紙質(zhì)檔案數(shù)字化實(shí)施策略探討

■徐 松 萬 惠

一、紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本要求

（一）規(guī)范性要求

對(duì)于將紙質(zhì)檔案掃描并存儲(chǔ)為成體系的電子文件庫的相關(guān)工作來說，規(guī)范性是最基本的要求，遵守規(guī)范可以很大程度上保證在數(shù)字檔案當(dāng)中的信息是有用的。在數(shù)字化的過程當(dāng)中，所有答案的相關(guān)信息都必須遵守?cái)?shù)字化的相關(guān)規(guī)則，遵照一定的工作標(biāo)準(zhǔn)去完成數(shù)字化過程，而且這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該是通用的標(biāo)準(zhǔn)。將紙質(zhì)檔案掃描并存儲(chǔ)為成體系的電子文件庫的最終目的是利用現(xiàn)代的技術(shù)手段，使信息傳播的方式更加豐富，由于信息是為多個(gè)對(duì)象服務(wù)的，所以信息數(shù)字化過程當(dāng)中所遵循的標(biāo)準(zhǔn)也應(yīng)該是各個(gè)對(duì)象都認(rèn)同的。這樣一來，能夠在很大程度上避免因格式等問題而浪費(fèi)時(shí)間和資源。

（二）安全性要求

在進(jìn)行將紙質(zhì)檔案掃描并存儲(chǔ)為成體系的電子文件庫的工作過程當(dāng)中，還應(yīng)該考慮的一個(gè)很重要的因素就是安全因素。因?yàn)樵趯⒓堎|(zhì)檔案掃描并存儲(chǔ)為成體系的電子文件庫的工作當(dāng)中，檔案的原件還應(yīng)該受到充分的保護(hù)，避免檔案原件相關(guān)特征的變化。因?yàn)樵跀?shù)字化的過程當(dāng)中，檔案是有可能出現(xiàn)差錯(cuò)的，如果信息被破壞或者造成了更大的損失，那么檔案原件又沒有得到很好的保護(hù)的話，就會(huì)造成信息和資源的流失，而且有很多檔案都具有非常重要的文物價(jià)值，所以安全因素是數(shù)字化過程必須考慮的。而如果想要達(dá)到這個(gè)目標(biāo)，就必須關(guān)注數(shù)字化的整個(gè)工作過程，制定嚴(yán)格的要求和體制機(jī)制，盡可能地使信息數(shù)字化的相關(guān)工作變得更加安全。

（三）效率性要求

將紙質(zhì)檔案掃描并存儲(chǔ)為成體系的電子文件庫的工作過程涉及的對(duì)象非常廣泛，主要消耗的時(shí)間和材料也非常多，那么這樣一來，就必須提高數(shù)字化的效率。在將紙質(zhì)檔案掃描并存儲(chǔ)為成體系的電子文件庫的過程中，相關(guān)人員應(yīng)該盡可能地完善工作方案，并且在研究的基礎(chǔ)之上，對(duì)數(shù)字化過程的工作方案進(jìn)行優(yōu)化，優(yōu)化的主要對(duì)象包括流程、格式、存儲(chǔ)模式等等。與此同時(shí)，還要保證將紙質(zhì)檔案掃描并存儲(chǔ)為成體系的電子文件庫工作是專業(yè)的、符合社會(huì)要求的，因?yàn)樵诩堎|(zhì)時(shí)代和數(shù)字時(shí)代當(dāng)中，數(shù)字化可以說起到一個(gè)過渡的作用。但這個(gè)過渡階段當(dāng)中，剛開始由于有太多紙質(zhì)檔案，所以工作比較繁重，但是當(dāng)一開始的階段過去之后，將紙質(zhì)檔案掃描并存儲(chǔ)為成體系的電子文件庫的工作基本完成，其他的工作也會(huì)提高效率，隨之變得越來越專業(yè)，并且為社會(huì)所接受。

二、紙質(zhì)檔案數(shù)字化的工作原則

（一）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范原則

在進(jìn)行將紙質(zhì)檔案掃描并存儲(chǔ)為成體系的電子文件庫的工作當(dāng)中也要遵循標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的原則，使數(shù)字檔案當(dāng)中的信息是有用的。具體來說，將紙質(zhì)檔案掃描并存儲(chǔ)為成體系的電子文件庫必須遵循一定的規(guī)則和技術(shù)模式，并且在這個(gè)過程當(dāng)中遵守不同對(duì)象都接受的標(biāo)準(zhǔn)。將紙質(zhì)檔案掃描并存儲(chǔ)為成體系的電子文件庫的目的就是利用現(xiàn)代的信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行信息的傳遞和提供服務(wù)，由于面臨的對(duì)象非常多，所以數(shù)字化的工作過程也應(yīng)該遵循各個(gè)對(duì)象都接受的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，避免因?yàn)楦袷胶推脚_(tái)的不對(duì)等而造成資源和時(shí)間上的浪費(fèi)，降低效率。

（二）質(zhì)量管理原則

在信息化建設(shè)的工作過程中，將館藏的紙質(zhì)檔案掃描并存儲(chǔ)為成體系的電子文件庫是最基礎(chǔ)、最根本的，所以將紙質(zhì)檔案掃描并存儲(chǔ)為成體系的電子文件庫不能盲目進(jìn)行、急于求成，要根據(jù)館藏實(shí)際，判定輕重緩急，統(tǒng)籌人財(cái)物多種資源，集中技術(shù)力量，制定可行方案，有組織、有步驟地分批實(shí)施。首先,應(yīng)該對(duì)需要掃描并存儲(chǔ)為成體系的電子文件庫的館藏紙質(zhì)檔案進(jìn)行分析和研究。在進(jìn)行數(shù)字化的具體工作之前，要對(duì)檔案的相關(guān)信息和情況進(jìn)行全面的掌握，包括不同時(shí)期檔案的數(shù)量和比例。此外，還應(yīng)根據(jù)不同類別檔案的不同利用需求和利用率高低，采取“優(yōu)化鑒選”的方式對(duì)數(shù)字化對(duì)象進(jìn)行加工處理,逐步建立具有本館特色的專題數(shù)據(jù)庫。另外，硬件設(shè)施及資金保障是進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的物質(zhì)保證和前提條件。這里所說的硬件設(shè)施主要有具備現(xiàn)代性質(zhì)的庫房、裝具，以及不同類別檔案所專用的掃描儀、采集設(shè)備等等。檔案數(shù)字化建設(shè)的資金保障分為啟動(dòng)資金和維護(hù)資金兩個(gè)方面。相對(duì)于紙質(zhì)檔案的保管而言,檔案數(shù)字化處理的成本要高很多，不僅設(shè)備的投人、人員的培訓(xùn)需要大量資金，而且還有材料的消耗、設(shè)備的保養(yǎng)、系統(tǒng)的升級(jí)等運(yùn)轉(zhuǎn)資金。因此，資金是保障數(shù)字化建設(shè)可持續(xù)發(fā)展的重要條件。

（三）過程控制原則

由于數(shù)字化加工處理后的檔案信息具有可變性、系統(tǒng)依賴性、信息共享的便利性、安全維護(hù)的復(fù)雜性等特點(diǎn),因此在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中必須堅(jiān)持全程控制管理。一是保障信息內(nèi)容的安全性與真實(shí)性。例如,一些檔案因水浸、污染變得字跡模糊不清等,必須進(jìn)行數(shù)字化處理來確保檔案信息的安全。二是數(shù)字化加工過程中的安全控制,包括對(duì)場(chǎng)地、設(shè)備、人員、制度、質(zhì)量等方面的控制,確保一旦出現(xiàn)問題能夠形成有效防御和應(yīng)對(duì)。三是數(shù)字化加工的工期控制原則。按照數(shù)字化加工頁數(shù)和場(chǎng)地大小估算工期,用戶方和外包公司雙方一致認(rèn)可后,按照此工期執(zhí)行。項(xiàng)目實(shí)施單位應(yīng)提交項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃,此工作計(jì)劃時(shí)間單位至少應(yīng)該精確到周。工期確定后,分解工期計(jì)算內(nèi)包或外包單位每天應(yīng)完成的工作量,加強(qiáng)過程監(jiān)督,確保整個(gè)項(xiàng)目的工期不會(huì)被延誤。

（四）成果服務(wù)原則

提供利用服務(wù)是檔案管理的最終目標(biāo),檔案信息只有在利用過程中才能體現(xiàn)出其價(jià)值,而檔案數(shù)字化的結(jié)果是形成便于社會(huì)利用的檔案信息資源。因此,在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中要堅(jiān)持末端服務(wù)原則,以服務(wù)為導(dǎo)向?qū)⒓堎|(zhì)檔案掃描并存儲(chǔ)為成體系的電子文件庫工作得到更好的開展。首先是要保證將紙質(zhì)檔案掃描并存儲(chǔ)為成體系的電子文件庫服務(wù)是具有特色的,應(yīng)該在進(jìn)行將紙質(zhì)檔案掃描并存儲(chǔ)為成體系的電子文件庫工作過程中重視社會(huì)的實(shí)際需求,對(duì)不同的對(duì)象進(jìn)行深入的分析和研究,依據(jù)館藏特點(diǎn)確定數(shù)據(jù)庫主題和類型,使數(shù)據(jù)庫具有專題性，富有特色,使利用數(shù)字檔案信息提供的服務(wù)具有個(gè)性化。因?yàn)樘厣珯n案信息資源和特色利用服務(wù)往往是贏得社會(huì)認(rèn)同、充分實(shí)現(xiàn)檔案信息價(jià)值的關(guān)鍵所在。其次是要注重檔案在進(jìn)行數(shù)字化之后的查閱和利用是否便捷。在將館藏的紙質(zhì)檔案掃描并存儲(chǔ)為成體系的電子文件庫以后,利用的途徑從傳統(tǒng)的復(fù)印轉(zhuǎn)變成了依靠現(xiàn)代的數(shù)字技術(shù)和信息技術(shù)。數(shù)字信息查閱的高速、快捷、簡(jiǎn)便等優(yōu)勢(shì)得以凸顯,利用者可以打破時(shí)間、地域上的限制,使用者在想要使用信息的時(shí)候，不用再東奔西跑就可以獲得自己需要的信息和檔案。

三、紙質(zhì)檔案數(shù)字化的組織管理

（一）明確核心內(nèi)容及規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

將紙質(zhì)檔案掃描并存儲(chǔ)為成體系的電子文件庫的工作是非常龐大和復(fù)雜的工作過程，需要涉及的人員和設(shè)備都非常多，形成的產(chǎn)品是具有較高質(zhì)量的電子檔案類數(shù)。在將紙質(zhì)檔案掃描并存儲(chǔ)為成體系的電子文件庫的過程當(dāng)中，相關(guān)部門應(yīng)該投入很大的人力和財(cái)力，而且在這個(gè)過程當(dāng)中還要時(shí)刻監(jiān)督工作的完成情況。在將檔案進(jìn)行數(shù)字化處理的過程當(dāng)中，應(yīng)該明確工作的周期和需要處理的檔案的數(shù)量及范圍，根據(jù)相關(guān)的要求去制定工作規(guī)范。

（二）壓實(shí)技術(shù)路徑及質(zhì)控指標(biāo)

對(duì)于紙質(zhì)檔案來說，紙質(zhì)檔案有許多載體，也有許多種類的紙去承載紙質(zhì)檔案，記錄的方式也多種多樣。所以，如果要將這些紙質(zhì)檔案掃描并存儲(chǔ)為成體系的電子文件庫，除了一些必須的設(shè)備和軟件之外，還應(yīng)該對(duì)檔案的不同特性進(jìn)行分析，從檔案的角度出發(fā)確定技術(shù)方式和工作流程，并且對(duì)工作過程進(jìn)行實(shí)時(shí)的管控和監(jiān)督。

（三）做好環(huán)境搭建與人員管理

要組建局域網(wǎng)，使數(shù)字化工作更加高效和方便，在進(jìn)行數(shù)字化的工作之前，要制定計(jì)劃，并且這個(gè)計(jì)劃還要結(jié)合檔案的具體情況，確保整個(gè)數(shù)字化工作是順利的、高效的。將紙質(zhì)檔案掃描并存儲(chǔ)為成體系的電子文件庫的工作人員在上崗之前必須經(jīng)過嚴(yán)格的考核，而且公司與個(gè)人之間還要簽訂相應(yīng)的協(xié)議，確保個(gè)人對(duì)工作內(nèi)容保密，在上崗之前要進(jìn)行培訓(xùn)，使工作人員精通數(shù)字化加工的相關(guān)知識(shí)和技術(shù)，在具體的工作過程當(dāng)中要明確各方的職責(zé)，進(jìn)行有效的協(xié)調(diào)，避免出現(xiàn)差錯(cuò)。

（四）細(xì)化設(shè)備管理及保密流程

首先，在將紙質(zhì)檔案掃描并存儲(chǔ)為成體系的電子文件庫的工作現(xiàn)場(chǎng)，要嚴(yán)格審查工作過程當(dāng)中需要用到的設(shè)備和其他介質(zhì)，使這些介質(zhì)是保密的、有保障的。其次，在工作過程當(dāng)中使用的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)該是具有隔離性質(zhì)的，不能安裝無線設(shè)備，在任務(wù)完成之后，應(yīng)該立刻進(jìn)行保密管理，如有必要，在關(guān)鍵區(qū)域應(yīng)做到實(shí)時(shí)監(jiān)控，對(duì)加工現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施24小時(shí)監(jiān)控,及時(shí)掌握現(xiàn)場(chǎng)加工狀態(tài),保證現(xiàn)場(chǎng)加工信息安全。