高校學科建設檔案管理探索與思考

文/昆明醫科大學 周璐

學科是大學的基本學術單元，是人、財、物等資源配置與流轉的根本載體，是實現人才培養、科學研究、服務社會、文化傳承創新和國際交流合作五大基本職能的載體。近年來，國家推出《統籌推進世界一流大學和一流學科建設總體方案》等一系列政策措施，旨在通過學科建設提升我國高校教育水平，更好地推動我國高等教育強國建設。學科建設檔案全面展現了高校學科建設各項工作開展的實際情況，蘊含著高校辦學理念，具有來源廣泛、形成者多元等特點，是高校開展學科建設工作的真實記錄，也是評價高校學科建設發展水平的重要原始依據。但在檔案業務建設過程中，筆者發現，根據高校檔案分類管理要求，學科建設檔案散存于行政、教學、外事、科研等多種檔案中，在面對學科建設檢查及學科評估時，需動用大量的人力，花費大量時間整理檢查評估所需檔案，檔案部門無法較好地利用館藏檔案資源為學校決策提供服務與支持。

基于此，本文研究出發點為：其一，檔案館是高校檔案管理的責任部門，高校檔案工作者應秉承“讓檔案服務于學校中心工作”的認識，從業務工作的角度，對如何為高校學科建設貢獻檔案力量進行思考；其二，歷次學科檢查及學科評估均需查閱大量檔案，如何節約人力及時間成本，提供更好的檔案服務體驗及更有效的檔案資源，將是高校檔案部門需解決的問題，也是高校各學科建設單位的訴求；其三，加強對檔案材料內容的挖掘，通過二次加工的方式發揮檔案的價值，是檔案管理工作的必然要求。因此，本文擬在探討學科建設檔案定義及特點的基礎上，秉承“檔案收集是為了利用”的初衷，分析學科建設檔案的類型、來源及歸檔范圍，明確學科建設檔案“是什么”“有什么”“在哪里”“歸什么”的問題，為高校學科建設檔案的規范化管理和有效開發利用添磚加瓦。

一、學科建設檔案的定義及特點

（一）定義。學科建設是集學科方向、學術隊伍、科學研究、人才培養、學術交流、其他建設為一體的綜合性建設。根據國務院印發的《統籌推進世界一流大學和一流學科建設總體方案》，教育部、財政部、國家發展改革委印發的《統籌推進世界一流大學和一流學科建設實施辦法（暫行）》的通知文件要求，建設世界一流大學和一流學科，要從人才培養、科學研究、社會服務、文化傳承創新、師資隊伍建設和國際交流合作等方面開展工作。2020年11月，教育部學位與研究生教育發展中心印發的《關于公布〈第五輪學科評估工作方案〉的通知》中明確提出，將從人才培養質量、師資隊伍與平臺資源、科學研究水平、社會服務與學科聲譽四個方面評價高校學科建設水平。

因此，學科建設檔案是指高校在學科建設過程中形成的具有保存價值的歷史記錄，大致包含人才培養類、師資隊伍建設類、支撐平臺建設類、科學研究類、社會服務類和學科聲譽類等學科建設活動中產生的檔案材料。

（二）特點。1.專業性。學科建設檔案的專業性體現在兩方面：其一是學科建設本身是一項專業性工作，學科建設是大學建設的核心，是構筑大學核心競爭力的關鍵突破口。一所大學要建好的學科，不僅需要有優秀的師資及科研團隊，還需要建設好的平臺，以培養好的人才；其二是每個學科都有不同的特點，有其知識性和區別于其他學科的專業性。這也是學科建設檔案所具有的專業性特點。2.廣泛性。學科建設檔案的廣泛性體現在內容和來源。從內容角度來說，學科建設檔案涉及學校教學、科研、行政、外事等多項工作內容，在反映各類工作發展實際的同時，展現了學校學科建設發展脈絡。因此，學科建設檔案來源于學校的職能、教學及科研等多種部門，這也說明，學科建設檔案不是單獨存在的，而是與學校各項工作的開展相互交織、相互促進的。3.動態性。學科是一個歷史的范疇，是一個社會的范疇。伴隨著學科本身的發展及高校學科建設的推進，學科評估體系的逐漸完善，學校檔案的內容不斷豐富，學科建設檔案的內容和內涵也會隨之增加。4.階段性。學科建設是一個漫長的螺旋式發展的過程。評價學科發展程度的學科建設檔案不僅包括教學進度表、建設計劃等檔案材料，還包括學校取得教學、科研、外事、平臺建設等階段性成果材料。

二、學科建設檔案的類型、來源及歸檔范圍

（一）類型。檔案的收集是為了利用，檔案價值是指導檔案收集工作開展的重要理念之一。學科評估是檢驗學科建設水平、診斷學科發展問題、衡量人才培養質量以及推動學科穩健發展的重要手段，也是推進中國特色理論體系與話語體系建設的有力抓手，發揮著“以評促建”“以評促改”的重要功能。學科建設既是學科評價的邏輯起點，也是學科評價的實踐終點。因此，學科建設檔案的類型應結合學科建設工作實際，參考權威的學科評估體系進行明確。

目前，國內最權威的學科評估為教育部學位與研究生教育發展中心開展的針對具有碩士及以上學位授予權的單位進行每四年一輪的一級學科評估。第五輪學科評估工作已于2020年底啟動。

為適應時代發展，本文以學校館藏檔案收集內容為基礎，選取第四輪學科評估指標體系框架（詳見表1）及第五輪學科評估指標體系框架（詳見表2）作為分析依據，歸納總結出學科建設檔案的類型包括：學科建設綜合類、師資隊伍與資源類、人才培養類、科學研究類、社會服務與學科聲譽類、學科建設聲像類及學科建設實物類，為便于數據庫的使用，相應一級類目下劃分了二級類目。其中，綜合類學科建設檔案主要指館藏的國家、省級學校有關學科建設的綜合類檔案資料等，如政策、規范、標準、規劃、總結及報道等，包括政策類、規劃及總結類、結論類及歷次學科評估類；師資隊伍與資源類學科建設檔案主要指有關各學科師資隊伍建設及支撐平臺建設的檔案資料，包括師資隊伍類及平臺建設類；人才培養類學科建設檔案主要指有關各學科人才培養方面的檔案資料，主要涉及如何培養、培養效果及畢業生發展情況等方面，包括培養過程類、在校生培養類及畢業生情況類；科學研究類學科建設檔案主要指支撐各學科建設發展的各類科學研究有關的檔案資料，主要涉及科研項目、成果、獲獎等方面，包括科研成果類、科研項目與獲獎類、藝術實踐成果類及藝術實踐項目與獲獎類；社會服務與學科聲譽類學科建設檔案主要指各學科師資、人才等服務社會有關的檔案資料及體現學科影響力的檔案資料，包括社會服務類、學科聲譽類；學科建設聲像類檔案主要指學科建設過程中形成的聲像檔案資料，包括照片檔案、音頻檔案及視頻檔案；學科建設實物類檔案主要指學科建設過程中形成的實物類檔案，如獎狀、獎杯、證書等。

表1 第四輪學科評估指標體系框架

表2 第五輪學科評估指標體系框架

（二）來源及歸檔范圍。《高等學校檔案實體分類法》中將“學科與實驗室建設、專業設置類”放在教學檔案類別下。但研究過程中筆者發現，反映學科建設的檔案材料不僅存在于教學類檔案中，很多來源于行政類檔案、外事類檔案及科研類檔案，如學科建設經費劃撥使用的文件、教師外出交流學習材料、科研成果及獲獎材料等。因此，明晰學科建設檔案來源及歸檔范圍有助于檔案管理部門更全面更高效地收集學科建設檔案。

結合前述對學科建設檔案定義、特點、類型的分析，筆者編制了學科建設檔案來源及歸檔范圍表，作為學科建設檔案收集依據，指導學科建設檔案收集工作，如表3所示。

表3 學科建設檔案來源及歸檔范圍

續表3

續表3

三、高校學科建設檔案管理的建議

（一）強化統籌協調，形成工作合力。檔案館是高校建設發展歷史的記錄者和守護者，應立足部門職能，發揮專業優勢，以檔案管理理論為基礎，做好學科建設檔案收集的統籌、指導及協調工作。其一，應基于服務高校核心工作的意識，爭取領導重視與支持，加強學科建設檔案管理工作的規劃與統籌，為學科建設檔案收集歸檔奠定基礎；其二，應加強與學校各學科建設檔案產生單位的聯系溝通，強化學科建設檔案收集歸檔意識，明確學科建設檔案“有什么”“在哪里”“歸什么”，保障學科建設檔案管理的質量與效率。

（二）加強宣傳培訓，增加專業共識。學科建設檔案管理不僅要具備檔案業務知識，還需要對所建設的學科主題有一定的了解。因此，對于檔案工作人員來說，應強化學科建設有關知識，加強與學科建設有關人員的溝通交流，注重結合學科特色，咨詢采納相關學科專業意見，避免由于知識局限而造成的有關檔案材料未被收集；對于各歸檔部門來說，檔案館應加強培訓，強化其檔案意識，增強檔案業務能力，結合學科建設檔案內容完善部門分類歸檔指導目錄，增加專業共識，更全面、更完善地做好學科建設檔案的收集與著錄，提高學科建設檔案管理規范化水平。

（三）創新工作方式，提升檔案管理信息化水平。信息化背景下，高校檔案管理已從原有的脫機本地目錄管理，發展到現在的電子文檔一體化管理，自動標引、數據挖掘等計算機輔助技術已越來越多地運用于檔案管理工作實際。高校檔案館應革新觀念，創新工作方式，將信息化技術和手段運用到學科建設檔案管理工作中。一方面，要運用數據挖掘技術對存量檔案中的學科建設檔案材料進行二次加工和匯集；另一方面，可通過自動標引等技術為檔案工作者提供學科建設專業著錄項的建議，增加檔案材料著錄的準確性和完整性，從而挖掘檔案材料價值，為下一步檔案信息資源利用奠定基礎，更好地服務于學校實際工作需求。