“互聯網+”時代企事業單位檔案管理的探索與創新研究

■袁海芳

一、前言

近些年來，企事業單位的檔案管理越來越發揮著重要作用，尤其是在“互聯網+”時代，企事業單位在延續自身傳統管理基礎上，更應該結合實際創新檔案管理新措施。隨著計算機技術日新月異的不斷提高，無論是行政事業單位還是企業單位，檔案管理均在發生著巨大的變化。因此，伴隨著信息化技術的變革，企事業單位檔案管理工作的創新研究也被充分顯現出來[1]。

二、國內企事業單位研究現狀

檔案管理工作是國內一直很關注的研究熱點，許多專家學者針對全國不同類型的企事業單位檔案管理發展進行了深入細致地研究。

（一）院校事業單位檔案管理工作現狀

從全國院校來看，尤其是高校，不斷轉變檔案管理工作的意識，在檔案管理工作中不斷探索，不僅從單一的管理模式向多元化管理模式發展，更加注重檔案管理的保密性[2]。同時，根據實際工作需要，院校檔案管理進一步實現資源共享、信息共享，逐步建立完善的檔案管理制度，形成新的智能化管理體系[3]，從而使檔案資源更好地服務于院校的管理工作。

（二）行政事業單位管理工作現狀

行政事業單位不同于高校檔案管理方向，一是“重”審核。側重人事檔案中的人才選拔、人力資源配置等各項工作[4]，尤其是從“三齡兩歷”（三齡：年齡、工齡、黨齡。兩歷：學歷學位、工作經歷）審核[5]，以“優”選為著手，進一步優化人才，從而更有效地發揮人才庫的高效作用。二是“變”模式。傳統紙質檔案卷宗管理模式已經不能很好滿足行政事業單位人才的選拔，不僅在查閱、利用等方面浪費大量的人力和物力，更降低工作效率，經長期探索研究，逐步形成以電子信息為基礎的人才庫管理系統。三是“分”責任。檔案管理涉及人才資源安全等問題，建立完善的責任制，分級分權限管理，一方面可以防止人才信息的泄露，保證信息安全，一方面能權責分明，避免職責不分的現象出現。

（三）醫院檔案管理工作現狀

無論是公立還是私立醫院，醫院檔案管理工作在進行醫療、科研和管理工作中發揮著至關重要的角色[6]。國內醫療機構主要從三個方面不斷演變。一是強化檔案管理意識。從管理者至人事檔案具體負責人員，不斷轉變檔案管理工作思想意識，建立科學決策，才能把檔案管理工作發揮到最大用處。二是健全檔案制度以及考核制度。在面對各種醫療事件等應急事件中，以及上級各種檢查考核中，利用檔案管理制度的不斷創新，從優、從速出臺最優處置方案，保證檔案管理不斷地蛻變提升。三是不斷提升檔案管理的標準。醫療機構在不斷進步的當今時代，最基本標準已不能滿足患者的需要，實用性強、可操作性強、更標準化也是近年來醫療機構研究、探索的目標所在。

（四）企業檔案管理工作研究現狀

企業單位檔案管理在近年來也已形成獨有的體系[7]，主要有三方面。一是管理機構的形成。從全國來看，各類型企業已形成比較規范的管理和制度，部分企業一般采取獨立的檔案管理模式，配備專門人員進行檔案管理工作，還有一些企業采用人事代理，優化資源。二是管理制度已初見效果。國家層面先后出臺的條例、規范、規定等，促使各企業有了更好的用人制度，也更好地達到管理目的。三是管理人員不斷增多。由于檔案管理工作日益突出，各企業在管理人員的傾注也越來越多，使得檔案管理效率不斷提高，實現人事資源管理工作更加規范化。

三、企事業單位目前存在的問題

（一）在檔案管理工作中思想不重視

在檔案管理工作中，受傳統檔案管理模式的影響，各級分管領導對檔案管理實際利用缺乏遠見性，迫使檔案管理實踐長期處于教育改革的最底層，甚至是一直擱置。傳統檔案管理采用的是成套裝訂方法，無論是打孔還是裝訂，工作量大、投入人力多、成本高，既不利于人事調動查閱，也無法適應人才流動迅速的當今時代。

（二）對檔案管理人才調入力量不充沛

在“互聯網+”時代，隨著信息技術的不斷更新，檔案管理工作本身對檔案管理人員素質要求就在不斷地提高。加上單位高層對檔案管理人員的不重視，以及檔案管理人員自身知識和技能存在的不足，靠以往的年齡大、人員少、專業要求低、管理單一的檔案管理人員已經沒有辦法滿足各類企事業單位的檔案管理崗位，更沒有辦法提高檔案管理的質量來面對當今的每一次信息技術的挑戰。

（三）在檔案管理工作中責任機制不健全

雖然國內各類企事業單位已經設置了基本的制度，但在操作性方面、針對性方面都存在一定的不足。如制度不夠健全，針對性不強，雖制定了制度，但在執行時脫離實際或操作性不強。也有的企事業單位制度與大數據技術、信息化技術不匹配或脫節，甚至有的企事業單位只滿足于原來的基本制度，與智能化信息產生排斥，拒絕與時俱進。也有的企事業單位在落實制度過程中，執行力打折扣，或者機制不順暢。以上所述，導致檔案管理的綜合利用和發展受到阻礙，制約著檔案管理工作的質量提升。

四、關于檔案管理工作中的創新性舉措

（一）不斷強化檔案管理意識

企事業單位不斷轉變檔案管理的思想，創新檔案管理工作措施，來打破傳統的檔案管理模式，才能對檔案收集、分析、整理、利用等全方面進行改革。首先加強管理者的高層決策。管理者應深入研究現代檔案管理技術采用合適的管理方式，以安全為前提，實現檔案管理資源的共享模式。其次加強檔案管理工作統籌協作。依托于先進的檔案管理經驗，分級分權限的從單一管理模式向多元化管理模式不斷遞增，形成有利于單位長期向好的發展模式。此外，應加強檔案工作落地落實。任何工作都離不開執行到位，尤其是檔案管理工作，只有科學性強、操作簡單，才是檢驗存在的最好證據。

（二）不斷強化檔案管理團隊人才的培養

檔案管理工作專業領域不同，如人事檔案、黨務檔案、企業業務檔案等，對管理人員的專業素質要求也不同。一要不斷提升檔案管理人員的素質。任何性質的企事業單位檔案管理工作，首要條件是遵紀守法、政治素養好。其次是通過具體負責人參加各種檔案管理的培訓會，以及學習國家相繼出臺的各種規定、辦法、規范等，才能在思想上不斷更新，不斷武裝頭腦。二要強化檔案管理人員的保密意識。無論專業素質高與低，都需要具備高度的責任意識和保密意識，在檔案工作中，從繁瑣、無序、乏味的檔案資料中留有規范、有序、可利用性強的檔案資源，才能在實際工作中，時刻抱有敏銳的洞察力。三要不斷拓展學習檔案管理與信息技術。惟有利用豐富的檔案管理經驗，結合信息技術科學，形成檔案管理工作有機體系，才能真正從根本上實現人才資源高效管理的最終目的。

（三）不斷完善檔案管理工作機制

無規矩不成方圓，檔案管理涉及大量個人信息，從安全性角度考慮，健全檔案管理工作機制意義重大。一是制定檔案管理規范化制度，健全工作機制。根據各類企事業單位專業領域的要求，制定針對性強、操作性高的制度，進一步完善工作機制，讓制定者、使用者、操作者形成閉環管理，無論檔案在收集、歸檔、應用等各個環節，都有制度可遵循，保障管理機制順暢。二是檔案管理工作機制要與信息科學技術強強結合。要加快推進紙質檔案管理向電子化、智能化管理進程，利用信息技術科學的優勢，制定更高效、精準的查閱、收集、使用的現代化檔案管理制度，形成智能化檔案管理新體系。三是建立健全完善的責任追究制度。檔案管理基于安全保密的考慮，根據工作需要，結合分級、分權限的管理模式，完善責任追究制度，強化檔案管理人員的責任意識，從而有效避免檔案信息泄露、丟失等現象的出現。

五、小結

綜上所述，本文從企事業單位檔案管理研究的意義、檔案工作的研究現狀、存在問題，提出對應的創新措施，探索企事業單位檔案管理工作中的變革，從而實現在不同領域的企事業單位中，加強專業檔案管理人才的培養，同時樹立現代化的管理思維意識，借助高科技設備，從而達到預期的高效管理目標。隨著時代的發展，檔案管理工作的探索與研究仍然面臨很大的挑戰，需要更多的學者專家乃至管理者進一步重視，才能不斷適應各種新的挑戰。