紙質檔案數字化實施策略探討

■徐 松 萬 惠

一、紙質檔案數字化的基本要求

（一）規范性要求

對于將紙質檔案掃描并存儲為成體系的電子文件庫的相關工作來說，規范性是最基本的要求，遵守規范可以很大程度上保證在數字檔案當中的信息是有用的。在數字化的過程當中，所有答案的相關信息都必須遵守數字化的相關規則，遵照一定的工作標準去完成數字化過程，而且這個標準應該是通用的標準。將紙質檔案掃描并存儲為成體系的電子文件庫的最終目的是利用現代的技術手段，使信息傳播的方式更加豐富，由于信息是為多個對象服務的，所以信息數字化過程當中所遵循的標準也應該是各個對象都認同的。這樣一來，能夠在很大程度上避免因格式等問題而浪費時間和資源。

（二）安全性要求

在進行將紙質檔案掃描并存儲為成體系的電子文件庫的工作過程當中，還應該考慮的一個很重要的因素就是安全因素。因為在將紙質檔案掃描并存儲為成體系的電子文件庫的工作當中，檔案的原件還應該受到充分的保護，避免檔案原件相關特征的變化。因為在數字化的過程當中，檔案是有可能出現差錯的，如果信息被破壞或者造成了更大的損失，那么檔案原件又沒有得到很好的保護的話，就會造成信息和資源的流失，而且有很多檔案都具有非常重要的文物價值，所以安全因素是數字化過程必須考慮的。而如果想要達到這個目標，就必須關注數字化的整個工作過程，制定嚴格的要求和體制機制，盡可能地使信息數字化的相關工作變得更加安全。

（三）效率性要求

將紙質檔案掃描并存儲為成體系的電子文件庫的工作過程涉及的對象非常廣泛，主要消耗的時間和材料也非常多，那么這樣一來，就必須提高數字化的效率。在將紙質檔案掃描并存儲為成體系的電子文件庫的過程中，相關人員應該盡可能地完善工作方案，并且在研究的基礎之上，對數字化過程的工作方案進行優化，優化的主要對象包括流程、格式、存儲模式等等。與此同時，還要保證將紙質檔案掃描并存儲為成體系的電子文件庫工作是專業的、符合社會要求的，因為在紙質時代和數字時代當中，數字化可以說起到一個過渡的作用。但這個過渡階段當中，剛開始由于有太多紙質檔案，所以工作比較繁重，但是當一開始的階段過去之后，將紙質檔案掃描并存儲為成體系的電子文件庫的工作基本完成，其他的工作也會提高效率，隨之變得越來越專業，并且為社會所接受。

二、紙質檔案數字化的工作原則

（一）標準規范原則

在進行將紙質檔案掃描并存儲為成體系的電子文件庫的工作當中也要遵循標準規范的原則，使數字檔案當中的信息是有用的。具體來說，將紙質檔案掃描并存儲為成體系的電子文件庫必須遵循一定的規則和技術模式，并且在這個過程當中遵守不同對象都接受的標準。將紙質檔案掃描并存儲為成體系的電子文件庫的目的就是利用現代的信息技術對檔案進行信息的傳遞和提供服務，由于面臨的對象非常多，所以數字化的工作過程也應該遵循各個對象都接受的標準和規范，避免因為格式和平臺的不對等而造成資源和時間上的浪費，降低效率。

（二）質量管理原則

在信息化建設的工作過程中，將館藏的紙質檔案掃描并存儲為成體系的電子文件庫是最基礎、最根本的，所以將紙質檔案掃描并存儲為成體系的電子文件庫不能盲目進行、急于求成，要根據館藏實際，判定輕重緩急，統籌人財物多種資源，集中技術力量，制定可行方案，有組織、有步驟地分批實施。首先,應該對需要掃描并存儲為成體系的電子文件庫的館藏紙質檔案進行分析和研究。在進行數字化的具體工作之前，要對檔案的相關信息和情況進行全面的掌握，包括不同時期檔案的數量和比例。此外，還應根據不同類別檔案的不同利用需求和利用率高低，采取“優化鑒選”的方式對數字化對象進行加工處理,逐步建立具有本館特色的專題數據庫。另外，硬件設施及資金保障是進行檔案數字化建設的物質保證和前提條件。這里所說的硬件設施主要有具備現代性質的庫房、裝具，以及不同類別檔案所專用的掃描儀、采集設備等等。檔案數字化建設的資金保障分為啟動資金和維護資金兩個方面。相對于紙質檔案的保管而言,檔案數字化處理的成本要高很多，不僅設備的投人、人員的培訓需要大量資金，而且還有材料的消耗、設備的保養、系統的升級等運轉資金。因此，資金是保障數字化建設可持續發展的重要條件。

（三）過程控制原則

由于數字化加工處理后的檔案信息具有可變性、系統依賴性、信息共享的便利性、安全維護的復雜性等特點,因此在檔案數字化建設過程中必須堅持全程控制管理。一是保障信息內容的安全性與真實性。例如,一些檔案因水浸、污染變得字跡模糊不清等,必須進行數字化處理來確保檔案信息的安全。二是數字化加工過程中的安全控制,包括對場地、設備、人員、制度、質量等方面的控制,確保一旦出現問題能夠形成有效防御和應對。三是數字化加工的工期控制原則。按照數字化加工頁數和場地大小估算工期,用戶方和外包公司雙方一致認可后,按照此工期執行。項目實施單位應提交項目實施計劃,此工作計劃時間單位至少應該精確到周。工期確定后,分解工期計算內包或外包單位每天應完成的工作量,加強過程監督,確保整個項目的工期不會被延誤。

（四）成果服務原則

提供利用服務是檔案管理的最終目標,檔案信息只有在利用過程中才能體現出其價值,而檔案數字化的結果是形成便于社會利用的檔案信息資源。因此,在檔案數字化建設過程中要堅持末端服務原則,以服務為導向將紙質檔案掃描并存儲為成體系的電子文件庫工作得到更好的開展。首先是要保證將紙質檔案掃描并存儲為成體系的電子文件庫服務是具有特色的,應該在進行將紙質檔案掃描并存儲為成體系的電子文件庫工作過程中重視社會的實際需求,對不同的對象進行深入的分析和研究,依據館藏特點確定數據庫主題和類型,使數據庫具有專題性，富有特色,使利用數字檔案信息提供的服務具有個性化。因為特色檔案信息資源和特色利用服務往往是贏得社會認同、充分實現檔案信息價值的關鍵所在。其次是要注重檔案在進行數字化之后的查閱和利用是否便捷。在將館藏的紙質檔案掃描并存儲為成體系的電子文件庫以后,利用的途徑從傳統的復印轉變成了依靠現代的數字技術和信息技術。數字信息查閱的高速、快捷、簡便等優勢得以凸顯,利用者可以打破時間、地域上的限制,使用者在想要使用信息的時候，不用再東奔西跑就可以獲得自己需要的信息和檔案。

三、紙質檔案數字化的組織管理

（一）明確核心內容及規范標準

將紙質檔案掃描并存儲為成體系的電子文件庫的工作是非常龐大和復雜的工作過程，需要涉及的人員和設備都非常多，形成的產品是具有較高質量的電子檔案類數。在將紙質檔案掃描并存儲為成體系的電子文件庫的過程當中，相關部門應該投入很大的人力和財力，而且在這個過程當中還要時刻監督工作的完成情況。在將檔案進行數字化處理的過程當中，應該明確工作的周期和需要處理的檔案的數量及范圍，根據相關的要求去制定工作規范。

（二）壓實技術路徑及質控指標

對于紙質檔案來說，紙質檔案有許多載體，也有許多種類的紙去承載紙質檔案，記錄的方式也多種多樣。所以，如果要將這些紙質檔案掃描并存儲為成體系的電子文件庫，除了一些必須的設備和軟件之外，還應該對檔案的不同特性進行分析，從檔案的角度出發確定技術方式和工作流程，并且對工作過程進行實時的管控和監督。

（三）做好環境搭建與人員管理

要組建局域網，使數字化工作更加高效和方便，在進行數字化的工作之前，要制定計劃，并且這個計劃還要結合檔案的具體情況，確保整個數字化工作是順利的、高效的。將紙質檔案掃描并存儲為成體系的電子文件庫的工作人員在上崗之前必須經過嚴格的考核，而且公司與個人之間還要簽訂相應的協議，確保個人對工作內容保密，在上崗之前要進行培訓，使工作人員精通數字化加工的相關知識和技術，在具體的工作過程當中要明確各方的職責，進行有效的協調，避免出現差錯。

（四）細化設備管理及保密流程

首先，在將紙質檔案掃描并存儲為成體系的電子文件庫的工作現場，要嚴格審查工作過程當中需要用到的設備和其他介質，使這些介質是保密的、有保障的。其次，在工作過程當中使用的網絡應該是具有隔離性質的，不能安裝無線設備，在任務完成之后，應該立刻進行保密管理，如有必要，在關鍵區域應做到實時監控，對加工現場實施24小時監控,及時掌握現場加工狀態,保證現場加工信息安全。