大數據時代下數字檔案館個性化服務研究

■彭慧君

一、引言

我國于2021年出臺的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》指出，當前國家應加強檔案數字資源規劃管理，加快檔案信息資源的數字化轉型，健全“互聯網+監管”手段，逐步建立以數字檔案資源為主導的檔案資源體系。數字檔案館是信息時代下傳統檔案館為適應用戶需求的派生物，其建設的主要目的是方便用戶利用檔案信息資源，加大檔案資源的共享力度[1]。積極開展數字檔案館個性化服務，不僅能更快捷、精準地滿足用戶不同需求，同時也能最大限度地實現檔案資源的社會價值。

數字檔案館個性化服務是一種集成性服務。其通過獲取分析各個使用者的行為習慣、使用偏好、個人背景，結合大數據時代的相關技術為不同用戶提供有針對性的各項服務[2]。隨著信息技術的發展，人們對于檔案服務的要求也在逐漸提升，數字檔案館實施個性化服務，是未來檔案信息服務發展的必然趨勢[3]。在中國知網（CNKI）以“個性化服務”為主題進行搜索，共找到相關記錄5062條，其中“數字檔案館個性化服務”共90個詞條，晏周[4]認為新時代的檔案管理人員應努力把握當前時代需求，為不同用戶提供個性化定制服務。吳敬仰[5]認為，檔案館應該順應時代的發展步伐，加快建設數字檔案館以滿足用戶對于個性化服務的需求。王艷[6]認為數字檔案館將“檔案中心”的服務模式改為“用戶中心”的服務模式，這種模式上的改變對于檔案服務具有革命性意義。綜上可見，現階段相關學者已經認識到加快數字檔案館建設，完善個性化服務是未來檔案服務發展的必然選擇。

二、大數據時代下數字檔案館個性化服務的內涵及特點

（一）數字檔案館個性化服務內涵

大數據時代的到來，不僅推動著經濟、社會、科學的發展與變革，同時也改變了檔案個性化服務的思維與方式，數字檔案館是實體檔案館在大數據時代不斷發展和創新的必然產物。與傳統檔案館的“檔案為主”服務理念有所不同，數字檔案館將“用戶為主”作為主要服務理念，數字檔案館個性化服務以最大程度地滿足用戶需求為主要服務宗旨。其通過建模、人工智能、數據挖掘等技術，深入了解每個用戶的興趣偏好和服務要求，并根據用戶自身情況的變化不斷修改其用戶模型，為每個用戶提供動態的、差異化的、及時的信息服務[7]。

（二）數字檔案館個性化服務特點

1.網絡在線資源海量化

在網絡快速發展的大數據時代，國家著重加快數字檔案館建設，同時力求在電子文件歸檔及移交接收的現狀上有所突破。將紙質文件上傳到網絡中，實現不同領域、地域、時間下的檔案信息資源共享，這讓數字檔案館擁有著海量的檔案資源。這些檔案資料不僅局限于原有的檔案文獻，還包含了眾多用戶需要的指定資源。用戶在傳統檔案館無法攝取到的信息借助于在線共享平臺也能輕松獲取，這都為檔案精準化服務提供了一定的前提條件。

2.檔案內容數據化

在大數據環境下，檔案信息資源及館藏均可以以數字形式呈現，不再受時間及空間的限制。一方面促進了檔案資源的利用與傳播，另一方面也讓檔案館藏真正融入大眾生活，以更加親民的形象貼近群眾。數字檔案館所提供的數據態的信息資源可借助本體、語義化建模、知識圖譜、人工智能等技術實現傳統檔案館無法提供的可視化信息資源，計算機后臺可將檔案信息轉化為“0”“1”等數字形式，將其存儲在數據庫而非紙質媒介當中，通過計算機進行的數據清洗、合并、可視化處理等操作可以展現豐富的檔案知識研究成果。

3.管理模式科學化

傳統的檔案館在進行信息管理時更偏向于對檔案實體進行保護，主要是管理檔案存儲環境的溫度、濕度等，以防止重要信息被外界環境所破壞。而數字檔案館主要管理以電子形式為載體的信息，檔案信息本身與實體檔案分離，管理人員在日常管理工作上更多地注重技術層面的防范。為了防止網絡病毒的入侵，數字檔案館建立了完善的防護系統，確保安全的情況下，數字檔案館可以根據用戶的實際需要，通過設備、軟件、電子文件等手段將不同介質的檔案互相轉化備份，以滿足社會中不同群體對于檔案的不同需求。

三、大數據時代下數字檔案館個性化服務存在的問題

當前我國數字檔案館在開展個性化服務方面仍處于初級階段，在一些方面仍存在些許不足。

（一）對用戶研究不足

檔案個性化信息服務的特點之一便是強調以用戶為中心，其離不開檔案館對用戶的基本信息進行收集、整理與分析。當前檔案館建設方向重硬偏軟，主要傾向于館內設備、操作系統的升級而忽略了服務管理理念的提升。并且數字檔案館建設的目的是為用戶提供方便，應該以用戶為中心，但長期以來受“重館藏，輕利用”的影響[8]，數字檔案館積累了海量的信息資源卻缺少了對用戶的研究，用戶的心理需求經常會隨時間而變化，如未能及時了解用戶的動態需求變化，則會造成檔案資源與用戶需求嚴重脫節，使數字檔案館的個性化服務效果大打折扣。

（二）信息整合水平較低

現階段我國數字檔案館擁有海量的檔案信息資源，當用戶初步接觸在線平臺，面對繁多的檔案信息時往往不了解從何處開始瀏覽，若選擇直接在搜索欄中輸入自己需要的相關信息，則無法獲取到該主題的全部相關內容。而且用戶更傾向于利用碎片化的時間快速涉獵自己感興趣的相關信息，其帶有極大目的性的同時也會更傾向于一目十行、淺嘗輒止，對于閱讀難度大、數量較多的文字、大量的圖片容易選擇性地跳過或者選擇收藏進文件夾中，這種行為使得用戶將會錯過大量與自己興趣相關且有價值的信息。

另外，數字檔案館如果想要更準確地為用戶提供個性化服務，則需要完善的網絡體系和龐大的數據庫進行支撐。但通過調查我國34家省級檔案門戶網站中，只有6家有數字化檢索平臺，這些檢索平臺響應速度慢且檢索方式單一，各個省市的官方網站擁有數據相對獨立，信息資源較為分散，無法達到檔案資源實時共享的基本要求。

（三）未建立良好的用戶反饋機制

我國數字檔案館的在線服務平臺多數提供的是發布信息、檢索查詢等線上服務，但當不同需求的用戶進行信息檢索時，其往往對于信息的選擇不同。建立用戶反饋機制有助于檔案工作者從冗雜的信息中挑選出對大多數客戶有用的信息，有助于在線平臺與用戶之間建立良好的交互模式，用戶能夠及時在網站上反饋自身的需求，工作人員能夠及時發現并解決。如果數字檔案館不能夠及時解決用戶問題，用戶自身感受不到重視，這不僅影響了用戶使用在線平臺的積極性也不能及時感知用戶的動態需求變化，嚴重地阻礙個性化服務的步伐，讓檔案信息服務只停留在檔案館對于用戶的單向服務中。

（四）缺少復合型檔案人才

大數據時代下，數字檔案館個性化服務對管理人員技術要求更高。由于傳統檔案館多以紙質檔案的接收及歸檔為主要工作，導致檔案管理部門中鮮有具備計算機技術與檔案管理技術的復合型人才，大數據時代下的新技術層出不窮，如何從大量的信息中獲取數據并進行建模分析、如何更好地提高數據資源的利用率、如何全面地保證用戶的隱私權安全，讓在線服務平臺更好地為用戶提供個性化服務，復合型人才的重要性不言而喻。

四、大數據時代下數字檔案館個性化服務的保障策略

（一）充分進行用戶研究

由于影響用戶滿意程度因素較多且使用者的網上行為具有較多的不確定性，所以僅僅建立用戶模型遠不能滿足用戶研究的需求，對于用戶的研究不能完全依賴建模技術，可著重考慮以下幾個方向：第一，針對用戶需求進行研究。近年來數字檔案使用群體不斷增大，愈來愈多的用戶在需求范圍和使用要求上均有所不同，對這些用戶的需求進行分析有助于全方位了解用戶，掌握其對于信息的需求方向及行為習慣，為更好地進行個性化服務打下基礎。第二，針對用戶心理進行研究。隨著用戶所處環境的變化，其心態及需求也有所改變。數字檔案館可針對用戶心理進行分析，引導用戶說出潛在的信息需求及對于服務的改進意見。第三，針對用戶分類的研究。在進行個性化服務過程中，可以針對用戶的特征進行分類研究，可以從信息需求范圍、用戶使用頻率、用戶瀏覽內容將用戶分為不同的目標群體，在確定數字檔案館用戶定位的基礎上，通過對用戶特征的分析為他們量身訂制有針對性的服務。

另外，由于不同用戶在操作能力和認知能力上有所差異，需確保查找信息的操作流程簡單易懂，搜索結果簡單明了，切實從用戶角度出發，才能更好地滿足用戶的需求。

（二）提升信息整合水平

在進行用戶服務時可以考慮從用戶興趣出發，在繁多的知識中選擇構建專題板塊，設置不同的閱讀分區，使得用戶在閑暇的碎片化時間中快速獲取到自己所需要的信息。數字檔案館在進行專題創建時，可根據用戶對某類信息的整體需求，對相關信息進行分類整理，形成特定專題，并在該專題下設置多個相關小標題，以便用戶進行延展閱讀。例如青島市檔案局開設的數字檔案館曾推出的檔案專題活動，其將部分信息資源整理為“決策參考”專題呈現在用戶側，該專題一經推出，即以信息量大、有針對性、利用便捷等特點大受歡迎。繼此之后，青島數字檔案館又推出“教育”“衛生”“世界園藝博覽會”等專題，均大受好評。設置信息專題的同時，數字檔案館應積極搭建一站式服務平臺，將不同信息有規律的歸檔，方便用戶能夠集中統一的在一個在線平臺上搜集到自己需要的信息，從而實現檔案信息資源的跨平臺兼容與共享。

（三）構建良好的用戶反饋機制

良好的用戶反饋機制對于數字檔案館個性化服務建設尤為重要，在線服務平臺的反饋機制主要依靠反饋平臺進行用戶意見的基本收集。當用戶登陸平臺反饋信息后，檔案管理人員負責收集這些意見并針對意見進行深入的挖掘分析，推測出用戶的具體需求,根據這些需求總結出用戶使用檔案資源的偏好和規律，為日后數字檔案館建設提供方向。為了構建良好的反饋機制，檔案館管理人員可利用用戶畫像技術和用戶興趣圖譜來抓捕用戶行為，記錄刻畫用戶群體畫像，總結用戶需求的總體變化規律或是大體方向、預測用戶需求變化，將被動改變變為主動的迎合，讓用戶不再僅僅單方面地接收檔案，更多地參與到檔案信息的建設中來。只有檔案管理人員與用戶雙方互相配合，用戶反饋機制才能發揮其真正效能，讓反饋機制成為用戶與數字檔案館之間的溝通橋梁，實現兩者之間的雙向互動。

（四）培養復合型檔案人才

現階段人們愈發注重個人的隱私保護，每一個用戶都希望在實現個性化服務的同時，能夠保證自己的隱私安全。培養數字檔案管理方面的復合型人才，不乏為一個減少安全漏洞的有效措施。國家與檔案相關部門應加大對于檔案信息安全的重視工作，可以定期招聘具有檔案管理能力和精通計算機技術的復合型人才，以此抵御網絡黑客的攻擊。可定期對檔案管理人員進行安全教育管理，培養檔案管理人員的業務熟練度及道德品質，杜絕有部分管理人員因為個人利益，私自散播用戶隱私等現象的發生；相關高校可開設對應的數字檔案信息安全課程，定期組織教學老師學習調研，在課程中融入學生實訓環節，提高學生對于學科交叉的重視度及個人實踐能力；檔案管理人員自身應強化個性化服務意識、提升自身綜合素質，除做好檔案管理工作的本職內容外，管理人員也可培養自身創新思維的能力、挖掘數據的能力、加工處理信息的能力等，這樣才能更好地勝任現階段的數字檔案館個性化服務工作。

五、結語

大數據時代下，信息技術的快速發展使得人們對于檔案信息資源的需求也越發多樣化，傳統檔案館能提供的相關服務已經遠不能滿足這些需求。數字檔案館作為時代產物，在一定程度上彌補了傳統檔案館的不足。基于此，切實推動數字檔案館個性化服務建設便成為一項重要任務。根據現階段數字檔案館個性化服務建設存在的問題，相關部門可采取改變服務理念、提高信息整合水平、構建良好的反饋機制、培養復合型的檔案管理人才等措施加以改進，進而提升檔案信息資源利用率。