《檔案法》框架下高校學生學籍檔案信息化路徑探析

石 群

（貴州財經大學）

高校畢業生學籍檔案是學生大學四年學習生活的原始記錄，是學生大學生活的反映和以后就業升學的重要依據。所以高校學生的檔案管理工作作為高等學校的一項基礎性工作，對學生的升學就業都起到不可替代的作用。新《檔案法》的實行，為高校學生的檔案管理工作提供了依據，并指明了方向。新《檔案法》增設了第五章“檔案信息化建設”和第六章“監督檢查”兩章內容和其他條款，讓高校學生檔案信息化建設有了強有力的法律保障。但高校學生檔案工作依然存在很多問題，日常的檔案管理工作中存在法律法規落實不到位，依法管檔意識薄弱等問題比較常見。所以，高校檔案信息化建設應當被提到高校發展建設的日程上來。

一、國家法規政策

新《檔案法》的修訂與頒布具有重大意義，反映了國家對檔案工作的重視和新要求，無論哪個領域的檔案必須做到依法治檔。新《檔案法》中，堅持中國共產黨對檔案工作的領導，使得檔案工作有了正確的政治導向，檔案工作必須在中國共產黨的領導下有序進行。檔案信息化建設被寫進新《檔案法》，具體內容有七條。首先，新《檔案法》對各地政府和企事業單位提出了要求，檔案信息化被納入各個單位信息化發展規劃，高校學生檔案信息化建設也被提上日程。新《檔案法》出臺后，高校的領導層應該積極推進電子檔案管理信息系統建設，把檔案管理的傳統工作方式和現代化的信息技術相結合。其次，電子檔案本身也被新《檔案法》納入管轄范圍。電子檔案被要求來源可靠、程序規范、要素合理。國家鼓勵傳統檔案數字化。另外，各個單位在移交電子檔案的時候，法律規定應當通過符合安全管理要求的網絡或者存儲介質向檔案館移交。檔案信息資源共享服務平臺建設和推動檔案數字資源的共享利用也被納入到新《檔案法》。檔案信息資源共享服務平臺建設完畢以后，將推動檔案的全面和便捷的利用和查詢。

《檔案法》讓高校學生學籍檔案信息化工作的推進和實施有了法律依據和保障，為高校學生檔案信息化建設指明了方向。除了《檔案法》之外，也有一些信息化建設的規范可以借鑒，例如：《檔案信息系統維護規范》，《數字檔案館建設指南》，另外，還有一些管理辦法：《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》。這些規范和管理辦法是檔案法中關于檔案信息化建設的有效補充。

二、高校學生檔案信息化的作用

（一）為檔案的永久保存打下堅實的基礎

從檔案產生以來，紙質檔案一直是檔案的載體。紙質檔案對環境的要求很高。紙質檔案在保管的過程中，容易出現受潮發霉、老鼠啃咬、蟲蟻啃食，或者庫房發生火災、水淹等問題，導致檔案極其容易被毀損。因為這些風險的出現，導致傳統檔案不能永久保存。但一個學生的學籍檔案要伴隨他的一生。所以只有檔案信息化才能使檔案永久保存。檔案信息化是用先進的電腦技術，使檔案以數字信息的形式保存下來。所以檔案信息化是檔案永久保存的必經之路。

（二）檔案信息化是評價一個學校發展程度的重要指標

學校的高水平發展必須是全面發展。衡量一個學校的發展水平需要很多指標來進行評價。其中檔案信息化建設的發展水平也必將成為一個學校發展進步的重要方面。當前，國家提倡發展大數據，在發展大數據的背景下，任何一項工作都不能離開大數據的指引而停滯不前。所以檔案信息化建設也必將為大數據時代的發展添磚加瓦。因此，高校要全面的發展，必將要求高校的檔案工作也必須跟上時代的步伐，將原始的紙質檔案轉化為電子數據，也是一個學校高質量全面發展的必然要求。所以，一所高質量的高校必然要在各個方面的發展注重信息化建設。

三、新《檔案法》背景下高校學生學籍檔案信息化建設現狀及存在的問題

高校學生學籍檔案信息化是落實國家政策的必然結果。高校學生學籍檔案包含學生的高中檔案和大學檔案，包括學生的高中學籍表和大學學籍表，畢業的相關材料以及就讀期間的獲獎證明，是學生畢業后報考研究生、公務員和找工作的重要依據。這些檔案信息被學生頻繁使用，必然會造成紙質檔案的磨損。有些紙質檔案材料一旦損毀滅失就難以重新獲取，所以有些紙質檔案面臨著永久滅失的風險。若能對高校學生檔案進行信息化，能夠有效減少紙質檔案的磨損，提高檔案工作的效率，并能很好地方便畢業生和用人單位的查詢，不需要畢業生在百忙之中回到母校查詢檔案，復印紙質檔案原件，造成人力物力上的浪費，只要在網上查詢即可。這種高效省力的檔案利用方式是檔案信息化的必然結果，是高校學生檔案工作的大勢所趨。

高校學生學籍檔案目前還以傳統紙質檔案為主要信息載體。在高校學生學籍檔案信息化建設的過程中，調查了高校學生檔案的相關工作狀況，我們發現仍然存在很多亟待解決的問題。高校檔案信息化的建設，只有克服了以下存在的問題，才能更好地實施高校信息化建設工程。

（一）高校領導層面沒有充分重視學生學籍檔案信息化建設

在日常的工作中，高校檔案工作人員管理理念落后，他們安于現狀，缺乏創新意識，工作方式還停留在原始的紙質檔案的日常收集、整理和提供利用，他們沒有學習前沿的理論，沒有積極的創新工作方式方法。許多檔案工作的方式和方法延續了幾十年沒有變化。他們沒有根據檔案工作需要的新趨勢來創新檔案工作，使得檔案工作的發展跟上時代進步的步伐。高校學生學籍檔案信息化建設應是高校建設事業中不可或缺的一項工作，但大部分高校對學生檔案信息化工作的重視程度依然不夠。許多高校對學生檔案信息化建設沒有全面充分的認識，將檔案工作停留在輔助性工作的層面，還認為檔案的工作只是傳統的檔案的收集和保存。或者僅僅認為檔案信息化就是簡單地將紙質檔案掃描存儲，沒有更深層次的對數字檔案的信息資源進行開發和利用，更不要說建設檔案信息化平臺。大部分高校對檔案信息化建設和信息技術應用的研究停滯不前，沒有建立自己的檔案網站。總之，許多高校沒有認識到學生檔案數字化建設對學校發展前景有重要的意義和價值。使得高校檔案信息化建設沒有實質性的進展。

（二）高校學生學籍檔案信息化建設缺乏財力支持

完善的配套設施是高校學生學籍檔案信息化建設的基礎。包括機器設備、網絡環境、庫房設施等軟件和硬件條件。在信息化建設的前期，基礎設施的建立需要大筆資金的注入。建設的中期和后期仍然需要充足的資金被投入，以便進行軟件的開發和硬件設施的維護。許多高校因為資金有限，又格外重視教學和科研的投入，所以能夠投入到學生檔案信息化建設的資金就少之又少。由于資金的投入不足，導致檔案數字化建設前期無法開展，中期資金投入不足導致項目難以繼續和發展。基礎設施和技術設備得不到完善，許多高校檔案管理設備簡單。資金的投入不足導致檔案數字化的網絡安全也得不到有效的保護，數字檔案的整體安全受到威脅。由于資金的缺乏，很多高校檔案管理系統軟件不統一，導致檔案信息資源不能共享和被充分利用。總之，資金沒有被充足的投入，是制約高校學生學籍檔案信息化建設的重要因素之一。

（三）學生檔案工作人員檔案信息化知識匱乏

學生學籍檔案信息化建設，檔案工作人員是建設過程的主體。建設主體的綜合業務能力直接影響著檔案信息化建設是否能順利開展和執行。由于受傳統思想的影響，檔案工作往往被高校管理層所忽視，檔案工作也被認為是閑職工作，所以高校許多從事檔案工作的人員來自不同的專業，學歷結構也參差不齊。他們在實際的工作中，對檔案管理工作并不熟悉，或者還沒有熟練掌握計算機技術。他們在實際的工作中還處于學習階段，不能很好地使用檔案信息化新技術、新設備來管理和整理檔案。他們由于技術的欠缺，不能及時維護和更新檔案信息化平臺，導致檔案信息化建設不能快速有效地運行。即使建立起來檔案信息化平臺，由于技術的欠缺，檔案的利用服務仍不能充分反映現代信息技術在檔案中的應用。檔案的利用仍然停留在傳統的電話咨詢、郵箱回復和線下到場咨詢的服務方式。

（四）學校沒有制定學生學籍檔案信息化建設的制度體系

高校學生學籍檔案信息化建設是一項復雜而長期的工程，實際建設中和建設之初沒有明確的標準規范和有效的制度體系。由于受到資金、思想和發展水平的影響，許多高校在檔案信息化建設過程中沒有自己的制度和標準，而是借鑒已有高校檔案信息化的做法和經驗，單純地在傳統紙質檔案形式上融入現代化信息技術，比如將紙質檔案掃描保存。這使得檔案信息化建設沒有得到深層次的發展，只停留在表面的方式改變。各高校學生檔案信息化建設自成體系和標準，這會使以后檔案資源的共享和使用出現各種障礙。所建成的檔案管理系統和平臺不能相互兼容，檔案信息化水平難以提高。

四、實施高校學生學籍檔案信息化建設的舉措

新《檔案法》背景下，高校領導層面應當將高校學生檔案信息化建設工作放在重要的位置上，及時發現學生檔案信息化建設存在的問題，結合自身的發展和背景，拿出切實可行的實施方案，逐一加以解決。

（一）充分認識學生學籍檔案信息化的必要性

高校學生學籍檔案信息化建設工作是高校自身長遠發展、整體規劃的一個重要部分。學生學籍檔案信息化應當被貫穿于學校建設發展的全過程。高校領導層面應當加強對高校學生檔案信息化建設工作必要性的認識，充分認識學生檔案信息化建設在推動學校可持續發展道路上的重要意義。高校學生檔案記錄著學生的求學經歷，每一位學生的成績、學籍、學歷都是他們成長的見證。隨著時間的發展，部分時間久遠的檔案會褪色磨損，所以將這些傳統的檔案信息化、電子化才能使這些有價值的檔案被長久地保存。學校各級領導和檔案工作人員應當積極開展和參與檔案信息化管理工作的宣傳和學習。學校的官網、公眾號等平臺應當被充分利用，來宣傳學校學生學籍檔案信息化建設工作的重要性，使全體師生對檔案信息化建設的重要性有充分的認識。充分利用各種網絡平臺，為師生和社會各界提供檔案服務，使他們成為檔案信息化建設的受益者。另外，還要積極主動去其他高校進行交流和學習，借鑒其他高校在學生檔案信息化建設的先進經驗，和他們一起共同發展。

（二）加大學生學籍檔案信息化建設的資源投入力度

高校的發展經費非常有限。一些高校格外重視教學和科研，所以大量的資金被用于教學和科研的發展。能夠被運用到檔案管理工作上的經費便少之又少。學生學籍檔案信息化前期建設、中期的改造升級、后期的維護都需要充足的資金投入做保障。所以，加大投入是學生學籍檔案信息化建設的重要發展動力。學校可以建立學生學籍檔案信息化建設專項資金項目，確保此項工作有專門的資金保障。高校管理層應全面合理地調配本校教育資金的份額，保證學生檔案信息化建設有專門的配額可以使用。另外，高校可以積極尋求政府和社會各界力量的支持和幫助，通過他們為學校學生檔案信息化建設引入更多的資金和先進的技術。除了資金的投入，高校還應當為學生檔案信息化建設投入先進的硬件設備和高層次的軟件技術的支持。硬件上對原有的機器設備進行優化，如標注化庫房、計算機、打印交、掃描儀和容量足夠大的服務器等。軟件上進一步與學校的教學系統、OA系統進行對接，推動數字學籍檔案的開發和利用，推動線上學籍檔案使用平臺的建設，提供技術支持，保障學生學籍檔案信息化平臺的安全使用。

（三）檔案工作人員應加強檔案信息化知識的學習

高校學生學籍檔案信息化建設中，檔案工作人員和網絡技術人員是實施的主體。所以高校必須加強檔案人才隊伍建設，提升檔案工作人員的工作能力和素養。首先，在新進人員的選拔中，要重點錄用檔案專業人才和計算機專業人才，讓他們在學生學籍檔案信息化的建設中，擔負起檔案系統軟件的開發、應用。其次，要加強現有檔案工作人員的培訓工作。鼓勵檔案工作人員多參加各種業務培訓和講座，了解檔案信息化的發展和前沿技術，如檔案信息化建設相關的數字化知識、網絡知識等。最后，學校層面應該根據檔案信息化建設的需求，統一調配檔案和網絡相關技術人員。在實際的工作中，給予檔案工作人員充分的職業生涯發展空間，在收入上和職稱晉級上給予他們充分的政策支持，使檔案工作人員的積極性被充分調動起來，在工作中展現出積極的態度和良好的創新能力。

（四）學校應完善學生學籍檔案信息化建設的相關制度

完善的學生學籍檔案信息化建設的制度體系應當被學校建立起來，有了完善的制度體系，檔案信息化的實施者在學生檔案信息化建設的過程中才能有法可依，有章可循。學校根據自身的實際情況，制定出本校的學生學籍檔案信息化的政策和標準，檔案信息化的實施者按照這些制度和標準去實施建設行為。學校在制定這些制度和標準的過程中，可以參照《檔案法》和已有先進經驗的學校的相關制度和標準。學校制定相關的制度和標注，使得檔案信息化建設過程更加規范，建設目標更符合本校的發展需求。相關的制度可以包含學生檔案建立過程的信息化，已有檔案的信息化，檔案查詢的信息化。另外，還可以包含以下制度：比如檔案信息化人才的吸收制度，檔案信息化建設相關設備采購、維護制度，檔案信息化網絡建設和維護制度。如果要建立數字檔案館，數字檔案館的建立制度，運行制度，這些都要學校層面出臺相應的政策，才能使檔案信息化建設更好地運行。