基于文化價值的高校檔案的現代化管理與傳播

■鄧慶紅

高校檔案是學校建設發展歷程的真實記錄，是高校精神和民族文化傳承的橋梁。新時代背景下，要進一步加強高校檔案文化的信息化建設和現代化管理，不斷探索促進檔案文化傳播的新方式，為實現檔案的文化價值保駕護航。

一、高校檔案的文化價值

（一）檔案文化的存儲價值

高校檔案是學校辦學歷史、文化活動、教學和科研成果的積淀，是學校寶貴的物質財富與精神財富，具有重要的文化存儲價值。檔案館中珍藏的各類形式的檔案，再現了學校的輝煌發展。高校檔案重在“藏”，館藏的文件、物品、照片以及音視頻資料等，既是學校發展記憶的基石，也蘊藏著豐富的文化信息。以民族大學為例，民族大學的辦學是中國共產黨領導的中國新型民族高等教育的起點，因此，建校以來形成的各種檔案資料，絕大多數具有鮮明的民族特色和民族文化背景[1]。這些珍貴的檔案既書寫了民族高等教育從篳路藍縷到蓬勃奮進的發展歷程，也促進了民族文化的綿延賡續，連接起民族文化發展的脈胳，既是民族文化的縮影，也是對民族學生開展理想信念教育的寶貴資源。作為檔案工作者，要重視高校檔案的存儲價值，利用檔案講好高校故事，彰顯學校的文化底蘊，提升文化自信，增強凝聚力，形成獨具特色的高校精神。

（二）檔案文化的傳承價值

高校檔案作為高校建設的歷史見證，記錄了學校的發展軌跡，凝聚了與高校各種活動相關的文化信息，積累了深厚的人文歷史文化，極大地推動了教學和科研的發展，體現了高校博大精深的文化素養，也是大學文化精神傳承和發展的源泉。高校檔案重在“傳”，要不斷挖掘檔案的文化內涵，解鎖文化傳承的密碼。以校訓為例，蘭州大學的“自強不息，獨樹一幟”，西北民族大學的“勤學、敬業、團結、創新”，西北師范大學的“知術欲圓,行旨須直”等校訓無不承載了學校的文化精髓和內涵，代表了學校求學治校的內在精神和理念追求，凝聚著學校的文化特質和精神風貌。挖掘校訓檔案，宣揚校訓文化，可以使學校的優良校風薪火相傳。可以說，沒有高校檔案文化的傳播傳承，也就沒有高校文明的延續發展[2]。

（三）檔案文化的育人價值

高校是為社會培養高素質人才的重要基地，肩負著為當代大學生培根、鑄魂、啟智、育心的重任。高校檔案應“充分發揮檔案的文化教育功能”，使學生不斷增強個人文化修養、提高學術文化水平、堅定理想信念。高校檔案蘊含了學校優秀文化、優良傳統和治學精神，為育人工作提供豐富的教育素材。高校檔案重在“用”，高校檔案記錄了教學名師、專家學者致力于教育事業的感人事跡，再現了一代代校友奔赴于祖國各地的成長歷程。我們應該合理利用檔案，適時開展專題講座，用這些貼近學生生活的素材，與學生共情，為他們在困難和挫折中指明方向。另外，我們還可以利用檔案編纂校史、編制名人檔案、設立校史館、舉辦校園文化展、優秀畢業生成果展等，展現校園風采。用最原始、最客觀、最真實的事例讓學生體驗學校的文化底蘊，增強其對學校的認同感和榮譽感，激發學生的愛國情懷，引導學生形成正確的三觀，傳播正能量，弘揚主旋律，實現以檔化人，以檔育人。

二、高校檔案現代化管理

（一）管理模式標準化

管理模式標準化,是檔案管理現代化的主要基礎與保障[3]。規范高校檔案管理工作,是實現檔案管理現代化的必要環節。高校在制定和實施各項標準規范時,必須要設定統一的標準，然后進行合理的分工，確保各項工作能夠有機銜接，通過規范化制度化的操作來實現科學化檔案管理的目標。高校檔案的標準化管理,包含了檔案收集、歸檔整理以及歸納保管等環節的規范化操作，如對檔案目錄的設置、檔案編號的標識、檔案載體的分類、檔案特征的描述、檔案內容的檢索和對檔案資源的利用等使用統一標準。檔案管理工作標準化,要求在一定的體制下協調檔案存檔的規范性及信息建設的科學化管理，逐步推進檔案的現代化管理。以西北民族大學檔案管理工作為例，檔案館借鑒先進經驗，制定了合理的規章制度，在檔案信息收集、保管和利用等方面有據可依，取得了顯著的成效。

（二）管理資源數字化

資源數字化,是促進檔案管理現代化的根本條件與基礎。所謂數字化管理，是指計算機科學技術在現代檔案管理中的綜合運用，包括檔案信息資料的整合與管理，以及其提供優質服務利用的過程。高校檔案管理數字化,是現代信息社會下對檔案管理工作的最新需求，也是中國檔案管理事業發展的必然走向。

實現信息數字化管理必須要通過以下幾點來實現，首先是對檔案信息進行數字化改造，對已有的紙質文檔、圖片等通過掃描進行信息化處理或直接錄入電子檔案信息，將重要文件完整地存儲在不同的專題數據庫當中。其次打造信息共享模式，利用高校檔案館存儲檔案信息，以此為基礎，構建高校檔案信息中心。只有不斷提升檔案管理的信息化水平，才能實現高質量的檔案服務。

（三）管理技術網絡化

網絡化是高校檔案現代化管理的技術支持和重要標志。所謂網絡化管理,即利用現代計算機科學和信息通信技術手段,把已有的館藏資料與正在產生的檔案資料統一起來,以進行檔案信息的采集、保存、分類、傳播和數字化利用，并不斷創新。目前,學校檔案館的文檔管理工作已逐漸發展為全文掃描記錄、全文電子存檔、光盤保存等,由高校辦公自動化系統形成的電子文檔也逐步代替了紙質文檔。同時，高校檔案館也在校園網上開設了自己的主頁，促進了檔案網絡管理的發展。未來，數字文件信息將形成巨大的檔案信息網絡[4]，檔案信息將在互聯網上更高效、更快速地被收集、傳遞、檢索和使用，數字檔案館的建設勢在必行。

（四）管理方式特色化

檔案管理特色化是檔案管理現代化的重要支撐。所謂特色化管理是指以標準化、數字化、網絡化為基礎，收集、整理、保管好特色檔案，做好特色檔案的利用工作，有效地促進現代化檔案管理體系的建設。高校特色檔案是學校在人才培養、科學研究及文化傳承等實踐活動中形成的反映學校辦學精神、專業特色、時代特征、人物特點、地域特色、發展沿革等具有學校獨特內涵和歷史記憶，具有保存利用價值的各種信息記錄[5]。在特色檔案開發管理過程中，要對其分類著錄，進行信息化處理，形成特色檔案數據庫，既保護其原始性，又能方便查閱和利用，再現檔案的生命力和文化價值。如西北民族大學早期有大量用少數民族語言編輯成的資料，這些資料對于研究少數民族歷史和少數民族學生的生活、學習習慣等具有重要的參考價值。在信息錄入時要對這些材料進行識別和語言轉換，保護資料的原始性和內容的完整性，在鑒別和使用中凝練出學校特色文化。

三、高校檔案文化的創新與傳播措施

（一）發展與高校總體規劃相協調

高校檔案工作應列入學校的總體規劃建設。習近平同志曾指出：“檔案工作是一項非常重要的工作，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案[6]。”高校的建設和發展同樣要以檔案為基礎資源，需要不斷對檔案工作進行改革與創新,健全配套的政策措施,提供必要的財力、人力與物資保障。尤其是,學校檔案工作負責人要根據當前學校檔案工作的實際情況,深入研究當前檔案館改革提升的具體問題,努力克服當前檔案館改革改造中面臨的各類難題,為檔案館數字化建設提供保證。

（二）運用新媒體信息技術提高高校檔案利用率

信息化已成為新時期檔案館工作的重點方向，“互聯網+檔案”也將是未來檔案發展的主要趨勢。網絡時代的發展趨勢和運用新媒體信息技術進行學校檔案信息資料的合理利用，必將推動學校檔案館的轉型與完善，高校檔案館要積極適應新形勢發展，進行必要的改革與創新。一是檔案部門要引進并使用現代新媒體信息技術，進一步提高檔案的傳遞、保存、收集和共享。和傳統的檔案管理模式相比，在“互聯網+”背景下的檔案管理將更加系統、高效與科學，學校檔案管理部門積極搭建檔案信息資源網絡平臺,高校各部門之間甚至各高校之間的信息資源可通過網絡實現一體化共建，從而提高學校檔案管理工作的廣度和深度，讓檔案信息的傳遞更為迅捷，讓學校檔案信息資源得到充分利用，推動高校檔案工作高質量發展，更好地為師生服務。二是檔案部門利用新媒體和現代化檔案管理的高效整合，做好檔案資源的應用。學校檔案館要建設檔案資源庫，把傳統紙質檔案轉變為數字檔案，以充分體現將檔案數據融合到高等教育中的價值與意義，為下一個檔案資源的有效利用提供基礎條件。在檔案資源庫建立過程中,，要對學校檔案信息資料進行嚴格審查與分級，形成教育檔案、學生檔案和科研檔案等不同類別。三是檔案部門要以用戶需求為導向，加強信息平臺建設，實現檔案資源共享。學校檔案信息資源平臺，應針對不同用戶的需求開辟各類專欄，如校史專欄、校園名人專欄、科研專欄、畢業生檔案專欄等，可以為各部門工作提供參考，為學生的求職提供憑證。高校把檔案信息以更為多樣的方式提供給需求廣泛的人，用戶只要符合相應設定的條件,就能夠從學校檔案信息網絡系統中迅速檢索和下載檔案數據，從而合理使用學校檔案信息資源，有效節約了檔案利用時間，完善信息資源，提高高校檔案利用效率，最大化檔案信息資源共享的價值與意義。

（三）健全檔案管理機制，實現全員同頻共振

和其他單位比較,高校檔案館的館藏檔案類別更多，管理也更復雜。從歸檔類別分析，檔案類型有教育教學檔案、科學研究檔案、學生檔案、公文檔案、財會檔案、基建檔案、人事檔案等多種。這些不同類型的檔案皆有不同的特征，管理方式也不一樣。比如,人事檔案有著迅速變更和流動的特性,這就要求檔案管理者在人事檔案上耗費更多的精力和時間,以確保每一個教師檔案的準確性；而科研檔案管理是科研項目管理的重要環節，科研檔案的及時性和完整性則是提升高校文化軟實力競爭的核心因素，要求必須及時、完整、準確。所以,發展高校的檔案管理工作，就必須理順機制，擴大檔案信息傳播的最大化，總結其他高校的經驗，建設對各種檔案集中統一管理的綜合檔案室，合理統籌高校各部門的銜接與運轉，并根據實際情況與文檔形成規律，建立細致、全面的檔案管理規章制度。學校各機關、部門必須明確具體的責任人,并要求主管單位和責任人在學校歸檔材料產生與流轉中的各個環節上簽字記錄，以保證歸檔的真實性與準確度，盡量減少無謂的消耗和重復性管理工作,有效提高歸檔效率,進一步提高檔案保管的規范化水平。