(tǒng)，對檔案管理進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化和信息化建設(shè)，但整體建設(shè)水平還比較低，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度不高。此外，隨著高校人事檔案管理中信息化條件的介入，雖然提高了管理的效率和質(zhì)量，但也難以完全規(guī)避因人為因素導(dǎo)致的失誤。在后續(xù)人事檔案開發(fā)利用中，人事檔案使用者很可能會受到錯誤人事檔案信息的影響，而導(dǎo)致人事檔案資料使用效果降低，而檔案所屬者也會可能因此錯過對其職業(yè)生涯影響重大的評比、晉升等。網(wǎng)絡(luò)是開放的，電子人事檔案收集、存儲和利用過程中，也可能會因為計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、病毒以及人為錯誤操作等因素，造成電子人事檔案資料破壞或丟失，使人事檔案面臨較大的風(fēng)險。此外，人事檔案“雙軌制”+“雙套制”管理也帶來新的挑戰(zhàn)，紙質(zhì)檔案和電子檔案各有利弊，如何將紙質(zhì)檔案與電子檔案進(jìn)行有效融合，也是一個容不得忽視和大意的問題。

（三）人事檔案管理隊伍比較落后

新時期高校人事檔案管理工作對從業(yè)人員提出了更高的專業(yè)素質(zhì)要求，然而，實際中受到各種因素的影響，檔案管理隊伍比較落后，隊伍的管理理念也不夠先進(jìn)。在人才結(jié)構(gòu)上，檔案管理工作者整體年齡偏大，沒有接受過專業(yè)化的培訓(xùn)，優(yōu)秀的中青年檔案管理專業(yè)人才數(shù)量相對較少。同時，很多高校的檔案管理工作人員沒有接受過專業(yè)的教育，自身專業(yè)素質(zhì)比較差，專業(yè)理論知識和實踐技能有限或更新不夠及時，使得人事檔案管理效果和預(yù)期目標(biāo)存在較大差異。此外，高校人事檔案管理崗位人員也不夠穩(wěn)定，經(jīng)常出現(xiàn)人員變動的情況，還存在較大的流動性，也給高校人事檔案管理造成很多阻礙。

三、高校人事檔案管理常見問題解決策略

（一）引進(jìn)先進(jìn)管理理念，加強(qiáng)人事檔案管理制度與機(jī)制建設(shè)

高校人事檔案管理工作是內(nèi)部行政管理工作的重要內(nèi)容和環(huán)節(jié)，高校管理層要加強(qiáng)重視，要從戰(zhàn)略管理的高度，從學(xué)校可持續(xù)發(fā)展的高度，對人事檔案管理給予充分的重視，予以資源、資金上的充分支持和保障。同時，還要在內(nèi)部加強(qiáng)宣傳，使各部門人員都能認(rèn)識到人事檔案管理的價值意義，積極主動地參與進(jìn)來，主動協(xié)調(diào)、配合和共同創(chuàng)新

人事檔案管理這項工作。要動員各方力量，深入和全面地調(diào)查分析人事檔案管理問題，針對存在的問題健全和完善現(xiàn)有的人事檔案管理制度與機(jī)制。可借鑒國外的人事檔案管理模式，推行人事檔案與本人見面制度，讓人事檔案真正成為個人的標(biāo)志，讓檔案本人能夠主動參與到其中。要制定與完善人事檔案收集制度，及時、全面收集高校人員基本情況、參加科研與學(xué)術(shù)資料、榮譽與獲獎情況、誠信資料等，還要包括可以反映個體的現(xiàn)實表現(xiàn)、思想品德、工作能力等內(nèi)容。要對所收集的材料進(jìn)行去偽存真，使收集的材料系統(tǒng)成套、有頭有尾，從源頭上確保檔案內(nèi)容的完整、真實，避免混入虛假消息。只有真實、有效的檔案資料，才能為高校人力資源等各項工作提供準(zhǔn)確的資料支持，使人員錄用、干部提拔、政審、退休等都能得到嚴(yán)格的把關(guān)和控制。對于無法確定的人事檔案資料，進(jìn)行實地調(diào)查，確保結(jié)論的精準(zhǔn)性。如果是人事檔案個人填寫的資料，需要進(jìn)行仔細(xì)審查，如果發(fā)現(xiàn)有錯誤，要第一時間進(jìn)行糾正。在出現(xiàn)人員工作調(diào)動時，要嚴(yán)格按照相關(guān)制度傳遞人事檔案，列出詳細(xì)清單，對檔案進(jìn)行整理、分類、核對、編號，加蓋人事部門公章，傳遞途徑必須要通過機(jī)要渠道來進(jìn)行。完善檔案收集制度，明確檔案工作人員的紀(jì)律，各個部門要按照制度和紀(jì)律做好人事檔案材料收集、歸檔的監(jiān)督工作，確保人事檔案材料的收集、歸檔工作能夠順利進(jìn)行。對違反規(guī)定的檔案工作人員，要根據(jù)其違規(guī)情節(jié)和性質(zhì)進(jìn)行相應(yīng)的嚴(yán)肅處理。

（二）完善人事檔案管理內(nèi)容，創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)

高校人事檔案必須要全面、準(zhǔn)確，才能確保其功能作用得到充分的發(fā)揮。因此，高校檔案管理部門需要重新規(guī)劃人事檔案的內(nèi)容，定期、不定期地根據(jù)要求完善補(bǔ)充人事檔案內(nèi)容，分門別類地將人事檔案的各項內(nèi)容進(jìn)行整合和分類，保證人事檔案管理工作的規(guī)范性和科學(xué)性，充分突顯出人事檔案管理的價值。通過完善人事檔案管理內(nèi)容，就可以使檔案信息能夠更加全面，檔案管理工作更加規(guī)范，為人才的選聘、培養(yǎng)、職稱評定、工資待遇調(diào)整等工作奠定堅實基礎(chǔ)。

高校需要建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度，通過制度來指導(dǎo)檔案管理進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)，不斷提高管理流程的科學(xué)性、標(biāo)準(zhǔn)性，全面優(yōu)化高校人事檔案管理質(zhì)量。檔案管理部門需要建立檔案管理責(zé)任制度，明確人事檔案工作人員的責(zé)任劃分，優(yōu)化人力資源配置，確保每個工作人員在專業(yè)知識、實踐技能方面都能契合崗位的需求，充分激發(fā)人員的工作積極性。立足實際科學(xué)制定人事檔案的具體管理程序和管理方法，規(guī)范信息識別、信息傳輸、資料保存、檔案分類等工作流程，進(jìn)一步提高人事檔案管理的科學(xué)性。一是收集工作標(biāo)準(zhǔn)化。高校人事檔案信息資料收集工作，是最基礎(chǔ)的工作。工作人員要動態(tài)地進(jìn)行信息收集，并保證信息資料的可靠性，為后續(xù)人事檔案管理工作的準(zhǔn)確性奠定基礎(chǔ)。檔案信息收集結(jié)束后，將人員的實際工作與歷史情況全部體現(xiàn)出來，進(jìn)行詳細(xì)記錄。二是整理工作標(biāo)準(zhǔn)化。人事檔案管理第二個步驟就是信息資料的整理，工作人員需要及時整理所收集的基礎(chǔ)信息資料，及時補(bǔ)充各個數(shù)據(jù)信息，進(jìn)行分類管理，確保信息的時效性與科學(xué)性。三是保管工作標(biāo)準(zhǔn)化。人事檔案存放要有序化，以避免檔案破壞等問題，提高檔案的使用率。加強(qiáng)對檔案管理的監(jiān)管，應(yīng)用先進(jìn)的管理理念與信息化管理手段進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化操作，以此提高管理的質(zhì)量與效果。

在當(dāng)今信息化時代，高校人事檔案也正向著信息化方向發(fā)展，高校管理層也要具備信息化思維，將人事檔案信息化建設(shè)納入到高校管理工作范疇中，增加對人事檔案網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的投入，配置完善的人事檔案信息化管理所需要的各項設(shè)施設(shè)備，完善檔案信息化管理軟硬件系統(tǒng)，如圖文影像掃描設(shè)備、存儲器、數(shù)碼攝像機(jī)、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器等。應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)手段，根據(jù)人事檔案管理要求和信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，利用信息技術(shù)手段，對高校人事檔案進(jìn)行分類建檔，以方便進(jìn)行信息化管理。高校之間也可以進(jìn)行攜手合作，共同研發(fā)統(tǒng)一的大數(shù)據(jù)云數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)部分可公開的人事檔案信息資料共享，從而推動人才得到更好的開發(fā)利用。在“雙套制”管理模式下，檔案數(shù)據(jù)庫管理還需要建立一個“文件中心”，避免多頭管理的問題。對各類數(shù)據(jù)及時進(jìn)行補(bǔ)充完善，明確設(shè)置各層級檔案管理權(quán)限，不斷提高人事檔案綜合管理水平。在實現(xiàn)檔案服務(wù)信息化的過程中，要對相關(guān)流程進(jìn)行優(yōu)化，實現(xiàn)在線提供檔案信息、遠(yuǎn)程辦理檔案證明等，實現(xiàn)人事檔案資源管理，利用降本增效。

（三）加強(qiáng)人事檔案風(fēng)險管理，提高人事檔案管理人員綜合素質(zhì)

高校人事檔案管理人員需要具備較高的信息素養(yǎng)，應(yīng)用信息技術(shù)等手段進(jìn)行風(fēng)險控制，保證人事檔案信息的安全。依據(jù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格把控檔案資料收集，確保資料真實、完整、實效等。在鑒別人事檔案信息真實性的時候，需要應(yīng)用科學(xué)的鑒別方法，進(jìn)行規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)蔫b別。以信息技術(shù)進(jìn)行管理，減少管理者和使用者閱覽過程中，出現(xiàn)的各種信息篡改問題。從流動環(huán)節(jié)來看，主要的風(fēng)險是人事檔案資料丟失、缺失等問題，在檔案資源流動期間，應(yīng)采用多種技術(shù)手段加強(qiáng)風(fēng)險識別，最大程度地降低風(fēng)險問題，以免導(dǎo)致無法預(yù)估的檔案信息損失。對高校人事檔案進(jìn)行全過程風(fēng)險管理，根據(jù)相應(yīng)的風(fēng)險級別對風(fēng)險進(jìn)行控制，分別從風(fēng)險回避、轉(zhuǎn)移、控制維度進(jìn)行有效的風(fēng)險防控，保障檔案資料安全性。電子檔案資料在檔案使用者借閱期間，需要對借閱界面進(jìn)行相應(yīng)的安全設(shè)計，禁止編輯，以此保障檔案信息安全，保證人事檔案庫安全。

為了提升高校人事檔案管理工作的實效性，必須要加強(qiáng)人才隊伍的建設(shè)。高校合理預(yù)測人事檔案管理工作所需的人力資源結(jié)構(gòu)與數(shù)量，據(jù)此擬定人才招聘計劃，保障檔案人員配置合理，數(shù)量適宜。全面優(yōu)化人事檔案管理隊伍，引入復(fù)合型的檔案管理人才。在制定人才培訓(xùn)目標(biāo)時，需將檔案工作人員納入其中，激勵員工主動學(xué)習(xí)和掌握先進(jìn)的人事檔案管理理念與技術(shù)。在培訓(xùn)內(nèi)容中，要增加信息化、數(shù)字化內(nèi)容比例，提高其信息化技術(shù)與技能。通過在職繼續(xù)學(xué)習(xí)、定期和不定期培訓(xùn)、輪崗交流等多種策略，加快檔案管理工作人員的成長速度。在高校人事檔案管理中，人員是非常重要的執(zhí)行者，也是提高檔案管理實效的關(guān)鍵，要加強(qiáng)職業(yè)道德教育，確保人事檔案庫的文字、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。提供充足的人事檔案管理人員學(xué)習(xí)與進(jìn)修機(jī)會，定期安排檔案工作人員外出調(diào)研、參觀，與兄弟院校進(jìn)行學(xué)習(xí)和交流，開拓思路，引進(jìn)先進(jìn)的經(jīng)驗和優(yōu)秀做法，提高檔案工作人員的綜合能力。

四、結(jié)語

綜上所述，高校人事檔案是重要的資料，其具有多重價值，是高校檔案的重要組成部分。在高校內(nèi)部重視和強(qiáng)化人事檔案管理，可以優(yōu)化人力資源配置，促進(jìn)我國的教育事業(yè)邁向一個更高臺階。但在當(dāng)今時代，高校的人事檔案管理因為受到多方面因素的影響，還存在很多亟待解決的問題。在實踐中，要針對這些問題，采取有效措施，多管齊下地解決問題，推動創(chuàng)新，不斷提高人事檔案管理效能，為我國高校健康長遠(yuǎn)發(fā)展提供人才保障。